Nous vivons dans un monde de communication instantanée. Téléphones mobiles, Internet, SMS, médias sociaux — tous nous maintiennent connectés et communicant, non ?
Bien qu’Alexandre Graham Bell ait considéré le téléphone, son invention la plus célèbre, comme une intrusion dans son vrai travail de scientifique, peu de personnes seraient aujourd’hui enclines à renoncer à leur téléphone mobile.
La technologie a rendu la communication plus accessible mais qu’elle n’a pas vraiment rendu la communication plus facile.
Pour que la communication de projet soit plus efficace, nous devons réfléchir à comment nous utilisons ces technologies. Il est important de nous rappeler que, lorsque nous rédigeons un courrier électronique ou mettons à jour un rapport, la personne à l’autre bout est une personne. C’est probablement simplement la nature de la technologie, mais parfois c’est une bonne idée de se rappeler de ce qui rend la communication efficace.
Voici deux techniques qui pourraient vous aider à améliorer la qualité de votre communication de projet :
1. La Règle du Coucher du soleil
Répondre avant la fin de la journée…
À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’en avez jamais probablement entendu parler. Selon eux, c’est seulement une version du célèbre ‘pourquoi remettre jusqu’à demain ce que je peux faire le jour même ?’
L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple. Que ce soit une requête d’un magasin dans le pays ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même.
Cette Règle du Coucher du soleil est une réalité chez Wallmart. Peu importe qui vous avez appelé dans la journée, vous recevrez typiquement une réponse avant le coucher du soleil.
Traiteriez-vous le courrier électronique ou toute autre correspondance de projet avec vos membres d’équipe projet différemment si vous saviez que cela implique d’y répondre avant la fin du jour ?
2. Les vendredis sans courrier électronique
Vous avez peut-être également entendu parler du « Aucun Courrier électronique le Vendredi » de U.S. Cellular il y a quelques temps. Le COO, Jay Ellison, pensait qu’avec cela il faciliterait la vie et allégerait la charge de travail des salariés, mais au lieu de cela, il a initialement causé un incendie dévastateur.
Dans un article écrit par Sue Shellenbarger dans Le « Wall Street Journal », elle cite une directrice commerciale : « j’ai pensé, ‘ Il ne comprend tout simplement pas combien de travail nous devons abattre et combien c’est plus facile en utilisant le courrier électronique.’ »
À l’exception des réponses aux questions urgentes, tout autre courrier électronique est tabou.
L’initiative a été conçue pour encourager la communication en face à face avec les clients et entre les collaborateurs, accroître la productivité, ou fournir une pause par rapport au remplissage permanent des boîtes d’arrivée de courrier électronique.
Il semble que cela ait été un succès.
Selon Shellenbarger, « Progressivement, les personnes se sont rendues compte que lire et répondre à tout le courrier électronique qu’ils envoyaient étaient probablement un fardeau pour leurs autres collègues. Maintenant, les gens ne manque pas de rendre visite à leurs collaborateurs le vendredi. Le projet et la communication de projet ne consistent pas seulement d’envois de courriers électroniques ‘contenant des rapports rigides’ et efficaces, il s’agit de personnes et d’interactions.
Ces techniques marcheraient-elles dans votre organisation ?
Je ne sais pas. Il y a tant de fonctionnalités de collaboration et de communication incorporées dans les solutions de management de projet actuelles qu’éliminer complétement ce type de communication pourraient être problématique. Cependant, indépendamment du logiciel de management de projet ou des outils de gestion du travail que vous utilisez, chacun peut se lever de son bureau pendant quelques minutes et avoir une vraie conversation de temps en temps.
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Parfois il est plus facile de contacter un collègue situé à quelques mètres de distance par un Message Instantané que de se lever de sa chaise et aller lui parler de vive voix.
Si vous n’avez pas déjà oublié comment vraiment parler entre êtres humains, donnez une chance à ces deux approches et voyez si elles marchent pour vous et votre équipe projet.
Vous pourriez être étonnés de l’évolution de l’efficacité de votre communication quotidienne quand vous incorporez un peu de discussions en face à face de temps à autre.
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La simulation en pédagogie… ou comment faire grandir son savoir-faire
Ce n’est plus un secret, la simulation fait aujourd’hui partie intégrante des ressources de formation, elle a vocation à couvrir des objectifs pédagogiques d’application (de type savoir-faire). Ainsi, elle permet aux participants de mettre en œuvre et d’expérimenter de nouvelles connaissances et à la fois d’être « challengés » vis-à-vis de leur pratique quotidienne.
Stéphanie Germain et Erick Athier, IQar
Plus encore, la simulation couvre également des objectifs de type savoir-être lorsque par exemple les membres d’une équipe conduisent ensemble le projet simulé, se répartissent rôles et responsabilités, doivent prendre des décisions en commun…C’est ce qu’offre SIMULPROG développé par IQar, cabinet conseil expert en gestion du portefeuille projets et auteur du référentiel francophone sur le sujet, SMPP.
Stimuler et structurer le débat dans l’organisation autour de la maturité du mode projets.
Confier aux managers et aux équipes de Direction la mission d’aligner leurs visions et attentes vis-à-vis de la gouvernance des portefeuilles et des projets.
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SIMULPROG, un outil pédagogique pour développer les compétences collectives en Projets
Véritable plateforme collaborative, entièrement paramétrable et accessible en ligne, SimulProG est un support opérationnel à la fois d’apprentissage ludique mais aussi de partage autour des sujets relatifs au management projets de son organisation.
Entièrement dédié aux organisations et ses managers, ce jeu de simulation est collectif et se joue en ligne sur quelques jours à quelques mois selon les besoins à couvrir. Le scénario proposé couvre tout le cycle du processus du management des projets tout en approfondissant certaines thématiques développées sur-mesure à la demande de l’entreprise en fonction de ses problématiques et niveau de maturité Projet.
