Personne ne commence à préparer une certification avec l’intention d’abandonner en cours de route. Et encore moins les chefs de projets qui sont par essence tenaces, bosseurs, prévoyants, et qui détestent l’échec. Et pourtant… lorsque j’évoque le sujet avec quelques uns de mes collègues du PMI® qui sont devenus formateurs en management de projet, ils mentionnent des taux d’abandon en cours de route assez significatifs. Alors, la question s’impose à nous, pourquoi? Et surtout, comment éviter cette perte de temps, si cela en est une, mais pas toujours comme nous le verrons plus loin.
les participants ne doivent pas sous estimer la difficulté
La certification PMP est relativement dure et difficile. 
Péché d’orgueil? Le prétendant PMP est souvent déjà très expérimenté. Il a mené à bien pas mal de projets de tailles diverses et peut-être dans plusieurs sociétés et domaines différents. Il est certain de ces capacités, de ses compétences, de sa volonté, et ce n’est pas forcément un défaut. Le tout est de ne pas sous estimer la montagne de travail à exécuter pour bien se préparer. Mes propres souvenirs sont que c’est en effet l’un des tests les plus ardus que j’ai jamais pris. Bien sûr, il y aura toujours des personnes que les mises en garde laissent de marbre et qui penseront que les formateurs exagèrent. Par exemple, les participants qui ont été plutôt chanceux dans leurs formations initiales et auront par exemple fait des impasses réussies sur certains sujets ou matières, auront du mal avec la certification. Ils pourront aller jusqu’à se présenter au test la première fois en pensant qu’ils seront facilement capables de distinguer la réponse correcte dans un test à choix multiples. Ce n’est pas toujours le cas. Il y a très souvent au moins deux réponses plausibles ou possibles car PMI veut être certain que la personne comprend la différence entre ces réponses et choisit la meilleure des deux. Seule une préparation sérieuse vous permettra de faire ce bon choix.
les participants qui travaillent dans des organisations qui utilisent PMI partent avec un léger avantage, mais sauront-ils le conserver?
L’utilisation du PMBOK et des processus PMI dans votre organisation vous donne un avantage certain. Vous comprenez déjà combien et comment les processus de management de projet sont intégrés pour être efficaces. La société dans laquelle je travaillais lorsque j’ai passé l’examen PMP, la société internationale NCR, utilise les principes et processus de PMI. La formation m’a permis de formaliser cette connaissance pratique en y apportant des bases théoriques et d’explorer certains domaines que je connaissais moins bien comme les approvisionnements et les contrats. Donc, si votre organisation suit déjà les processus et meilleures pratiques du PMBOK, vous avez acquis sans vous en rendre compte une bonne partie de la connaissance et pourrez répondre facilement à beaucoup de questions du test. Cela ne signifie pas que vous pouvez aller passer l’exam sans préparation ni travail. Cela ne signifie pas non plus qu’une personne ne peut pas apprendre ces processus si leur organisation ne les utilise pas quotidiennement. Si ce n’est pas le cas, il vous faudra simplement prendre le temps nécessaire et faire l’effort de comprendre pour devenir un expert des processus de management de projet proposés par PMI.
se doter d’un bon plan de travail
La plupart des étudiants qui ont passé le PMP vous diront qu’un plan de travail qui suit les divers processus du PMBOK et leurs définitions est fort utile. Comme il y pas mal de terrain à couvrir, il est particulièrement intéressant de prévoir au départ quand et comment voues évaluerez les progrès réalisés. Donc, il faut inclure des tests de pratique avec des questions qui sont semblables à celles de l’examen PMP. Si vous avez la chance de faire partie d’un groupe de personnes qui préparent ensemble l’examen, testez-vous les uns les autres. Cela 
vous motivera et renforcera vos liens avec vos condisciples. Les organismes de formation proposent également des jeux de questions de test. La partie la plus intéressante sur les cours en présentiel étant d’ailleurs la correction avec le professeur qui vous expliquera pourquoi seule la réponse qu’il vous donne était la bonne. Dans cette phase, ne cherchez pas à le contrer, cela ne présente aucun intérêt. Il faut au contraire ouvrir bien grand vos oreilles pour comprendre la logique du PMI. Les questions où vous aurez commis des erreurs en phase d’apprentissage peuvent devenir vos points forts le jour du vrai test. Un plan d’étude progressif devra vous permettre d’apprendre les cinq groupes de processus et neuf domaines de connaissance et de de vous rappeler de chacun d’entre eux, ce qui est impératif pour le test. Ce plan devrait aussi vous permettre de confirmer votre disponibilité et volonté de fournir les efforts nécessaires. Si ce n’est pas le cas, contentez-vous peut-être de bosser les secteurs dans lesquels vous avez le plus de lacunes pour trouver des bénéfices à court terme à votre formation sans pour autant aller jusqu’à l’examen.
