Un article sur le blog PMI donne à réfléchir sur le temps à passer à produire des rapports projet et la manière de les diffuser.

In English: Http://blogs.pmi.org/blog/voices_on_project_management/2009/08/the-right-information-for-the.html
Traduction (approximative):

Pour citer le livre de Peter Taylor, le Chef de projet Paresseux, « le Rapport ne communique pas. » Les cadres n’ont pas de temps de lire des rapports fantastiquement précis et détaillés- les personnes sont simplement trop occupées pour se plonger dans ce niveau de détail.

Mais au moins un peu de ce détail est important.

Mes suggestions pour résoudre cette énigme sont :

• séparer la communication poussée/push de celle de traction/pull. Mettez les détails à disposition dans un endroit comme un portail de projet) où les gens qui ont besoin du détail peuvent facilement le récupérer (traction/pull). Tout ce que vous envoyez (la poussée/push) devrait se concentrer sur les points majeurs et les informations qui exigent une action.

• séparer le passé de l’avenir. Le rapport sur ce qui est arrivé la semaine dernière n’a aucune valeur pour le projet à moins qu’il ne contienne les informations qui influenceront des décisions futures. Des données historiques sont nécessaires pour les comptables et les administrateurs financiers. Les leaders de projet et les membres de l’équipe ont besoin d’informations prévisionnelles, se concentrant sur ce qui pourrait arriver dans l’avenir et ce qu’il faudrait faire pour améliorer la situation.

• se concentrer sur les besoins des récepteurs de la communication (destinataires). Assurez-vous que vous donnez à votre audience les informations qui vont les aider à réussir le projet. Les membres de l’équipe ont besoin de savoir quel travail faire cette semaine et la suivante. Les managers ont besoin de savoir ce sur quoi ils doivent prendre des décisions.

La réalisation de ce type de communication exige de la planification et du design de l’information. Chaque élément de l’ensemble du système de contrôle doit être élégamment conçu pour supporter tant prise de décision que le travail sur le projet.

Plus important, l’effort de communication doit se concentrer sur les parties prenantes importantes qui influencent le succès du projet : tant en interne vers les leaders dans l’équipe projet qu’à l’extérieur vers les décideurs et prescripteurs.

Et rappelez-vous la Loi de Cohn : plus vous passez de temps à faire un rapport sur ce que vous faites, moins de temps vous avez pour faire quoi que ce soit. Le point mort est atteint quand vous passez tout votre temps à rapporter sur l’inexistence de ce que vous faites.