Ainsi, la complexité des scénarios mis en œuvre s’adapte avec le niveau de compétence Projet de l’organisation.
Centre d’entrainement, d’apprentissage et d’expression, SimulProG fait partie de la plateforme d’outils PPM développée par IQar et mise à disposition des organisations au cours de nos missions conseil. Découvrez notre plateforme outils PPM, www.iqar-france.fr
Simulprog votre allié pour avancer le curseur en Maturité Projet de votre organisation
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Tout a commencé il a environ 3 ans, début 2014, lorsque mon manager a voulu que je prenne en charge le pôle des Évolutions. Je vais tâcher de vous raconter les changements mis en place au sein de ce département qui ont contribué à améliorer la satisfaction clients tout en délivrant de la qualité. Ces évolutions, telles que l’implémentation d’indicateurs, d’un kanban ou encore d’un planning poker, ont clairement fait progresser la perception utilisateurs et ont su faire évoluer mon mode de fonctionnement aussi côté projets.
Au sein de l’IT dans les entreprises, il y a les projets, la maintenance et le ventre mou, les évolutions. Ces demandes utilisateurs dont on ne sait que faire, pas suffisamment importantes pour les faire passer en projet et où les budgets à allouer, sont toujours plus ou moins compliqués à mettre en place.
Ces demandes ont un coût variable entre un et quarante jours. Elles sont priorisées au sein d’un comité chez LeasePlan France qui a lieu mensuellement. Un représentant de chaque direction vote pour les demandes qu’il qualifie par ordre d’importance. Une moyenne est établie et donne un ordonnancement pour les traiter. A chaque comité sont priorisées dix demandes utilisateurs qui viennent se mettre en backlog du Kanbanavec une limite de dix dans le pipe à traiter.
une limite de dix dans le pipe à traiter (colonne la plus à gauche)
En amont de ces comités, j’allais voir chaque utilisateur qui présentait une évolution qui allait être soumise au vote, pour pouvoir y attribuer un chiffrage grossier en fonction du besoin. Ici, le « je » est important car vous allez voir par la suite comment amener l’équipe à s’engager.
Deux questions se posaient, la première, comment rendre plus Lean le process, et la deuxième, comment quantifier la valeur que chaque demande apporte, ou comment apporter de la valeur le plus rapidement possible. En effet, en premier lieu, je me suis rendu compte que passer du temps avec chaque utilisateur en amont du comité était, non une perte de temps, si ce n’est pour ma connaissance personnelle, mais non nécessaire (toutes les demandes n’étant pas priorisées dû à la limite du backlog).
Pour répondre à cette première question et ne pas avoir à chiffrer et analyser des demandes non priorisées, j’ai déporté cette phase d’échange post comité.
Simultanément, j’ai mis en place deux jours avant comité, une revue de chiffrage avec l’équipe dans laquelle toutes les demandes étaient passées en revue pour pouvoir y attribuer un chiffrage moyen établi en consensus. Le tour était joué. Le simple fait de faire participer l’équipe dans l’analyse grossière les stimulait, leur avis étant pris en considération. Qu’y a-t-il de plus essentiel pour une personne que de se sentir importante et impliquée ? Vous y gagnerez en engagement.
L’utilisation du Kanban, insufflé par mon manager et connu de tous, était simple : un backlog, analyse, développement, User Acceptance Testing (UAT) et production. La première pierre était posée.
Après huit mois d’historique, de statistiques et de dérives, deux choses ressortaient. Le chiffrage réel différait du chiffrage initial lors du traitement de la demande et le résultat attendu lors de la mise en UAT amenait souvent des questions ou retours en développement. Force était de constater, on le sait malheureusement, le besoin n’est pas toujours exprimé correctement ou avec les bons mots et même si durant les phases de design nous rencontrons les métiers, nous ne parlons pas toujours le même langage.
Comment quantifier la charge sur une évolution et être sûr de comprendre la même chose que le Métier ?
Deux notions ont été intégrées, une insufflée par mon manager,
les « Efforts » avec la suite de Fibonacci et
la phase dite de « Validation de design » que j’ai introduite.
La première consiste à mettre un effort sur une demande, de prendre une évolution compréhensible par tous et d’obtenir un consensus en équipe.
Ensuite, les autres demandes qui sont passées en revue sont notées en fonction des précédentes. La note est attribuée en fonction du niveau de complexité, de la qualité rédactionnelle et de la compréhension de chacun tout en gardant à l’esprit la charge plus ou moins importante qu’elle peut représenter. Le but de ces sessions pré comité était de voir, aussi, les grands items qui se dégageaient de chaque évolution, de la pré-découper en tâches car plus les items sont petits, plus la marge d’erreur est réduite et vous pourrez être prédictible concernant la charge réelle.
La deuxième notion consiste à sélectionner une évolution et voir avec le métier, durant la phase de design, si ce qu’il a exprimé correspond réellement à son besoin (phase d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, AMOA). Cela permet de définir ou redéfinir le design et d’en faire un compte rendu effectué par l’IT, synthèse non technique qui décrit ce qui va être fait lors de la livraison en UAT.
Plusieurs objectifs :
Délimiter un périmètre qui doit respecter approximativement le besoin initial,
Déterminer ce qui ne sera pas fait de ce qui le sera,
Démarrer les développements une fois la validation de l’utilisateur reçue,
Dématérialiser la phase de design pour une question de traçabilité, de gestion et de négociation (on le sait, une fois livrée en UAT, il manque toujours le petit quelque chose auquel l’équipe projet n’avait pas pensé),
Découper en items/user stories, fonctionnelles et/ou techniques,
Chiffrer les items,
Être prédictible concernant la date de mise en UAT
Les bénéfices de cette phase ont été divers :
Faire prendre de la hauteur à certains membres de l’équipe qui ont été capables d’en tirer, profit, être totalement autonome, analyser les process métiers en omettant le technique pour trouver la meilleure solution,
Identifier ceux qu’il a fallu accompagner,
Livrer en UAT ce qui correspond à la demande utilisateur, sans surprise quelconque et de ce fait, limiter les retours en développement,
Développer une satisfaction métier accrue.