à savoir, pendant le test
Le test à choix multiples de PMI vous donnera un scénario et demandera une réponse. La formulation de la question est très importante pour comprendre ce que l’examen cherche à savoir. Aussi, lisez la question attentivement plusieurs fois, au moins 3. Puis lisez bien les réponses proposées. Certaines longues questions de type scénario ne doivent pas vous de dérouter par la quantité d’informations et de données qui y ont été insérées, certaines utiles, d’autres pas. Pour ne pas se perdre, l’une des meilleures suggestions pour ces questions de scénario est de commencer par lire la question. Vous relèverez alors plus facilement les données les plus importantes du scénario à sa lecture. Ce qui vous permettra de trouver la réponse rapidement. Pratiquez avant le test pour que cela devienne un automatisme.
L’environnement de test peut être intimidant. J’ai, pour ma part, passé le test sous forme papier. Se retrouver dans une salle d’examen avec plusieurs dizaines d’autres candidats, un par table, sans aucun document, avec des surveillants et un temps chronométré (plus de 4 heures) est déroutant lorsque l’on a passé son dernier examen il y a plus de 15 ans. La certification sur PC est je pense moins intimidante de ce point de vue même si certains sites sont, je crois, équipés de caméra vidéos qui vous filmeront de A à Z pendant le test.
Il est parfaitement compréhensible que vous soyez nerveux en passant une certification de niveau international. Mais, honnêtement, la plupart des chefs de projet que je connais ont une excellente résistance au stress et si vous êtes bien préparés, vous n’échoueriez pas. Ceci n’est qu’un test après tout !
Et n’oubliez pas que c’est la préparation pour l’examen qui vous apporte réellement de la valeur (nouvelles compétences, bases théoriques, recul sur vos pratiques, processus répétables…), la certification est seulement une reconnaissance (éventuellement monnayable tout de même).
why are Project Management certifications important?
Le susdit est dans l’intérêt de la compagnie …
I suggest in this note looking closely at the ways each of us could improve the effectiveness of the trainings in which we get the chance to participate. This is only a personal return of experience and I encourage you to enrich it with your comments.
Other important criterion: pre-requisites. Do I have the experience and the necessary knowledge so that this learning can be beneficial? If I attend an advanced class of preparation for the PMP® certification without the required experience (3 years minimum as a PM) and without having done the preliminary classes, there is a strong risk that it’ll be of little value.
Considering my workload, is the timing convenient to undertake this training course? I had the chance to follow several intense education programs (several months long): IT consulting university, preparation for the PMP® certification, Intrapreneurship University. All three were very dense and demanding with long periods out of the office and far away from home. With on top of it, personal work I had to provide between the classes of the programme, and requiring availability and concentration. If I engage in a long cursus: will my family bear with me?
Let’s not waste time pointlessly seeking classes which would not be approved (unless you have decided to pay from your own pocket or to use your DIF for the French people). Of course, my ability to convince can be essential as well as my positioning of the training in a logical manner with regard to my job and ambitions. But, the budgets are not extensible and some classes very expensive in cost and at time: so, do not jump this step. Will my boss be ready to help me to put into practice what I will learn: new tasks, responsibilities or projects, with coaching (by him or others), by giving me some time to prepare for the certification …
Diverse vectors of research are to be used: the human resources department of the company, colleagues, manager, the Internet and especially professional forums and blogs, the training companies and bodies… For larger studies, it is also interesting to take into account: the reputation of the provider and of its education programme, the trainer (a lot of information on internet if you succeed in obtaining a name). For example, some trainers for the PMP® Exam preparation have a success rate of their students that is close to 100 %. Select these!
I cut the telephone, emails, and I took my precautions to avoid any non-absolutely critical interrupt. The periods of training are rare enough that we take advantage of these well by dedicating ourselves 100 %. I thus made sure that all those who could need to join me as a matter of urgency know who to contact in my place or at what time I shall be contactable. Personally, I try to set time slots to read urgent emails, check the answering machine and SMS in an asynchronous mode (i.e. when it is the best moment for me) and I stick to these.
