Apprendre à manager les parties prenantes avec un simulateur pédagogique par Jean-Baptiste Jourdant de CSP Formation

Apprendre à manager les parties prenantes avec un simulateur pédagogique

« Simulateur pédagogique » ? Au féminin ça ferait « simulatrice attentionnée » par exemple… ça me tente de m’engouffrer dans cette expérience électronique et virtuelle d’un mode d’apprentissage décalé.

Rendez-vous ce soir 20h pour tester le système. Tout est prêt : Exécutable installé, documentation imprimée, connexion Skype vérifiée pour les instructions de démarrage, quantité modérée de Chimay rouge à portée de main…

Du moment ludique aux bonnes résolutions en passant par … le coup de bambou.

C’est parti pour un projet simple… en apparence

Le duel homme-machine commence. Tel un Kasparov au cœur d’une partie d’échecs face à un adversaire capitalisant l’expérience de ses meilleurs coups, l’intelligence de modélisateurs aguerris et la puissance de calcul des processeurs.

Je suis face à une modélisation numérique des parties prenantes autour d’un projet. Me voici confronté au défi où le chef de projet que je suis, formateur qui plus est, doit montrer ses aptitudes à comprendre le modèle, à « déjouer » les pièges et à me montrer au moins aussi malin que ses concepteurs. Bel enjeu.

J’entre dans le sujet avec délectation. On me confie l’avant-projet de construction de la mine de cuivre de Baraka, au Venezuela.

Noms exotiques des parties prenantes autochtones, décors et bruits de la jungle endémique, et la quadrature du cercle à résoudre. Tout est là. J’ai pour mission de réconcilier les intérêts de 12 parties prenantes comme mon patron, le ministre de l’économie, l’actionnaire de ma société, le délégué syndical des employés ou l’écologiste de service…

De quoi titiller mon sens du défi.

Confronté à des choix, mes décisions prennent tout leur poids

La lettre de mission m’est envoyée, et à partir de ce moment tout va très vite. Je dois prendre des décisions sur la configuration du projet. Si je choisis une mine à ciel ouvert, c’est moins onéreux qu’une mine enterrée : l’actionnaire jubile. Mais ce choix implique de détruire la forêt des arbres rouges, et l’écologiste saute au plafond. Pas grave, ça lui fait du sport ? Peut-être, mais le client qui a choisi une politique franchement « green » voit d’un mauvais œil cette émergence contestataire sur les choix du plan de mon projet.

Parallèlement à ces choix techniques, je peux (et je dois, évidemment) communiquer avec tous ces gens. Et un peu comme dans la vraie vie, le raccourci communiquer=informer ne fonctionne pas. Il faut que je demande à chacun ses critères de réussite du projet, mais aussi les personnes sur lesquelles va se baser son opinion. Et comme si ça ne suffisait pas, je peux (et encore une fois, je dois) aller transmettre auprès des uns l’opinions des autres qui comptent pour eux.

En cours de route, je peux voir comment évolue la satisfaction des parties prenantes sur mon projet, l’impact des choix (catastrophiques) que j’ai tenté de faire, et comment j’ai réussi à redresser la barre au fur et à mesure…

Quel rapport avec la vraie vie ?

Évidemment, je n’ai jamais eu de projet de ce niveau d’enjeu avec autant de parties prenantes…

Quoi que.

Peut-être l’enjeu financier n’était pas si grand, mais la quantité de parties prenantes ?

Mon commanditaire interne, mon chef, mon sponsor, le DSI, le PMO, le prestataire informatique (et 10 informaticiens derrière), le fournisseurs de hardware, le logisticien tiers utilisateur, mon client bénéficiaire externe (et sa déclinaison politique, managériale, technique, utilisatrice), mon client financeur, l’acheteur client, le commercial grand compte qu’on m’avait collé pour les rendez-vous client, l’association RosettaNet, les 3 key-users (et 40 futurs utilisateurs derrière), la juriste, les consultants et les experts… et ceux que j’oublie.

Sapristi ! J’ai dépassé les 12… sans évidemment compter « ceux qui sont derrière ».

Soudain, le coup de bambou !

Pas une fois, dans ce projet « complexe », je n’ai élaboré un Plan de Management des Parties Prenantes (PMPP), cherché à formaliser les relations « cachées », les influences sous jacentes. Jamais je ne me suis dit : « celui-ci préfère que je passe le voir tous les mois dans son bureau, celui-là veut un mail par semaine et dernier doit être tenu informé par téléphone avant chaque rendez-vous client. »

Oui, j’ai fait comme j’ai pu. Oui, j’ai écouté, répondu, informé, demandé… Mais aucune méthode. Aucune systématicité. Aucune modélisation de cet environnement, certes complexe, mais pas impossible.

Cette carence n’explique pas toutes les difficultés auxquelles j’ai été confronté. La mise en place d’un plan de management des parties prenantes béton n’aurait pas forcément raccourci sa durée de 50%, d’un an ou augmenté le taux de satisfaction.

On pourrait dire que j’ai fonctionné à l’intuition, avec un bon relationnel, une attention aux personnes… et que cela suffit.

Quoi que.

Il me faut réagir, ce qui est plus difficile sans anticipation

Piloter la satisfaction de 3 ou 5 parties prenantes, cela peut se faire à l’intuition. On pourrait même envisager que dans certains cas, élaborer, modifier et suivre un PMPP fabrique de la charge et diminue son écoute et son attention.

Mais quand on dépasse ces 5, que des intérêts sont très divergents, que les cultures sont inhabituelles, que les réseaux sociaux sont complexes, intégrer un PMPP dans son PMP (Plan de Management de Projet) est fondamental.

J’irai même jusqu’à dire que pour une dizaine de parties prenantes, cela devient l’enjeu principal :

1° Lister les parties prenantes

2° Comprendre leur attentes en terme de communication, leurs critères de réussite, leurs relations sociales et leur mode de fonctionnement en général

3° Cartographier tout ça dans une matrice lisible

4° La décliner au cours du temps

5° Réaliser ce PMPP (Communiquer !), et le mettre à jour.

Soulagement ? ce n’était qu’un entraînement…

J’ai plutôt bien réussi la simulation. Ouf : l’honneur est sauf.

Mais à la réflexion, je me demande si je n’aurais pas préféré faire la simulation avant mes projets et me planter comme un bleu.

Ça m’aurait peut-être aidé à obtenir une adhésion et une satisfaction supérieure de mes parties prenantes « réelles », dans mes vrais projets.

Et maintenant, que diriez-vous d’une simulation sur une thématique du management de projets ?

Jean-Baptiste JOURDANT, Chef de projets chez CSP Formation

CSP Formation
Partenaire de DantotsuPM

 

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