Comment déterminer le degré d’efficacité des phases de design et contrôler la qualité des livrables ?
Certes, le métier était satisfait, mais cela restait une impression, notre perception. Comment pouvait-on la mesurer ? Huit autres mois se sont écoulés et c’est à se moment là que j’ai décidé de nous mettre en risque (mesuré).
Premièrement, nous avons comptabilisé le nombre de retour d’UAT en développement en les catégorisant :
Les retours dit « anomalie » causés par l’IT liés aux développements et/ou environnements
Les retours dit « cosmétique » qui sont inférieurs à une demi-journée de développement
Les retours dit « évolution » qui sont supérieurs à une demi-journée car l’équipe projet (métier-IT) est passée au travers du sujet
Deuxièmement, nous avons comptabilisé le nombre de WFT (Write First Time, évolution livrée en UAT ne nécessitant pas de développement supplémentaire) et le nombre d’anomalies générées liées à nos mises en production.
Enfin, un questionnaire de satisfaction était envoyé à chaque évolution livrée avec une notation sur 10 au « key user » :
L’évolution livrée correspond elle à votre besoin ?
Êtes-vous satisfait de l’accompagnement en UAT ?
Des améliorations vous ont-elles été proposées durant la phase de design ? Si oui, lesquelles ?
Le fait de cadrer au mieux durant les phases de design, de faire une « démo » utilisateur à la livraison en UAT et d’accompagner le métier nous ont permis d’obtenir ces résultats sur 75 demandes :
85 % des demandes ont été comptabilisées en WFT
Plus de 90% des demandes n’ont eu aucun retour d’UAT
Moins de 3% des demandes ont générées un bug en production
Une moyenne supérieure à 9 concernant les questionnaires de satisfaction
Dans les faits, chaque responsable métier attribue à une évolution une note prise sur la suite de Fibonacci et une moyenne est effectuée. En fin de séance, l’IT donne les efforts de chaque demande et le ratio valeur/effort détermine l’ordonnancement des évolutions. Le but étant ici d’apporter la plus grande valeur, le plus tôt possible. Certes, la valeur qu’apporte la livraison d’une évolution est subjective en fonction de chacun, mais cela permet néanmoins de partager les points de vue et soulève des débats.
La vie côté projets après deux années aux Évolutions
En ce début d’année, avril pour être exact, j’ai basculé côté projets et mon manager me disait : « continue à faire ce que tu as fait et ça se fera tout seul». Cela veut dire tellement de choses à la fois lorsque j’y repense.
Un bon manager essayera de vous insuffler des idées. Toutefois, la capacité de chacun à entendre, à se remettre en question, à réfléchir par soi-même ou encore à faire évoluer sa perception des choses ne sont pas donné à tout le monde. C’est ce que vous en faites qui contribuera à votre évolution si vous en avez toutefois l’envie.
J’ai appris à manager une équipe, en tirer le meilleur avec les qualités et défauts de chacun, à obtenir une émulation que je ne soupçonnais pas ou encore à gérer des personnes avec lesquelles je ne m’entendais pas. On ne nait pas fédérateur, on le devient, c’est mon avis.
Aujourd’hui, j’ai gardé le meilleur de ces deux dernières années et en ai tiré des leçons.
Nous découpons en équipe un projet pour en obtenir des « items/users stories » les plus petits possibles, et ce, dès la phase de « define » pour engager l’équipe.
Cela permet déjà d’être plus ou moins prédictible quant aux UAT en mettant bout à bout tous les items, de voir les modules indépendants et de les livrer plus tôt, indépendamment de tout le projet.
Le but est d’obtenir des items avec un effort maximum de 5 car mes statistiques me font dire qu’en général, la charge correspond à l’effort multiplié par 1,5. Cela reste approximatif mais a fait ses preuves ces deux dernières années. Au-delà, un item avec effort 8 consommera entre 8 et 20 jours, et un item à 13 entre 20 et 40 jours. Plus l’effort est grand, plus il y a de risques, de points d’attention ou d’incompréhensions.
Chaque item fait office « d’évolution », de ce fait, il est analysé avec le métier avec une phase de validation de design, document une fois réconcilié avec les autres, qui serviront à faire un passage à la maintenance.
Ces trois dernières années m’ont permis d’appréhender des concepts de SOA, d’architecture globalisée, une gestion de fournisseurs ou encore de méthode de management. Il m’a fallu une perpétuelle remise en question et une envie démesurée pour obtenir le meilleur des gens, IT ou non d’ailleurs.
S’il fallait résumer
A few videos to get started on Agile, Scrum and Kanban
Le kanban est un outil très utile au management visuel,
Les « stand up », s’ils ne sont pas utilisés à outrance, permettent d’avoir un suivi et un partage au sein de l’équipe. Pour ma part, ils se limitent à deux par semaine, voire trois en fonction des jalons, risques et mises en production,
Les workshops avec l’équipe permettent d’obtenir un engagement des collaborateurs et une vision partagée pour en tirer la meilleure émulation possible,
Les projets doivent être découpés au niveau le plus fin, s’ils le permettent, pour une meilleure visibilité,
Le management est un concept difficile s’il est bien fait, car oui, le manager paternaliste est mort !
En espérant que cela puisse vous servir ou vous inspirer…
Gaël Gomez, Chef de projet informatique au sein de LeasePlan France
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Dans un récent billet de Harry Hall intitulé « 8 Choses que tous les mauvais chefs de projet ont en commun », Harry nous rappelle que les mauvais chefs de projet créent des cultures de projet pleines de stress, de confusion et qui débouchent peu de progrès. Bien sûr, ces chefs de projets pensent bien faire et, le plus souvent, ne sont pas conscients de leurs comportements.
