les médias sociaux pour la gestion de projet : trop d’une bonne chose ?

un billet de Neil Stolovitsky de GeniusInside

Les professionnels en gestion de projet savent que l’objectif numéro 1 est de terminer le projet dans les temps et dans le budget. Le plus grand défi dans cette quête est de gérer l’inattendu qui arrive forcément au cours d’un cycle de projet. Organiser le chaos est une grande qualité pour un chef de projet.

C’est pourquoi plusieurs grands chefs de projets ont une approche prudente de l’intégration des médias sociaux dans leurs choix d’outils pour gérer les projets.  Alors que les meilleures pratiques de gestion de projets influencent le plus la réussite des projets, les outils choisis sont également importants. Plusieurs chefs de projets se demandent si l’introduction des médias sociaux dans les meilleures pratiques structurées ajouterait une couche de chaos dans le processus qui ne serait pas la bienvenue.

Il n’y a aucun doute que les médias sociaux s’infiltrent dans les systèmes de communication de la société. Si vous prenez Yammer par exemple, le service « Twitter/Facebook » pour les sociétés, est maintenant utilisé par plus de 70% des 500 plus grandes sociétés. Mais une grande partie de ces déploiements ont été commencés par des employés sans avoir eu l’autorisation préalable de la direction, ce qui a engendré un certain chaos dans les règles de sécurité pour les DSI avant de pouvoir reprendre le contrôle.

Avant de plonger, tête première dans les médias sociaux, les chefs de projets doivent évaluer l’impact probable de ces outils sur la réussite des projets. Les médias sociaux démocratisent la communication au sein de la société. Tout le monde a une voix, tout le monde a un choix. Le flux de connaissances non structurées et spontanées généré par les outils sociaux est une bonne chose en soi; ils donnent la possibilité au chef de projet de recevoir des critiques constructives sur les projets et aussi d’identifier les problèmes et les accomplissements.

Mais trop de bonnes choses peut être dangereux.  La gestion de projet est ancrée dans les règles et procédures; or les médias sociaux n’aiment pas les règles. La gestion de projets a besoin de contrôle centralisé et les médias sociaux sont décentralisés.  La gestion de projets exige une structure et un partage d’information structuré pour une gestion efficace et les médias sociaux sont non structurés par leur nature.

Une mauvaise utilisation peut avoir un impact désastreux sur l’avancement des projets en ouvrant potentiellement une boîte de Pandore pleine d’informations contre-productives ou même détrimentales au partage de l’information. Cela distrait les collaborateurs projets de l’objectif principal et dans certains cas peut faire dérailler un projet.

La distribution de document et les  processus de révisions sont aussi nécessaires pour une bonne gestion de projets, ce qui ne correspond pas au modèle des médias sociaux. Le blogueur et consultant en management de projet, Brad Engeland, a récemment écrit sur son expérience sur le site Internet : Project management tips, d’utiliser Facebook comme plateforme de gestion de projets. Sa conclusion: nous n’y sommes pas encore. Les possibilités de communication simples et globales du réseau populaire ne pouvaient pas compenser le manque de répertoire centralisé ou autres fonctions de gestion de documents.

Néanmoins, les médias sociaux peuvent toutefois avoir leur rôle à jouer dans la gestion de projets au niveau tactique. La gestion de projet c’est exécuter les choses le plus efficacement possible et les professionnels en conduite de projets ne peuvent ignorer que leurs employés aiment communiquer et interagir avec des médias sociaux. La clé est de dompter le manque de structure des médias sociaux et leurs tendances parfois chaotiques pour tirer profit de leurs avantages.

Les médias sociaux peuvent offrir des outils excellents pour communiquer certains types d’informations, comme le statut d’un projet via Twitter ou RSS, pour tenir au courant tous les collaborateurs des informations pertinentes. Comme toute technologie, les médias sociaux doivent être utilisés correctement.

Les médias sociaux peuvent également aider à unir les différentes équipes projets, qui deviennent de plus virtuelles et dispersées  géographiquement. Cela promeut une meilleure communication, collaboration et peut être encore plus important, une relation plus forte entre les membres éloignés des équipes projets, qui se sentiraient autrement comme des individus anonymes dans la masse.

Les médias sociaux conçus pour les entreprises offrent une base de connaissance inattendue pour la gestion de projets. Ces outils exploitent les conversations et les données non structurées qui ne sont pas capturées dans le flux des données de la gestion de projets. Ces connaissances sont facilement retrouvables en utilisant les étiquettes (tags) dans l’application et les fonctions de recherche.

Si un problème se produit au cours du cycle de vie du projet, les médias sociaux pourraient être le moyen le plus rapide et le plus simple de trouver des réponses à vos questions.