It is necessary to create for ourselves opportunities to practice what we recently acquired. Otherwise we’ll very rapidly forget it. If the initial preparation stage prior to the course was well followed, I have defined my motivations for this training and convinced my boss to invest in me. It is necessary upon my return to review this list of motivations and to turn it into a list of concrete objectives to implement in order to really master the new skill. For example, if I attended a class on risk management, I will commit upon return to revise within a couple of weeks the risk analysis of my main project (in the lights of the new methodology) and to produce corresponding deliverables: risks register, risk evaluation, priorities, risk management plan, method for periodic control … If it was a course on the presentation skills, I try to create an opportunity in the month to come to deliver a presentation to a wide audience…
I met new persons (including the trainer). Some of them very interesting and with whom I have discovered affinities. I’ll keep in touch. I’ll send them a message after the class, suggest remaining connected via a professional network (Linkedin, Viadeo or others), send them regularly some news about me and interesting articles on the subject we studied together, if possible I’ll organizing meetings to keep the link alive…
Quelles sont mes motivations pour cette formation? Me sera-t-elle réellement utile dans un futur relativement proche? Personnellement, j’évite toute formation spécialisée dont je ne pense pas pouvoir utiliser les enseignements dans les 3 mois. Cette réflexion permet également de préparer l’ « Après formation ».
Le moment est-il propice compte tenu de ma charge de travail pour suivre cette formation? J’ai eu la chance de participer à plusieurs programmes musclés de formation sur plusieurs mois : école de consulting informatique, préparation au PMP®, Intrapreneurship University. Les trois furent très intenses et exigeants avec des périodes de plusieurs semaines hors du bureau et loin de la maison. Avec en sus, du travail personnel et d’équipe à réaliser entre les étapes de la formation et exigeant une disponibilité d’esprit et de concentration. Une question à se poser pour une formation longue: Ma famille me supportera-t-elle?
Bien sûr, mon habileté à convaincre peut être primordiale ainsi que ma capacité à bien positionner la formation de manière logique par rapport à mon job et mes ambitions. Mais, les budgets n’étant pas extensibles et certaines formations très chères en argent et en temps.
Divers vecteurs de recherche sont à exploiter: le département ressources humaines de l’entreprise, les collègues, le manager, le web avec en particulier les forums et blogs professionnels, les organismes de formation… Il est également intéressant de prendre en compte pour des formations supérieures ou plus longues : la réputation de l’organisme et du cursus de formation, le formateur (beaucoup d’infos sur internet si vous parvenez à obtenir son nom). Par exemples, certains formateurs à l’examen PMP® atteignent des taux de réussite de leurs élèves qui frisent les 100%. Autant choisir ceux-là!
Je coupe le téléphone, les emails, et je prends mes précautions pour éviter toute interruption non réellement critique. Les périodes de formation sont suffisamment rares pour bien en profiter en s’y consacrant à 100%. Je m’assure donc que tous ceux qui peuvent avoir besoin de me joindre en urgence sachent qui joindre à ma place ou à quelle heure je serai joignable. Je me définis des créneaux pour vérifier de manière asynchrone (quand c’est le bon moment pour moi) les emails, répondeurs téléphoniques, SMS… et je n’en déroge pas.
Il faut se créer les opportunités de pratiquer ce que nous avons récemment acquis sous peine de l’oublier très rapidement. Si l’étape de préparation a bien été suivie, j’ai défini mes motivations pour cette formation et convaincu mon chef d’investir sur moi. Il est nécessaire au retour de formation de reprendre cette liste de motivations et d’en faire une liste d’objectifs concrets à mettre en œuvre pour réellement maîtriser cette nouvelle compétence. Par exemple, si j’ai assisté à un cours sur le management des risques, je m’engage au retour à revoir sous quinzaine l’étude des risques de mon projet principal aux lumières de la nouvelle méthodologie et de produire les livrables correspondants: registre des risques, évaluation, priorités, plan de management, méthode de suivi périodique… Si c’était un cours sur les techniques de présentation, j’essaierai de me créer une opportunité de présenter à une large audience dans le mois qui suit…
J’ai rencontré de nouvelles personnes (dont le formateur). Certaines très intéressantes et avec lesquelles j’ai des affinités. Je garde le contact. J’envoie un message après le cours à ces personnes, suggérant de rester connectés sur un réseau professionnel (Linkedin, Viadeo ou autres), j’envoie régulièrement de mes nouvelles et des articles intéressants sur le sujet étudié ensemble, si possible j’organise des rencontres pour garder le lien…
Si vous faites l’objet d’une vérification sur votre inscription à l’examen PMP ?