Adoptons l’approche inverse et regardons ensemble ce que les bons chefs de projets ont en commun et ce qu’ils font de bien.
1. Stoppons la réunionite aigüe !
La réunion n’est pas la solution universelle à toutes les questions et sujets. Souvent, des solutions simples, tout aussi sinon plus efficaces et moins coûteuses existent. Ce peuvent être un simple coup de fil, un message mail, une communication par messagerie instantanée, la lecture attentive d’un rapport au lieu de se le faire présenter dans un large comité…
Trop de réunions tue leur efficacité, génère du stress pour les membres de l’équipe qui sont déjà tellement préoccupés par tout ce qu’ils ont à faire qu’ils n’écoutent que d’une oreille (et encore).
Efforcez-vous de limiter le nombre de réunions récurrentes hebdomadaires.
Remplacer les réunions d’avancement par des rapports d’avancement.
Limitez au strict minimum le nombre de participants à vos réunions. Demandez uniquement à ceux qui ont à décider et vont avoir des actions à mener suite à la réunion.
Quand une réunion est nécessaire, fournissez à l’avance un ordre du jour clair, les questions dont vous allez débattre, l’objectif de la session et les livrables attendus de cette rencontre.
2. Épargnons les forêts.
Les chefs de projet sont de triste notoriété les producteurs de tonnes de documentation (que personne ne lit). Limitez vos documentations, notes de réunions, rapports d’avancement à l’essentiel. Si un rapport détaillé sur un point précis de votre projet est nécessaire, prévoyez un résumé exécutif de quelques paragraphes qui permette au lecteur de comprendre les oints saillants et mettez les détails dans des annexes consultables au besoin.
3. Affichons notre confiance et nos résultats
Quand il y a un manque de confiance, des équipes ralentissent peu à peu jusqu’à s’arrêter. Clarifiez les raisons de faire le projet, ses objectifs et ses bénéfices. Affichez régulièrement les résultats obtenus, les avancées, les livrables même partiels, les réponses positives des clients, des utilisateurs, des membres de l’équipe…
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4. Évitons toute auto-promotion.
Il n’y a rien de plus démotivant pour les membres d’équipe qu’un chef de projet qui se met en avant continuellement en accordant peu de crédit à l’équipe . Pour éviter ce piège, demandez à un ami ou mentor de vous aider à vous améliorer sur ce point particulier. Cherchez des façons de reconnaître, mettre en valeur et remercier les membres de l’équipe projet. Quand il y a des problèmes, prenez-en l’entière responsabilité et focalisez vous sur ce que vous ferez pour les solutionner. Quand il y a de belles réussites, exacerbez la visibilité et les contributions de l’équipe et minimisez les vôtres.
5. Écoutons mieux.
Les bons chefs de projet savent comment écouter. Plutôt que d’interrompre pour placer une remarque, les leaders écoutent avec l’intention de creuser le plus profond possible pour bien comprendre la perspective des autres. Concentrez-vous davantage sur ce que dit l’autre personne. Ne pensez pas à la réponse ou au commentaire que vous allez fournir alors que l’autre personne n’a pas fini de s’exprimer. Maintenez un bon contact, les yeux dans les yeux. Posez des questions complémentaires qui montrent que vous suivez, que vous faites preuve d’empathie et et vous souciez réellement de ce qui vous ai communiqué
6. Déléguons mieux.
La marque de l’excellent chef de projet est qu’il ou elle délègue beaucoup de son travail aux membres d’équipe. Comme indiqué dans le point 3 ci-dessus: « Clarifiez les raisons de faire le projet, ses objectifs et ses bénéfices. »
Si les membres d’équipe ne sont pas sûrs de ce que vous attendez d’eux et quand, ils ont plus de difficultés à prendre des initiatives. Soyez très clairs sur ce que vous leur déléguez, par écrit/email si possible en plus de l’expliquer de vive-voix. Exposez leur niveau de responsabilité, d’autonomie de décision, les dates butoirs, les moyens alloués… et surtout votre disponibilité pour discuter des problèmes et questions et comment le suivi avec vous devra être effectué.
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7. Traitons les cas difficiles.
N’essayez jamais de cacher ces vrais problèmes sous le tapis !
Un énorme facteur de motivation pour l’équipe est de voir le chef de projet se confronter aux manquements de certains membres de l’équipe et parvenir à les résoudre. Ce sont par exemple des membres qui achèvent rarement des tâches dans les temps, impactant par là-même leurs collègues et ayant toujours une « bonne » excuse. Ou bien une personne qui arrive systématiquement en retard au travail ou aux réunions d’équipe. Soit la raison de ces retards répétés est valable et vous devez l’adresser, soit ce n’est pas le cas et vous devez le faire savoir à la personne. Si la situation ne s’améliore pas suite à cette clarification, veillez avec votre sponsor à écarter cette personne de l’équipe avant qu’elle ne sape le moral des autres. Un autre moment de vérité est quand le chef de projet montre à l’équipe qu’il peut confronter les manquements d’autres parties prenantes du projet qui seraient défaillants: sponsor, management, partenaires, clients…
Quels autres bons comportements de chef de projet ajouteriez-vous à cette liste ?
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Nous parlons souvent de l’humilité chez les leaders, mais pourquoi ?
Selon moi, il y a deux raisons principales pour lesquelles l’humilité de est importante.
Premièrement, c’est l’impact qu’elle a sur nos propres pensées en tant que leader.
L’humilité est au cœur de la réflexion auto actualisée car elle met en évidence que, bien que nous ayons des forces en tant que leader, nous avons aussi des faiblesses et des fragilités.
Les sportifs, même de haut niveau, ont des doutes sur eux-mêmes donc l’humilité est importante dans notre propre conviction qu’il est acceptable d’avoir des faiblesses. C’est une forme d’auto-acceptation qui se traduit aussi en termes d’être ouvert sur nos faiblesses et en même temps de ne pas laisser nos points forts nous monter la tête.