Les médias sociaux, de par leur nature, aiment croître organiquement. Tandis que cette expansion pourraient causer des problèmes dans une équipe projet sans supervision, leur effet viral peut offrir un moyen d’incorporer des experts externes – ou même des clients, fournisseurs, consultants, etc. et éventuellement accélérer une action et surmonter les obstacles.

Conclusion

Les meilleurs chefs de projets comprennent qu’ils doivent choisir les bons outils pour réussir leurs projets. Les médias sociaux s’intègrent de plus en plus dans la panoplie de ces outils. Mais ce sont les meilleures pratiques qui font le succès d’un projet. Les médias sociaux entrent parfois en conflit avec ces meilleures pratiques, mais s’ils sont contrôlés et implémentés correctement, les médias sociaux peuvent doper la communication et collaboration au cours de tout le cycle du projet.

Article Original: Social media for project management: Too much of a good thing?

de Neil Stolovitsky

Project management professionals understand that goal #1 is to finish projects on time and on budget. The biggest challenge in this quest is managing the unexpected that inevitably occurs during a project’s life cycle.  Making order out of chaos is the true measure of a high-quality project manager.

That’s why many great project managers are taking a cautious approach to incorporating social media into their project and portfolio management (PPM) tool belts. While PPM best practices are the biggest influence on a project’s success, tools matter too. And many wonder if introducing social media into carefully structured best practices might add a layer of chaos into the process that may not be welcome.

There’s no doubt social media is infiltrating business operations. Take Yammer for instance. The popular “Twitter/Facebook for the enterprise” service is now used in more than 70 percent of Fortune 500 companies. But a large percentage of those deployments started as rogue Yammer networks set up independently by employees without corporate permission, creating chaotic security challenges for the IT department before they were able to assert control.

Before diving headlong into social computing, project management pros need to weigh the impact these tools might have on their projects’ success.  Social media democratizes communication within the company. Everyone has a voice; everyone has a choice. The unstructured spontaneity, engagement and free flow of knowledge made possible by social tools are a good thing. They can enable project teams to provide and receive critical feedback on projects, as well as identify bottlenecks and accomplishments.

But too much of a good thing can be dangerous. Project management is deeply rules-driven; social media doesn’t like rules. Project management requires centralized controls; social media is decentralized. Project management demands structure and the careful sharing of information for its success; social media is inherently unstructured.

Misuse of social media tools can have a devastating impact on a project’s progress by potentially opening a Pandora’s Box of unproductive or even damaging information sharing. It can distract project team members and stakeholders from the main objective of a project and in some cases completely derail a project altogether.

Project management also requires practical document handling and revision capabilities that don’t yet fit well within the social media model. Blogger and project management consultant, Brad Egeland, recently wrote about his experiment using Facebook as project management platform on the Project Management Tips website. His conclusion: we’re not there yet..  The pervasiveness and simple communications capabilities of the popular social network could not compensate for the lack of more robust document repositories and other document management capabilities.

But social media can indeed have a role in project management at the tactical level. Project management is all about doing things the most efficient way possible. And project management professionals can’t ignore the fact that employees like to communicate and interact through social media mechanisms. The key is taming social media’s unstructured and sometimes chaotic tendencies while leveraging its efficiencies.

Social media tools can offer excellent value by broadcasting controlled streams of information, such as sharing regular project and/or status reports via Twitter-like or RSS feeds keeping project stakeholders in the loop on a need to know basis.  Like any available technology, social media tools need to be used in the right context.

Social media can also help unite project management teams that are increasingly becoming more virtual and distributed. It fosters better communication, collaboration, and perhaps most importantly, a deeper relationship building among distant team members who might otherwise seem like faceless and impersonal bodies in the work flow.

Social media tools designed specifically for the enterprise provide an unexpected knowledge-base resource for project management as well. These tools harness the conversations, informal insights and unstructured data that are not typically captured in the project management workflow. This knowledge is easily discoverable using the tools’ simple built-in tag and search mechanisms.

Should a problem arise somewhere along the project lifecycle, social media could also be the fastest and easiest way to get your questions answered.

Social networks by nature like to expand organically. While this expansion trait could cause problems in a project management team if left unchecked, the viral effect can offer a way to quickly bring in outside experts – or perhaps even customers, suppliers, consultants, etc. – on an ad hoc basis to accelerate action and overcome obstacles.

Conclusion

Great project managers understand they must carefully select the right project management tools to achieve success. Social media is increasingly getting integrated into the project management tool chest. But best practices is what really drives project success. Social media tools sometimes clash with those best practices. But if controlled and implemented in the right context, social media can turbocharge communications and collaboration throughout the project management lifecycle.