Un billet de Estelle Groult que j’ai eu le plaisir de rencontrer à l’anniversaire des 10 ans de PMGS.

Estelle est consultante certifiée PRINCE2® Practitioner et PMP®, formatrice accréditée PRINCE2®. Estelle a une dizaine d’années d’expérience ( dont sept passées aux États-Unis et à Londres) en management de projets organisationnels et assistance à maîtrise d’ouvrage (MOA) en gestion financière. Estelle intervient sur des missions d’accompagnement en management de projet, assistance à MOA, optimisation de structures PMO, ainsi que formation aux techniques de management de projet (fondamentaux du management de projet et des approches PMP® et PRINCE2®, préparation aux examens PMP®, CAPM®, et PRINCE2®). http://estellegroult.net

En début d’année il m’a été proposé de contribuer à une étude menée par allPM.com sur les meilleurs standards en management de projet. Connaissant bien le PMBoK® et PRINCE2® pour les avoir appliqués à mes projets, j’ai concentré mon analyse sur ces deux approches en donnant des exemples basés sur mon expérience.

Après la plupart des formations que je donne, on me pose très souvent la question sur la meilleure méthode à adopter en management de projet. Il n’est pas évident de répondre de manière directe à cette question ; les deux standards les plus reconnus (le PMBoK® et PRINCE2®) proposent ce qu’on appelle de bonnes pratiques pour réussir un projet, mais ils présentent dans leur approche quelques différences qui me semblent intéressantes.

Je passe sur les différences dans la façon de planifier un projet (décomposition par produit dans PRINCE2® vs. décomposition du travail dans le PMBoK®) car à mon sens ce sont les plus connues.

PRINCE2® ne couvre pas, ou très peu, certains domaines de connaissances comme le leadership et les compétences en management d’équipe. Ces sujets sont par contre détaillés dans le PMBoK®; Comment gérer des équipes multiculturelles? Comment résoudre les conflits au sein de l’équipe projet ou entre les parties prenantes? Le PMBOK® consacre également un domaine de connaissances à la gestion des achats et de la sous-traitance indispensables au bon fonctionnement des projets. Comment planifier les achats? Comment sélectionner les fournisseurs? Comment gérer les contrats et les ressources externes?

La méthode PRINCE2® est définie autour de sept principes à commencer par la justification du projet (en d’autres termes l’élaboration d’un business case ou cas d’affaire). Le business case détermine les résultats et bénéfices attendus. Tout au long du cycle de vie du projet, le business case est régulièrement revu, et l’approche PRINCE2® incite le chef de projet à s’assurer que les bénéfices se réalisent au cours du projet ou une fois le projet terminé (revue des bénéfices post-projet).

Le management par exception est également essentiel dans l’approche PRINCE2®. Ce principe met en évidence le rôle de l’exécutif ou sponsor du projet. La définition de la gouvernance de projet ainsi que celle des rôles et responsabilités sont déterminantes. Des limites ou seuils de tolérance sont définis pendant la phase de planification ; elles vont permettre au chef de projet, lors de l’exécution, d’agir par des actions correctives sur les composantes du projet (budget, délai, qualité, périmètre, risques, bénéfices attendus) sans l’intervention du sponsor ou comité de pilotage. Au-delà de ces limites, les écarts remontent au niveau de l’exécutif pour prise de décision. Sur des projets appliquant l’approche PRINCE2® j’ai pu me rendre compte de l’importance de ce principe. L’exécutif (en l’occurrence, le directeur du programme qui couvrait mes projets) apportait un véritable soutien à ses chefs de projet.

J’ai interrogé Richard Pharro, directeur de APMG-International, au sujet des avantages pour les organisations à adopter PRINCE2® : « Les avantages les plus cités par les entreprises qui adoptent PRINCE2® sont la gouvernance des projets et la définition des rôles et responsabilités. Il existe également une importance croissante accordée à la définition d’un solide business case, un meilleur alignement des projets à la stratégie d’entreprise. La crise financière de ces dernières années a en effet mis en évidence l’importance de ces principes. »

Les approches sont-elles complémentaires?

PRINCE2® est un modèle de processus qui décrit comment sept principes peuvent aider à minimiser les risques et réaliser les bénéfices définis dans le business case.

