Le plan de management des risques est « une composante du plan de management de projet, de programme ou de portefeuille qui décrit comment les activités de management des risques seront structurées et exécutées » (Guide PMBOK®, septième édition).

How to Create a Project Risk Management Plan par Harry Hall

https://projectriskcoach.com/project-risk-management-plan/

La plupart des problèmes de votre projet peuvent être évités ou considérablement réduits grâce au management des risques. Le simple fait d’identifier et de discuter des risques contribue grandement à réduire les problèmes de votre projet. Voyons comment élaborer un plan de management des risques de projet.

En prime, je fournirai un exemple et un modèle de plan de management des risques.

Voici quelques questions auxquelles vous devriez répondre dans votre plan :

• Comment allez-vous identifier les risques ?
• Qui sera impliqué ?
• À quelle fréquence effectuerez-vous des activités de management des risques ?
• Quels outils et techniques allez-vous utiliser ?
• Qui sera responsable des risques du projet

Qu’est-ce qu’un plan de management des risques de projet ?

Le plan de management des risques est « une composante du plan de management de projet, de programme ou de portefeuille qui décrit comment les activités de management des risques seront structurées et exécutées » (Guide PMBOK®, septième édition).

Par où et quoi commencer ?

Pour commencer, il est judicieux de vérifier si des ressources de management des risques organisationnels sont disponibles. Il n’est pas nécessaire de réinventer la poudre. Si vous avez un PMO, vérifiez s’il dispose d’un modèle de plan de management des risques. Si ce n’est pas le cas, renseignez-vous auprès d’autres chefs de projet.

Attention, n’utilisez pas aveuglément le même plan pour tous les projets. Un modèle fournit simplement un point de départ. Travaillez avec votre équipe pour adapter votre plan de management des risques.

Le plan de management des risques doit être proportionnel à la taille et à la complexité de votre projet. C’est-à-dire que pour les projets simples, votre plan de management des risques peut être d’une page ou deux. Pour les grands projets complexes, le plan peut être beaucoup plus long.

Discutez avec votre équipe. Comment allez-vous identifier et gérer les risques ? Une grande partie de la valeur du plan ne réside pas dans le document physique, mais dans la discussion et l’interaction avec votre équipe.

« Si vous vous mettez à travailler sur vos objectifs, vos objectifs iront travailler pour vous. Si vous allez travailler sur votre plan, votre plan ira travailler pour vous. Toutes les bonnes choses que vous construisez finissent par vous construire. » Jim Roth

Ce qu’il faut inclure dans votre plan de management des risques de projet

1. Contexte des risques du projet

Décrivez comment votre projet soutient le plan stratégique de votre entreprise et pourquoi le projet est important. Ce projet est-il comme d’autres projets que l’entreprise a réalisés dans le passé ou ce projet sort-il de l’ordinaire (et il est donc plus risqué) ? Quelle est la complexité du projet ? Quelles sont les parties du projet les plus risquées ? Quelle est l’expérience de l’équipe en matière de management des risques ?

2. Méthodologie

Décrivez les méthodes d’identification des risques, d’évaluation des risques, de planification de la réponse aux risques et de surveillance des risques.

3. Rôles et responsabilités

Qui effectuera quelles activités de management des risques ? Envisagez de concevoir un tableau ou une matrice de responsabilités. Énumérez les rôles tels que le chef de projet, le responsable des risques, l’équipe de projet et les parties prenantes, ainsi que leurs responsabilités.

4. Calendrier

Définissez la fréquence à laquelle vous effectuerez des activités de management des risques. La pratique courante consiste à examiner les risques chaque semaine lors de vos réunions de projet. Si vous avez un projet agile, envisagez de discuter des risques pendant quelques minutes lors de vos réunions quotidiennes.

5. Catégories de risque

Définissez les catégories de vos risques. Les catégories standard incluent les délais, la portée, la qualité et le budget. Vous pouvez trouver une structure de décomposition des risques (Risk Breakdown Structure) dans vos processus organisationnels qui fournissent une liste plus longue de catégories et de sous-catégories. (Les entreprises dotées d’une solide gouvernance des risques peuvent exiger que vous utilisiez un ensemble standard de catégories de risque.)

6. Définitions

Définissez des termes de management des risques tels que la probabilité, l’impact, le risque, les problèmes, l’appétit pour le risque et la tolérance au risque. Il est essentiel de définir la probabilité et l’impact ainsi que votre échelle de probabilité et d’impact (p. ex., 1 à 10, 10 étant le plus élevé) afin de minimiser les biais dans les évaluations et les cotes des risques.

7. Appétence au risque et seuils

Quelle est l’attitude de la direction vis-à-vis des risques dans votre projet ? Où veulent-ils prendre des risques ? Où sont-ils répugnants au risque ? Dans quelle mesure le management de retards serait-il toléré ? Un décalage de deux semaines est-il acceptable ? Que diriez-vous de quatre semaines ? Qu’en est-il de la variance des coûts ?

8. Exigences en matière de rapports

Quels formats utiliserez-vous pour signaler les risques ? Qu’allez-vous inclure ?

Autres composantes du plan de management des risques du projet

Pour les projets plus importants et plus complexes, vous pouvez également inclure certains des éléments suivants :

• Comment les risques seront-ils capturés/saisis ? Dans un tableur, dans un SharePoint, dans un outil de management de projet ?
• Y aura-t-il des audits de risques ? Si oui, qui les effectuera ? Quel sera l’objectif des audits ?
• Qui sera responsable des réévaluations et des examens des risques ?
• Comment allez-vous calculer les scores de risque (p. ex., probabilité x impact) ?
• Y aura-t-il des décisions go/no go (arrêter ou continuer) au cours du projet ? Si oui, quand ?
• Quels outils et techniques utiliserez-vous pour identifier les risques, les qualifier, les quantifier et les surveiller ?
• Allez-vous quantifier les risques ? Si oui, lesquels ? Seulement les risques les plus élevés ?
• Comment les leçons apprises seront-elles documentées ? Quand? Par qui ? Comment les leçons apprises seront-elles partagées avec d’autres chefs de projet ?
• Comment allez-vous déterminer si le projet progresse bien ? Quels indicateurs seront surveillés ?
• Faut-il respecter des normes et les politiques organisationnelles, comme une politique de management des risques d’entreprise ? Qui fait respecter celles-ci ? Comment sont-elles appliquées ?

Oui, il faut du temps pour définir un plan de management des risques.

Cependant, il peut s’agir du meilleur investissement dans votre projet. Bien réalisé, le management des risques permet de gagner du temps, de réduire le stress et de positionner votre équipe sur la voie du succès. Commencez sur une base solide. Commencez par un plan de management des risques bien défini et approuvé par la direction.

Télécharger le modèle de plan de management des risques

N’hésitez pas à modifier le modèle en fonction de vos besoins.

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