Le pilotage par l’effort, kezako ? billet original paru sur le blog de Vincent

Le pilotage par l’effort est une fonctionnalité (pour ne pas dire un concept) aussi essentielle dans Microsoft Project que méconnue par bon nombre d’utilisateurs de l’outil de planification.

Dans le cadre de nombreux projets (et pour la majorité des tâches qui les composent), l’estimation de la charge est déterminante et sert ensuite à évaluer les délais des tâches, en fonction des ressources disponibles. Quand un chef de projet demande un conseil avisé à un expert pour l’estimation des tâches d’une tâche, celui-ci répond le plus souvent ainsi : « Il y en a pour x jours de boulot » . Il ne faut surtout pas se tromper:  ces jours ne représentent pas un délai mais une charge de travail !

Dès lors, cette estimation peut être intégrée au planning par le chef de projet et en aucun cas, lors de l’affectation des ressources, cette charge ne devra être recalculée par Microsoft Project.

Pour s’en assurer, l’utilisateur doit modifier le type de tâche et choisir « Travail fixe » afin que le travail ne soit pas recalculé par Project. Si le travail est fixe, il est « sanctuarisé » et seul l’utilisateur pourra en modifier la valeur.

Choisir le « Travail fixe » a une autre conséquence : la tâche devient alors automatiquement (et obligatoirement) « pilotée par l’effort ». Cette option de pilotage par l’effort (appelée aussi pilotage par la charge) permet, lorsque le chef de projet effectue des affectations successives de ressources, que la charge soit partagée entre ces ressources. En conséquence, la durée de la tâche est recalculée (selon l’équation éternelle : Travail = Durée x Capacité).

Dans d’autres cas de figure, les affectations de ressources successives ne doivent pas avoir pour conséquence le partage de la charge (et donc la réduction de la durée) mais l’inverse : conserver la même durée et ajouter une charge supplémentaire induite par l’affectation de nouvelles ressources sur la tâche.

Dans ce cas, il est nécessaire que la fonction pilotage par l’effort soit désactivée !

Je cite souvent en formation l’exemple d’une tâche qui pourrait s’appeler « Séminaire » : une telle tâche n’est jamais pilotée par la charge. C’est dans ce cas la durée qui est fixée d’emblée (et ne variera pas en fonction du nombre d’utilisateurs). Y affecter des participants permet en quelque sorte de déterminer le coût en jours-hommes du séminaire.

Quelques éléments clés :

• une tâche de type « Travail fixe » est obligatoirement pilotée par l’effort ;
• une tâche de type « Durée fixe » ne doit pas être pilotée par l’effort (même si l’outil le permet). En cas de nouvelles affectations sur une tâche ainsi paramétrée, un message d’avertissement apparaîtra le plus souvent. Microsoft Project ne peut comprendre : il lui est indiqué que la durée ne doit pas être recalculée (Durée fixe) mais qu’en cas d’affectations successives, la charge doit être partagée pour réduire la durée (Pilotage par l’effort) !

quelles sont les différences entre les versions « Standard » et « Professional » de Microsoft Project 2013 (article intégral original)

Suite à une question posée par un contact, Vincent Capitaine a réalisé un tableau simple qui récapitule les différences entre les versions « Standard » et « Professional » de Microsoft Project 2013.

Voici les fonctionnalités qui sont disponibles seulement dans la version « Professional » :

Connexion à un serveur Microsoft Project Server (ou Project Online)

Gestion de portefeuille opérationnel et stratégique, ressources d’entreprise mutualisées, reporting d’entreprise (multi-projets, multi-ressources), saisie de l’activité par les ressources, site Web collaboratif SharePoint (partage documentaire, gestion des risques…), partage d’informations en ligne avec l’équipe projet (via le client Web Project Web App…), utilisation de métadonnées de caractérisation des projets pour le reporting, etc.

Synchronisation avec une liste de tâche Microsoft SharePoint 2013

Permet la synchronisation d’un planning Microsoft Project avec une liste de tâches SharePoint de manière bidirectionnelle, permettant aux parties prenantes du projet de consulter et/ou de mettre à jour le planning directement dans une interface Web.

Intégration avec Microsoft Lync

Lorsque les ressources sont extraites de l’Active Directory et affectées aux tâches, pouvoir en tant que chef de projet de créer une discussion (chat, audio, vidéo), un partage documentaire… avec la ressource

Activation/inactivation des tâches

Cette fonction permet d’activer ou inactiver des tâches dans un planning, permettant la réalisation de scénarios, des simulations de type « what-if »).

Planificateur d’équipe

Un affichage permettant d’affecter les tâches aux ressources via un simple « Glisser-Déplacer » qui offre une vue chronologique sur l’occupation des ressources.

Disponibilité dans Office 365 en mode souscription (abonnement)

Seule la version Professional est disponible dans le cadre de l’offre Microsoft Office 365. Le nom de cette version est : « Microsoft Project Pro pour Office 365 ».

