10 astuces pour rédiger de bons comptes-rendus de réunion (R)

10 Tips for Good Minutes

http://www.pm4girls.elizabeth-harrin.com/2012/07/10-tips-for-good-minutes Par ElizabetH HarRin ·

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Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.

1. Écrire le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore

HourglassNe reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites lire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points relevés avant que d’envoyer votre version finale. Encore mieux, faites également prendre les notes par quelqu’un d’autre et comparez ensuite votre version avec la leur pour produire la version finale.

2. Commencez par une revue des actions

writingQue vous ayez ou pas passé en revue au commencement de la réunion les actions de la dernière fois, mettez-les en début de compte-rendu. Notez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur progression. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne qui dit « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus appropriées ».

3. Documentez les actions et leurs propriétaires

Pendant la réunion, notez les actions et qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le texte. Vous pouvez aussi inclure un résumé des actions en fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.

meeting4. Notez qui était là

Vous aurez listé les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent!

5. Incorporez des images

Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers.

mage courtesy of posterize at FreeDigitalPhotos.net
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Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec un appareil photo de téléphone (la résolution sera assez bonne pour l’inclure dans le compte-rendu).

6. Utilisez un modèle standard

Si votre entreprise n’a pas de modèle standard pour les comptes-rendus, composez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle standard vous fera gagner du le temps. Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, particulièrement si la réunion est tenue régulièrement.

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7. Documentez les décisions

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
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Utilisez votre compte-rendu pour confirmer les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Prenez note de toute demande de changement de projet qui a été approuvée ou rejetée.

8. Utilisez des tableaux

Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus. Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action. Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent. Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu enregistre un tas d’actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Choisissez donc un format qui marche pour vous.

9. Envoyez le compte-rendu rapidement

nouveau messageIdéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Le plus tôt le meilleur. Et il devrait impérativement être distribué avant la réunion suivante ! Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.

10. Faites des comptes-rendus !

Le projet a besoin d’un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez faire les minutes de la réunion. Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’avoir un écrit de ce qui a été dit et décidé.

Quelles autres astuces avez-vous en matière de compte-rendu ?

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6 réflexions sur “10 astuces pour rédiger de bons comptes-rendus de réunion (R)

  1. Une bonne pratique mise en place sur un portfolio de projets : Compte-rendus au format Excel.

    Cela permettait d’avoir:
    – Une macro de consolidation des différents projets et de connaître le nombre d’actions et l’âge moyen des actions côté Client / Nous / Fournisseurs
    – Des capacités de filtrage avancées par partie prenante / porteur / Typologie (actions préventives ou curatives)
    – Une rédaction quasiment en direct, donc une diffusion très rapide
    – Un format imposé, qui oblige à s’astreindre à affecter systématiquement un porteur et une date cible pour chaque action

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  2. Commentaire de Laure Kaelin, Project Coordinator & Coach of young people

    Bonjour et merci pour ce récapitulatif d’astuces!

    L’ajout de dates/timings me semble également primordial.

    Pour la partie image, j’ai découvert dernièrement une application Iphone très pratique et gratuite : Post-it Plus pour ne pas l’a citer. Idéal pour capturer et retravailler des brainstorming illustrés en Post-it.

    A bon entendeur!

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    1. Merci moperto,
      Je vais tester Post-it +.
      Pour ma part, je rejoins les aspects « temps réel » pour ce qui est des actions attendues de la part des contributeurs.
      Il me semble important de rappeler que ces contributeurs doivent être « actifs », au sens où ils doivent être non seulement nommés mais surtout être conscient de leur importance dans le process de réussite.
      Il est donc impératif de ne pas oublier l’aspect humain, facteur-clé du succès : savoir écouter, communiquer, rassurer, assister pour que chaque rouage dans le cycle du projet (quelle que soit sa forme) soit parfaitement huilé !

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