Si nous nous définissons par notre talent, il y aura toujours quelqu’un de meilleur que nous et à un certain point notre sentiment de supériorité aboutira à un sentiment d’inadéquation. En réalité, nous parviendrons à un point où nous ne saurons plus répondre à nos propres attentes.
Bref, l’humilité construit le respect de soi et l’auto-acceptation, tandis qu’avoir besoin de se sentir supérieur masque un sentiment d’inadéquation.
Deuxièmement, c’est l’impact qu’elle a sur les personnes autour de nous.
pour aller plus haut ensemble
L’humilité chez les leaders motive fortement car elle les pousse à estimer ceux qui travaillent avec eux. Ceci crée une forte fidélité dans l’équipe tout en maximisant la performance des autres personnes.
Les leaders qui sont authentiquement humbles, particulièrement ceux qui montrent de la gratitude envers leur équipe et les personnes autour d’eux construisent de l’engagement perpétuel et une fidélité à vie.
Essayez Bubble Plan !
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Le succès du management de projet Agile se base sur des conditions indispensables : des chefs de projet et des équipes impliquées et adaptables, des points réguliers, d’étroites relations avec le client, et un sens de l’organisation incomparable.
Alexis Sgaros
Dans un projet, le changement est normal. Tel est le principe sur lequel se base le management de projet Agile. Un changement qui peut toucher le besoin du client ou les technologies disponibles par exemple, et auquel le chef de projet et son équipe projet doivent être capables de s’adapter. Une méthode de travail qui s’est imposée assez naturellement dans le monde du développement de logiciel, mais qui peine davantage dans d’autres secteurs. « C’est tout un ensemble de fondamentaux à remettre en cause en termes de culture d’entreprise », selon Alexis Sgaros, formateur consultant chez CSP Formation. Cela signifie qu’il faut être en relation proche avec le client tout au long de la vie du projet, afin de s’assurer qu’on ne s’écarte pas de son besoin. En fait, le client fait presque partie de l’équipe.
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Une organisation renforcée et un pilotage serré
De son côté, « l’équipe doit être plus fortement responsabilisée. Le chef de projet devient davantage un coach qui laisse l’équipe s’auto-organiser. » Aux membres de se porter volontaires pour accomplir des tâches spécifiques, avec des points à organiser, quotidiennement dans la plupart des cas, afin d’éviter les doublons et oublis. Alexis Sgaros prévient que « comme la zone d’incertitude est plus forte, le pilotage doit être plus serré. On a souvent l’impression que le management de projet Agile est plus simple et demande moins de rigueur, mais en réalité, il en demande plus en termes d’organisation. » Et de sens des priorités, puisqu’il faut réagir instantanément pour traiter d’abord les changements les plus urgents.
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L’émergence des méthodes hybrides
Attention : Une clé de la gestion de projet Agile est de travailler avec une équipe entièrement dédiée au projet, et physiquement sur le même site, ce qui n’est pas le cas de tous les projets. Au final, Alexis Sgaros remarque que « on a de plus en plus tendance à voir apparaître des méthodes hybrides. Il n’est pas rare que certaines parties d’un projet soient gérées en mode normal et d’autres en agilité. Bien sûr, cela demande une forte ouverture d’esprit du chef de projet, qui doit accepter que tout le monde ne travaille pas de la même manière. »
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De plus en plus d’équipes sont géographiquement et culturellement distribuées
Voici une question à laquelle cette étude sur les équipes virtuelles et la gestion de projet apporte quelques réponses.
On commence par y considérer en quoi les équipes virtuelles changent le management de projets afin de gagner en collaboration, puis comment mieux partager l’information et coopérer.
Enfin, la conclusion nous rappelle que la performance de l’entreprise tient beaucoup à sa capacité à mobiliser la connaissance et l’intelligence collective de l’équipe étendue.
CAPM®, PMP®, PRINCE2® Foundation, IPMA Level D® (ou A,B,C), vous êtes éligibles à la certification PRINCE2 Agile
Axelos, après avoir étudié les commentaires de la communauté Agile et conduit un essai fructueux a maintenant ouvert la possibilité de se présenter à l’examen de certification PRINCE2 Agile aux détenteurs de la certification PRINCE2® Foundation level.
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PRINCE2 Agile combines la flexibilité et la boucle de retour rapide qu’apporte Agile avec l’approche bien établie et éprouvée des meilleures pratiques de management de projet, Prince2.
Cette certification est supportée par un manuel, des formations, un test et une certification qui est mondialement reconnue.
Auparavant, PRINCE2 Agile n’était accessible qu’aux chefs de projets détenant la certification PRINCE2 Practitioner.
Suite à des pilotes réussis en Allemagne, Autriche et Suisse, AXELOS étend ce pilote au monde entier jusqu’à fin 2017.
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De plus, les détenteurs d’autres certifications en management de projets pourront également se présenter à cet examen:
Un programme gratuit spécialement conçu pour les managers, chefs de projet et gestionnaires d’équipe !
Programme motivation intrinsèque: Passez de la pression à la véritable création du présent et futur dans l’enthousiasme !
Voici la première des 6 sessions de moins de 30 minutes offertes gratuitement par Céline pour vous aider à définir ce qui est réellement important pour vous.
Pourquoi savoir ce qui est important pour soi est si important ?
Il est facile de perdre son self-control quand un collaborateur fait quelque chose qui nous irrite.
Cependant, perdre le contrôle et se mettre en colère peut seulement impacter négativement la relation avec le collaborateur et donner une impression défavorable de son leadership et de ses compétences de communication.
Considérez ces 5 façons de gérer votre colère et communiquer plus efficacement avec votre collaborateur.
