I suggest in this note looking closely at the ways each of us could improve the effectiveness of the trainings in which we get the chance to participate. This is only a personal return of experience and I encourage you to enrich it with your comments.

An approach in three points: 1. Before, 2. During and 3. After the training.

1. Before: a large part of the success resides in the preparation

This phase of preparation is indeed critical as in any project. First of all, let’s address some relatively simple questions:

• What would I like to learn?

It is necessary to try to be as precise as possible (taking into account the fact that it is difficult to have certainties on a subject which we do not know yet). If we go on training, it is generally to discover a new domain, acquire or perfect a skill, learn to use new tools, processes or methods…

• Why? And am I ready?

What are my motivations for this training? Will it be really useful in a relatively close future? Personally, I avoid any specialized training which I cannot put into practice in the coming 3 months. It also allows me to start to prepare the « post training » phase.

Other important criterion: pre-requisites. Do I have the experience and the necessary knowledge so that this learning can be beneficial? If I attend an advanced class of preparation for the PMP® certification without the required experience (3 years minimum as a PM) and without having done the preliminary classes, there is a strong risk that it’ll be of little value.

Considering my workload, is the timing convenient to undertake this training course? I had the chance to follow several intense education programs (several months long): IT consulting university, preparation for the PMP® certification, Intrapreneurship University. All three were very dense and demanding with long periods out of the office and far away from home. With on top of it, personal work I had to provide between the classes of the programme, and requiring availability and concentration. If I engage in a long cursus: will my family bear with me?

• Will my boss support me in this education?

Let’s not waste time pointlessly seeking classes which would not be approved (unless you have decided to pay from your own pocket or to use your DIF for the French people). Of course, my ability to convince can be essential as well as my positioning of the training in a logical manner with regard to my job and ambitions. But, the budgets are not extensible and some classes very expensive in cost and at time: so, do not jump this step. Will my boss be ready to help me to put into practice what I will learn: new tasks, responsibilities or projects, with coaching (by him or others), by giving me some time to prepare for the certification …

• What are the classes which can address your expectations?

Diverse vectors of research are to be used: the human resources department of the company, colleagues, manager, the Internet and especially professional forums and blogs, the training companies and bodies… For larger studies, it is also interesting to take into account: the reputation of the provider and of its education programme, the trainer (a lot of information on internet if you succeed in obtaining a name). For example, some trainers for the PMP® Exam preparation have a success rate of their students that is close to 100 %. Select these!

2. During the class: focus and concentration

That’s it, I am there, the long awaited class is starting.

• The logistics

I cut the telephone, emails, and I took my precautions to avoid any non-absolutely critical interrupt. The periods of training are rare enough that we take advantage of these well by dedicating ourselves 100 %. I thus made sure that all those who could need to join me as a matter of urgency know who to contact in my place or at what time I shall be contactable. Personally, I try to set time slots to read urgent emails, check the answering machine and SMS in an asynchronous mode (i.e. when it is the best moment for me) and I stick to these.

• The contents

I try hard to mentally apply what I learn in the class to concrete situations of my professional and personal life. Very often, it allows to memorize better and to verify my understanding. For example, when I attended the training courses preparing for the Project Management Professional PMP® certification, I had already quite a lot of experience in project management and several active projects. When we approached a new PMI® domain of competence with techniques relating to it, I tried to identify a project on which I thought I had observed (or applied) good practices on the topic and another one where things did not go so well. These reference points allowed me to very quickly associate the theory with practical experience and try to understand why I had experienced success or difficulties.

• an open mind

It is not rare during classes to learn things which we did not expect: what you will retain may not always be directly the purpose of the training. For example, it is frequent to meet people for the first time and have to practice exercises in small team with them. It can be with persons coming from other countries, cultures, professions, experiences… During a class about the methods to elaborate of a business plan, I learned how to undermine some conflicts that arise during the building of a team thanks to objectives alignment and dialogue. It was not directly what I expected to learn from the class, but it turned out to be very valuable upon return in my day to day job and also to take on new responsibilities!

3. After: how to really benefit

We learnt, now we need to practice this fresh knowledge so that it becomes a real competence.

