Passons en revue les 10 erreurs les plus courantes commises par les nouveaux leaders de PMO et, plus important encore, comment les éviter !
Top 10 PMO Startup Mistakes – and How to Avoid Them par Bill Dow
https://www.billdowpmp.com/toppmo-startup-mistakes/
La mise en place d’un PMO est l’une des décisions les plus stratégiques et les plus impactantes qu’une organisation puisse prendre, mais elle est également pleine de pièges. Après avoir dirigé 10 PMOs et coaché des centaines de leaders de PMO, j’ai vu les mêmes erreurs de démarrage faire dérailler cette belle dynamique et nuire à la crédibilité dès le départ.
Erreur #1 : Ignorer l’alignement avec la direction
Pourquoi est-ce important ? Le PMO se construit de manière isolée, souvent par un leader de niveau intermédiaire sans véritable parrainage de la direction. J’ai moi-même fait cette erreur de nombreuses fois, plus maintenant : Je vais toujours chercher plusieurs dirigeants pour soutenir mon PMO.
Les conseils de Bill : Avant toute chose, assurez-vous d’obtenir un soutien visible et fort de la part de votre sponsor exécutif. Obtenez des éclaircissements sur ce à quoi ressemble le succès pour eux.
Erreur #2 : Pas d’objectif clair du PMO
Pourquoi est-ce important ? Le PMO essaie d’être tout (gouvernance, gestion de portefeuille, force de livraison) et finit par n’être rien.
Les conseils de Bill : Définissez si votre PMO est stratégique, tactique ou opérationnel. Alignez ses services en conséquence. (Consultez mon cadre de travail sur les Types de PMO.)
Erreur #3 : Sur-ingénierie du PMO trop tôt
Pourquoi est-ce important ? Les leaders se lancent avec des processus complexes, des modèles ou des outils PPM, écrasant les équipes avant de générer de la valeur.
Les conseils de Bill : Commencez léger. Fournissez quelques services à fort impact (par exemple, des rapports, des bilans de santé de projet) et évoluez à partir de là.
Erreur #4 : Ignorer la culture organisationnelle
Pourquoi est-ce important ? Le PMO impose des méthodes lourdes en processus sans s’adapter à la culture ou à la maturité de l’organisation.
Les conseils de Bill : Adaptez votre approche PMO à l’appétit de votre entreprise pour la structure. La flexibilité renforce la confiance.
Erreur #5 : Ne pas offrir de gains rapides
Pourquoi est-ce important ? Vous passez des mois à construire votre infrastructure de PMO… Mais l’entreprise ne voit aucun résultat immédiat.
Les conseils de Bill : Identifiez et exécutez 1 à 2 gains rapides au cours des 30 premiers jours (tableaux de bord, bilans de santé ou rapports d’état d’avancement sont d’excellents points de départ).
Erreur #6 : Confondre outils et processus
Pourquoi est-ce important ? Les PMO investissent dans des outils coûteux, pensant qu’ils répareront les processus cassés ou inexistants.
Les conseils de Bill : Construisez d’abord votre processus. Utilisez des outils pour le soutenir, et non pour le définir. Je vois cela tout le temps, des cadres qui sont convaincus par le prochain meilleur outil et qu’ils achètent et mettent en œuvre, puis découvrent comment l’utiliser. C’est un énorme problème pour les PMO. Faites attention.
Erreur #7 : Pas de plan d’engagement des parties prenantes
Pourquoi est-ce important ? Le PMO est construit en vase clos, manquant les contributions et adhésions essentielles. L’une des principales choses que j’aurais aimé apprendre il y a 30 ans est l’importance du management du changement organisationnel. Si vous n’avez pas l’engagement ou l’adhésion des parties prenantes, vous allez avoir des difficultés et cela ne va tout simplement pas se produire.
Conseils de Bill : Interrogez les principales parties prenantes dès le début. Impliquez-les dans la charte de votre PMO. Communiquez fréquemment et de manière visible. Assurez-vous de constituer une petite équipe de personnes qui soutiennent ce que vous faites et qui peuvent vous aider à vendre ces idées à l’ensemble de l’organisation.
Erreur #8 : Faible ou pas de charte PMO
Pourquoi est-ce important ? Le PMO n’a pas de charte formelle. Personne ne sait ce qu’il fait, ni pourquoi il existe.
Conseils de Bill : Créez une charte qui définit la portée, les services, la gouvernance et les indicateurs de réussite. (modèle gratuit en anglais si vous en avez besoin.)
Erreur #9 : Fonctionner sans métriques
Pourquoi est-ce important ? Vous ne pouvez pas prouver la valeur du PMO si vous ne faites pas de métriques. Le respect des délais, des échéances et du budget sont quelques-uns des indicateurs clés à utiliser dans votre PMO.
Les conseils de Bill : Suivez et rapportez la valeur livrée. Montrez le temps gagné, les projets sauvés, la visibilité accrue : Des indicateurs qui intéressent les dirigeants. L’un des plus importants conseils que je puisse vous donner est de ne pas mettre de mesures trop tôt dans votre PMO. Vous en avez besoin, mais si vous les créez dès le tout début ou quand l’organisation n’est pas vraiment en place, cela peut conduire à un mauvais comportement et être mauvais pour le PMO.
Erreur #10 : Faire cavalier seul
Pourquoi est-ce important ? Le leader du PMO essaie de tout construire et de tout manager en solo, en s’épuisant rapidement. C’est toujours intéressant pour moi, parce que je parle tout le temps aux gens et ils disent qu’ils dirigent un PMO et je leur dis : « d’accord, combien de personnes ? ». Ils disent, juste moi. Je dis que le « O » de PMO signifie organisation, comment pouvez-vous être une organisation d’une seule personne ?
Les conseils de Bill : Construisez votre réseau. Obtenez du coaching et du mentorat. Tirez parti de modèles et d’approches éprouvés, et observez les leaders du PMO qui l’ont déjà fait. Rappelez-vous, le grand Tony Robbins disant « La proximité, c’est le pouvoir ».
Je vous suggère vivement de passer en revue ces 10 principales erreurs que j’ai vues les leaders du PMO commettre pendant des années. Lorsque vous faites ceci, vous préparez votre PMO non seulement au succès, ceci vous positionne comme un leader stratégique dont votre organisation ne peut se passer. Comment aimeriez-vous occuper ce poste et venir y travailler tous les jours ?
Si vous êtes à la recherche d’un kit complet avec des modèles, des listes de contrôle, un plan de lancement et une application pour vous aider dans ce processus, consultez le lien ci-dessous.
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