Journée mondiale du bien-être le 8 juin :-)

J’aimerais profiter de cette occasion pour partager avec vous cette vidéo du docteur Adam Fraser sur son étude sur la balance entre la vie au travail et la vie en dehors du boulot.

Il en a retiré 3 grandes étapes pour améliorer cette balance

  1. Revenez sur votre journée. Demandez-vous: « Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce que j’ai réalisé ? Que pourrais-je faire mieux demain ? ». Ces questions ont pour but de vous rappeler vos réussites, de vous inciter à tirer les leçons de vos expériences et de vous préparer pour le futur.
  2. Reposez-vous en faisant quelque chose qui vous rend présent. Cela pourrait signifier faire un sudoku, faire du sport ou méditer. Cela pourrait aussi être aussi simple que de prendre une douche et de changer de tenue avant d’aller voir d’autres personnes. Par exemple, Fraser aime amener ses deux enfants et son chien au parc, où ils se promènent. «Nous nous amusons pendant 45 minutes».
  3. Réinitialisez-vous en vous demandant: « Comment puis-je me présenter à la maison? ». Plutôt que d’ouvrir la porte préoccupé par la journée de travail écoulée, essayez d’être présent dans le moment lorsque vous entrez dans votre vie personnelle.
« Ce n’est pas quand vous vous présentez qui compte vraiment mais comment vous vous présentez. »

Billet à relire sur ce sujet: Comment ne pas ramener à la maison une mauvaise journée au travail !

 

PMI a mis à jour le Practice Standard for Scheduling

Vous apprendrez à identifier les éléments d’un bon modèle de planification ainsi que son objectif, son usage et ses bénéfices.

Practice Standard for Scheduling  – Troisième Édition

Cette 3ème édition incorpore les dernières idées et avancées sur les pratiques les meilleures et les plus acceptées dans le domaine de la planification de projet.

Aligné sur A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixième Édition, ce standard de pratique explore plus en détails l’information contenue dans la Section 6 sur le management de la planification du projet.

Vous découvrirez aussi ce qu’il convient de faire pour produire et maintenir un bon modèle de planification ainsi que :

  • PMGS est partenaire de DantotsuPM

    Usage et bénéfices du standard;

  • Définitions des termes et étapes principaux dans la planification;
  • Descriptions détaillées des composants;
  • Conseils sur les principes et les concepts de création de modèle de planification et leur utilisation;
  • Différences entre les modèles et leurs représentations;
  • Descriptions détaillées de méthodes : chemin critique, chaîne critique,PERT, planification par vagues déroulantes et simulation de Monte-Carlo;
  • Utilisations d’approches de management de projet adaptatives dans la planification, comme agile;
  • Bonnes pratiques généralement acceptées en planification, développement, maintenance, communication et processus de planification efficaces.

Les membres PMI ont un accès gratuit à ce standard sur PMI.ORG. Si vous souhaitez une édition papier, visitez aussi PMI.org.

“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

Partenaire de DantotsuPM

Comment tuer les réunions inutiles : 7 astuces utiles

Scotchés dans la folle récurrence des réunions ? Des leaders partagent leurs astuces sur la façon d’avoir moins et de meilleures réunions.

How to kill needless meetings: 7 tips

https://enterprisersproject.com/article/2018/4/how-kill-needless-meetings-7-tips par

Carla Rudder

le rush
Courir de réunion en réunion

Nous avons tous passé des journées en réunions qui s’enchainent, courant d’une salle de réunion à la suivante au fil des heures, nous lamentant sur le temps que nous pourrions dépenser sur du vrai travail. Si nous avons assez de chance pour avoir une journée par semaine sans réunion, nous la protégeons avec acharnement.

Si la majorité des gens peuvent le comprendre, pourquoi semblons-nous tous être englués dans une frénésie de réunions ?

Parce que malgré le facteur irritant, les réunions présentent de clairs bénéfices, énonce Alexandre S. Lowry, professeur de finances au Gordon College.

« La culture de réunion excessive conduit la plupart des personnes à la folie. Elles sont essentielles pour permettre la collaboration, la créativité et l’innovation.

