Étiquette : communications

Comment mieux consolider les liens dans votre équipe virtuelle? Par Christina Rebuffet

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Petits messages, discussion amicale et « planned socializing » !

Entre la langue, la distance et les différences de culture : comment créer un sens de cohésion dans votre équipe internationale virtuelle ?

globeLes équipes virtuelles sont tellement intégrées dans les pratiques des entreprises qu’aujourd’hui, on n’y pense même plus. Travailler à distance est devenu un aspect banal de la vie professionnelle d’un chef de projet, tout comme les mails, les réunions et les présentations.

Les entreprises économisent sur les frais de voyage, souvent au détriment des relations humaines. Une équipe qui ne se rencontre que rarement travaillera plus difficilement ensemble. Ajouter à cela le fait que l’anglais est la langue de travail pour une équipe de cultures et de langues diverses et nous pouvons commencer à nous poser la question de savoir si ces économies sont réelles ou pas.

Dans une équipe virtuelle, la distance n’est pas le plus grand obstacle, ni véritablement la langue: c’est le manque de relationnel. Mais comment créer une relation avec des gens que l’on ne connait pas vraiment, en plus en anglais? En somme, comment recréer les aspects plaisants d’une collaboration en face-à-face dans une équipe virtuelle?

Des petits messages

Woman Typing on Laptop ComputerOn peut commencer par montrer aux membres de l’équipe que l’on pense à eux en dehors des réunions téléphoniques. Par exemple, en envoyant un petit message via le système de chat de l’entreprise. Il s’agit de petites phrases, qui ne nécessitent pas forcément une réponse.

Voici quelques exemples, à adapter à la vie de vos collaborateurs:
  • Congratulations on the new baby!
  • I hope you enjoyed your ski weekend!
  • I heard you were sick last week. I hope you’re feeling better.
  • Good job on the presentation last week, by the way!

Les phrases sont assez simples pour être rédigées et comprises rapidement dans une langue étrangère. Dans leur formulation, il est clair que nous ne nous attendons pas à entamer une longue discussion, ni forcément à recevoir une réponse. Simplement à donner le sourire à notre collaborateur de l’autre côté de la planète.

Un appel attendu

Les plus courageux en anglais peuvent appeler leurs collaborateurs étrangers pour une petite discussion amicale. Pour cela, il vaut mieux planifier un petit créneau régulier qui convient aux deux parties, en prenant en compte du décalage horaire, bien sûr.

Le début ou la fin de la semaine est idéal, car nous avons tout de suite un sujet de conversation facile : le week-end. Pas besoin de grands discours.

Voici un exemple d’une conversation type que l’on pourrait imaginer:

mobile technoPierre: Hello, Nanju, this is Pierre from the Grenoble office. How are you?

Nanju: Oh, hello Pierre, good how about you?

Pierre: Good, I’m going on a ski trip this weekend with my family. I’m really looking forward to it. What about you? Do you have any plans?

Nanju: Oh, I don’t know. There’s a festival this weekend in New Delhi. Maybe I’ll go with my family.

Pierre: Great, well ok, I just wanted to call and wish you a good weekend.

Nanju: Thanks a lot, you too.

Pierre: Bye.

Nanju: Good-bye.

Une telle conversation dure moins de 2 minutes—un petit investissement, mais avec un fort retour. C’est l’opportunité d’en apprendre un peu plus sur ses collaborateurs qui sont des êtres humains avant d’être des employés. C’est aussi l’opportunité de pratiquer un peu d’anglais de manière informelle, sans pression. Cela contribuera par la suite à une plus grande liberté de parole lors des réunions téléphoniques, les membres de l’équipe se sentant plus à l’aise les uns avec les autres.

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

“Planned socializing”

Comme pour la situation précédente, vous pouvez planifier des moments pour les “petites discussions” lors de vos réunions téléphoniques. Ces conversations surviennent naturellement lorsque nous participons à une réunion en présentiel. En arrivant ou en partant, nous parlons souvent de notre journée, de notre week-end, de la météo et autres sujets personnels. En réunion téléphonique, nous avons tendance à supprimer ces discussions, trop pressés de raccrocher pour passer à autre chose.

discussion à la machine à caféPensez donc à ajouter 6-10 minutes de “planned socializing” à votre ordre du jour, qui seront dédiées à ces petites discussions. Voici quelques questions pour lancer la conversation:
  • So, how’s the weather in Tokyo today?
  • So, how’s your week going?
  • So, what plans do you have for the weekend?

Pour montrer que nous sommes sensibles à la culture de l’autre, nous pouvons nous renseigner sur les événements importants à venir. Pour des Américains, il peut s’agir de Thanksgiving ou the Fourth of July, par exemple. Pour des Chinois, il y a le Dragon Boat Festival ou le Spirit Festival. En Inde, Diwali et Ganesh Chaturthi sont de grandes fêtes.

Ensuite, nous pouvons ouvrir une discussion par:
  • I know it’s Thanksgiving soon in the US. What do you usually do?
  • What are you doing for the Dragon Boat Festival?
  • Is it Diwali soon there?

Le “planned socializing” aide à recréer les discussions qui seraient autrement perdues, malgré leur nécessité dans la cohésion et la camaraderie d’une équipe.

Mise en application

Avant d’instaurer ces pratiques, pensez à les communiquer aux membres de l’équipe. Prenez soin d’expliquer pourquoi vous les mettez en place. Quel est l’intérêt? Quels sont les avantages? Si l’on croit une étude sur le sujet menée par The Harvard Business School, ces pratiques se traduisent par plus de collaboration, plus d’innovation, plus de productivité et plus de confiance entre les membres d’une équipe.

Christina Rebuffet
Christina Rebuffet

Ne vous attendez pas à ce que tout le monde soit ravi dès le début. Commencez avec les plus motivés, pour ensuite laisser ce système se propager dans l’équipe. Malgré les différences de cultures, de langues et de fuseaux horaires, ces techniques peuvent réunir votre équipe, même virtuellement.

Américaine, Christina Rebuffet “coache » depuis 10 ans ses clients à mieux communiquer avec leurs collaborateurs du pays de l’Oncle Sam. Pour répondre spécifiquement aux problématiques des conf calls en anglais, elle a récemment créé The Conf Call Confidence Pack.

Découvrez d’autres astuces pour mieux communiquer en anglais sur christinarebuffet.com.

Petit bonus… Il peut vous arriver de ne pas comprendre ce que veut dire votre interlocuteur qui ne parle qu’anglais, que faire?

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à quelle question votre projet tente-t-il de répondre ?