Le PMBoK® propose également un modèle de processus (Initialisation – Planification – Exécution – Suivi et contrôle – Clôture) mais il n’est pas aussi détaillé que celui proposé par PRINCE2®. L’accent est mis sur les outils et techniques développés au sein de chaque domaine de connaissances (coût, temps, risques, qualité, communication, etc), alors que l’accent mis dans PRINCE2® est sur les étapes à franchir pour réaliser un projet du début jusqu’à la fin. La méthode PRINCE2® permet de répondre plus facilement aux questions «par quoi commencer? Et par quoi terminer? »

Finalement ces deux approches sont relativement complémentaires. Comme indiqué par l’OGC, « PRINCE2® ne couvre pas tous les aspects du management de projet. Certains domaines comme le leadership et les compétences en management d’équipes,  ainsi que les outils et techniques en management de projet sont détaillés par d’autres méthodes existantes qui ont fait leur preuve. »

Les certifications

La certification PMP® nécessite de prouver un certain nombre d’années d’expérience en management de projet, suivre une formation en management de projet, passer un examen de quatre heures, et s’engager à obtenir des PDU (Professional Development Units), indispensables au maintien de la formation PMP® (cycle de 60 PDUs tous les 3 ans). Fin 2010, le PMI® comptait environ 430 000 certifiés PMP®.

La certification PRINCE2® est une approche basée sur la connaissance de la méthode elle-même avec deux niveaux « fondamental » et « praticien ». Ce dernier, l’équivalent de la certification PMP® pour le PMI® s’adresse à des chefs de projet expérimentés. La certification PRINCE2® consiste en un test basé sur la compréhension de la méthode par opposition à l’expérience. La certification PRINCE2® ne nécessite pas que le candidat prouve son expérience en management de projet, mais il sera difficile de comprendre pleinement le modèle de PRINCE2® et l’utiliser correctement, surtout au niveau praticien, sans expérience confirmée en management de projet.

«Fin 2010 plus de 750.000 examens PRINCE2® (dont 35% niveau praticien) ont été enregistrés. La méthode est reconnue à l’international notamment en Europe (solidement implantée au Royaume-Uni) et  en Australie. » Kate Winter, PR Manager, APMG-International.

Comment appliquer les meilleures pratiques dans les projets?

J’ai pu remarquer que de plus en plus d’organisations concilient les deux méthodes sur leurs projets.

Après quelques années d’expérience, mon conseil sera alors d’utiliser et d’adapter les standards de manière à offrir le plus d’avantages à vos projets ; un chef de projet passe plus de 90% de son temps à communiquer avec son sponsor, ses équipes, ses clients, et autres parties prenantes. Passer du temps à développer des compétences en management d’équipe et gestion de la communication, domaines traités par le PMBoK®, n’est pas à négliger.

PRINCE2® offre une liste complète de modèles de livrables (« templates » en anglais), qui est une excellente source d’information. Certains modèles, comme l’exposé du projet (l’équivalent de la charte de projet du PMBoK®) et le document d’initialisation du projet, permettent de définir toutes les étapes de démarrage du projet. D’autres modèles m’ont été très utiles (ex. les rapports d’exception, la gestion des incidents, des leçons apprises, etc.). La méthode PRINCE2® est totalement adaptable, de sorte qu’il n’est pas nécessaire d’utiliser tous ces modèles proposés sur chaque projet (par exemple un exposé de projet détaillé peut suffire et simplifier la phase d’initialisation du projet).

Les deux approches sont reconnues à l’international, mais ceci ne répond pas à la question initiale ; faut-il commencer par étudier le PMBoK® et ensuite s’intéresser à PRINCE2® pour comprendre comment s’articulent toutes ces connaissances en management de projet ? Ou commencer par PRINCE2® comprendre les principes de base, qui doit faire quoi, (rôles et responsabilités, gouvernance, business case), quand (modèle de processus) et compléter le tout par les outils et techniques du PMBoK®?

Je pense que la meilleure façon de voir les choses va dépendre du  parcours et des objectifs professionnels de chacun ; le secteur d’activité dans lequel on évolue, la culture de l’entreprise que l’on vient de rejoindre, le pays dans lequel on souhaite s’installer, etc. N’oublions pas que les certifications sont, avant toute chose, un moyen efficace de partager un langage commun en management de projet. Les opportunités de poste peuvent aider à prendre la décision. Personnellement, la méthode PRINCE2® était fortement recommandée dans l’institution financière dans laquelle je travaillais à Londres. De retour en France j’ai eu de belles opportunités pour travailler sur des projets utilisant le PMBoK® . Ai-je ressenti le besoin d’obtenir une certification supplémentaire au-delà de PRINCE2®? Honnêtement non, mais j’avais tort. Avec la certification PMP® et mon expérience des pratiques du PMBoK® j’ai pu développer des compétences dans des domaines dans lesquels j’étais moins familière et démontrer ainsi mon envie d’évoluer professionnellement.