Elles favorisent souvent le relationnel et assurent l’échange approprié de l’information. Cependant, une culture de réunions excessives rend folle la plupart des personnes.

Chaque minute dépensée sur une réunion inutile consomme une part du temps pour le travail en solo qui est également l’élément essentiel pour la créativité et l’efficacité.

Encore plus important est le fait que les réunions interrompent la capacité à se concentrer sans distraction sur une tâche cognitive exigeante. En conséquence, les gens ont tendance à venir plus tôt pour travailler, ou rester plus tard, ou utiliser les week-ends comme temps calme pour se concentrer. »

Les directeurs des systèmes d’information et les leaders qui ont des difficultés à trouver l’équilibre entre le temps passé en réunion et le travail individuel, pour eux-mêmes et pour leur équipe, devraient considérer les astuces suivantes pour tailler dans le nombre de réunions et rendre les restantes meilleures.

#1 – Donnez la priorité aux décisions

décider de façon délibérée« Organisez une réunion seulement si une décision doit être prise. Les réunions peuvent être une manière efficace de discuter des idées et des informations, mais ceci ne mène à pas beaucoup d’action. Aussi, prévoyons une réunion seulement si nous savons que le résultat aboutira à une décision. Pour la réunion d’information, employons une technologie comme Slack ou l’email pour permettre à nos équipes de communiquer et d’aborder toutes les questions avant la réunion. Cela nous a mené à une diminution de 45% des réunions hebdomadaires et celles que nous avons conservées sont maintenant plus courtes. Nous employons aussi un parking à idées pour le hors-sujet. Si quoi que ce soit surgit pendant une réunion qui n’est pas la base de celle-ci, nous mettons ce sujet sur ce parking pour que nous puissions l’adresser en dehors de la réunion. » – Matthieu Wolach, Président, Synlio

#2 – Raccourcissez toutes vos réunions de 15 minutes

Les sociétés sont coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant.

“Nous prévoyons que les réunions qui seraient typiquement d’une heure soient de 45 minutes et nous exigeons qu’elles aient un ordre du jour. Le temps réduit maintient les personnes concentrées sur le sujet et permet à la réunion suivante de commencer à l’heure. Je vois la plupart des sociétés coincées dans une roue de hamster, projetant les participants de la fin d’une réunion au commencement d’une autre au même instant. Cela ne laisse aucun temps aux personnes pour aller aux toilettes, prendre un verre d’eau, changer de salle, ni se préparer pour la réunion suivante. Si on ne donne pas aux gens le temps approprié pour faire ces choses nécessaires, ils le créeront. Le résultat est des employés partant au milieu d’une réunion ou se déconnectant, ou arrivant en retard à la suivante, forçant les gens dans cette autre réunion à les attendre. Ils manquent des informations pertinentes et gaspillent ainsi le temps des autres. Cela diminue évidemment la productivité des employés ainsi que leur engagement et leur efficacité. Si chaque réunion d’une heure est réduite à 45 minutes vous pouvez commencer à l’heure, personne n’est énervé et vous pouvez accomplir beaucoup plus. ”–Suz O’Donnell, Président, Thrivatize

#3 – Créez des périodes sans réunion

« Définissez une certaine période de temps chaque semaine pour que les gens puissent se concentrer sur un travail indépendant, au bureau ou à la maison. Leur donner une telle flexibilité et liberté peut fournir l’espace nécessaire dans leurs agendas, avec la motivation de faire fonctionner cet arrangement. Poser des « périodes sans réunion » force aussi le groupe en entier à réévaluer les réunions qui étaient normalement prévues pendant ces créneaux et se demander qui doit vraiment y participer. En conséquence, nous observons que les équipes tiennent moins de réunions en général et que moins de personnes participent à chacune. L’additionnel ‘espace blanc’ dans l’agenda de chacun augmente la productivité individuelle et réduit le débordement sur le temps personnel. » – Alexander S. Lowry, professeur de finances, Collège de Gordon  

#4 – Limitez réunions « de crise »