Le par mopertodans experience sharing1 commentaire

Ce billet m’a été inspire par celui intitulé “à quelle question votre travail tente-t-il de répondre ? »

Original What Question Is Your Project Trying to Answer? http://thoughtleadershipleverage.com/whats-the-question-that-your-work-is-trying-to-answer/

Quand on vous demande de parler de votre projet, que répondez-vous ?

expliquerSi vous n’êtes pas préparé, votre réponse risque fort d’être complexe, tarabiscotée et incomplète. Votre interlocuteur en ressortira confus ou au mieux tentera de comprendre en posant quelques questions de clarification.

Que vous soyez plutôt extraverti, introverti, intellectuel, tourné vers l’action, impulsif ou plus sensible au côté relationnel, il y a de grandes chances pour que vous soyez si profondément pris par votre projet et votre industrie que vous ne soyez plus capable d’expliquer simplement et directement pourquoi votre projet est important et en quoi il consiste à un néophyte.

En prenant le temps de la réflexion, le chef de projet pourra articuler plus clairement le pourquoi du projet, ses livrables, comment ceux-ci seront utilisés et par qui, les résultats et impact attendus. Ceci relève-t-il de la simple communication, du marketing, de l’avant-vente, du consulting ? Un peu de chaque probablement.

Le truc est que les parties prenantes du projet ne veulent pas être confuses ni maternées.

Construction Worker TripletsElles ont leurs propres problèmes à gérer. Elles veulent une compréhension rapide de ce que votre projet va leur apporter en quoi il les impactera. Alors, en tant que chef de projet, il convient de réfléchir à cette question « en quoi consiste votre projet ? » et de préparer une réponse qui permettra à toutes les parties prenantes de comprendre rapidement de quoi il en retourne.

Bien sûr, la réponse pourra, et même devra, être adaptée à chaque personne et le cœur de cette communication sera le même : en quoi ce projet va-t-il leur être utile ?

Évitez soigneusement tout jargon, ne vous focalisez pas sur les aspects technologiques et techniques car la plupart des personnes ne vous comprendront pas et elles ne se donneront pas la peine de vous le dire par peur de devoir subir encore plus de jargon technique !

Utilisez un langage simple et expliquez le problème que vous aidez vos clients à résoudre.

Alors, à quelle question votre projet tente-t-il de répondre ?

back to basics for running effective calls, give them a try !

Le par mopertodans best practices, experience sharingLaisser un commentaire

I’m often amazed by the apparent lack of professionalism some people demonstrate in running calls, especially with sponsors, customers, prospects, senior management…

I wonder if some of the basics we used to learn early in our careers have not been forgotten or lost. In my case, I learned these simple steps when cell phones, IP phones, instant messaging, tweets… did not yet exist, and also  at a time when telecoms costs were much more significant than Today, i.e. really expensive, especially for international calls. The cheapness of telecom rates may partly explain why some of these basics may seem a bit outdated. However, I personally still find them very very relevant in my day to day communications. I think that they are a very visible sign of my respect towards the person I’m calling and respectful of the time he or she dedicates to discuss with me.

Given the amount of time that Project Managers spend on calls, I thought that it could be useful to share how I always try to prepare for calls. It is in fact quite simple:

Pleased to Meet You1. greet, introduce and relate: if I speak frequently with the person, it is quite simple to find « small talk » topics to break the ice. If I do not know the person very well, I’ll try to refer back to my notes from prior interactions, or perform a quick Google or LinkedIn search. And, if the person is referenced on the intranet directory, look at her information and picture to put a face on the name.

2. position: confirm the purpose and objectives of the call

3. confirm duration: confirm until when you have for this call and then do not overrun unless requested by the person you call

4. communicate plan: provide a rapid outline of the topics you’d like to cover during the call. It avoids surprises, it helps to structure the call and also it gives a way to check progress versus time allotted for the call.

active listening5. listen/probe for agreement: confirm with the person that this plan is OK and ask if topics should be added or removed in their opinion.

6. run the call following the above plan and constantly probing, listening and confirming my/our mutual understanding

7. summarize the call: This step allows me to check my notes, verify that all topics we wanted to cover have been. And, if it’s not the case agree to a follow up call. Repeat my understanding of what has been said.

8. listen/probe for agreement: Take the time to check that my understanding is correct and verify that I haven’t missed any point.

action9. propose actions: Now it’s time to double check that we have a common set of agreed actions.

10. listen/probe for commitment: This is to confirm our respective commitments to conduct the above actions

11. thank the person for his/her time and contributions and for accepting to carry some of the above mentioned actions.

Lastly, I try to never forget to follow up on the actions we agreed.

B.A.-BA – conduire des entretiens téléphoniques efficaces

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Je suis souvent étonné du manque apparent de professionnalisme dont font preuve certaines personnes dans leur manière de conduire des entretiens téléphoniques.

mobile technoEn particulier lorsqu’ils ont lieu avec des clients, prospects, commanditaires, ou de hauts niveaux de direction.

Je me demande si certaines des bases que nous avons appris très tôt dans notre vie professionnelle n’auraient pas été oubliées. Dans mon cas, cet apprentissage s’est déroulé alors que les téléphones portables étaient « portatifs »,  la messagerie instantanée à inventer, sans imaginer un instant les gazouillis de Twitter…

C’était également une époque où les coûts de télécommunication étaient bien plus élevés que de nos jours. Ceci explique peut-être pourquoi certaines de ces bases pourraient vous paraître dépassées. Pourtant, je les trouve malgré tout extrêmement utiles dans mes communications téléphoniques.  Je considère qu’elles démontrent un réel respect envers mon interlocuteur et le temps qu’il ou elle me consacre.

Vu le temps que les chefs de projet passent au téléphone, j’ai pensé qu’il pourrait être utile de partager la structure que j’essaie toujours de suivre.

C’est en fait très simple:

1. saluer la personne, se présenter et créer une atmosphère: si c’est une personne avec laquelle je parle souvent et connais assez bien, il est facile de rompre la glace avec quelques mots sur un sujet d’intérêt commun. Sinon, je reprends mes notes d’interactions passées ou je fais une rapide recherche Google , LinkedIn ou Viadeo pour trouver une accroche. Et, si la personne est référencée sur votre annuaire d’entreprise intranet, lisez sa fiche et regardez sa photo pour mettre un visage sur le nom.

2. positionner: confirmer le pourquoi de l’entretien et ses objectifs.

courir après la montre - dernières minutes3. confirmer la durée: valider l’heure à laquelle l’entretien devra prendre fin et ne pas en déroger sauf sur demande de la personne appelée.

4. communiquer le plan de l’entretien: lister les sujets que vous aimeriez couvrir pendant cette session. Cela permet de se repérer pendant l’appel, cela évite les surprises, et aide à structurer l’appel et à gérer le temps.