1. Prenez une grande inspiration !
Il est rare que nous devions traiter dans l’instant une situation avec un collaborateur. Il y a souvent du temps pour réfléchir avant de réagir. Respirez à fond et …
2. Considérez la situation.
Pourquoi êtes-vous en colère ? Est-ce vraiment le collaborateur qui vous fâche ou est-ce juste une chose de plus dans une journée déjà mauvaise? Est-ce quelque chose de personnel que vous reportez sur votre collaborateur ? Prenez du temps pour comprendre ce qui vous met en colère.
3. Que voulez-vous ?
Quel résultat voulez-vous atteindre ? De quoi avez-vous besoin ? Et comment pouvez-vous combiner le résultat que vous désirez avec ce dont votre collaborateur a besoin ? Considérez ce que vous voulez et ce dont vous avez vraiment besoin dans cette situation pour en sortir gagnants tous les deux.
4. Développez votre plan de communication.
Quelle est la meilleure façon de communiquer avec votre collaborateur sur la situation ? Considérez comment vous approcherez la discussion. Assurez-vous d’utiliser vos qualités d’écoute pour bien comprendre votre collaborateur et son point de vue. Développez une solution potentielle à la situation qui marchera (gagnant-gagnant) pour vous deux.
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5. Communiquez quand vous êtes prêt.
Prêt à communiquer ? Vous vous sentez mieux ? La colère est retombée ? Allez de l’avant et demandez à votre collaborateur de le rencontrer pour parler de la situation. Invitez-le à déjeuner ou pour un café. Rencontrez-vous peut-être en dehors du lieu de travail pour un verre ou un repas.
Que faites-vous pour gérer votre colère et avoir de meilleures conversations avec vos collaborateurs ?
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« Je ne crois pas que quelqu’un soit né sachant comment mener une équipe de projet vers le rétablissement et le succès », Rebecca Winston
J’avais publié ce billet il y a 6 ans et il me semble toujours autant d’actualité. Aussi me suis-je permis de le reprendre pour en améliorer la forme et clarifier certains messages clés.
Certaines des leçons que j’ai appliquées, je les ai apprises au prix d’un certain nombre de cicatrices et de l’observation d’autres de chefs de projet que j’ai rencontrés ou avec lesquels je suis en relation. Il n’y a aucune formule magique ni nec plus ultra; Seulement quelques leçons relativement simples qui démentent la difficulté avec laquelle elles sont mises en œuvre.
D’abord, je ne crois pas que quelqu’un soit né sachant comment mener une équipe de projet vers le rétablissement et le succès. Je ne suis pas ni n’ai rencontré non plus le chef de projet de redressement qui connaisse en fin de compte la réponse sur comment transformer un projet dysfonctionnel ou en échec. Cependant, j’ai appris de nombreuses leçons.
1. Croyez en vous.
Notez bien que je n’ai pas dit croire que vous avez toutes les réponses parce que vous ne les avez pas. Mais vous devez croire sincèrement que vous pouvez faire le job. Si vous ne le croyez pas, qui devrait croire en vous, qui vous donnera une apparente confiance, un sens de la direction et un objectif ?
2. Ne dénigrez pas votre prédécesseur.
Vous faites face à plusieurs pièges si vous vous engagez dans la diffamation du chef de projet précédent. On ne sait jamais qui dans l’équipe peut être leur ami et peut répéter vos déclarations à l’ancien chef de projet. Certaines de ces déclarations peuvent être vraies, d’autres peuvent seulement refléter votre opinion et certaines peuvent s’avérer ne pas être correctes. Vous ne connaissez pas tous les problèmes auxquels s’est confronté le précédent chef de projet. Tout que vous avez sont vos impressions et observations, toutes deux vues par vos yeux et non pas les siens au moment où ils les exécutaient.
De plus, critiquer le chef de projet précédent devant ses pairs peut vous couper d’un précieux réseau. Vous pouvez avoir besoin des autres chefs de projet dans l’organisation pour tester vos idées, questionner la signification et la mise en œuvre de procédures internes, découvrir comment supprimer des points de blocage connus et autres sujets. Beaucoup de ces chefs de projet peuvent vivre dans la crainte d’être les prochains éliminés s’ils trébuchent sur leurs projets.
Oh et n’oubliez pas que la personne qui est votre manager peut avoir été le manager du précédent chef de projet. Il peut même l’avoir embauché. Critiquer le chef de projet précédent peut mettre en doute leur bon jugement.
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
3. Soyez focalisé sur faire avancer le projet.
La plupart des chefs de projet n’ont pas d’yeux derrière la tête. Les yeux servent à regarder, soit vers l’avant, soit derrière soi. Regarder derrière soi ne change pas le projet et peut vous empêcher de trouver les solutions nécessaires pour résoudre les problèmes. Cela peut aussi vous condamner à revivre dans les risques du passé.
Bien sûr, il faut comprendre ce qui s’est passé et les indicateurs précédents, mais rester dans ce mode ne permet pas à l’équipe d’avancer. En matière de leadership, l’équipe de projet va suivre le chef de projet qui avance sans faire de blocage sur le passé.
4. Croyez en l’équipe.
Ne commencez pas par remplacer des membres de l’équipe par des personnes avec lesquelles vous vous sentez à l’aise. Assurez-vous de bien analyser votre équipe et de lui donner du temps. Les changements causent une mise en doute de l’équipe et les membres restants peuvent devenir moins productifs qu’ils ne l’étaient ou ne pourraient l’être.
Vous, en tant que chef de projet, devez comprendre que, alors que vous vous sentez à l’aise avec de certains individus, le défi d’accroître le pool des talents avec lesquels travailler est plus important. Ils apporteront de nouvelles idées, une perspicacité de projet, la compréhension des risques tant antérieurs que futurs. Certains peuvent avoir des connexions avec des sponsors, des clients, des fournisseurs et autres personnes nécessaires au succès du projet.
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5. Ayez un plan.
