Ne managez pas que les risques négatifs, faites en sorte que les opportunités fonctionnent en votre faveur.

How To Exploit and Enhance Project Opportunities par Harry Hall

https://projectriskcoach.com/how-to-exploit-and-enhance-project-opportunities/

Imaginez un chef de projet qui se concentre principalement sur l’identification et le management des menaces du projet et très peu sur les opportunités. Cet état d’esprit unilatéral peut être coûteux. Les meilleurs chefs de projet savent exploiter et valoriser les opportunités.

Qu’est-ce qu’une opportunité de projet ?

Le dictionnaire Merriam-Webster définit l’opportunité comme « un ensemble de circonstances qui rendent possible l’action ».

En voici quelques exemples :

• J’ai saisi l’occasion de rencontrer d’autres chefs de projet lors d’une réunion de mon chapitre PMI.
• Une manager de projet a découvert que plusieurs parties prenantes clés travaillant à distance seront sur place pour une session de formation. Elle a pu planifier une réunion d’une heure pour discuter avec elles des principaux risques du projet.
• Un analyste d’affaires a découvert un cours gratuit en ligne sur l’amélioration des processus. Le cours couvre les techniques de capture des exigences agiles que l’équipe de projet essaie d’adopter.

Que signifie « exploiter une opportunité de projet » ?

Lorsque nous exploitons une opportunité, nous faisons en sorte d’accroitre les chances que le risque se matérialise.

Supposons que vous ayez besoin de 40 ordinateurs portables pour un projet. Le coût des ordinateurs portables dépasse le montant budgété. Vous découvrez que si vous commandez 50 ordinateurs portables, vous bénéficierez d’une réduction de 10 %. Vous découvrez qu’un autre manager a besoin de 20 ordinateurs portables pour un projet distinct. La commande est passée, vous assurant une remise de 10 %.

Que signifie « améliorer une opportunité de projet » ?

Lorsque nous améliorons une opportunité, nous augmentons sa probabilité et/ou son impact.

L’équipe de projet travaillait sur un projet depuis trois mois et il restait cinq mois de travail. Le sponsor du projet a demandé au manager de projet de livrer le projet quatre semaines plus tôt que prévu.

Le manager de projet a découvert qu’un développeur qualifié et un testeur senior seraient disponibles dans un mois lorsqu’un autre projet serait clôturé. L’ajout de ces ressources supplémentaires aux deux tâches sur le chemin critique pourrait améliorer la probabilité de livrer le projet dans les délais requis.

Voyez-vous la différence entre exploiter et améliorer les opportunités ?

Faites en sorte que les opportunités fonctionnent en votre faveur.

De nombreuses personnes ont tendance à se concentrer davantage sur les risques négatifs que sur les risques positifs. C’est regrettable, car vous risquez de louper des occasions en or. Les personnes ou les organisations qui souhaitent exploiter et améliorer leurs opportunités doivent être intentionnelles.

Comment pouvez-vous y parvenir ?

1. Soyez clair sur vos objectifs et pourquoi ils sont importants.
2. Réunissez les parties prenantes concernées et réfléchissez aux opportunités.
3. Capturez et évaluez les opportunités. Quelles opportunités ont la plus grande probabilité et le plus d’impact ?
4. Identifiez les responsables des risques et des opportunités qui élaboreront et mettront en œuvre des plans d’intervention pour les opportunités les plus importantes.
5. Élaborez et exécutez vos plans de réponse aux risques.
6. Contrôlez les opportunités.