• The practice

It is necessary to create for ourselves opportunities to practice what we recently acquired. Otherwise we’ll very rapidly forget it. If the initial preparation stage prior to the course was well followed, I have defined my motivations for this training and convinced my boss to invest in me. It is necessary upon my return to review this list of motivations and to turn it into a list of concrete objectives to implement in order to really master the new skill. For example, if I attended a class on risk management, I will commit upon return to revise within a couple of weeks the risk analysis of my main project (in the lights of the new methodology) and to produce corresponding deliverables: risks register, risk evaluation, priorities, risk management plan, method for periodic control … If it was a course on the presentation skills, I try to create an opportunity in the month to come to deliver a presentation to a wide audience…

• Personal work

It is rather rare that a class will provide all methods, techniques, know-how. On the other hand, I now have pointers, vocabulary, basic skills to go further (books, studies, web sites). If the subject is of real interest to me, I will follow up on evolutions. For example, the project managers certified before 2009 will study the changes brought by PMI in the new version of the PMBOK standard. They will join forums and blogs on the topic. They’ll follow the evolutions of the domain … If my boss accepted to coach me or to provide me with an experienced coach, I’ll establish concrete objectives with him.

• The network

I met new persons (including the trainer). Some of them very interesting and with whom I have discovered affinities. I’ll keep in touch. I’ll send them a message after the class, suggest remaining connected via a professional network (Linkedin, Viadeo or others), send them regularly some news about me and interesting articles on the subject we studied together, if possible I’ll organizing meetings to keep the link alive…

As indicated in the introduction, this is only my personal return of experience and I encourage you to enrich it with your comments.

Je me propose dans ce billet de regarder de plus prés la manière dont chacun d’entre nous pourrait améliorer l’efficacité des formations auxquelles il/elle a la chance de participer. Il ne s’agit que d’un retour d’expérience personnel que je vous invite à enrichir de vos commentaires.

Une approche en trois temps, Avant, Pendant et Après la formation.

1. Avant: Une grande partie du succès réside dans la préparation

Cette phase de préparation est en effet cruciale comme dans tout projet. Il s’agit tout d’abord de se poser quelques questions relativement simples:

• Que voudrais-je apprendre?

Il faut ici s’efforcer d’être le plus précis possible compte tenu du fait qu’il est difficile d’avoir des certitudes sur un sujet que nous ne connaissons pas ou pas suffisamment. Si nous allons en formation, c’est généralement pour découvrir un nouveau domaine, acquérir ou perfectionner une compétence, apprendre à se servir de nouveaux outils, processus ou méthodes…

• Pourquoi? et suis-je prêt?

Quelles sont mes motivations pour cette formation? Me sera-t-elle réellement utile dans un futur relativement proche? Personnellement, j’évite toute formation spécialisée dont je ne pense pas pouvoir utiliser les enseignements dans les 3 mois. Cette réflexion permet également de préparer l’ « Après formation ».

Autre critère important: les pré-requis. Ai-je l’expérience et les connaissances nécessaires pour que ce cours soit profitable? Aller à un cours avancé de préparation à l’examen PMP® sans avoir l’expérience requise (3 ans de PM minimum) et sans avoir suivi les formations préalables risque fort de n’être que de peu d’utilité.

Le moment est-il propice compte tenu de ma charge de travail pour suivre cette formation? J’ai eu la chance de participer à plusieurs programmes musclés de formation sur plusieurs mois : école de consulting informatique, préparation au PMP®, Intrapreneurship University. Les trois furent très intenses et exigeants avec des  périodes de plusieurs semaines hors du bureau et loin de la maison. Avec en sus, du travail personnel et d’équipe à réaliser entre les étapes de la formation et exigeant une disponibilité d’esprit et de concentration. Une question à se poser pour une  formation longue: Ma famille me supportera-t-elle?

• Mon supérieur me supportera-t-il dans cette formation?

Ne perdons pas de temps à rechercher inutilement des formations qui vont être refusées (à moins que vous ne soyez décidés à les financer de votre poche ou à utiliser votre DIF pour les Français).

Bien sûr, mon habileté à convaincre peut être primordiale ainsi que ma capacité à bien positionner la formation de manière logique par rapport à mon job et mes ambitions. Mais, les budgets n’étant pas extensibles et certaines formations très chères en argent et en temps.

Autre aspect, mon boss sera-t-il  prêt à m’aider à mettre en pratique ce que j’aurais appris : par de nouvelles tâches, responsabilités ou projets, en me « coachant » (ou identifiant un coach), en me donnant du temps pour préparer une certification…

• Quelles sont les formations qui peuvent répondre à cette attente?

Divers vecteurs de recherche sont à exploiter: le département ressources humaines de l’entreprise, les collègues, le manager, le web avec en particulier les forums et blogs professionnels, les organismes de formation… Il est également intéressant de prendre en compte pour des formations supérieures ou plus longues : la réputation de l’organisme et du cursus de formation, le formateur (beaucoup d’infos sur internet si vous parvenez à obtenir son nom). Par exemples, certains formateurs à l’examen PMP® atteignent des taux de réussite de leurs élèves qui frisent les 100%. Autant choisir ceux-là!

