How to Write a Project Report That’s Actually Readable

http://www.easyprojects.net/blog/2013/10/16/write-project-report-thats-actually-readable/ par Patrick

Les rapports de projet sont aussi nécessaires aux efforts d’une équipe que l’eau à la vie et souvent tout aussi ennuyeux. Le problème est que certains chefs de projet excellent dans l’organisation de grands groupes de personnes ou la coordination de plannings, mais ne sont pas si bons pour écrire d’un document réellement efficace).

« Attendez ! » me direz-vous. « Il suffit de poser des mots sur une page. En quoi cela peut-il être si difficile ? »

La réponse est « très difficile. »

Après tout, pourquoi pensez-vous que les sociétés embauchent des spécialistes en rédaction de documents techniques ? Heureusement, les chefs de projet n’ont pas besoin d’aller jusque-là pour écrire un rapport de projet lisible.

Au lieu de cela, vous devez juste vous rappeler quelques petites choses :

Écrivez à et pour votre public

Écrivez-vous pour votre management, ou pour le client ? Des groupes différents chercheront des informations différentes. Le management exécutif, par exemple, pourrait rechercher les niveaux de productivité et des données de dotation en personnel. Les clients voudront suivre les heures facturables et le statut du projet.

N’oubliez pas la terminologie non plus, ni le management, ni le client ne peuvent savoir ce dont vous parlez quand vous utilisez un jargon interne à l’équipe.

Faites bref

Vous écrivez un rapport de projet, pas une thèse d’université. Si le but de votre rapport est de donner une mise à jour sur le projet, vous devriez limiter votre rapport à quelques pages au maximum. Il n’y a aucun besoin d’inclure des informations supplémentaires comme « un contexte de projet » ou ce qui avait déjà été réalisé si vous êtes déjà au milieu du projet, puisque tout le monde devrait déjà savoir ce que vous faites et pourquoi.

Soyez pertinent

OK, une tâche a quelques jours de retard. Mais le client a-t-il vraiment besoin de savoir qu’un membre de l’équipe avait un cas d’urgence familiale ? Tout ce qui compte pour le client est où le projet en est actuellement et ce que vous faites pour rattraper le retard. Tout le reste n’est pas leur business. Par contre, le management pourrait vouloir savoir pourquoi Jerry ne s’est pas présenté au travail depuis quelques jours.

Illustrez votre point

Si vous donnez des statistiques et des pourcentages, peut-être que la meilleure façon de faire passer vos informations est d’utiliser un graphique ou un schéma. Ceci est particulièrement vrai si vous comparez des informations similaires, comme des heures travaillées par collaborateur/tâche. Cette méthode de visualisation rapide est très commode pour le lecteur, et, en plus, elle vous demande moins d’écrit.

Relisez-vous

Les romanciers, même professionnels, qui écrivent plus de 300,000 mots par an, doivent relire et vérifier leur travail. Les rapports de projet ne sont pas aussi longs bien sûr, mais cela signifie seulement que vous avez moins d’excuses pour ne pas les relire et les vérifier avant de les envoyer. Les coquilles, noms mal orthographiés, et chiffres erronés sont un gros problème quand un projet important est en jeu.

La meilleure partie à propos de l’écriture d’un rapport lisible et bien formaté est que vous pourrez probablement l’utiliser comme une base de travail pour les rapports futurs. Cela devient un modèle sur lequel vous pouvez juste mettre à jour les informations les plus récentes.

Oui, cela semble intimidant de prime abord, mais vous gagnerez tellement de temps à l’avenir.