5. écouter, valider l’accord: confirmer avec la personne que le plan proposé lui convient et demander si d’autres sujets devraient être ajoutés (ou certains enlevés).

6. dérouler l’appel en suivant le plan proposé et en s’assurant sur chaque point d’une compréhension commune par des questions de vérification et de validation.

7. faire un résumé de l’appel: Cette étape me permet de vérifier mes notes; de m’assurer que tous les sujets ont été couverts et si cela n’est pas le cas prévoir un appel ultérieur; et, d’expliciter ma compréhension de ce qui a été dit.

8. écouter, valider l’accord: Prendre le temps de vérifier que ma compréhension est correcte et que je n’ai rien oublié.

action9. prendre note des actions: Il est temps de vérifier que nous avons bien un jeu commun d’actions agréées.

10. écouter, valider l’approbation: Pour confirmer nos engagements respectifs sur ces actions.

11. remercier la personne de son temps et contributions et pour les actions qu’elle a accepté de mener.

Ensuite, je m’efforce de ne jamais oublier de faire un suivi des actions sur lesquelles nous nous sommes accordés.

lucky you ! You have 10 minutes to speak about your project with the big boss

Le par mopertodans experience sharing, forum de discussion1 commentaire

I read an article written by Ty Kiisel that made me think about key things to have in mind when you get a chance to present your project to one or more senior executives.

Image courtesy of imagerymajestic at FreeDigitalPhotos.net
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His article was entitled « When Presenting to Stakeholders—You’ve Only Got About a Minute » but I must admit I can’t retrieve it on Ty’s recently revamped web site.

Nevertheless, like Ty, I observed that a common trait of senior executives is that they are fighting for time. As a result, their attention span is often quite limited and you better not waste the opportunity to address them when it arises. Having said that, everyone’s time is precious.  Time is something we get in very limited quantity when we come to birth. So, be concise, adapt your language to the other party, tease their interest, be specific…

Of the tips proposed by Ty, I’d retain 3 that were really key in my experience when it comes to presenting to senior executives and I would add one that I could not find in the list.

1. Big picture (Helicopter view) – personal addition :

Image courtesy of pat138241 at FreeDigitalPhotos.net
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Remind them of the overall context of the project or issue that you want to discuss. Do not assume that they recall who you are or what your project is about. They have many things to juggle. So, start from the basics of how your project supports one or more of their strategic objectives for the company before diving into any detail. Then, provide a rapid overview of the project scope, investments, duration and key milestones. Position where you are at present against these.

2. Keep it simple:

Be straightforward. Expose the facts and why their involvement is required.  Don’t overwhelm them with information, be concise, do not use jargon.  Doing otherwise would be a waste of time and they’ll think that you can’t synthesize a situation effectively or can’t express yourself intelligibly.

3. Always offer a solution:

Image courtesy of artur84 at FreeDigitalPhotos.net
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Offer a couple of options for a solution (but no more than 2). As pointed by Ty, there is no point in bringing up problems without potential solutions. They can decide between two solutions but it is your job to come up with well articulated options that highlight pros, cons, costs and project impact.

4. Specify the actions required of them:

What exactly do you need from them? A memo or phone call to unlock a situation, more money, more time, more resources, arbitration, prioritization decision…

When Presenting to Stakeholders—You’ve Only Got About a Minute

I read an article written by Ty Kiisel that made me think about key things to have in mind when you get a chance to present your project to one or more senior executives. His article is entitled « When Presenting to Stakeholders—You’ve Only Got About a Minute ». (http://blogs.attask.com/blog/strategic-project-management/0/0/when-presenting-to-stakeholdersyouve-only-got-about-a-minute )

Ty is very correct that a common trait I observed with senior executives is that they’re often fighting for time. So, their attention span is quite limited and you need not to waste the opportunity to address them when you have one. Having said that, everyone’s time is precious.  Time is something we get in very limited quantity when we come to birth. So, be concise, adapt your language to the other party, tease their interest, be specific…

All 10 tips proposed by Ty are certainly interesting. I’d retain 3 as really key in my experience when it comes to presenting to senior executives and I would add one that I could not find in the list.

  1. Big picture (personal addition): Remind them of the overall context of the project or issue that you want to discuss with them. Do not assume that they recall who you are or what your project is about. They have many things to juggle. So, start from the outskirts of how your project supports one or more of their strategic objectives for the company before diving into any detail. Then, the project scope, investment, duration and key milestones. Position where you are at present against these.
  1. Keep it simple: Expose the facts and why their involvement is required in straightforward terms.  Don’t overwhelm them with information, be concise.  It would be a waste of time and they’ll think that can’t synthesize a situation effectively.
  1. Always offer a solution: Or a couple of options for a solution but no more than 2. There is no point in bringing up problems without potential solutions. They can decide between two solutions but it is your job to come up with well articulated proposals that highlight pros, cons, costs and project impact.
  1. Specify the actions required of them: What exactly do you need from them? A memo or phone call to unlock a situation, more money, more time, more resources, arbitration, prioritization decision…

si vous avez enfin 10 minutes avec le grand patron pour lui parler de votre projet…

Le par mopertodans best practices, experience sharingLaisser un commentaire

J’ai lu un article de Ty Kiisel qui m’a fait penser aux quelques points à garder à l’esprit lorsque vous parvenez à créer l’opportunité de présenter votre projet à un ou plusieurs dirigeants de votre entreprise ou organisation. L’article original s’intitulait: « When Presenting to Stakeholders—You’ve Only Got About a Minute » mais je dois reconnaitre que je ne parviens pas à le retrouver sur le nouveau site de Ty.

Image courtesy of imagerymajestic at FreeDigitalPhotos.net
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Néanmoins, comme Ty, j’ai pu constater que l’un des points communs des dirigeants est qu’ils ont très peu de temps à consacrer à chacun des sujets qui parsèment leur journée de travail. Leur temps de pleine attention pour votre projet est très limité et il vaut mieux ne pas gâcher l’opportunité de s’adresser directement à eux si elle se présente ou si vous savez la susciter. Ceci étant dit, le temps de tout un chacun est précieux car le temps est pour chacun d’entre nous une denrée qui nous est donnée en quantité limitée à notre naissance. Donc, soyez concis, adaptez votre propos à votre interlocuteur, attisez sa curiosité et son intérêt, soyez précis…

Je retiens 3 points d’attention proposés par Ty qui me paraissent réellement primordiaux et j’en ajoute un que je n’avais pas trouvé dans sa liste:

Image courtesy of pat138241 at FreeDigitalPhotos.net
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1. Donnez la vue d’ensemble (mon addition personnelle):

Rappelez le contexte dans lequel s’insère votre projet. N’assumez pas qu’ils ou elles se souviennent de qui vous êtes ni de l’objet de votre projet. Ils ou elles ont beaucoup de choses à gérer en parallèle. Démarrez sur la manière dont votre projet supporte un ou plusieurs de leurs objectifs stratégiques avant d’entrer dans les détails de votre projet. Poursuivez ensuite par un résumé du contenu, coûts, délais, et jalons majeurs du projet. Expliquez où vous en êtes par rapport à ceux-ci.

