Est-il temps d’utiliser des feuilles de temps ou bien de les remettre à demain ? par Jeff Ball

Si vous voulez contrôler vos projets, vous devriez utiliser des feuilles de temps. Ou pas ? Cette pratique courante est-elle vraiment une bonne pratique ?

black-and-white-clock-handLes feuilles de temps permettent de mesurer l’effort; c’est-à-dire de mesurer le travail en jours-hommes. Toutes les méthodes de gestion de projet préconisent un contrôle du temps et du coût. L’effort humain est une des dimensions du coût. Il est normalement exprimé en heures-hommes ou en jours-hommes de travail (qui peut en principe être converti en coût financier). Pour contrôler l’effort, il faut en faire une estimation lors de la planification, puis en faire un suivi dans la pratique. On utilise alors les feuilles de temps pour mesurer l’effort réel.

La méthode de gestion de projet Prince2 utilise cette approche.

Sous Prince2, l’estimation est une des étapes du processus de planification. Pour Prince2, l’effort est la ressource principale dans l’estimation de chaque tâche (les ressources secondaires incluent l’équipement, les déplacements ou l’argent). Lorsque Prince2 préconise un contrôle de l’effort, il recommande de planifier l’effort puis d’en faire un suivi. Prince2 suppose donc que vous allez utiliser des feuilles de temps.

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prince2Prenons l’exemple d’une importante banque qui utilise Prince2 et procède de cette manière. L’effort est, nous l’avons mentionné, le facteur principal d’estimation de ressources de projets. Le budget d’effort d’un petit projet bancaire est de l’ordre de 50 jours-hommes, alors que celui d’un projet de plus grande envergure peut être de 3000 jours-hommes. Pour contrôler l’évolution, cette banque utilise des feuilles de temps afin de réaliser le suivi de l’effort réel de ses équipes de projets. Donc, par exemple, un projet de 10 jours estimé à 50 jours pourra être mené à bien en 45 jours (ou 55 jours, peu importe) d’effort réel. Ce calcul est obtenu à partir des feuilles de temps remplies par tous les membres des équipes de projets au cours des 10 semaines.

Grâce aux feuilles de temps, vous pouvez rassembler énormément de données provenant de nombreuses personnes.

taper sur un clavierPour gérer ces feuilles de temps, vous aurez besoin d’un programme qui devra pouvoir être utilisé par beaucoup de gens et de manière régulière. Et c’est là que la chose se complique. Les vendeurs de softwares vous diront que leur programme est simple d’utilisation (ce qui peut être vrai, ou pas!), mais ce qu’ils ne vous diront pas toujours, c’est la quantité de travail nécessaire pour arriver à une solution viable, accessible à tous, qui apportera de vrais avantages à votre entreprise.

Dans certaines entreprises, il peut y avoir des centaines de personnes travaillant sur différents projets.

Un grand hôpital a essayé d’implémenter une solution basée sur des feuilles de temps afin de contrôler l’effort de ses projets. Appliquée à son département informatique de 50 personnes, la méthode a fonctionné correctement. Mais la plupart de ses projets dépassaient les limites de son département informatique. L’hôpital employait près de 3000 personnes, dont beaucoup pouvaient être affectées à un projet. On ne peut pas demander à 3000 personnes de remplir des feuilles de temps, uniquement parce que certaines d’entre elles travaillent sur un projet de temps en temps.

Teamwork of businesspeopleMême pour son petit département informatique, l’hôpital a rencontré un problème de dérive des objectifs. Une fois les estimations de l’effort de leurs équipes obtenues pour le projet, ils disposaient de prévisions partielles de l’emploi du temps de tout le département. Ils ont donc décidé d’aller plus loin, en incluant une planification du temps en dehors des heures de travail (vacances, etc.) et du travail hors projets (support, maintenance, réunions, etc.). Chercher à gérer la totalité de la semaine de travail de toute une équipe complique considérablement la situation, pour n’obtenir que peu de bénéfices. L’hôpital n’a pas pu maintenir l’effort, et la solution des feuilles de temps a finalement échoué.

Beaucoup de tentatives d’implémentation de feuilles de temps échouent.

succès ou échecC’est un travail complexe, qui rencontre souvent beaucoup de résistance. Les gens n’aiment pas remplir des feuilles de temps. Faire que tout le monde remplisse chaque semaine une feuille de temps (et ce, 52 semaines par an) demande beaucoup de travail. En outre, même si vous y arrivez, il est possible que les données que vous obteniez soient peu fiables, et par conséquent, que vous n’obteniez que de maigres bénéfices pour votre projet.

Les feuilles de travail peuvent fonctionner dans certains environnements, par exemple lorsque les heures sont facturées au client. Ou dans des environnements fermés, tels que des équipes de développement de programmes, dans lesquels tous les projets sont réalisés par un nombre limité de membres d’équipes du projet. Les bénéfices pour l’entreprise sont alors évidents, et les feuilles de temps remportent plus facilement de succès.

Si vous choisissez de ne pas implémenter les feuilles de temps, quelle solution vous reste-t-il ?

Prenons maintenant l’exemple d’une importante entreprise pharmaceutique, qui a décidé de ne pas utiliser les feuilles de temps pour ses projets. Ils savent que ce serait prématuré – les feuilles de temps ne pourraient pas fonctionner à l’heure actuelle. Leur solution consiste donc à contrôler les coûts et le temps, mais pas l’effort. Ils contrôlent les coûts (dépenses), le temps (dates de début et de fin des activités) ; mais l’effort n’est ni estimé, ni contrôlé.

Jeff Ball
Jeff Ball

Devez-vous utiliser les feuilles de temps ?

Si votre but est de faire gagner votre équipe ou votre entreprise en maturité de gestion de projet, alors oui, les feuilles de temps doivent faire partie de vos projets. Cela doit-il être une priorité ? Vous devez considérer la mise en place des feuilles de temps comme un projet à long terme. Ce n’est pas projet d’implémentation de software à effet immédiat – obtenir des bénéfices demande un engagement soutenu et à long terme. Faites une analyse de rentabilité, étudiez les risques d’échec.

Mettre en place un système de feuilles de temps ne vous semblera peut-être pas un projet prioritaire. Le retour sur investissement est sans doute trop incertain, et le risque trop élevé. Il sera plus judicieux de vous concentrer pour l’instant sur des améliorations de gestion de projet plus simples, offrant plus de garanties de bénéfices.

Patientez un peu avant de vous attaquer aux feuilles de temps..

…Mañana, tomorrow, morgen, demain.

Institut International de Conseil et de Formation Accrédité aux Bonnes Pratiques PRINCE2® (Gestion de Projet), ITIL® (Gouvernance du SI), P3O® (Management d'un PMO) et MSP® (Management de Programme).
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