Vos réunions quotidiennes débordent-elles la durée agréée ? Est-ce qu’une ou deux personnes s’accaparent la conversation ?

Découvrez plusieurs conseils pour aider les membres de l’équipe à reconnaître quand leur contribution a duré un peu trop longtemps (ou trop peu).

Troubleshooting Nightmarish Daily Scrums par Mike Cohn

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La daily scrum est censée être une réunion de synchronisation d’équipe rapide et factuelle. Elle peut rapidement se transformer en cauchemars récurrents si les gens parlent trop ou trop peu. En tant que Scrum Masters, notre travail consiste à faciliter ces réunions quotidiennes afin qu’elles atteignent leur objectif et restent dans leur zone de temps.

Deux vidéos suivent. Et vous devrez peut-être regarder les deux, en fonction de votre équipe !

La première vidéo présente quatre choses que vous pouvez essayer pour faire bouger la réunion lorsque quelqu’un domine la conversation. La deuxième vidéo traite des choses à essayer lorsque certaines personnes donnent des réponses vagues (ou ne parlent pas du tout !). Si vous préférez lire, une transcription suit chaque vidéo.

Les deux vous aideront à éviter deux monstres des daily scrum : Les vampires qui sucent le temps et les zombies qui tuent l’énergie.

4 choses à essayer lorsque les gens parlent trop dans les mêlées quotidiennes

Certaines personnes ne veulent tout simplement pas se taire. Peut-être qu’elles sont nerveuses à propos de quelque chose, alors elles parlent. Peut-être pensent-elles que tout le monde veut entendre chacune de leurs pensées. Peut-être elles ne sont même pas conscientes qu’elles parlent autant. Mais trop parler peut être un énorme problème, surtout dans une réunion avec une limite de temps courte comme le daily scrum. Voyons ce que vous pouvez faire à ce sujet.

1. Mettez une minuterie

Une solution courante pour un membre de l’équipe trop bavard consiste à lancer un chronomètre d’une minute lorsque chaque personne commence à donner sa mise à jour pendant le daily scrum. Ce n’est pas grave, mais je trouve que cela oblige souvent une équipe à finir trop vite. La mise à jour de quelqu’un gagnerait souvent à prendre 2 à 3 minutes. Ceci est déconseillé, cependant, avec une minuterie d’une minute par personne.

2. Faites en sorte que l’horloge soit bien visible

Un Scrum Master, Kayleigh, m’a enseigné notre deuxième technique. Au fur et à mesure que chaque personne donne une mise à jour, elle tient un ballon de 3 kg droit devant elle.

La balle n’est pas très lourde, mais la tenir bras tendus devant vous deviendra plus difficile au fur et à mesure que vous parlerez. Ce que j’aime dans cette technique, c’est que la position devient de plus en plus difficile à tenir au fil du temps. Cela le rend très efficace.

3. Interrompez poliment

Voici un troisième conseil pour faire face à un membre de l’équipe trop bavard. Interrompez-le, surtout si vous êtes le Scrum Master ou le coach. Nous hésitons à l’interrompre parce que nous pensons que ce serait impoli. En réalité, ce qui est impoli, c’est que cette personne monopolise la réunion avec son soliloque.

Si quelqu’un est vraiment en train de blablater, le Scrum Master (ou, vraiment, n’importe qui sur le Équipe Scrum) doit les interrompre. Sinon, c’est impoli envers tout le monde dans la réunion.

Voici une bonne façon de l’interrompre poliment. Dites à la personne qui parle qu’il semble qu’elle ait encore beaucoup à dire sur ce sujet. Ajoutez ensuite que tout le monde doit avoir la possibilité de faire le point dans le délai prescrit de 15 minutes. Enfin, proposez de revenir vers l’orateur loquace une fois que tout le monde aura eu l’occasion de partager.

Certaines équipes utilisent l’idée bien connue d’un parking (parking lot) pour de tels sujets. Annoncez simplement que vous ajoutez cet élément au parking et que vous y reviendrez une fois que chacun aura fourni sa mise à jour.

D’autres équipes s’intéressent un peu plus à l’esprit agile des choses et se référeront au parking comme à la « seizième minute ».

4. Créez un signal

Si vous avez du mal à interrompre quelqu’un, voici une technique qui vous aidera. Au lieu d’interrompre la personne, donnez aux membres de l’équipe un moyen de signaler poliment à la personne qu’elle est trop longue. Pensez aux discours de remise des Oscars. Parlez trop longtemps et l’orchestre commence à jouer. Continuez à parler et ils jouent plus fort.

Une façon amusante d’obtenir le même effet est d’utiliser Elmo, le personnage de Sesame Street. Ensuite, utilisez son nom comme acronyme : Assez, passons à autre chose. Si vous êtes tous en présentiel, achetez un Elmo en peluche et gardez-le dans votre salle de réunion. N’importe qui peut brandir l’Elmo en peluche s’il pense que quelqu’un se perd. Cela fonctionne encore mieux pour les visioconférences. Encouragez tout le monde à trouver leur arrière-plan Elmo préféré et à le remonter lorsque quelqu’un parle trop longtemps.

Les daily Scrum sont censées être des réunions rapides et précises. Je ne veux pas qu’une équipe en termine en 5 minutes. C’est certainement trop court pour que quoi que ce soit de significatif ait été discuté ou partagé.

Mais je ne veux pas non plus que la réunion dure trop longtemps, et je ne veux certainement pas qu’une personne monopolise la conversation.