Visionnez cette vidéo d’introduction des noveautés MS Project 2013 de Vincent lors de la journée du management de projet chez Microsoft à Paris.

Vous souhaitez en savoir plus sur la solution PPM et la prendre en main avant de vous décider ? C’est bien naturel !

Pour cela, Microsoft et Campana & Schott mettent à votre disposition une plateforme de test afin d’évaluer l’ensemble des fonctionnalités de Project Online. Et bonne nouvelle : c’est entièrement GRATUIT !

Votre plateforme d’évaluation de Project Online sera disponible à hauteur de 5 utilisateurs pendant un mois. Grâce à deux sessions de présentation en ligne, vous apprendrez comment accéder à un environnement entièrement fonctionnel et comment évaluer les fonctionnalités de Project Online, Project Professional inclus. Les experts de Campana & Schott seront à votre disposition par téléphone afin de répondre à toutes vos questions.

Pour un essai, envoyez un email à ppm@campana-schott.com

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Now’s the time to register, attend these free Project webcast series, and find out more about Project 2013.

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Notre partenaire concoure dans les catégories « gestion de projet » et » gestion de portefeuille ». Cet « Oscar » est attribué aux partenaires proposant des solutions pour Microsoft Project Server. Plus de 3000 entreprises de 100 pays différents avaient postulés pour les 44 prix à obtenir ; Campana & Schott, pour sa première participation, atteint directement la place de finaliste pour avoir présenté CS Connect.

« Les lauréats du “Partner of the Year Award” représentent les meilleures entreprises de notre écosystème » a indiqué Jon Roskill (corporate vice president, Worldwide Partner Group, Microsoft).

La solution présentée par Campana & Schott s’adresse aux entreprises focalisées sur la recherche, l’engineering et le développement. Elle permet d’obtenir une vision globale du cycle de vie complet d’un produit – de la sélection des idées d’innovation jusqu’à la gestion des métadonnées, des documents, des tâches, des plannings et des coûts – avec un seul outil en combinant les données de MS Project Server, MS SharePoint Server et l’ERP SAP. CS Connect est certifié par Microsoft et par SAP pour l’intégration de Microsoft Project / SharePoint Server et désormais Project Online avec SAP.

« Cette nomination vient confirmer le succès de notre choix d’allier le conseil en management de projet et en technologie afin de développer nos propres produits logiciels permettant de proposer des solutions complètes pour répondre aux besoins complexes de nos clients. » a déclaré Eric Schott, CEO de Campana & Schott.

Meet the project 1.0 creators

http://blogs.msdn.com/b/project/archive/2012/06/22/meet-the-project-1-0-creators.aspx

Il y a quelque temps l’équipe de développement de MS Project avait l’honneur de rencontrer ses géniteurs si l’on peut dire : Brian MacDonald et Jeff Lill. Ils sont les créateurs originaux de la première version de Project pour Windows qui est sortie en 1990.

Ils ont commencé comme deux enfants qui ont grandi à seulement quelques kilomètres du campus Microsoft. Au lycée, ils ont pensé qu’il était cool de programmer de petits LED à s’allumer et s’éteindre. Cette fascination a inspiré leur avenir dans le développement logiciel.

Ils ont passé un certain temps à étudier à l’Université de Washington et pendant qu’ils y étaient ont construit une application de vérificateur d’orthographe, Corrector. Malheureusement c’était le troisième vérificateur d’orthographe sur le marché et même si InfoWorld l’avait évalué comme le meilleur de l’industrie, ils en ont vendu seulement 24 copies. Brian doit sa bonne orthographe actuelle à la nécessité de saisir manuellement le dictionnaire tout entier. Jeff a même fait certains stages chez Microsoft pour financer leur société.

Après l’application de vérificateur d’orthographe, ils ont commencé à travailler sur un tableur pour Mac appelés « Crunch ». Peu de temps après cela, Microsoft a sorti Excel et selon les mots de Brian « vraiment crunché Crunch ». À cette époque, ils avaient beaucoup de connexions chez Microsoft provenant des stages de Jeff et de la femme de Brian qui y travaillait. Ils étaient à une fête avec Bill Gates et il a mentionné qu’ils devraient arrêter de rivaliser et commencer à bosser ensemble. Microsoft essayait de recruter des développeurs pour développer l’interface graphique (GUI) des applications pour cette nouvelle plate-forme appelée Windows. Ils avaient déjà un tableur et un traitement de texte, mais cherchaient des développeurs pour créer une application de base de données (qui deviendrait Access) et une application de management de projet. Brian et Jeff ont choisi cette dernière.