2. Pendant: focus et concentration

Ça y est, nous y sommes, la formation tant attendue débute.

• la logistique

Je coupe le téléphone, les emails, et je prends mes précautions pour éviter toute interruption non réellement critique. Les périodes de formation sont suffisamment rares pour bien en profiter en s’y consacrant à 100%. Je m’assure donc que tous ceux qui peuvent avoir besoin de me joindre en urgence sachent qui joindre à ma place ou à quelle heure je serai joignable. Je me définis des créneaux pour vérifier de manière asynchrone (quand c’est le bon moment pour moi) les emails, répondeurs téléphoniques, SMS… et je n’en déroge pas.

• le contenu

Je m’efforce de faire le parallèle entre ce que j’apprends et des situations concrètes de ma vie professionnelle et personnelle. Cela me permet très souvent de mieux mémoriser et de valider ma compréhension. Par exemple, lorsque j’ai suivi les formations préparant à la certification Project Management Professional PMP®, j’avais déjà pas mal d’expérience de management de projet et plusieurs projets en cours. Lorsque nous abordions un nouveau domaine de compétence de PMI® avec ses techniques et outils, je réfléchissais à un projet sur lequel je pensais avoir observé (ou exécuté) de bonnes pratiques sur le sujet et un autre où les choses s’étaient moins bien passées. Ces points de références me permettaient d’associer très rapidement la théorie du cours avec mon expérience pratique et essayer de mieux comprendre les raisons de ces succès ou difficultés.

• l’ouverture d’esprit

Il n’est pas rare lors de formations d’apprendre des choses auxquelles on ne s’attendait pas: Ce que je retiens n’est peut-être pas directement l’objet de la formation. Par exemple, il est fréquent de rencontrer en formation des personnes que l’on ne connaît absolument pas et de devoir réaliser des exercices en petites équipes. Il y a souvent des personnes provenant d’autres pays, cultures, métiers, expériences… Lors d’une formation sur les méthodes de préparation d’un business plan, j’ai pu apprendre à déminer certains conflits qui surviennent lors de la création d’une équipe grâce à l’alignement des objectifs de chacun et le dialogue. Ce n’était pas directement ce que je m’attendais à apprendre, mais cela s’est avéré extrêmement utile de retour dans mon job et pour prendre de nouvelles responsabilités!

3. Après: en tirer les bénéfices

Nous avons appris, maintenant appliquons ce nouveau savoir pour que cela devienne une réelle compétence.

• la pratique

Il faut se créer les opportunités de pratiquer ce que nous avons récemment acquis sous peine de l’oublier très rapidement. Si l’étape de préparation a bien été suivie, j’ai défini mes motivations pour cette formation et convaincu mon chef d’investir sur moi. Il est nécessaire au retour de formation de reprendre cette liste de motivations et d’en faire une liste d’objectifs concrets à mettre en œuvre pour réellement maîtriser cette nouvelle compétence. Par exemple, si j’ai assisté à un cours sur le management des risques, je m’engage au retour à revoir sous quinzaine l’étude des risques de mon projet principal aux lumières de la nouvelle méthodologie et de produire les livrables correspondants: registre des risques, évaluation, priorités, plan de management, méthode de suivi périodique… Si c’était un cours sur les techniques de présentation, j’essaierai de me créer une opportunité de présenter à une large audience dans le mois qui suit…

• le travail personnel

Il est assez rare qu’une formation donne toutes les méthodes, techniques, savoir-faire. Par contre, j’ai maintenant les pointeurs, le vocabulaire, les compétences de base pour aller plus loin (livres, études, sites internet…). Si le sujet m’intéresse réellement, je peux rester informé des évolutions. Par exemple, les chefs de projet certifiés avant 2009 étudieront les changements apportés par PMI dans la nouvelle version du standard PMBOK. Participeront aux forums et blogs sur le sujet. Suivront les évolutions du domaine… Si mon supérieur a accepté de me « coacher » ou de me fournir un coach expérimenté, je vais établir des objectifs concrets avec lui.

• le réseau

J’ai rencontré de nouvelles personnes (dont le formateur). Certaines très intéressantes et avec lesquelles j’ai des affinités. Je garde le contact. J’envoie un message après le cours à ces personnes, suggérant de rester connectés sur un réseau professionnel (Linkedin, Viadeo ou autres), j’envoie régulièrement de mes nouvelles et des articles intéressants sur le sujet étudié ensemble, si possible j’organise des rencontres pour garder le lien…

Comme indiqué en introduction, il ne s’agit ici que de mon retour personnel d’expérience que je vous invite à enrichir de vos commentaires.