La force de l’équipe : Comment en profiter vraiment ? par Jean-Louis Rogé

Le côté humain est parfois difficile à maitriser, 1 + 1 ne fait pas toujours 2 dans ce domaine, pour cela on a besoin de certitudes pour constituer un équipe projet.

Au moment de choisir un membre de l’équipe, si on ne le connait pas et on n’a pas de références fiables, la bouée de sauvetage est très souvent le CV.

Le fait que la formation, les connaissances techniques, l’expérience dans des projets similaires y soient clairement détaillés nous rassure. Ces éléments sont importants certes, mais pas suffisants.

Essayons d’aller au-delà de la pratique courante, l’expérience nous montre qu’il y a des moyens de parvenir à constituer une équipe solide et performante qui ne sont pas difficiles à mettre en place.

Voyons très concrètement les points à tenir en compte et des petites astuces qui peuvent réellement vous aider.

La diversité un atout indiscutable

La différence parfois fait peur, l’inconnu peut nous faire douter car il nous éloigne de notre zone de confort. Eh bien, vous allez voir qu’au-delà des possibles sources de conflits, il y a une véritable richesse.

La diversité se manifeste d’un côté dans ce que chaque membre de l’équipe est vraiment et de l’autre dans ce qu’il affirme, cela nous conduit à deux principes très utiles :

  • Choisir le rôle adapté à chaque profil. L’idée est très simple : chaque personne a des activités qui s’adaptent mieux à sa façon d’être et à son expérience. Un exemple très clair : on ne donnera jamais le rôle de communicateur à quelqu’un qui n’aime pas parler avec les gens et ne sait pas bien s’expliquer !
  • Écouter toutes les opinions pour enrichir la solution. Il est très important d’être à l’écoute des contributions des autres. Plus d’idées aident à construire un résultat plus complet et mieux adapté.

La meilleure façon de connaitre une personne et sans doute de la côtoyer pendant un certain temps pour connaitre ses réactions, son comportement, surtout pendant les moments de stress.

Si cela n’est pas possible je vous propose un simple procédé en trois points pour déterminer le rôle d’un membre de l’équipe qu’on ne connait pas

  1. Formation et expérience: Lire attentivement et noter les informations importantes du CV. Se concentrer surtout sur la formation réalisée et les expériences professionnelles (durées, rôles, secteurs d’activité).
  2. Objectifs professionnels: Court entretien en tête à tête pour savoir ce que la personne recherche vraiment au niveau professionnel et pour valider les informations du CV.
  3. Mise en situation : Préparer un cas pratique, d’une durée très courte (maximum 2 jours) orienté sur le profil de la personne. Un bilan à la fin s’impose pour lui proposer un rôle adapté dans le projet.

Un espace de réflexion est indispensable

Pour fonctionner l’équipe doit suivre un planning, doit avoir des objectifs fixés : cela est parfaitement justifié, voir même indispensable.

Le problème surgit lorsque respecter les délais et atteindre les objectifs deviennent les plus gros soucis de l’équipe. Si tous les esprits sont focalisés sur ces sujets la plupart du temps, l’équipe ne pourra pas fonctionner au mieux.

Une pause parfois s’impose avec un double objectif

  • Dresser un bilan des dernières actions : Faire ressortir les points positifs et négatifs pour pouvoir prendre des mesures dans l’immédiat. L’idéal est d’organiser de courtes réunions informelles dans un endroit plutôt convivial.
  • Trouver la meilleure des solutions: L’expérience nous montre que lorsque l’on a un problème et ne trouve pas la réponse optimale, si on le pose puis le reprend par la suite, après réflexion, tout est plus simple. Ici le principe est le même une « pause réflexion » peut nous servir à mieux repenser la solution.

Pour mieux réfléchir, se poser des questions, les noter si nécessaire et se donner le temps avant de répondre.

Laisser de la place à la responsabilité et à la créativité

Lorsqu’on veut tout contrôler, on ne génère que de la frustration au sein de l’équipe et le temps d’exécution des tâches explose.

C’est inévitable, une personne qui n’est pas écoutée, perd confiance en elle-même. Dans ces conditions on ne peut pas lui demander de donner le meilleur.

On peut éviter d’en arriver là, le chef de projet doit simplement savoir déléguer.

Pour le faire je conseille de suivre ces simples étapes :

  • Il faut savoir que pas tout le monde aime avoir des responsabilités. Tout d’abord on ne doit pas hésiter à en parler, très franchement, à la personne qu’on croit capable de les assumer. Si elle accepte, je conseille de lui faire comprendre qu’on lui fait confiance et qu’on croit en elle.
  • Il vaut mieux déléguer progressivement. D’abord on peut commencer par des tâches simples. Quand elles se terminent, il faut faire un bilan : Laisser exprimer la personne, savoir son ressenti et ses envies réelles d’avoir plus de responsabilités.
  • Et ainsi de suite. Rajouter de la complexité et varier le contenu des tâches pour que la motivation soit toujours au rendez-vous. Ne pas oublier de faire le bilan à la fin.

Vous verrez, la personne commencera à proposer des améliorations, donnera des idées : ça serait dommage de ne pas en profiter !

Un leadership flexible, mais clair

Tous les membres de l’équipe doivent être écoutés et se sentir protagonistes.

Mais attention de ne pas trop en faire ! Un projet doit avoir une durée déterminée, même s’il peut être flexible. Il faut aussi savoir à tout moment à quel point on se trouve.

Et c’est à ce niveau que le chef de projet intervient.

Il doit maintenir tout le temps deux rôles qui sont fondamentaux

  • Contrôle et adaptation des délais: Un projet a, par définition, une date de fin et une portée. Bien sûr, modifier pour mieux adapter, est une action très fréquente, voir indispensable à l’exécution du projet. Cela n’empêche pas un suivi rigoureux de la durée des tâches. Toute nouvelle activité ou modification importante doit d’abord être validée par le client et ensuite planifiée pour recalculer les délais.
  • Supervision de l’exécution du projet: Un chef de projet, pour ouvert d’esprit et à l’écoute qui soit, doit exercer son rôle de manager. Même s’il délègue, il doit être au courant de toutes les activités du projet. Une manière très efficace d’y parvenir c’est par de courtes réunions avec les responsables désignés, en marquant des objectifs très concrets.

D’autre part, le chef de projet doit aussi essayer d’éviter certaines erreurs courantes qui pourraient provoquer que les efforts de l’équipe soient vains.

Conclusion

On a pu voir que la diversité devient un atout pour votre équipe projet et que vouloir aller trop vite peut faire perdre encore plus de temps !

Il est aussi très important de laisser la créativité de l’équipe s’exprimer, la solution aura sans doute plus de qualité. On peut avoir ainsi une équipe performante si on n’oublie pas le suivi des délais et de l’exécution du projet tout en étant ouvert au changement.

Jean-Louis Rogé

JEAN-LOUIS ROGÉ est Ingénieur informatique et Directeur des services d’informations (DSI). Il a été PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécom, la grande distribution et le service public. Il partage ses expériences et conseils sur son blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/espace-conseil/

Et vous pouvez également le suivre sur Twitter : https://twitter.com/ReussirProjet

n'hésitez pas à commenter les billets et à partager vos idées.

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google

Vous commentez à l'aide de votre compte Google. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur la façon dont les données de vos commentaires sont traitées.