« Portes Ouvertes » pour une gestion de projets plus efficace par Jeff Ball

Jeff Ball
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Pour un chef d’équipe, une des façons les plus simples et les plus efficaces de structurer l’effort de gestion de projet est d’introduire des méthodes « Gate Process« . Ce n’est pas sorcier, ni ultra sophistiqué, mais ça marche. Si vous gérez un ensemble de projets et que vous cherchez des améliorations sur le long terme, vous devriez jeter un œil aux méthodes Gate Process.

Ces méthodes découpent un projet en séquences avec un système de portes.

  • Une séquence (stage) est un bloc de travail d’un projet (parfois appelé une phase). Elle est conduite par le chef de projet et durera généralement plusieurs semaines, parfois plusieurs mois.
  • Une porte (gate) représente un point de décision. Le comité de pilotage prend une décision de “go/no go” en se basant sur le travail effectué dans la séquence en cours et le plan de la séquence suivante du projet. On les appelle portes pour une raison : si personne ne les ouvrent, elles restent fermées. C’est important. Si le comité de pilotage ne prend pas de décisions explicites pour poursuivre le projet, la porte restera fermée et aucune ressource ne sera plus allouée au projet. Le projet doit donc s’arrêter.
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De nombreuses bonnes pratiques en gestion de projet utilisent ce mécanisme de portes. Par exemple, PRINCE2® est construit autour de séquences, cependant PRINCE2 est flexible et tient compte d’un nombre variable de séquences. PRINCE2 n’emploie pas le mot « porte », mais prévoit des « points de décision » en fin de séquence qui s’apparentent aux portes : le comité de pilotage de projet doit formellement approuver le plan de la séquence suivante.

On retrouve ce dispositif dans les pratiques de gestion de portefeuille. Dans la même famille que PRINCE2, le guide MoP® (Management of Portfolios) met en évidence l’importance des méthodes Gate Process, affirmant que « des gains rapides peuvent démontrer la valeur ajoutée d’une approche en gestion de portefeuille. Les premières étapes consistent généralement à la mise en place des points de décision (ie. « les portes ») à la fin de chaque séquence de livraison. L’ouverture d’une porte permet l’allocation des fonds. Ainsi investissement de ressources est conditionnel à la confiance dans une livraison réussie. Ayez également une attention particulière à la première porte – le démarrage mérite une prise de décision rigoureuse … »

PRINCE2 est une méthode de projet générique, applicable à n’importe quel type de projet.

Il y a d’autres méthodes qui utilisent ce mécanisme qui s’adressent spécifiquement à telle ou telle industrie ou type de projet.

  • Une des méthodes parmi les plus développées dans le domaine des Gate Process est PetroGate, une méthode utilisée dans l’industrie pétrolière et chimique. Par exemple, une grosse société de produits chimiques commence tous les projets d’investissement importants avec jusqu’à 4 séquences et donc 4 portes. La quatrième porte correspond au point de décision clé – c’est à ce moment-là seulement que
  • V modelDans le secteur IT, diverses méthodes utilisées dans le développement des solutions informatiques comme le modèle en V (V-Model ou Vee-Model en anglais) ont retranscrit le modèle ‘Gate Process’. Par exemple, les équipes de projet informatique d’une banque ont utilisé une méthode avec séquences et portes afin de faciliter la fiabilité du transfert des opérations à la fin du projet. La dernière barrière sert à vérifier la préparation opérationnelle avant de passer la main aux équipes de support et d’opérer la fermeture du projet.
  • Pour le développement de nouveaux produits, de nombreuses sociétés mettent en oeuvre une approche d’entonnoir pour le développement de produits utilisant des séquences et des portes. Ils conçoivent une centaine de concepts et commencent de nombreux projets. Les concepts faibles ou les produits non rentables ne vont pas au-delà de la porte 1 ou 2. Si cent projets ont débuté, seulement 20 ou 30 entrent dans la phase de prototype et de développement et moins de 10 arrivent jusqu’à l’ultime porte qui valide le lancement du produit sur le marché.
  • Dans l’industrie du bâtiment, des méthodes similaires sont utilisées. Comme les projets de construction peuvent être longs, certaines méthodes industrielles peuvent avoir de nombreuses séquences (dix ou plus). Mais si c’est un projet de rénovation, il peut y avoir moins de séquences et si c’est un projet de démolition, seulement une ou deux.
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Soyez prudent quand vous déployez ces méthodes Gate Process.

Évitez les pièges :

  • Chaque projet est unique, vous ne devez pas soumettre tous les projets à une structure rigide. 80% de vos projets suivront sans inconvénient votre méthode standard, mais celle-ci est fortement déconseillée pour les 20% restant (pour ceux-ci, vous pourrez toujours utiliser une approche Gate Process générique comme PRINCE2)

  •  Il faut comprendre les chevauchements. Les séquences se suivent, mais certaines équipes ont besoin de chevaucher « ces séquences ». PRINCE2 explique comment traiter ces situations, même si dans la version 2009 (la version courante) le vocabulaire utilisé est confus.

En conclusion si vous êtes un chef d’équipe qui cherche à stimuler l’efficacité de votre gestion de projet, jetez un œil rapidement aux méthodes Gate Process. Un bon point de départ est PRINCE2, parce que c’est une méthode générique que vous pourrez adapter à votre société ou à vos besoins industriels. Jetez-y un œil … ouvrez la porte à une gestion de projet plus efficace.

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