La leçon 5 est quelque chose de familier pour la plupart des chefs de projet : avoir un plan. Le plan devrait avoir reçu les avis de l’équipe de projet comme tout plan de projet, mais il devrait être vendu comme le plan vers le succès. Une communication positive est exigée. Le martelage du manque de réussite ou de progrès passés ne réunira pas l’équipe autour de l’esprit de succès. Tant vous-même que l’équipe devez croire que le succès peut être atteint et qu’il le sera dans les paramètres donnés pour le projet.
6. Renégociez.
Vous êtes nouveau et avez de nouveaux besoins, peut-être quelques nouveaux prérequis, ou de nouvelles parties prenantes. N’ayez pas peur de soumettre des demandes de renégociation. Elles peuvent être conduites selon des styles différents, des besoins de communication différents, et avec une compréhension des leçons qui ont été apprises jusqu’à présent sur le projet.
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM
7. Communiquez, communiquez et communiquez encore un peu plus !
Peut-on le répéter suffisamment ?
Voici une leçon du management de projet en général, mais qui devient encore plus nécessaire dans un projet de rétablissement. Des parties prenantes diverses, incluant les membres de l’équipe, devront être rassurées. Elles devront recevoir plus d’informations au moins pendant quelque temps, une meilleure compréhension des risques et des stratégies de management et d’autres sujet sur lesquels elles peuvent vouloir fournir des informations. De temps en temps, on peut estimer que le chef de projet sur-communique. Ce besoin de sur-communication peut diminuer avec le temps et en fonction du temps restant pour terminer le projet.
8. Soyez créatif.
Le chef de projet de redressement ne peut pas toujours compter ce qu’il a fait dans le passé. Il devra créer de nouveaux rapports, délivrer ces rapports de nouvelles manières, construire un esprit d’équipe différent, utiliser de nouveaux canaux de communication, ou stimuler l’équipe à être plus créative et innovatrice. Parfois cela peut être aussi simple que de ne pas amener des croissants pour la réunion d’équipe, mais de fournir à la place un jambon-beurre au petit-déjeuner. Le bruit créé par un changement aussi simple peut mener à une conversation qui rende le nouveau chef de projet plus réel.
9. Restez en contact avec votre réseau.
Bien sûr, cette recommandation s’applique à tout chef de projet, mais je l’ai trouvée encore plus importante en menant un projet de redressement. Vous aurez besoin d’une caisse de résonance. Il y aura des jours sombres et énervants; des jours où vous sentirez que vous serez le prochain chef de projet à ne pas trouver le chemin vers l’objectif. Votre réseau personnel vous écoutera, vous encouragera et vous offrira peut-être des solutions que vous pourrez vous approprier et utiliser.
10. Ne pensez pas que ce projet sera comme le précédent.
De nouveau une leçon générale de management de projet, mais qui prend une nouvelle signification sur un projet à redresser. Certains aspects peuvent être similaires, mais ces projets n’incluaient pas cette équipe projet, les risques qui ont été rencontrés et leurs impacts, ou les parties prenantes, pour n’en citer que quelques-uns. Déclarer que ce projet est comme un autre que vous avez récemment réalisé transmet à l’équipe un manque de singularité de leur projet et les fera se questionner sur pourquoi ils ont échoué. Hors, les faire se mettre en cause personnellement plus qu’ils ne le font déjà est contre productif.
Il y a ici beaucoup de leçons. Nombre d’entre vous en transportent déjà d’autres dans leurs bagages de PM. J’espère que certaines de celles mentionnées ici peuvent être ajoutées à votre boîte à outils.
De même qu’un chef de projet devrait toujours être en mode apprentissage, votre boîte à outils devrait être en enrichissement permanent.
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Je me rends compte que le concept de Sprint Zéro est controversé. Et dans mes premiers temps en Agile, j’ai été étonné par l’importance accordée à ce sujet. Je pensais que nous aurions des sessions de transfert de connaissances au fil du travail, alors, pourquoi avoir un sprint séparé ? Mais plus tard j’ai compris l’importance du Sprint Zéro dans l’organisation où je travaille. Je ne prétendrai pas que toutes les équipes en ont besoin, mais voici pourquoi c’est utile pour nous.
Les questions abordées au Sprint Zéro s’appliquent à la release toute entière.
Nous pourrions l’appeler Sprint Initial, Itération Zéro, ou Sprint de démarrage.
Selon mon expérience, le Sprint Zéro est limité dans le temps à seulement une semaine.
Notre équipe passe en revue l’ensemble des items de la release et quel travail devrait être achevé dans chaque sprint. En passant en revue chaque article de sprint, l’équipe identifie les endroits pour lesquels nous ne connaissons pas suffisamment bien les exigences qu’elles soient matérielles, d’architecture, logicielles, ou techniques.
Après que l’équipe ait revu les épics (ndlt. groupe de User Stories pour fournir une valeur métier) et fonctions priorisés de l’arriéré de produit, nous devons les annoter et préparer les sessions de revue avec le product owner, le propriétaire de produit. Nous devons comprendre l’environnement et le code exigé pour les items de l’arriéré de produit, indépendamment de si le code sera simple ou complexe.
Comment décomposer les niveaux d’exigence Agile (précédent billet à relire)
La raison principale d’introduire un Sprint Zéro est que nous ne voulons pas inutilement prolonger le temps nécessaire aux sessions de revue ou de transfert de connaissance depuis le Sprint 1 jusqu’à la fin. Donc, nous prenons une semaine pour préparer notre équipe avant de démarrer sur des arriérés de sprint.
Grâce à Agile, on nous donne l’opportunité d’en apprendre beaucoup en peu de temps.
L’équipe avancera de façon calme, sans pression excessive.
CertYou est partenaire de DantotsuPM
Utilisez-vous un sprint 0 en début de release sur votre projet Agile? Pourquoi? Quels en sont pour vous les bénéfices et inconvénients ?
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Plusieurs changements significatifs ont été apporté à ce standard qui en est déjà à sa 4ème édition
Si vous souhaitez vous procurer la version actuelle du standard.