2. Faites simple:

Soyez directs. Exposez les faits et pourquoi leur implication de dirigeant est nécessaire. Ne les inondez pas d’informations ni de chiffres, soyez concis, n’utilisez pas de jargon technique. Procéder autrement serait un gaspillage de temps et ils ou elles penseraient que vous êtes incapables de faire une synthèse efficace et de vous exprimer clairement.

Image courtesy of artur84 at FreeDigitalPhotos.net
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3. Proposez des solutions:

Offrez une ou deux options (mais pas plus). Comme Ty l’indique dans son article, il ne sert à rien de parler de problèmes sans propositions de solution. Ils ou elles savent décider entre deux solutions mais c’est votre responsabilité d’articuler des options cohérentes et bien supportées par des faits/preuves qui mettent en évidence avantages, inconvénients, coûts et impacts sur le projet.

4. Soyez spécifiques sur ce que vous attendez d’eux:

Un mémo ou un coup de fil pour débloquer une situation, davantage de budget, un peu de temps, des ressources spécifiques, un arbitrage, une décision sur les priorités…

en cette rentrée, prenez la bonne résolution d’éviter toute définition de mission dénuée de sens réel !

Le par mopertodans leadershipLaisser un commentaire

Prenez la décision d’éviter tout jargon vide de sens, même et surtout s’il sonne bien à l’oreille car il utilise tous les « buzzwords » du moment 🙂

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Partenaire de DantotsuPM
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31 Août, Journée mondiale du blog ?

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

Journée mondiale du blog

Définition wikipedia du blog

Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net
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Un blog, anglicisme parfois francisé en blogue et également appelé cybercarnet ou bloc-notes, est un type de site web – ou une partie d’un site web – utilisé pour la publication périodique et régulière d’articles, généralement succincts, et rendant compte d’une actualité autour d’un sujet donné ou d’une profession. À la manière d’un journal de bord, ces articles ou « billets » sont typiquement datés, signés et se succèdent dans un ordre ante-chronologique, du plus récent au plus ancien.

Un blogueur a aujourd’hui loisir de mélanger textes, hypertextes et éléments multimédias (image, son, vidéo, applet) dans ses billets ; il peut aussi répondre aux questions et commentaires des lecteurs car chaque visiteur d’un blog peut laisser des commentaires sur le blog lui-même.

Je profite de cette occasion pour partager (à nouveau) un peu de cette expérience avec vous.

J’aimerais commencer par vivement remercier les plus de 500 abonnés du blog et les 10000 personnes qui me suivent sur le groupe PMI Viadeo ou les nombreux groupes LinkedIn dédiés au management de projet ou encore Twitter ainsi que tous les visiteurs réguliers et occasionnels qui prennent du temps pour lire ce que je partage.

Plus de 2500 articles publiés depuis le tout premier il y a plus de 5 ans.

Les sujets traités sur DantotsuPM sont: Management de Projet, PMO, Management de Programmes, Management de Portefeuille de Projet, Certifications en Management de Projet et Compétences des PMs, en particulier Leadership, communication et « Soft Skills » …

Au fil de ces 5 années de nouvelles rubriques ont enrichi le blog: Agile, Outils et Méthodes, Rendez-Vous dont de nombreux webinaires ou vidéos promues chaque semaine.

Côté développement personnel

Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net
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Le blogueur ou la blogueuse peut souvent travailler de nouvelles compétences tout en faisant quelque chose qui le/la passionne et s’efforcer d’apporter de la valeur aux personnes qui suivent ses billets :

  • recherche des meilleurs articles, vidéos et auteurs du moment sur les sujets qui m’intéressent
  • découverte de nouvelles idées, approches, techniques dans le management de projet et le leadership (un zeste de sérendipité)
  • écriture, traduction, mise en forme et mise en page, illustration, structuration des idées
  • rencontres de blogueurs (virtuelles et/ou physiques), de collègues passionnés et d’entreprises
  • marketing et vente avec la recherche de partenaires pour financer son blog
  • interventions lors de séminaires sur le management de projet, tant en animation de conférences qu’en tant que speaker
  • co-organisation de séminaires sur leur sujet de prédilection
  • …

Aller toujours plus loin et rechercher le meilleur du meilleur comme le nom de mon blog « Dantotsu » l’indique.

Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

Je me demande souvent comment améliorer encore ce blog donc vos retours sont primordiaux et j’apprécie à leur pleine valeur ces quelques minutes que vous prendrez pour me donner vos impressions et suggestions (et/ou partager vos propres expériences).

Partagez vos commentaires, critiques, suggestions, opinions, satisfaction (ou pas), participez en proposant des billets ou sujets d’articles…

le contact visuel est important, sérieusement important !

Le par mopertodans best practices1 commentaire

Eye Contact Matters. Seriously.

http://www.ethos3.com/2014/07/eye-contact-matters-seriously/ par Scott Schwertly,  Fondateur et PDG d’Ethos3.

« Quand les yeux disent une chose et la langue une autre, un homme expérimenté se base sur le langage des premiers.  » Ralph Waldo Emerson

Le contact visuel est une forme de communication non verbale qui est souvent oubliée dans la poussière pendant une présentation anxiogène. Vous pourriez avoir entendu dire qu’il est important, mais à quel point compte-t-il vraiment ? Peut-il faire et défaire un discours ou une présentation ? À ces deux questions, nous répondons par un énorme, retentissant « oui! »

Alors, pourquoi compte-t-il ?

Il crée une connexion

Image courtesy of David Castillo Dominici / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of David Castillo Dominici / FreeDigitalPhotos.net

Dans une étude conduite par l’Université Purdue, le contact visuel direct peut faire que les gens se sentent connectés, même quand il provient d’un étranger. « Les chercheurs ont constaté que les sujets ont éprouvé un effet « de sentiment d’inclusion » ou « de sentiment d’être ignorés et tenus à l’écart. »(Source) Faire que votre public « se sente inclus » pendant votre présentation peut être la différence entre ce qu’ils soient intéressés par le message ou totalement déconnectés de lui. Pensez au contact visuel comme une façon efficace de rassembler tout un groupe.