« La première étape est, avez-vous même besoin d’une réunion ? Beaucoup de réunions sont créées par les gens qui ont une crise ce jour-là. La plupart de celles-ci ne sont pas de vraies crises. Prévoyez une heure chaque semaine pour parler de ces types de problèmes. Repoussez toutes les discussions sur ces sujets à cette réunion. Les emails, les SMS et autres formes de communication peuvent suffire à tenir les gens informés jusque-là (Peut-être la question se résoudra-t-elle d’elle-même avant que la réunion n’arrive). En attendant, les leaders devraient investir plus de temps dans la planification de la réunion que la réunion n’en prendra en réalité. Soyez clair sur pourquoi vous avez la réunion et assurez-vous que seulement les gens qui doivent y être soient là.

La culture de la société dirige normalement les réunions et le processus est passé des générations précédentes. Assurez-vous que vous ne passez pas trop de temps en réunions de crise, limitez-les, ou les éliminez-les si vous le pouvez. « –Wayne  Strickland, VP stratégie globale de distribution, Hallmark Cards

#5 – Réduisez le nombre de participants

« Revoyez et élaguez régulièrement votre liste d’invités aux rencontres récurrentes. Les réunions ont une tendance à sortir de votre contrôle sur plusieurs plans et les réunions récurrentes tout particulièrement parce qu’elles se poursuivent au-delà de leur but ou des personnes ajoutées ne sont plus appropriées. Jetez un coup d’œil aux réunions récurrentes dans votre agenda et revoyez la liste des participants.

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

Toutes ces personnes doivent-elles être là ? Enlevez des personnes et envoyez-leur une note agréable pour expliquer pourquoi; vous serez étonnés, souvent la réponse est un soulagement ! L’autre chose que je fais souvent est de revoir ses réunions récurrentes et d’en annuler, parce que souvent la raison pour laquelle elles avaient été créées n’est plus appropriée ou elles ont perdu leur momentum. » – Ada Chen Rekhi, fondateur et COO, Notejoy

#6 – N’hésitez pas à annuler

Relisez ce billet de Seth Godin

« N’ayez pas de réunion si vous n’en avez pas besoin. Annulez une réunion dès le moment où vous vous rendez compte qu’elle n’est pas nécessaire. Si vous devez vraiment avoir la réunion, publiez un ordre du jour avec les sujets ordonnés par priorité et/ou décisions qui exigent la participation de chacun des participants. Concentrez-vous sur les actions, les mises à jour sensibles et les décisions qui doivent urgemment être prises. Terminez la réunion en avance si tous les objectifs sont atteints. Faites un suivi avec des minutes de réunion qui capturent les points pertinents, les actions nécessaires et les décisions prises. Enfin, quelque chose que nous semblons tous oublier: Remerciez les gens pour leur temps. » – Doyen Pipes, architecte en chef d’innovation, TetraVX

#7 – Liez des réunions aux coûts et bénéfices

« Considérez ce que coûte à la société chaque réunion qui est prévue, en termes d’heures et de dépenses et utilisez ces chiffres pour décider s’il vaudrait mieux prévoir moins de réunions ou des réunions moins fréquentes. » – Tracy Julien, VP marketing, GuidedChoice 

Lesquelles de ces astuces préférez-vous ? Lesquelles avez-vous déjà adoptées et quels en sont les effets ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

L’évaluation environnementale est un outil d’aide à l’intégration de l’environnement dans les projets

Le 5 juin est la Journée Mondiale de l’environnement

Cette journée, organisée par le Programme des Nations Unies pour l’Environnement, a été créée en 1972.

Elle est célébrée depuis 1973 et soulève régulièrement les questions essentielles de la protection de l’environnement et ses conséquences sur la qualité de vie des populations et la survie de notre planète.

Plus concrètement, pour réussir la transition écologique vers une société plus sobre en carbone, il est nécessaire d’intégrer les principes du développement durable. Tant dans les politiques publiques comme en témoigne cette vidéo que dans la concrétisation des plans, programmes et projets que vous menez dans vos organisations !

Que faites-vous concrètement et à votre échelle dans votre projet pour analyser son impact environnemental et en minimiser les effets négatifs ?

