Amélioration de la Communication dans les Projets : Deux règles dont vous n’avez probablement jamais entendu parler

Un nouvel article intriguant de Ty Kiisel: « Improving Project Communication: Two Rules You’ve Probably Never Heard Of »

Bien qu’Alexandre Graham Bell ait considéré son invention la plus célèbre, le téléphone, comme une intrusion dans son vrai travail de scientifique, je ne pense pas que vous trouveriez énormément de personnes aujourd’hui qui seraient enclines à renoncer à leur téléphone mobile.

Nous vivons dans un monde de communication instantanée. Des téléphones mobiles, Internet, SMS, médias sociaux — tous nous maintiennent connectés et communicant, n’est-ce pas ?

Il y a des moments où j’ai la sensation que la technologie a rendu la communication plus accessible, mais qu’elle n’a pas vraiment rendu la communication plus facile. Pour que la communication de projet soit efficace, nous devons réfléchir sur comment nous utilisons la technologie. Il est important de se rappeler que nous pouvons écrire un courrier électronique ou mettre à jour un rapport, mais que la personne à l’autre bout de ce courrier électronique ou lisant le rapport est une personne. C’est probablement simplement la nature de la technologie, mais parfois je pense que c’est une bonne idée de se rappeler ce qui fait que la communication efficace, est efficace.

Voici deux ou trois techniques qui ne viennent pas de moi, mais pourraient vous aider à améliorer la qualité de votre communication de projet :

La Règle du Coucher du soleil :

À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’en avez jamais probablement entendu parler. Selon leur Site Intranet d’entreprise: C’est seulement une version du ‘pourquoi remettre jusqu’à demain ce que vous pouvez faire le jour même ?’

L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple. Que ce soit une requête d’un magasin dans le pays ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même. »

Je travaille avec un collègue qui a fait un internat d’université à Bentonville, AK, au siège social de Walmart. Il a dit que la Règle du Coucher du soleil est une réalité. Peu importe qui il a appelé dans la journée, il obtient typiquement une réponse avant le coucher du soleil.

Traiteriez-vous le courrier électronique ou toute autre correspondance de projet avec vos membres d’équipe projet un peu différemment si vous saviez que cela implique une réponse avant la fin du jour ?

Vendredis sans courrier électronique:

J’ai entendu parler du « Aucun Courrier électronique le Vendredi » de U.S. Cellular il y a deux ou trois ans. Le COO, Jay Ellison, a pensé qu’il rendrait la vie un peu plus facile et allégerait la charge de travail des salariés, mais au lieu de cela, il a initialement causé un incendie dévastateur.

Dans un article écrit par Sue Shellenbarger dans Le « Wall Street Journal », elle cite Kathy Volpi, une directrice commerciale qui a dit: « j’ai pensé, ‘ Il ne comprend tout simplement pas combien de travail nous devons abattre et combien c’est plus facile en utilisant le courrier électronique.' »

À l’exception des réponses aux questions urgentes, on considère tout autre courrier électronique normal comme étant tabou. L’initiative a été conçue pour encourager la communication en face à face avec les clients et les collaborateurs, accroître la productivité, ou fournir une pause par rapport à la boîte d’arrivée de courrier électronique qui se remplit tout le temps.

Il semble que cela ait été un succès.

Même Mme Volpi, maintenant directrice chez U.S. Cellular du management de produit et du marketing, est devenue une supportrice. Selon Shellenbarger, « Progressivement, elle s’est rendue compte que lire et répondre à tout le courrier électronique qu’elle envoyait étaient probablement un fardeau pour ses collaborateurs. Maintenant, elle ne manque pas de rendre visite à ses collaborateurs le vendredi. Le Business, dit-elle, n’est pas seulement l’envoi de courriers électroniques ‘contenant des rapports froids’ et efficaces, elle dit, ‘ C’est à propos de personnes et d’interactions’. ‘ »

Ces techniques marcheraient-elles dans votre organisation ? Je ne sais pas. Il y a tant de fonctionnalités de collaboration de communication incorporées dans beaucoup de solutions de management de projet traditionnelles ou en ligne qu’éliminer complétement ce type de communication pourraient être problématique. Cependant, indépendamment du logiciel de management de projet ou les outils de gestion du travail que vous utilisez, chacun peut sortir de son bureau/cube pendant quelques minutes et avoir une conversation réelle de temps en temps.

Je dois admettre que parfois c’est plus facile pour moi de contacter un collègue à 3 mètres de distance par un Message Instantané que de me lever de ma chaise et d’aller lui parler directement. Je me demande combien de nous ont oublié comment vraiment parler entre personnes quand IM, SMS et  courriers électroniques dirigent notre vie ?

Donnez une chance à ces deux approches et voyez si elles marchent pour vous et votre équipe projet. Vous pourriez être étonnés de l’évolution de l’efficacité de votre communication quotidienne quand vous incorporez un peu de discussions en face à face de temps à autre.

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