4 choses à essayer lorsque les gens ne parlent pas dans les mêlées quotidiennes

Parlons maintenant de ne pas parler. Comment faire en sorte que quelqu’un s’exprime lors d’une réunion quotidienne ?

Cela ne me dérange pas si quelqu’un reste silencieux lors d’une réunion alors qu’il n’a rien à apporter. C’est très bien, et il faut le féliciter davantage pour ce comportement de quelqu’un qui se sent obligé d’intervenir sur tout.

Mais, rester silencieux dans un stand-up quotidien est un problème parce que chaque personne est censée contribuer.

Pendant des années, les réunions quotidiennes scrum (ou réunions debout quotidiennes) ont suivi le même format. Chaque participant devait dire ce qu’il avait fait depuis la réunion précédente, ce qu’il ferait avant la prochaine réunion et décrire tout ce qui entravait ses progrès. Ces trois éléments représentaient les progrès, les plans et les problèmes d’une personne.

Ces trois éléments ne sont plus exigés d’une équipe Scrum dans ses daily scrum. Ils restent une bonne option par défaut pour la plupart des équipes sur ce qui devrait être couvert lors de la réunion. Mais la façon dont vous arrivez aux progrès, aux plans et aux problèmes n’est pas gravée dans le marbre. Vous devriez changer un peu, surtout si vos mêlées quotidiennes ne fonctionnent pas. Je recommande d’y aller  histoire par histoire, plutôt que personne par personne.

Mais que devez-vous faire si vous êtes un Scrum Master ou un coach avec des membres de l’équipe qui fournissent une mise à jour mais ne disent rien de significatif ? Quelque chose comme : « Hier, j’ai travaillé sur quelques tâches. Aujourd’hui, je vais travailler sur quelques tâches. Pas de bloqueurs. »

J’ai entendu cela trop de fois pour les compter. Et ça ne vaut rien.

1. Recherchez les détails

Quand quelqu’un donne une mise à jour comme celle-ci, vous devez le pousser sur les détails. S’ils disent simplement qu’ils ont « travaillé sur certaines tâches », demandez-leur de nommer les tâches spécifiques. Ou si vous êtes physiquement avec un tableau des tâches sur Kanban, demandez-leur de pointer vers les lignes ou les cartes spécifiques.

2. Revenez à la structure

Posez une question à la fois aux personnes qui donnent des mises à jour vagues. Si votre équipe suit la convention de parler des progrès, des plans et des problèmes, posez d’abord des questions sur les progrès.

Ne laissez pas cette personne vous parler des trois aspects de son travail. S’ils commencent à se transformer en plans ou en problèmes, ramenez-les d’abord au progrès. Dites quelque chose comme : « C’est génial, et nous voudrons tous en savoir plus dans une minute sur votre plan pour aujourd’hui, mais sur quelles tâches spécifiques avez-vous travaillé hier ? » Ramenez-les à un seul sujet.

Souvent, quelqu’un qui donne une mise à jour vague, comme dire qu’il a travaillé sur certaines tâches, est introverti. Et je peux comprendre : moi aussi. Mais ce qu’il faut savoir sur les introvertis, c’est que même si nous redoutons les bavardages, la plupart d’entre nous se débrouillent bien avec les conversations structurées. Alors, renforcez la structure de ces réunions.

Si vous voulez que les gens parlent des progrès, des plans et des problèmes, mettez l’accent sur cette structure en posant des questions sur chacun d’entre eux à tour de rôle.

En fait, je ne suis pas un grand fan d’un Scrum Master ou d’un coach qui appelle les gens et pose des questions de cette manière. Je préfère laisser une équipe s’organiser elle-même dans la façon dont elle aborde la réunion. Mais avec des individus calmes, ramenez un peu de structure. Cela aidera les introvertis de l’équipe.

3. Encouragez un ordre

Une autre façon d’ajouter de la structure à la réunion est de demander aux gens de donner leurs mises à jour dans un ordre connu. Et envisagez de demander aux membres de l’équipe, calmes et vagues, de passer en premier. Ou vous pouvez même y aller en premier vous-même. (Oui : je pense que les Scrum Masters et les coachs devraient aussi donner des mises à jour.)

Une bonne façon de le faire est de commencer par quelque chose comme : « OK, écoutons d’abord Ajay, puis Astrid, mais je vais commencer. » Ensuite, donnez votre propre mise à jour, ce qui donne aux deux personnes que vous avez nommées une chance de préparer les leurs.

Pourquoi est-ce que j’aime commencer par les gens qui donnent des mises à jour vagues? Parce que sinon, ils sont nerveux tout au long de la réunion à l’idée qu’ils seront appelés ensuite. Il est préférable de leur faire savoir quand ils parleront. Et quand vous y allez en premier, vous leur offrez un moment pour rassembler leurs pensées.

4. Renforcez l’objectif

Une autre mesure que vous pouvez prendre est de renforcer l’objectif des réunions debout quotidiennes. Il ne s’agit pas de microgérer une équipe. Les daily scrum ne sont pas des réunions d’étape  conçues pour vérifier l’état des choses. Ce sont des réunions de synchronisation. Les membres de l’équipe synchronisent leurs efforts pour s’assurer que rien d’important n’est négligé et que deux personnes ne font pas la même chose sans être conscientes l’une de l’autre.

Lorsque les gens connaissent le but d’une réunion, ils sont plus susceptibles de comprendre la bonne façon de participer, en ne parlant ni trop ni trop peu, mais juste assez !

Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses façons de créer des réunions quotidiennes plus efficaces pour vos équipes.

De quelles autres façons avez-vous fait passer vos sessions Daily Scrum de hantées et horribles à productives et déterminées ?

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