Discipline et flexibilité seraient-elles comme chien et chat dans le management de projet ?

La discipline, nécessaire au manager de projet pour mener à bien sa mission et en atteindre les objectifs, ne doit pas se muter en aveuglement ni l’empêcher d’être à l’écoute.

En effet, la flexibilité dans notre monde VUCA/VICA est impérative.

Il faut se tenir au courant de ce qui se passe en dehors de son écosystème (projet, programme, entreprise, clients, partenaires, équipe) car certains événements extérieurs peuvent avoir d’importants impacts.

Les « cygnes noirs » (événements considérés comme absolument impossibles mais qui surviennent) sont légion: crise financière des « subprimes », prise de pouvoir de quasi-inconnus politiques, gilets jaunes…

Les changements même plus modestes ont leur importance comme le vote d’une nouvelle loi, l’apparition d’une nouvelle technologie, l’arrivée d’un concurrent jusqu’alors inconnu, de nouveaux actionnaires, un remaniement du management exécutif… la liste est infinie.

Le PDG d’une grande entreprise internationale pour laquelle j’ai travaillé disait:

« Si vous voyez que quelque chose est inévitable, ne le combattez pas. Prenez en le leadership ! »

Il est des situations où la discipline, l’une des qualités pour laquelle on vous a embauché en tant que manager de projet, peut se retourner contre vous et votre projet si vous l’appliquez de manière inflexible.

Discipline et flexibilité peuvent donc être, comme chien et chat, les meilleurs amis du monde grâce à leur complémentarité au service du projet.

Réanimez votre projet moribond en 4 étapes !

Quatre étapes pour ranimer un projet moribond

Four Steps to Breathe Life Back into a Dying Project

https://www.clarizen.com/four-steps-to-breathe-life-back-into-a-dying-project/

Bien que ce soit évidemment un dernier recours, il y a des fois où il est nécessaire de tuer gracieusement un projet plutôt que de lui permettre de continuer son terrifiant voyage vers le néant.

Cependant, bien avant cela ne devienne une possibilité, les chefs de projet doivent sortir leur matériel de désincarcération, saisir un défibrillateur et faire de la réanimation.

Parce que si les dieux du management de projet sont à leur côté, ils seront capables de ré-insuffler de la vie dans un projet mourant. Voici quatre étapes qui pourraient ouvrir la voie à sa résurrection et à son bon rétablissement.

1. Rassemblez les informations

Utilisez des outils de travail collaboratif pour discuter avec les principales parties prenantes. Rassemblez les informations pour obtenir une image complète, ou au moins aussi complète que possible, de ce qui est arrivé avant, ce qui se produit maintenant et ce qui va probablement arriver dans le futur.

2. Identifiez les causes racines

Une fois que le manager de projet sait contre quoi ils se bat, l’étape suivante est d’analyser les données et identifier les causes racines. Il est important de  mettre en évidence que ce n’est pas un post mortem (qui viendra plus tard).

Diagramme D’Ishikawa – Relisez le billet détaillé

Le point est ici de s’assurer que toute solution proposée ait une bonne chance d’adresser les problèmes réels. Ou bien, comme de mauvaises herbes, ils repousseront de nouveau et seront encore plus difficiles à éradiquer.

 

3. Organisez un remue-méninges sur les solutions

En parlant de solutions : le manager de projet devrait organiser une session de remue-méninges (brainstorming) avec les parties prenantes principales. Il est critique d’impliquer le sponsor dans ce processus; particulièrement si l’on doit redonner la priorité à ce projet dans le portefeuille, ou si les ressources qui auraient été ré-allouées ailleurs ont besoin de revenir dans l’équipe.

4. Recréez le Projet

Le manager de projet devrait résister à tous les efforts « de tordre » le projet existant. Les projets qui passent dangereusement près de la destruction ne sont pas « ajustables”, ils doivent être reconstruits. Cela ne signifie pas que les pièces fondamentales comme le plan, la portée, le programme et le budget ne peuvent pas être sauvées. Mais cela signifie en fait que chacun doit comprendre que dorénavant, c’est une partie totalement nouvelle avec de nouvelles règles, de nouveaux points de référence, attentes, objectifs et probablement même méthodologies différentes.