Il laisse la bonne impression

premiere bonne impressionLes effets associés à un manque de contact visuel sont profondément négatifs. Il peut vous faire apparaître douteux, non confiant, indifférent et non accueillant. Pourquoi ? La recherche suggère que ce comportement social anxieux provient de instinct naturel de nous battre ou de fuir. Quand vous évitez de faire un contact visuel et restez de glace, cela dit à votre public que vous êtes terrifiés et pourriez à tout moment vous échapper vers la porte en poussant des cris perçants.

C’est un dialogue

Une présentation devrait être un dialogue plutôt qu’un long monologue. Si vous vous souciez de votre public, leurs réponses comptent pour vous. Celles-là sont mesurées par des répliques non verbales, dont l’une est l’expression du visage. Quand vous regardez directement votre public, vous traitez leur retour d’information comme s’ils émettaient distinctement un commentaire. Plus vous avez de ces « dialogues » pendant une présentation, mieux vous pourrez quantifier comment vous vous en sortez.

Comment (correctement) « regarder fixement »

observez, regardezBien sûr, quand nous disons contact visuel, nous ne voulons pas dire fixer inconfortablement une unique personne. Essayez de découper la salle en trois sections et posez vos yeux pendant au moins quatre secondes sur une unique personne dans chaque groupe. Balayez de la gauche à la droite de la salle et répétez cela pendant la durée de votre présentation.

Savez-vous que les muscles qui contrôlent vos yeux sont les muscles les plus actifs de votre corps ? C’est vrai. Assurez-vous d’exploiter la force de ces muscles et d’établir le contact visuel et cela vous garantit une façon de créer une connexion non verbale forte.

Question : êtes-vous attentifs à établir le contact visuel pendant vos présentations ?

 

10 commandements sur les choix et mariages des typographies

Le par mopertodans best practices1 commentaire

[INFOGRAPHIC]: The 10 Commandments of Typography
Courtesy of: Designmantic.com
Je vous ai parlé des 10 commandements sur les choix et mariages des couleurs il y a quelques jours, voici un billet et une infographie sur les bons choix et mariages des typographies.

les 10 commandements de la théorie des couleurs

Le par mopertodans best practices4 commentaires

Bonjour, ceci n’est pas directement lié au métier de chefs de projets mais nous (PMs) réalisons tant de communications (en particulier) visuelles que j’ai pensé que ce pointeur pourrait vous être utile.

The 10 Commandments of Color Theory

le planificateur comme leader ?

Le par mopertodans leadershipLaisser un commentaire

The Planner as a Leader

http://network.projectmanagers.net/profiles/blogs/the-planner-as-a-leader-1?xg_source=activity par Patrick Weaver

Le pouvoir d’un plan écrit à influencer les résultats ne doit pas être sous-estimé. Ceci fonctionne au niveau personnel et au niveau business. Le seul prérequis est que les personnes impliquées dans la construction du plan soient fermement engagées sur le résultat planifié.

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Si vous avez un doute, une ÉTUDE DE HARVARD – « Evidence that writing down your goals works » devrait vous convaincre :

cliquez sur cette image pour voir un billet d'explication
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On a demandé aux étudiants dans le programme de MBA (Master en administration des entreprises) de Harvard en 1979 :  » Avez-vous défini et écrit des objectifs pour votre avenir et avez fait des plans pour les accomplir ? « 

  •   Seulement 3% avaient des objectifs écrits
  •   13% avaient des objectifs, mais ne les avaient pas écrits
  •   84% n’avaient aucun objectif spécifique

10 ans plus tard les mêmes étudiants ont été interviewés.

  • Les 13 % de la classe qui s’étaient définis des objectifs gagnaient deux fois plus en moyenne que les 84 % qui n’en avaient pas.
  • Les 3% qui avaient écrit leurs objectifs gagnaient 10 fois plus en moyenne que les autres 97% et reportaient aussi une meilleure santé, de meilleures relations, bonheur et succès.

Le message est clair, de vos résolutions du Nouvel An, à vos objectifs dans la vie, à vos objectifs sur le projet, avoir un plan écrit fait une énorme différence. Mais leur réalisation n’est pas si simple. Les étudiants de la minorité du MBA qui s’était donnée le mal de noter ses buts et plans pour les réaliser, ont été très probablement très engagés sur ces plans. Le défi pour les objectifs de projet écrits dans un plan de projet est d’atteindre le même niveau d’engagement.

J’ai écrit de nombreux billets discutant des façons de créer un plan de projet et en particulier un échéancier dans un document efficace pour communiquer les objectifs et plans acceptés, mais, tout seul, un document est toujours de peu d’utilité. Créer l’engagement sur ce plan de projet est un rôle de leadership et exige que le planificateur de projet agisse comme un leader efficace en support de son chef de projet.

Partenaire de DantotsuPM
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Le leadership est une compétence apprise, basée sur l’intégrité personnelle.

Un jeu de compétences que l’on peut apprendre d’un leader et qui touchent directement aux rôles du planificateur de projet comme celui du leader inclut :

  • L’interprétation de situations et d’informations qui affectent le projet, y compris :
    Click to see details and order the guide
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    – Rechercher les informations de sources multiples
    – Savoir comment le projet s’accorde sur la stratégie complète de l’organisation
    – Analyser comment les ressources et membres de l’équipe travaillent ensemble et comprendre leurs capacités
    – Connaitre vos propres capacités et motivations

  • La formulation d’une stratégie pour le travail à faire (la fonction traditionnelle de la planification), y compris :

    – Impliquer les bonnes personnes aux bons moments
    – Tenir bon sur ce qui est important
    – Maintenir des plans pertinents avec des mises à jour appropriées
    – Communiquer efficacement le plan et exposer comment il s’aligne sur la Stratégie Organisationnelle d’ensemble
    – Rester positif

  • L’assistance à mobiliser des ressources pour travailler sur le plan, y compris :

    – Communiquer clairement les résultats attendus des autres
    – Amener les personnes vers les façons planifiées de réaliser le travail
    – Démontrer son attachement et sa confiance dans les capacités des membres de l’équipe.
    – Laisser les personnes savoir comment elles progressent vers la réalisation du plan

  • Fournir aux autres l’inspiration d’atteindre les résultats :

    – Reconnaitre les contributions des autres
    – Les aider à se sentir et à agir comme des leaders dans leur section du projet
    – Stimuler la réflexion des autres
    – Aider à construire l’engagement du groupe et l’enthousiasme pour les objectifs du projet.

Partenaire de DantotsuPM
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Évidemment le planificateur de projet ne peut pas accomplir tout cela tout seul ! Du support est nécessaire venant du management du projet.

Aider le chef de projet à aider le planificateur à réussir exige un jeu de compétences différent, ‘conseiller vers le haut’ mais ceci est le sujet d’un autre papier (voir Manager vers le haut déjà publié).