Le standard a choisi de se diriger vers une approche basée davantage sur la mise en place de principes que sur des process pour le support des activités des programmes.
Les activités des programmes ont été alignées sur les phases du cycle de vie du programme.
Les rôles de manager de programme, sponsor de programme et programme management office y sont explicités.
De plus, les rôles associés à la gouvernance de programme y sont développés.
The Standard for Program Management – Fourth Edition devrait être publié à l’automne 2017 et vous pouvez télécharger ce standard et le commenter jusqu’au 18 Octobre, participez !
SMPP est Partenaire d DantotsuPM
PMI is a registered mark of the Project Management Institute
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« Nos entreprises doivent devenir plus Agiles », certes, mais comment ?
L’émergence de la gestion de projet agile n’est qu’une première manifestation d’un phénomène socio-économique mondial touchant toutes les sphères d’activités des organisations, qu’elles soient privées ou publiques.
Relisez l’article de Claude Emond sur la gestion de projet Agile
L’environnement dans lequel les organisations de ce début de 21e siècle évoluent est de plus en plus volatile, incertain, complexe et ambigu (VUCA), et ce, en grande partie à cause des changements nombreux qui se matérialisent tout azimut. Pour bien fonctionner dans un tel environnement, tous les experts disent que nos entreprises doivent devenir plus agiles.
Mais être «plus agiles», qu’est ce que ça veut dire? Qu’est-ce que ça implique et requiert au juste? C’est ce que nous allons découvrir ensemble lors de cette conférence-atelier.
Conférenciers : Claude Émond et Charlotte Goudreault, associés principaux, coach et formateurs en agilité organisationnelle chez QualiScope Inc (précédent billet sur la gestion de projet Agile)
Quand quelqu’un ne dit pas oui, il vous donnera souvent une raison de ce refus.
Un piège commun : Croire la raison.
Si vous commencez à modifier votre produit, votre lancement et vos communications en vous basant sur la raison exposée, vous êtes en train de conduire en regardant uniquement dans le rétroviseur.
Les personnes qui vous opposent un refus ont une raison, mais ils presque certain qu’elles ne vous disent pas pourquoi.
Fausses raisons : je n’aime pas la couleur, c’est trop cher, vous n’avez pas assez de références, il y avait une faute d’orthographe dans votre CV.
Vraies raisons : Mon patron ne me laissera pas faire, je n’ai pas confiance en vous, j’ai peur du changement.
Bien sûr, améliorez votre livrable. Mais, plus important, concentrez-vous sur les raisons non exposées qui conduisent à la plupart de ces rejets.
Et plus important encore : Évitez les non-croyants et vendez aux gens qui veulent être du voyage avec vous.
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Un programme gratuit spécialement conçu pour les managers, chefs de projet et gestionnaires d’équipe !
Programme motivation intrinsèque: Passez de la pression à la véritable création du présent et futur dans l’enthousiasme !
J’ai pu rencontrer et discuter avec Céline de ce programme qu’elle a développé sur un sujet qui lui tient particulièrement à cœur : La motivation intrinsèque. je suis certain que vous trouverez également quelques pépites parmi ces judicieux conseils. Ce sont 18 années d’expérience et de références éprouvées (livres, conférences, formations…) qui sont synthétisées en 6 sessions de moins de 30 minutes.
Cette vidéo d’introduction sera très bientôt suivie des 6 modules qui composent ce partage d’expérience :
Définissez vos 3 valeurs principales
Construisez l’image de vous dans 10 ans
Rendre intéressantes toutes vos tâches !
Utilisez davantage vos forces dans tout ce que vous faites !
Quelles astuces personnelles pour basculer rapidement dans des émotions positives ?
Intégrez l’ensemble !
CSP est partenaire de DantotsuPM
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L’une des clés principales du bon management et manager de projet est la communication.
Aussi, nous envoyons souvent des lettres d’informations, minutes de réunions, vidéos, statuts de projet…
NQI est Partenaire de DantotsuPM
Mais pensons-nous assez souvent à donner la possibilité aux récipiendaires de nos courriers de se désabonner ?
Bien que sans rapport avec les communications de projets, ce témoignage de James Veitch, très bien écrit et superbement raconté, nous compte son voyage pour se désabonner d’une liste de distribution.
Tachons de garder à l’esprit que certaines personnes peuvent ne pas être intéressées du tout par nos communications et donnons leur les les moyens de s’en libérer !
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And it is very true that as we become more and more expert in our discipline, whatever the discipline, we focus on its most complex and sophisticated aspects.
We look at advanced metrics and measures, calculations, processes…
However, we must remember that there are some very basic, some fundamental items which will kill our project if we loose sight of them.
In his article, Ty mentions:
Clearly defined business objective that is well understood by all.
Active executive commitment.
Shared determination to complete the project.
I would suggest to add:
A clear and simple project governance
Sound and unambiguous business requirements
Clarity on scope and excelling at managing change requests
The commitment to serve and satisfy the customer as our guiding rule
Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoin
While managing the fundamentals may not sound very exciting, it often is what makes the difference between projects and project managers who are successful and those who aren’t.
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Vous avez peut-être également entendu parler du « Aucun Courrier électronique le Vendredi » de U.S. Cellular il y a quelques temps. Le COO, Jay Ellison, pensait qu’avec cela il faciliterait la vie et allégerait la charge de travail des salariés, mais au lieu de cela, il a initialement causé un incendie dévastateur.
Selon Shellenbarger, « Progressivement, les personnes se sont rendues compte que lire et répondre à tout le courrier électronique qu’ils envoyaient étaient probablement un fardeau pour leurs autres collègues. Maintenant, les gens ne manque pas de rendre visite à leurs collaborateurs le vendredi. Le projet et la communication de projet ne consistent pas seulement d’envois de courriers électroniques ‘contenant des rapports rigides’ et efficaces, il s’agit de personnes et d’interactions.
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