L’énoncé de portée de votre projet peut être le document le plus important que vous produisiez en tant que manager de projet. Il définit ce que le projet va livrer, comment en mesurer les bénéfices… et peut-être plus important encore ce que le projet ne va pas faire !

How to Leverage Your Out-of-Scope Statement par Bonnie Biafore

https://www.bonniebiafore.com/how-to-leverage-your-out-of-scope-statement/

L’énoncé de portée de votre projet peut être le document le plus important que vous produisiez en tant que chef de projet. Il aide à définir le projet, à saisir ce que le projet produira et il définit les critères de réussite pour ces résultats. Une section cruciale de l’énoncé de portée ne couvre pas du tout ce qui est dans le périmètre : Cette section spécifie ce qui est hors périmètre (i.e. ce que le projet ne fera pas).

Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de la section hors périmètre de votre énoncé de portée.

Réalité d’exécution

Assurez-vous qu’elle reflète les réalités de l’exécution du projet. Dans l’énoncé de la portée, précisez ce qui est dans et hors du périmètre. Dans la section hors périmètre, veillez à documenter pourquoi les éléments hors périmètre sont exclus. En règle générale, les éléments hors périmètre sont dictés par les délais de livraison, la complexité ou la disponibilité de l’expertise. Parfois, les priorités business peuvent exclure certains éléments.

Bénéfices

Expliquez les bénéfices d’une portée plus petite. Une portée réduite permet de focaliser les efforts, de manager une équipe plus petite, de réduire les coûts et de réduire le besoin d’intégration. Ceux-ci réduisent la complexité et augmentent la probabilité de réussite du projet. Si la portée réduite inquiète les principaux intervenants, créez des profils de risque pour la portée réduite proposée et un profil pour la plus large que les intervenants pourraient rechercher. Les différences de risque pourraient vous aider à justifier d’aller de l’avant avec une portée plus petite.

Débat

Déclenchez le débat, si nécessaire. En ce qui concerne la portée du projet, les pires débats sont ceux qui doivent avoir lieu, mais qui ne le font pas. Documenter succinctement ce qui est dans et hors du périmètre est susceptible de générer un débat entre les principales parties prenantes. C’est bon parce que c’est probablement nécessaire pour faire avancer votre projet. N’oubliez pas que votre travail en tant que manager de projet consiste à évaluer les risques et la faisabilité. Donc, votre rôle dans le débat est d’informer les parties prenantes, pas de choisir un camp !

Perspective

Partagez à quoi pourrait ressembler une « Phase 2 ». Lorsqu’un projet individuel se termine, cela ne signifie pas nécessairement que la création de valeur business prend fin. Dans la pratique, de nombreuses initiatives de projets impliquent une série de projets, chacun apportant une valeur ajoutée. En fait, c’est la prémisse des méthodologies de projet agiles. Notez dans votre section hors périmètre à quoi pourrait ressembler un projet futur, comme une phase 2. Cela peut faciliter l’approbation de votre énoncé de portée par les parties prenantes.

Avez-vous utilisé la section hors périmètre d’autres façons ? Cette section vous a-t-elle causé des ennuis ou sauvé votre projet de problèmes ?

Pour en savoir plus sur la portée, consultez le cours de Bonnie Project Management Foundations.