 

Webinars : 8 façons d’en maximiser les bénéfices personnels

Le par mopertodans formations et certifications1 commentaire
Melanie Franklin
Melanie Franklin

Webinars – 8 ways to maximise personal benefit

http://www.agilechangemanagement.co.uk/blog/webinars-8-ways-maximise-personal-benefit par Melanie Franklin

Les Webinaires sont devenus partie intégrale de notre développement professionnel et tandis que la technologie s’est améliorée ainsi que la compétence des présentateurs, on offre peu de support à ceux qui dans les faits appellent. Je donne régulièrement des webinaires et je participe à d’autres. Alors, voici mes 8 points majeurs pour rendre l’heure que vous y consacrez aussi bénéfique que possible.

Astuces pour webinaires

Quand vous avez vu le sujet du webinaire, il vous a intéressés suffisamment pour que vous vérifiez votre calendrier Outlook et vous inscriviez. Plutôt qu’alors juste recevoir une infime alerte juste 15’ avant le démarrage de ce webinaire, considérez les choses suivantes :

1 semaine avant le webinaire

Image courtesy of Phanlop88 / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Phanlop88 / FreeDigitalPhotos.net

1. Faites des recherches sur l’intervenant en vérifiant son site Web ou profil en ligne afin d’obtenir une compréhension de sa perspective.

2. Cliquez sur les liens vers des matériels qu’ils ont publié et qui se rapportent au sujet.

15 minutes avant le webinaire

3. Ne soyez pas dérangé. Allez quelque part où vous pouvez écouter sans interruption et arrêtez votre courrier électronique pour ne pas être tenté par le multitâche.

Pendant le webinaire

mindmappingsoftwareblog4. N’essayez pas de tout noter : l’enregistrement du webinaire ou les diapositives seront mis à votre disposition après l’événement. Asseyez-vous et capturez l’essence de ce qui est dit. Créez peut-être une « mind map » ou une liste des points clés.

5. Notez les questions qui vous viennent à l’esprit comme le présentateur parle et tapez-en au moins une dans la fenêtre de discussion avec le présentateur pour qu’il y réponde en fin webinaire

30 minutes après le webinaire

6. Montrez à vos collègues, chefs et autres membres de votre communauté de travail que vous investissez du temps dans votre domaine. Écrivez un bref résumé de ce que vous avez appris de l’événement et faites-le circuler auprès de vos collègues et de votre réseau. Dans le cadre de votre résumé, attachez l’URL de l’enregistrement pour ceux qui n’y étaient pas.

linkedin7. Connectez-vous avec le présentateur sur LinkedIn pour bénéficier de davantage de nouvelles de leur part.

8. Envoyez votre résumé au présentateur ou écrivez une référence pour eux sur LinkedIn car ceci améliore votre profil tout autant que le leur.

Dédiez 2 heures à cet exercice

Comme vous pouvez le constater, s’engager pour un total de deux heures pour une heure de webinaire demande un peu de planification. CEPENDANT, les bénéfices que vous pouvez en retirer personnellement peuvent être considérables. Vous commencerez à devenir la personne qui est « connectée » au monde extérieur et bientôt votre réseau commencera à compter sur vous pour les conseiller sur tout un panel de sujets.

PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création
PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création

Webinaires à venir (et passés) indiqués sur ce blog et ayant donc trait au management de projet sous toutes ses formes.

speakers : êtes-vous captivants ou ennuyeux pour votre public ?

Le par mopertodans best practicesLaisser un commentaire

Speakers: Are You Captivating or Boring Your Audience?

http://philcooke.com/speakers-are-you-captivating-or-boring-your-audience/ par Phil Cooke

Quand je suis assis dans des conférences, ateliers, ou offices religieux, j’observe le public autant que j’observe l’orateur.

Avec un speaker puissant et fascinant, l’auditoire est scotché.

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Les participants prennent des notes, hochent la tête en assentiment et tous les yeux sont fixés sur la scène. Mais avec un moins bon orateur, le public divague. Ils commencent à sortir leurs équipements mobiles, non pas pour prendre des notes, mais pour vérifier leur courrier électronique. Ils commencent à chuchoter avec leur voisin. Ils ne hochent pas la tête en accord, ils le font parce qu’ils s’endorment.

Le problème est que de mauvais speakers ne le remarquent jamais.

Ils poursuivent leur discours ennuyeux et ne voient jamais que l’auditoire a mentalement déserté la salle.

Embed from Getty Images

Ne vous montrez jamais aussi arrogant qu’un orateur qui pense que l’importance de son message surpasse l’intérêt du public. Ces intervenants déroulent leur discours sans la moindre pensée sur à quel point cela peut-être pénible pour l’auditoire. Comme speaker, c’est votre job de les engager et s’ils ne sont pas intéressés, quelque chose est erroné.

Un chanteur d’opéra l’a très bien dit: « Soyez sûrs et certains de vous arrêter de chanter avant que le public n’ait arrêté d’écouter. »

Comment vous délivrez un message est aussi important que le message que vous transmettez.

Parce qu’en fin de compte, peu importe l’excellence du message, si personne n’y prête attention, vous avez échoué.

Le 5 mai, LinkedIn a 11 ans !

Le par mopertodans forum de discussionLaisser un commentaire

Si vous êtes comme moi utilisateur de LinkedIn et y trouvez un grand intérêt pour maintenir le contact avec vos connaissances professionnelles, suivre leur actualité et bénéficier de leurs découvertes, sachez que LinkedIn fut lancé le 5 mai 2003

  • linkedinNombre de membres : 259 millions
  • Visiteurs uniques mensuels : 184 millions
  • Utilisateurs actifs quotidiens : 35% des membres
  • Localisation : 34% des membres sont situés aux États-Unis
  • Croissance : 2 nouveaux membres rejoignent LinkedIn chaque seconde.
  • Temps passé sur le réseau : 17 minutes par mois
  • Démographie : 79% des membres ont plus de 34 ans
  • Âge moyen des membres : 44 ans
  • Nombre de groupes : 1,5 million (ne manquez pas ceux du PMI France, APMG France, MS Project)
  • Mobilité : 27% des visites sont effectuées via mobile

 

mauvaise communication

Le par mopertodans forum de discussion1 commentaire

Miscommunication

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2013/05/miscommunication.html par Seth Godin

time valueLe défi de communication n’est pas de ne jamais mal communiquer, c’est de réduire le délai entre l’interaction et la réalisation que la communication n’est pas passée. Parce que, plus tôt nous savons que nous ne réussissons pas à nous connecter, plus tôt nous pouvons réparer cela.

