Comment pouvez-vous rapidement améliorer vos minutes de réunion de projet ?

Il est parfois bon de revenir à l’essentiel, tant pour les débutants que pour les managers de projet expérimentés, en matière de prise de notes de réunion.

How to Master Project Meeting Minutes par Harry Hall

https://projectriskcoach.com/project-meeting-minutes/

Vous et les membres de votre équipe perdez-vous le fil de ce dont vous avez discuté lors de vos précédentes réunions de projet ? Qui devait mener à bien cette action ? À qui appartient ce risque ? Qu’avons-nous décidé de faire au final ? Cela vous semble-t-il familier ? Parlons de la façon de maîtriser vos minutes de réunion de projet.

Lorsque j’ai publié le billet 4 problèmes de réunion de projet : Lesquels voulez-vous surmonter ? , j’ai reçu plusieurs questions sur l’enregistrement des minutes de réunions.

Les questions comprenaient :

• Qui devrait les écrire ?
• Qu’est-ce qui fait un bon scribe ?
• Que doivent contenir les minutes ?
• Comment vous assurez-vous que les minutes sont exactes ?
• Où devez-vous stocker les minutes ?

Permettez-moi de partager quelques conseils. Je me souviens du commentaire de George Orwell : « Parfois, le premier devoir des hommes intelligents est de reformuler l’évidence. »

Il est bon de revenir à l’essentiel, tant pour les débutants que pour les managers de projet expérimentés.

Qui devrait jouer le rôle de scribe ?

Certains managers de projet préfèrent les écrire eux-mêmes, en servant d’animateurs et de scribes. Cependant, je recommande fortement qu’une autre personne les rédige pour les réunions avec sept personnes ou plus.

Considérez les réunions comme des opportunités de développement personnel pour un administrateur de projet ou un chef de projet junior. En écrivant, ils découvrent l’entreprise, sa culture, sa dynamique d’équipe et le projet lui-même.

Caractéristiques des meilleurs scribes

Écouter et capturer les aspects critiques d’une réunion est un travail difficile. Voici quelques compétences que vous devriez rechercher chez un scribe.

• À l’écoute
• Penseur critique
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Capacité à penser à plusieurs niveaux
• Bon sens de l’organisation et de l’intégration

Que doivent contenir les minutes d’une réunion de projet ?

Les minutes ne doivent pas inclure chaque mot prononcé lors d’une réunion. Les minutes doivent plutôt être concises et comprendre les éléments suivants (RAID):

• Risques. Capturez les menaces et les opportunités dans votre registre des risques.
• Actions de suivi. Les mesures de suivi doivent inclure la date de l’action, les mesures à prendre, la personne responsable, la date d’échéance, le statut (ouvert ou fermé).
• Issues (problèmes). Les problèmes sont des menaces qui se sont produites et qui nécessitent d’être managées. Les problèmes doivent inclure la date d’occurrence, la description, la personne responsable, la date d’échéance, le statut.
• Décisions ou dépendances. Quelles décisions ont été prises ? Qui a pris la décision ? Quelle était la date de la décision ? Quels facteurs ont contribué à cette décision ?

Comment valider les minutes d’une réunion

L’animateur de la réunion, souvent le manager de projet, est responsable de l’exactitude des minutes. Comment les chefs de projet peuvent-ils garantir un compte rendu de qualité ?

1. Résumez et examinez les RAID au cours de vos réunions au fur et à mesure qu’ils se produisent
2. Examinez et validez les RAID à la fin de vos réunions
3. Le scribe doit rédiger et envoyer les minutes au manager de projet
4. Le manager de projet doit examiner et modifier les minutes
5. Distribuez les minutes à l’équipe de projet et aux parties prenantes requises, ainsi qu’une note demandant leur relecture et leurs commentaires sur le contenu.

Où doit-on conserver les minutes d’une réunion ?

Si vous utilisez des documents de traitement de texte, stockez les compte-rendus dans un emplacement prédéfini. Assurez-vous que les membres de votre équipe y ont accès.

Vous pouvez capturer et transférer des RAID dans un système d’information de projet. Le système doit permettre une récupération et une navigation faciles. Il existe de nombreux outils sur le marché à cet effet. Ces outils permettent aux membres de l’équipe de projet d’afficher les RAID au sein d’un projet ou d’un programme (par exemple, plusieurs projets gérés en fonction d’un ensemble commun d’objectifs).

Modèle GRATUIT de minutes de réunion

Vous n’avez pas de modèle pour les minutes ? Cliquez ici pour télécharger mon modèle. Rangez-le dans un endroit facilement accessible. N’hésitez pas à modifier le modèle comme bon vous semble.

Faites vos devoirs

Examinez vos projets. Quels sont vos problèmes de communication ? Les problèmes sont-ils liés à de mauvaises minutes de réunions ? Déterminez comment vous pouvez améliorer le processus de capture des minutes de vos réunions.