Getting Employees to Apply Training On-The-Job: How to Turn Hope into Reality

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Par Raed S. Haddad

La formation est un rite de passage pour beaucoup de collaborateurs et elle est requise pour acquérir les certifications et la connaissance nécessaires pour progresser dans leurs carrières. Alors que les organisations peuvent prendre le temps de préparer un collaborateur pour une formation et de budgéter pour qu’ils suivent un cours, la plupart des organisations ont toujours du mal à évaluer et supporter le transfert de ces programmes de formation dans leur travail effectif.

Selon la Société américaine pour la Formation et le Développement, il y a une règle de 70/20/10 quand on considère l’étude et le développement. La recherche montre comment apprennent les collaborateurs:

• 70 % par des expériences réelles et sur leur lieu de travail
• 20 % par parrainage ou coaching
• 10 % par la formation formelle

Donc, les organisations doivent s’assurer que l’enseignement va être appliqué dans le travail de façon immédiate pour améliorer la performance réelle du collaborateur et produire un impact positif sur le business.

Qu’est-ce qui est exigé pour le transfert de la formation sur le lieu de travail ?

Cette question a été posée par des chercheurs depuis le début du 20^ème siècle, et a intensifié ces dernières années en raison des défis économiques, d’une main-d’œuvre en évolution et d’une augmentation du focus organisationnel sur la mesure et la justification des investissements en formation.

En général, le transfert de formation a lieu quand les organisations :

• Développent un plan de transfert de formation complet
• Implémentent des outils et des processus pour renforcer l’application de la formation après les cours
• Mesurent si et dans quelle mesure la formation est appliquée dans le travail
• Réclament le support plein et entier du manager et son implication

Pour identifier les ruptures dans le transfert de la formation et développer de bonnes pratiques pour s’attaquer à ces problèmes, ESI International, un fournisseur international de formation en management de projet, a conduit une enquête en mars 2011. Intitulée « Applying Training and Transferring Learning to the Workplace: How to Turn Hope into Reality », cette enquête mondiale met en évidence les défaillances dans l’application de la formation et les opportunités d’amélioration.

Les découvertes de l’Enquête sont à la fois surprenantes et encourageantes

Plus de 3,000 managers de la formation provenant d’organisations gouvernementales et commerciales ont évalué les trois phases principales dans l’application et le transfert de la formation : les stratégies pré-formation, le renforcement post-formation et la récompense ou les motivations utilisées pour motiver les collaborateurs.

En général l’étude met en évidence plusieurs secteurs de faiblesse dans l’application de la formation sur le lieu de travail, y compris le support managérial, la préparation du stagiaire, les motivations et un processus formel de conception complète et de mesure. On trouve que :

• 60 % des répondants examinés n’ont pas d’approche systématique à la préparation d’un stagiaire pour transférer, ou appliquer, la formation sur leur lieu de travail.
• Une fois demandé quelle récompense spécifique motive les stagiaires, presque 60 % indiquent « la possibilité de plus de responsabilité, » suivi de près par un impact sur leur revue de performance. Seulement 20 % indiquent qu’il y ait une quelconque récompense financière ou autres primes.
• 63 % disent que les managers approuvent formellement le programme, alors que seulement 23 % des managers tiennent des discussions formelles avant et après les formations.

Mais le plus surprenant est que l’étude suggère que les organisations partent optimiste et pleines d’espoir d’être totalement engagées dans le transfert de formation, mais après un nouveau questionnement, on découvre qu’espoir et réalité dont deux choses très différentes quand on en vient au transfert de la formation sur le lieu de travail.

Par exemple, tandis que les deux-tiers des personnes interrogées évalue qu’elles appliquent plus de 25 % de la connaissance reçue lors d’une formation sur le lieu de travail, elles ont peu de preuves concrètes. Presque 60 % disent que la méthode principale pour prouver ou mesurer cette évaluation est un retour d’information informel/anecdotique ou « simplement une conjecture. »

L’étude indique quelques contradictions saisissantes sur combien les organisations pensent qu’elles transfèrent de la formation dans le travail effectif et le manque de preuve pour soutenir leurs estimations. L’expérience client à ESI nous montre que les organisations échouent souvent à établir des critères de succès ou identifier des attentes sur les formations. Ceci est une stratégie majeure de pré-formation pour pouvoir mesurer la performance du stagiaire par rapport à des standards convenus.

D’autre part, quand on en vient aux outils et programme post-formation, les réponses de l’enquête montrent des collaborateurs démultipliant un panel toujours plus vaste de tactiques pour se rappeler les informations apprises pendant la formation. Celles-ci comprennent les discussions après formation avec le manager ou le responsable d’équipe, les outils sur le lieu de travail, le support informel comme les réseaux sociaux ou les forums en ligne et les communautés de pratique comme les groupes de pairs et le coaching.

Les trois premières stratégies indiquées comme les plus importantes pour le transfert de la formation sont que les stagiaires aient le temps, les ressources et la responsabilité d’appliquer ce qu’ils ont appris; qu’ils aient le support de leur manager; et l’approche de formation simule l’environnement de travail réel.

Les collaborateurs ont besoin de savoir que l’application de la formation est une priorité pour le management. Le management peut le démontrer en alignant la formation sur la stratégie de la société et en motivant les collaborateurs en posant les attentes à l’avance et en offrant des motivations de réussir.

Quelques façons d’augmenter l’application de la formation

Par des questions ouvertes, l’enquête a aussi demandé aux personnes interrogées de partager des tactiques de transfert spécifiques et d’identifier de bonnes pratiques. Les réponses ressemblent à une liste de souhaits sur lesquels le management ou les sponsors devraient faire davantage et se retrouvent largement dans les secteurs suivants :

• Incorporer de vrais projets dans la formation
• Faire davantage de formations et/ou mieux vendre et communiquer sur ce qui existe
• Communiquer une stratégie transparente de mesure
• Établir des directives de management du changement
• Augmentez l’engagement des managers avant et après la formation
• Rendre la formation plus adaptée

Les stagiaires devraient comprendre que l’organisation ou le sponsor attende qu’ils appliquent ce qui est appris dans leur travail et qu’il y aura une évaluation d’impact après une formation en rassemblant des données qui proviendront d’eux-mêmes et d’autres parties prenantes, comme des clients.

En fin de compte, tenir les collaborateurs responsables du transfert de ce qu’ils ont appris signifie que la responsabilité repose sur les organisations de communiquer la vision et les raisons pour lesquelles un changement de connaissances/capacités/compétences est nécessaire pour supporter la croissance de la société.