Les appels téléphoniques, par exemple, mènent à moins de mauvaises communications que des instructions envoyées par courrier électronique. Un cycle de clarification se construit par ce moyen de communication. « Euh ? » est une façon tout à fait appropriée de demander à quelqu’un de clarifier un message. Les conversations sont plus claires que l’émission d’ordres parce que les conversations ont une détection et correction d’erreurs intégrées.

Les organisations qui savent bien identifier les messages internes mal compris vont probablement avancer plus vite et plus en harmonie, que celles qui supposent que les messages qui viennent d’en haut ne doivent ne jamais être questionnés.

Dans le doute, demandez.

Sur ce même thème:

5 Étapes pour mettre à jour plus rapidement votre statut de Projet

Le par mopertodans experience sharingLaisser un commentaire

selon le blog de Projectmanager.com

reportLes mises à jour de statut de projet prennent beaucoup de temps à assembler et à préparer. Combien de temps sauveriez-vous si vous pouviez le réaliser plus rapidement ? Vous pouvez y parvenir sur votre projet avec ces 5 étapes…

L’utilisation de ces astuces vous aidera à obtenir des rapports d’état d’avancement de votre équipe beaucoup plus rapidement.

Étape 1 : définissez un échéancier

Faites en sorte qu’il soit très facile pour les membres de votre équipe projet de se souvenir de quand ils doivent vous fournir une mise à jour de statut en respectant jour et horaire. Avez-vous besoin d’une mise à jour chaque vendredi après-midi ? Un mercredi sur deux au matin ? Cela n’a pas d’importance du moment que c’est régulier et bien communiqué. Ceci permettra aux membres de l’équipe d’entrer dans une routine. Ils peuvent préparer leur mise à jour de statut à l’avance car ils savent quand il sera exigé.

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Étape 2 : Utilisez des informations en temps réel

Cela demande plus longtemps aux membres de l’équipe de préparer leur mise à jour de statut s’ils n’ont pas accès aux informations en temps réel. Assurez-vous donc qu’ils peuvent utiliser des données en temps réel pour préparer leur mise à jour !

L’utilisation de logiciel comme ProjectManager.com qui peut capturer des informations de tâches en temps réel signifie qu’ils auront l’accès à tout ce dont ils ont besoin d’un claquement de doigt. Ils pourront assembler leurs mises à jour plus rapidement et donc vous les obtiendrez aussi plus rapidement.

Étape 3 : Fournissez des modèles

Si vous voulez que des membres de l’équipe vous informent sur certaines informations ou selon un certain format, rendez cela facile à faire pour eux en leur donnant un modèle à utiliser. Chaque semaine ils peuvent simplement éditer la dernière version de votre modèle et la mettre à jour avec les dernières avancées.

Vous obtiendrez toujours les données que vous voulez et ils n’auront pas à trop réfléchir à quoi vous envoyer! Cela vous sauvegardera aussi du temps à les relancer quand ils oublient d’inclure quelque chose de vraiment important, car ils auront ces têtes de chapitre dans le modèle pour les aider à se rappeler de quoi vous avez besoin.

Étape 4 : envoyez des rappels

rappeler, ne pas oublier, remindersUtilisez le management des tâches et les envois de rappel par courrier électronique en utilisant votre logiciel de management de projet pour demander aux membres de l’équipe de compléter leurs mises à jour de statut à l’heure. Vous pouvez configurer une tâche récurrente dans leur  liste de choses à faire pour qu’ils n’aient jamais l’excuse d’avoir oublié !

Si vous pouvez automatiser l’envoi de ces courriers électroniques de rappel, faites-le aussi. Cela marche bien avec les membres de l’équipe qui voyagent beaucoup et pourraient avoir besoin d’un rappel par courrier électronique. Plus vous pouvez automatiser, plus facile ce sera pour vous et plus vous aurez de chances que votre équipe vous envoient leurs mises à jour de statut à temps.

Étape 5 : suivez, suivez, suivez

Ceci n’est pas la meilleure façon d’obtenir des mises à jour rapidement, mais ça peut marcher si vous devez faire entrer un membre spécifique de l’équipe dans une routine vertueuse ! Relancez pour les rapports que vous n’obtenez pas dans les temps agréés. Puis relancez-les de nouveau. Et de nouveau! Faire de vous-même une nuisance ne vous gagnera pas le prix du chef de projet le plus décontracté, mais vous obtiendrez ce que vous voulez au final et la prochaine fois, il y a bon espoir que le membre concerné de l’équipe y réfléchira à deux fois avant de laisser passer le délai d’envoi de sa mise à jour de statut.

Le management des tâches et les fonctionnalités de stockage de documents d’outils en ligne tels que ProjectManager.com vous permettent de facilement rationaliser le management des mises à jour de statut de votre équipe. Vous pouvez leur prévoir des tâches, configurer des rappels et partager des modèles.

méta Projets Management
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construire votre réputation de chef de projet

Le par mopertodans experience sharing2 commentaires

Building your Reputation as a Project Manager

http://projectmanagers.org/building-your-reputation-as-a-project-manager par : Ange Berniz

Comme Chefs de projet, nous savons que nos projets ont systématiquement une durée limitée. Cela signifie aussi que, périodiquement, nous devons obtenir une nouvelle mission. Notre employabilité dépendra largement de notre expérience passée et de notre réputation.

De nos jours, dans un monde numérique, Internet nous donne la possibilité d’immortaliser nos succès professionnels de telles façons que ces mérites puissent être considérés dans nos futures missions professionnelles.

Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Ambro / FreeDigitalPhotos.net

Dans notre challenge suivant, il est très probable que notre recruteur ou client vérifiera sur Internet avant de nous embaucher. Donc, nous devons prêter une attention particulière à ce qui est dit de nous sur Internet et essayer de l’influencer.

Ce concept est appelé la Marque Personnelle, le « Personal Branding ». L’idée est de laisser une trace permanente de votre carrière professionnelle qui reflète nos réels accomplissements professionnels pour que d’autres puissent les découvrir et le savoir.

Bien sûr, ceci ne signifie pas qu’Internet soit le seul média pour promouvoir notre marque personnelle, parce que nous pourrions risquer de devenir une personne virtuelle sans essence et pas la vraie personne que nous sommes vraiment .

Des communautés professionnelles comme ProjectManagers.org, des blogs personnels, des réseaux sociaux (LinkedIn), sont d’excellents canaux pour laisser la trace numérique de notre marque personnelle selon nos mérites professionnels et capacités.

Mais, en déposant notre trace numérique, nous devons être cohérents et démontrer notre intégrité. Si nous voulons construire notre marque personnelle de chef de projet, il vaut mieux concentrer tous nos messages seulement sur cet aspect et, par exemple, ne pas partager dans des messages Twitter des vues politiques personnelles.

