Quelles questions se poser pour bien instruire une demande de modification majeure qui va impacter coûts, délais et qualité de votre projet ?

How to evaluate a large project change request par Bonnie Biafore

http://www.bonniebiafore.com/how-to-evaluate-a-large-project-change-request/

Les demandes de modification de projet sont monnaie courante. Parfois, une demande de modification peut être volumineuse et nécessiter une analyse supplémentaire. Voici les questions à poser pour fournir au comité de revue des demandes de modifications les informations dont il a besoin pour prendre une décision sur une demande de modification majeure.

Le changement augmentera-t-il la complexité du projet ?

Les organisations disposent souvent d’un ensemble standard de paramètres pour évaluer un changement de projet. Le coût, la portée, l’échéancier et la qualité sont les plus usuels. Très peu d’organisations évaluent l’impact en matière de complexité.

Le nombre d’intervenants, la technologie requise, l’utilisation d’outils innovants et d’autres éléments contribuent à la complexité.

Une complexité accrue peut augmenter les risques, les coûts et nécessiter des ressources supplémentaires.

Le changement pourrait-il accroître les tensions entre les principales parties prenantes ?

Évaluez les changements apportés au projet pour déterminer s’ils augmenteront la tension entre les intervenants.

Par exemple, les changements qui augmentent la tension comprennent :

• Problèmes de priorisation : Lorsque différents secteurs de l’entreprise attribuent des priorités différentes à l’utilisation des fonds et des délais.
• Conflits de processus : Quand un changement de processus profite à un secteur de l’entreprise et augmente la charge d’un autre. Par exemple, l’automatisation du traitement du remboursement des frais de déplacement peut faciliter le travail des ressources humaines, tout en créant des problèmes pour le département finances.

Y a-t-il des différences de fuseaux horaires et d’attentes ?

Si de nouvelles parties prenantes se trouvent dans des fuseaux horaires ou des pays différents, répondre aux questions et examiner les livrables peut prendre plus de temps. De plus, les intervenants qui comptent déjà sur un échéancier précis pourraient être mécontents du retard. De surcroît, les livrables peuvent être plus complexes lorsque les exigences d’autres pays sont intégrées à la solution.

Les risques ont-ils un impact sur les contraintes inamovibles ?

De nombreux projets ont des contraintes dures, des conditions qui ne peuvent pas être compromises. Par exemple, un projet visant à apporter des modifications pour se conformer à une nouvelle loi doit se terminer avant que la loi n’entre en vigueur. Un autre exemple est que vous devez ajouter certaines fonctionnalités à votre produit pour devancer vos concurrents.

Tout changement qui met en péril une contrainte stricte doit être examiné avant d’être approuvé.

Le sponsor appuie-t-il le changement (en privé) ?

Un sponsor peut exprimer son soutien à un changement dans un cadre public en raison de réalités hiérarchiques ou politiques. Il peut partager ses préoccupations avec vous en privé. Votre analyse de changement devrait creuser ses préoccupations privées. Cette conversation avec votre sponsor peut également être utile en aval si le changement est approuvé car vous connaissez les impacts à surveiller pour tenir votre sponsor informé.

Quelle analyse supplémentaire effectuez-vous pour les demandes de modification importantes ?

Les traitez-vous différemment ?

Si oui, partagez-le avec nous dans la section commentaires.

Pour en savoir plus sur les changements de projet, consultez le cours de Bonnie sur Project Management Foundations.