Seven steps to better brainstorming – McKinsey Quarterly – Strategy – Strategy in Practice

https://www.mckinseyquarterly.com/Seven_steps_to_better_brainstorming_2767

Le « Brainstorming » ou « Remue méninges » peut s’avérer difficile et ses résultats décevants en particulier pour des personnes peu habituées à mener ce type d’exercice. Or, cette technique est particulièrement utile pour les chefs de projet lors de sessions d’identification des risques et opportunités éventuels sur le leur projet.

Alors que faire pour remédier à la stérilité de certaines de ces sessions de remue méninge?

Kevin et Shawn Coyne nous proposent une approche novatrice en 7 étapes:

1. Comprendre les critères de décision de l’organisation

Il arrive souvent que des sessions se mènent nulle part tout simplement parce qu’elles ont été plus loin que ce que l’organisation sera jamais prête à considérer. Le célèbre « think outside the box » peut être contre productif si les gens doivent dans la réalité réellement travailler dans certaines limites imposées. Il est donc important de bien identifier en amont les vrais critères de décision que la société utilisera pour activer ou pas les idées.

2. Poser les bonnes questions

Plutôt que de systématiquement rechercher la quantité, les auteurs suggèrent de procéder par itération avec une série de bonnes questions à explorer en petits groupes. Les « bonnes » questions devant réunir 2 caractéristiques: forcer les participants à envisager de nouvelles perspectives et limiter l’espace conceptuel. Par exemple: « quelle est la plus grande peine évitable qu’endurent nos clients avec nos produits? » puis « Qui utilise nos produits de façons auxquelles nous ne nous attendions pas? ».

3. Choisir les bonnes personnes

La règle est simple: choisissez les personnes qui peuvent répondre à vos questions. Trivial mais pas si fréquent que cela quand les participants sont trop souvent choisis en fonction de leur position dans la hiérarchie ou de leur disponibilité plutôt que leurs compétences. Donc, prendre les « bonnes » personnes qui connaissent le sujet de manière pratique et pas d’une certaine distance.

4. Diviser et conquérir

Ne tenez pas une session longue et avec de trop nombreux participants. Préférez des sessions plus petites, multiples, très focalisées en groupes de 3 à 5 personnes pendant 1/2 heure. Il est plus difficile de ne pas s’exprimer dans de tout petits comités et 30 minutes forcent un bon focus sur la question précise qui est posée. Faites attention à bien mettre les « broyeurs d’idées » entre eux pour qu’ils n’impactent pas les autres groupes.

5. A vos marques, prêt, partez

Soyez clair sur ce que vous attendez et expliquez-le en tout début de chaque session: Conserver le focus sur la question, pas d’autres, ne pas s’attendre nécessairement à délivrer une multitude d’idées, 2 ou 3 suffisent.

6. Bien conclure la journée

Pour ce faire, les auteurs suggèrent de ne pas revoir l’ensemble des idées en groupe pour élire les meilleures comme cela est souvent fait. Ils nous proposent de faire sélectionner par chaque sous-groupe celles de leurs idées qui leur paraissent les meilleures, puis de partager toutes ces idées pré-filtrées avec l’ensemble du groupe mais sans essayer de choisir d’idée gagnante. Passez plutôt un peu de temps à expliquer les étapes qui seront suivies pour sélectionner la ou les meilleures idées et comment ils seront tenus au courant.

7. Agir rapidement

Les décisions et actions de suivi doivent être entreprises sans tarder car la probabilité de prendre des actions concrètes par rapport au remue méninges décroit rapidement dans le temps. Par exemple, organiser le lendemain matin une revue avec les cadres dirigeants des idées générées pour les trier en quatre groupes: celles à implémenter immédiatement, celles à planifier pour très prochainement (prochain trimestre par exemple), celles à étudier plus en profondeur et celles à éliminer. Faire dans la foulée une restitution de ces décisions aux participants de la génération d’idées afin qu’ils voient leur impact et aient envie de participer la prochaine fois.

Le « brainstorming » classique est rapide, frénétique, et au bout du compte peu profond. En adoptant une approche plus focalisée, basée sur des questions précises, vous pouvez systématiquement obtenir de meilleures idées de vos équipes.