Simplissime et terriblement efficace : le mécanisme du poka-yoke ou anti-erreur ! Comment l’appliquer dans le management de projets ?

La logique de base poka-yoke est « Mieux vaut prévenir que guérir ». Une maxime chère aux managers de projets !

C’est Shigeo Shingō, un ingénieur japonais qui en est la source. Il était employé chez Toyota et s’est passionné pour le contrôle de la qualité et le « zéro défaut », sans le kanban.

L’idée de base du poka-yoke est de concevoir un mécanisme qui empêche toute erreur de se produire. Conçu au départ dans le monde industriel, ce dispositif  généralement mécanique permet d’éviter des erreurs de montage, d’assemblage, de connexions, de procédures…

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On en distingue usuellement 3 sortes

#1 – Poka-yoke de contact

La présence de ce mécanisme lors de l’usage ou opération du produit force l’opérateur à ne pas faire d’erreur. Par exemple, sur un véhicule à boite de vitesse automatique, si la pédale de frein n’est pas enfoncée, la voiture refuse de démarrer. Il s’agit bien d’un mécanisme anti-erreur.

Des exemples dans votre projet

Les checklists de livrables à chaque jalon de projet que le manager de projet doit construire et assembler avec l’équipe sont l’un de ces mécanismes anti-erreur. Si les livrables ne sont pas présents, le bureau de management des projets ou PMO (Project Management Office) va refuser d’inscrire le projet à une revue de passage de jalon qui elle-même va potentiellement stopper le projet.

Les revues du registre des risques qui vont refuser d’accepter un nouveau risque sans avoir identifié nommément la personne responsable de le manager.

#2 – poka-yoke de signalement

Il indique tout oubli dans une procédure quand une opération nécessaire n’a pas été effectuée. C’est le signal sonore et visuel permanent dans votre voiture si vous démarrez sans avoir bouclé votre ceinture de sécurité.

Des exemples dans votre projet

Le registre des actions en court permet de rappeler à chaque réunion et comité de projet les actions qui sont ouvertes, depuis quand et avec quelle criticité ou impacts. Ceci met en alerte les propriétaires de ces actions qui ne voudront pas de manière répétée être pointés comme défaillants dans la résolution de ces points.

Les comptes à rebours qui vont égrener les jours avant une date fatidique ou critique pour le projet et servir de rappel journalier aux acteurs du projet.

#3 – poka-yoke chronologique

Ici, c’est la séquence d’opérations obligatoires à réaliser chronologiquement pour mettre en route une machine. C’est la checklist des mécaniciens et du pilote sur la grille de départ d’un grand prix.

Des exemples dans votre projet

C’est la séquence documentée dans votre processus de mise en production de tout nouveau produit avec toutes les étapes clés de préparation et de formation des futurs utilisateurs, des équipes de support, de mise en production du livrable, de vérification de son bon fonctionnement, de mise en place des métriques pour mesurer la capacité et la rapidité…

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