Votre projet saura-t-il tel un phénix renaître de ses cendres ?

L’utilisation du bon logiciel de management de projet est essentielle et participera grandement à déterminer si ce Projet Renaissance survit ou meurt.

Au final : Regardez derrière vous et apprenez

Indépendamment de si le projet est sauvé ou doit être clôturé, les managers de projet devraient identifier avec les autres leaders les leçons apprises pour les appliquer à l’avenir. Après tout, apprendre de ses erreurs est toujours profitable (même si apprendre des erreurs des autres est plus amusant).

Faites du succès de vos projets la norme, pas l’exception !

 

comment traitez-vous les questions particulièrement difficiles ?

« Et vous, que répondriez-vous ? » ou encore « Que feriez-vous ? »

Cette première répartie vous permet de gagner du temps pour réfléchir à votre réponse.

Elle peut aussi révéler des réponses pertinentes en particulier de personnes de confiance (mais pas seulement).

Mais elle peut être perçue comme un signe de faiblesse si utilisée trop souvent  ou de simple temporisation si vous ne faites rien de la réponse de l’autre personne.

Certains penseront que vous ne savez pas répondre ou n’êtes pas pertinent dans votre rôle.

D’autres vous trouveront ouvert à de nouvelles idées et prêt à écouter.

Certains seront tentés de répondre à votre place.

D’autres, plus rapides ou mieux préparés, en profiteront pour s’engouffrer dans la brèche et forcer des paroles dans votre bouche…

Alors, que faites vous en cas de question particulièrement difficile que ce soit dans le domaine professionnel comme privé ?

13th annual State of Agile report

Au fil des années, les changements et ajouts à ce rapport sont incroyables car l’adoption Agile a grandi et évolué.

Il est difficile de croire que DevOps n’était presque pas mentionné, il y a seulement quelques années. Alors que le rapport de cette année indique que 73% des répondants planifient une initiative DevOps ou en ont déjà une en cours. DevOps et Agile sont devenus de plus en plus liés en support aux entreprises qui cherchent à développer et à fournir des logiciels de qualité de manière plus efficace, plus rapide et plus rentable pour leurs clients.

Le 13e rapport annuel présente de nouveaux thèmes, des changements de priorités et des domaines d’intervention élargis.

Au fur et à mesure que DevOps et Agile deviennent plus courantes, il est nécessaire que les deux approches soient connectées afin de voir le changement se matérialiser et en tirer un avantage concurrentiel. Une visibilité accrue des résultats Agile et DevOps devient de plus en plus critique pour l’amélioration continue des équipes.

Voici les principaux thèmes et conclusions de ce 13ème rapport annuel sur l’état de l’agilité

  • La réduction des coûts du projet est un facteur essentiel de motivation pour l’adoption Agile
  • DevOps est devenue une priorité organisationnelle et la traçabilité de bout en bout est essentielle pour améliorer les pratiques DevOps
  • La gestion de la chaîne de la valeur n’est pas nouvelle, mais gagne encore en importance
  • SAFe domine les méthodes de démultiplication « Scaling Agile »

Vous pouvez télécharger une copie du rapport complet sur l’état de Agile sur www.StateOfAgile.com

 

Rapport sur les compétences essentielles de DevOps en entreprise

Si votre projet est exécuté en approche DevOps, cette étude très complète devrait vous intéresser.

En effet, cette étude offre une vue complète des compétences essentielles de la méthodologie DevOps et de la transformation numérique dans la communauté informatique mondiale.

rapport

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QRP est partenaire de DantotsuPM – Téléchargez gratuitement ce document.

 

Le/la manager de projet doit apprendre à se méfier des nouvelles brûlantes

Il est souvent judicieux d’attendre que les cendres refroidissent avant d’activer toute réponse à certaines informations qui peuvent s’avérer incomplètes sinon carrément des « fake news ».

Il peut donc être urgent d’attendre (un tout petit peu).