Les réunions de projet peuvent être exaspérantes. Certaines personnes viennent sans préparation. D’autres s’écartent du chemin. Et qu’en est-il de ceux et celles qui vérifient constamment leurs e-mails ?

What are the Project Meeting Roles? par Harry Hall

https://projectriskcoach.com/project-meeting-roles/

Améliorez vos réunions grâce aux rôles de réunion de projet.

Les membres de l’équipe quittent les réunions sans décision, sans direction et sans savoir à quoi s’attendre ensuite. Les individus assoiffés de pouvoir dominent les discussions, tandis que les plus humbles ne disent rien.

Les réunions peuvent être une perte de temps et d’argent absolue.

Comment mieux gérer vos réunions et obtenir des résultats ?

Attribuez des rôles de réunion qui permettent de résoudre les problèmes de réunion courants.

Facilitateur / animateur

Le facilitateur commence chaque réunion en énonçant son objectif, en passant en revue les points à l’ordre du jour et en posant l’attribution des rôles de la réunion.

Il ou elle commence ensuite par le premier point de l’ordre du jour. Il ou elle engage les participants, en veillant à ce que chacun ait la possibilité de contribuer.

En outre, les facilitateurs devraient prendre l’initiative de résumer les résultats de chaque point de l’ordre du jour avant de passer au point suivant. Cela permet non seulement à l’équipe de valider le résumé, mais aussi de s’assurer que le scribe capture les informations les plus pertinentes et les plus précises.

Passez en revue les principales décisions, les mesures de suivi, les enjeux et les prochaines étapes à la fin de la réunion.

Scribe

L’un des rôles les moins appréciés mais les plus importants est celui de scribe. Le scribe a une position difficile. Un scribe doit être capable d’écouter, de résumer et de capturer les éléments essentiels pour le compte rendu de la réunion de projet.

Gardien

Le gardien maintient les participants à la réunion sur la bonne voie. Lorsque les individus s’écartent du sujet, le gardien les ramène au point de l’ordre du jour en cours.

Si les membres de l’équipe identifient un élément qui mérite une discussion plus approfondie, le facilitateur demande au scribe de capturer l’élément dans le « Parking Lot ».

Maître du temps

Le facilitateur devrait indiquer la durée de chaque point de l’ordre du jour. Le maître du temps surveille le temps écoulé sur chaque sujet.

Périodiquement, le maître du temps rappelle à tout le monde le temps restant, par exemple « Il reste cinq minutes ». Un peu plus tard, « Il reste deux minutes », et enfin, « Le temps est écoulé ».

Coach

Le rôle de coach est rarement utilisé, mais il peut être extrêmement utile. Le coach est chargé de faire des observations sur la réunion.

• Comment s’est déroulée l’interaction entre les membres de l’équipe ?
• Dans quelle mesure les membres ont-ils bien traité les points de l’ordre du jour avec les résultats souhaités ?
• Les participants sont-ils restés sur le bon chemin et ont-ils atteint l’objectif de la réunion ?

À la fin de la réunion, le facilitateur demande au coach de prendre 2-3 minutes pour présenter ses observations.

De plus, en tant que coach, vous devez vous concentrer sur le processus de réunion, et non sur les individus. Votre rôle est de fournir une rétroaction constructive, en maintenant un environnement favorable et sans jugement qui encourage la croissance et l’amélioration.

Rendez vos réunions de projet merveilleuses

Engagez et éduquez vos parties prenantes. Tirez parti des commentaires du coach. Utilisez vos compétences en leadership pour influencer un bon comportement.

De combien de rôles avez-vous besoin ? Pour une réunion avec 3-4 personnes, vous n’aurez peut-être besoin que d’un animateur et d’un scribe. Pour une réunion avec 10 personnes ou plus, vous pouvez utiliser tous ces rôles.

Enfin, formez les membres de votre équipe sur les rôles de réunion. Pensez à partager cet article de blog. Attribuez des rôles le cas échéant, évaluez les résultats et aidez l’équipe à mûrir.