Aussi, quand nous participons à des groupes de discussion, nous devons démontrer notre professionnalisme parce que je vois souvent des gens s’y disputer parce qu’ils pensent qu’ils détiennent la vérité et que les autres ont tort.

Tout que nous faisons sur ces canaux de communication (bon ou mauvais) constituera notre marque personnelle, donc il vaut mieux garder ceci à l’esprit avant que vous ne commenciez à écrire de quoi que ce soit sur Internet.

En construisant notre réputation comme de chef de projet sur ce canal numérique, il y a aussi quelques risques. Comme précédemment mentionné, nous devons prêter attention à ne pas devenir un individu seulement virtuel, complètement à l’extérieur du monde réel où nous vivons. Parce que ceci n’est pas « Second Life » où on peut s’inventer qui l’on veut être et construire notre propre avatar basé sur votre imagination ou fantaisies. Ceci est le monde réel et il nous fournit des canaux de communication utiles pour laisser une trace de nos expériences réelles et nous aider à continuer à travailler en tant que chefs de projet.

travail de groupeDonc si nous travaillons dur sur nos projets dans le monde réel et qu’en même temps nous écrivons des articles sur ProjectManagers.org pour partager notre expérience et leçons apprises, ou demandons des recommandations de notre profil LinkedIn aux parties prenantes de nos projets réussis, nous construirons notre réputation de chef de projet.

Reliez les aspects de votre carrière et montrez vos capacités professionnelles, compétences et vraie valeur.

Que faites-vous pour construire votre réputation de chef de projet ?

Selon Juan Enriquez, ce qui a fini par arriver dans les dernières décennies est que la visibilité dont bénéficiaient les chefs d’états ou les grandes célébrités vous est maintenant appliquée tous les jours par tous ces gens qui tweetent, bloguent, vous suivent et regardent ce qui se passe dans votre vie.

êtes-vous un fan du « Social Media Project Management » ?

Le par mopertodans outils et méthodesLaisser un commentaire

Partenaire de DantotsuPM
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l’ascension du « Social Media Project Management » par Hervé Parmantier

Le par mopertodans outils et méthodes3 commentaires

10 ans facebookSeulement 10 ans aujourd’hui que FaceBook fut créé et pourtant son omniprésence ne peut que nous rappeler tout le chemin parcouru dans les médias sociaux depuis le début du millénaire !

Nous avions abordé ce sujet avec Hervé Parmantier dont je reprends ici l’article en mettant à jour quelques chiffres…

J’ai eu le plaisir de travailler avec Hervé il y a déjà de nombreuses années chez Digital Equipment et de suivre son parcours au fil des ans, en particulier lorsqu’il œuvrait chez Oracle..

« Durant ces 25 dernières années, Hervé Parmantier a dirigé de nombreux Programmes Multi-Nationaux et Cross-Fonctionnels (Marketing, Vente, Conseil, Services) pour le déploiement de nouvelles offres innovantes. Il est actuellement consultant indépendant pour aider les PMEs à optimiser leurs Organisations et Systèmes d’Informations (ex. ERP), et mettre en place une stratégie intégrée et multi-canal (ex. Marketing Digital, CRM, Partenariats) ».

Hervé Parmentier
Hervé Parmentier

Lors du LIM et du Congrès PMI® à Marseille, plusieurs présentations ont fait référence à la montée de l’utilisation des médias sociaux dans le management de projet.

En moins de 10 ans, nous avons assisté à une explosion de l’utilisation des médias sociaux (YouTube : +1 Milliard d’utilisateurs depuis 2007 ; FaceBook : +1,19 milliards d’utilisateurs depuis 2004 ; LinkedIn: 259 millions d’utilisateurs depuis 2003; Twitter: 218 millions d’utilisateurs chaque jour…).

Les dernières études montrent encore des disparités importantes de leur utilisation en fonction des générations (BabyBoomers, Génération Y) et une modification profonde de comportements dans les manières de communiquer (B2B, B2C, C2C).

L’étude 2011 de McKinsey Global Institute confirme une généralisation de leur utilisation dans toutes les industries. La communication devient multi-canal, de plus en plus immédiate grâce aux mobiles, et bilatérale. Les consommateurs

deviennent des Consom’Acteurs et nous disposons d’une multitude d’outils de communication (flux RSS, réseaux sociaux, micro-blogs, forums, mini-sites, podCasts, Wikis, etc) afin de donner ses FeedBacks.

Les outils de communication sont de plus en plus accessibles et se multiplient, en particulier avec le Cloud et l’OpenSource. Les cycles dans les projets se raccourcissent (généralisation des méthodes Agile par exemple) et les habitudes et les comportements changent (il est de plus en plus fréquent de traiter ses emails le soir ou durant les week-ends), ce qui modifie la relation et les attentes entre les entreprises et les employés. La frontière entre le temps de travail et sa vie personnelle devient plus floue, en particulier avec la généralisation du télétravail.

Le Project Manager voit donc son rôle évoluer car il doit de plus en plus tenir compte des différences qui existent entre les générations, les cultures, les méthodes de travail et les attentes des membres de l’équipe (flexibilité en termes d’horaires et de hiérarchie).

Le Project Manager doit devenir un véritable leader, qui doit donner une certaine autonomie à son équipe, s’assurer de la motivation des membres, et mettre en place une communication fréquente, réactive et transparente.

Il devient de plus en plus critique, en début de projet de bien se mettre d’accord sur les normes, les méthodes de communication, les procédures, les règles, le choix d’outils, et les canaux (médias sociaux par exemple), en particulier pour la gestion d’équipes virtuelles.

Un véritable plan de communication cohérent (au travers des différents canaux) devra être établi afin de déterminer, pendant toute la durée du projet et suivant le type de projet, comment seront utilisés les média sociaux, en utilisant quelques fondamentaux du Marketing :

  • Identifier les cibles (clients, prospects, stakeholders, partenaires, sous-traitants, sponsors, analystes, communautés d’experts).
  • MS Project
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    Déterminer le mode d’implication des futurs utilisateurs (consommateurs, clients finaux…) afin de permettre la co-création et le CrowdSourcing.

  • Définir le mode de transmission et consolidation des feedbacks aux membres de l’équipe.
  • Identifier les canaux utilisés en fonction des objectifs et besoins de communication (collaboration, partage, information, coordination, publication, archivage).
  • Déterminer les types de contenu, la fréquence de communication en fonction des cibles, de l’urgence et de l’importance de l’information.

Les médias sociaux pourront être également utilisés par le Project Manager afin de donner plus de visibilité (interne, externe) à son équipe, son projet, vendre le succès de son équipe et mieux gérer son eReputation.

Plus d’informations en contactant directement herve.parmantier@pmi-france.org