Alors que Brian et Jeff avaient beaucoup de passion pour le domaine du logiciel, ils n’avaient pas beaucoup d’expertise de management de projet. Comme l’a dit Jeff par contre, ils étaient assez arrogants pour savoir qu’ils pourraient le faire. Alors, ils s’y sont plongés, ont observé les concurrents, fait une série d’entretiens clients incluant avec une autre société locale, Boeing, lu des livres de management de projet et suivi des conférences. C’était en réalité pendant qu’ils étaient sur une visite de site chez Boeing qu’une ampoule s’est allumée et qu’ils en sont venus à la décision qu’ils voulaient construire une boîte à outils qui aurait un si large attrait que quiconque pourrait l’utiliser pour le management de projet. À l’époque la plupart des applications de gestion de projet avaient été construites par des consultants et le logiciel soutenait la méthodologie que vendait le consultant. Mais la plupart des sociétés avaient déjà une méthodologie en place et voulaient seulement un logiciel qui la supporte. Cette décision s’est avérée être centrale et une chose que Microsoft croit toujours fortement être correct de nos jours. Dans les versions actuelles de Project, vous verrez que vous pouvez manager les projets comment vous voulez les gérer.

Comment ressentez-vous le fait qu’aujourd’hui les gens utilisent toujours l’outil que vous avez construit pour d’énormes projets cumulant des milliards de dollars ?

C’est super ! Nous avions toujours espéré que ce serait le cas. – Jeff

Y-a-t-il des réactions des gens qui vous étonnent ?

À peu près quand la deuxième version de Projet sortait, la popularité de Windows a à juste exploser et avec cela celle de tout logiciel qui fonctionnait sous Windows. Nous avions initialement vu notre clientèle comme les personnes qui avaient « Chef de projet » dans leur titre, mais avons constaté que le produit avait un attrait beaucoup plus large. Les gens l’utilisaient pour créer des diagrammes de planning/Gantt pour les aider à montrer à leur management/équipe qu’ils savaient où ils allaient et maîtrisaient les choses. – Brian

C’était très passionnant pour eux et cela a aidé le produit à décoller vraiment. Ils attribuent aussi ce succès à leur objectif initial d’être une boîte à outils au lieu d’une solution spécifique. Ceci est pourquoi les fonctionnalités comme la capacité de renommer des colonnes étaient disponibles depuis la sortie originale.

Quels genres d’améliorations avait la deuxième version de Projet sur la première ?

L’aperçu avant impression, le support pour des macros et les améliorations à l’algorithme de nivellement étaient les principales.

Oui, le nivellement était dans la v1. Selon Jeff – « Toutes les solutions logicielles l’avait et toutes avaient du mal à le faire marcher comment les gens s’y attendaient ». Nous essayons toujours de rendre cela plus facile aujourd’hui en ajoutant des fonctionnalités comme l’accentuation des changements dans le Project 2007 et le Planificateur d’Équipe dans Project 2010.

Que pensez-vous de la version actuelle de Projet ?

Elle est superbe. Beaucoup de ressemblance avec l’interface utilisateur complète mais cela semble certainement plus moderne (ils étaient heureux d’entendre que nous avons maintenant plus que les 16 couleurs). Pour la vue de chronologie, c’était ce que nous essayions de réaliser avec le diagramme de Gantt (partager l’échéancier avec les parties prenantes) mais avec maintenant une attractivité encore plus forte. – Brian

Après Project, Brian a continué en créant Outlook qui est à l’origine parti dans le but d’être une application de gestion de tâche. C’était seulement pendant le développement et après beaucoup de débats qu’ils ont décidé d’y ajouter le support de courrier électronique. Nous pensons qu’ils ont pris la bonne décision. Jeff a travaillé sur Project un peu plus longtemps et a ensuite continué pour faire Team Manager. Aujourd’hui ils travaillent tous les deux dans l’organisation Bing.

Quelques faits amusants :

· Il n’y a pas de MS Project 2.0 parce que quelqu’un d’autre avait déposé les droits d’auteur sur Project 2.0

· Bill Gates a essayé de les convaincre de récrire Project en BASIC et ils ont dit non.

· le dernier bogue fixé pour Project 1.0 pour Windows était autour du support de la vue du Diagramme de Gantt avec le formulaire de tâche.

Bref, je voudrais remercier Brian et Jeff d’avoir créé ce super produit que tant d’entre nous utilisent chaque jour et sur lequel ils comptent pour accomplir une vaste gamme de projets.

Bonjour,

vous étiez nombreux (plus de 250) à participer à la journée du management de projet organisée à Paris le 18 décembre dernier par Microsoft et ce blog, DantotsuPM, le blog du management de projet.

Vous apprécierez certainement de revoir ces vidéos tournées pendant la journée sur ou de les découvrir pour ceux qui n’avaient pu participer.

Commençons par l’introduction d’une dizaine de minutes donnée par Nathalie Hesters, Chef de produit MS Project, et Vincent Capitaine, MVP Project et consutant chez Campana & Schott: « Pourquoi MS Project 2013 ? »

Poursuivons avec une démo « Immersion dans le nouveau Project »

Et pour terminer, la conclusion « Pour aller plus loin avec Project et la collaboration des équipes projets… »