Quelques étapes pour bien commencer un projet avec la méthode de management de projet PRINCE2

Starting a project with PRINCE2®

https://www.axelos.com/news/blogs/july-2017/starting-a-project-with-prince2 par Mark Sutton

Comment commencez-vous un projet en utilisant la méthode de gestion de projet PRINCE2 ? Mark Sutton, le manager et formateur de changement, considère ces étapes :

La mise en route d’un projet – selon PRINCE2 – est déclenchée par un mandat : une raison de faire quelque chose ou, autrement dit, une justification d’affaires.

En essence, il s’agit de répondre à un problème perçu, un dilemme ou une opportunité dans ou à l’extérieur d’une organisation; cela signifie probablement que l’organisation se déplace dans une nouvelle direction stratégique et cela exige du changement.

Vous pouvez être chanceux et recevoir un mandat bien articulé; cependant, vous pourriez l’être moins et devoir travailler un peu pour comprendre le challenge qui vous est donné. Par exemple, quand je travaillais avec la poste et le service de distribution des colis postaux du Royaume Uni, le Royal Mail, nous étions chargés de l’automatisation du processus de triage. Comme la solution n’était pas immédiatement claire, nous avons passé en revue le marché lors d’un exercice de faisabilité technique pour évaluer les solutions possibles. Le résultat de l’exercice de faisabilité est devenu le mandat de projet.

En utilisant l’approche de PRINCE2, vous pouvez rapidement passer en revue le challenge et acquérir un sentiment de ce que le projet comprendra. Cela vous aide à comprendre si cela vaut vraiment la peine d’y investir. Ce pourrait ne pas être le cas et, dans le contexte de votre projet potentiel, vous voulez être capables “d’échouer vite”.

En commençant un projet, il y a plusieurs choses que vous devriez considérer selon la méthode PRINCE2 :

1. Accordez-vous sur qui est responsable du projet s’il est lancé, c’est-à-dire le cadre exécutif. Cette personne expérimentée va probablement amorcer le travail d’investigation nécessaire avec le soutien de chef de projet.

2. 

   Demandez : Avons-nous fait ce type de chose auparavant ? Quelles leçons utiles pouvons-nous en apprendre sur ce qui est allé bien ou pas ? Vous trouverez cette connaissance dans l’organisation ou bien vous devrez chercher ailleurs si vous n’avez pas une telle expérience en interne à exploiter.

3. Rôles et responsabilités : Si vous progressez sur l’idée, quelle équipe, rôles et responsabilités devez-vous avoir en place ? Cela pourrait signifier passer en revue les gens avec lesquels vous avez travaillés avec auparavant et choisir qui impliquer, ou non. L’identité de certains membres d’équipe peut rester floue (par exemple les partenaires qui rejoindront l’équipe après un effort de recrutement), donc cela peut comprendre lister en gros les rôles et compétences exigés.
4. Combien de temps investirez-vous dans le processus de planification et d’introduction, quelle est l’équipe impliquée et que feront-ils ?
5. Vous devez penser à ce que le projet va construire et comment engager la discussion avec ceux qui l’utiliseront. Quelles améliorations/bénéfices apportera-t-il à l’organisation et quel sera le retour sur investissement ?
6. Avec tous les éléments ci-dessus, vous devriez maintenant avoir toute les informations pour permettre une décision quant à si le projet devrait avancer à la phase de planification et d’introduction.

Le cas d’affaire

Celui ou celle qui a la responsabilité complète du projet voudra s’assurer que l’investissement business continue à rester justifié. Ce qui signifie contrôler l’évolution du mandat de projet vers le cas d’affaire de haut niveau puis dans le cas d’affaires détaillé lui-même (confirmé à la fin de la planification et du travail d’introduction qui viennent ensuite). Cependant, le cas d’affaire est un document dynamique mis à jour au moins à la fin de chaque étape du projet et servant toujours comme point de référence.

Pour que le projet progresse, vous devez garantir le financement du travail en identifiant une équipe et écrivant un plan de démarrage. Financer le démarrage de projet nécessite que le conseil de projet approuve le budget, en se basant sur le dossier de projet : ce que vous construisez, le cas d’affaire de haut niveau plus les rôles et responsabilités.

En général, en commençant un projet, vous devez clarifier les besoins de l’organisation, ce qu’elle attend que vous fassiez et confirmer qu’il y a une proposition raisonnable qui mérite un projet. Si vous travaillez dans le contexte d’un programme, cette analyse a probablement déjà été faite.

Souvenez-vous, au début même du processus de commencer un projet, quelqu’un pourrait avoir seulement le début d’une idée qu’il y a quelque chose qui fait sens pour l’organisation; une fois que vous entrez dans le vif du projet, les choses deviennent habituellement plus claires.