Un langage est un système de communication structuré utilisé par les êtres humains pour exprimer des pensées, des idées, des émotions et des informations.

Les langages peuvent être parlés, écrits, signés ou symboliques, et ils comprennent des règles et des conventions qui permettent aux utilisateurs de créer et de comprendre des messages cohérents.

Il existe donc un langage propre à tout métier.

Ne pas comprendre clairement le langage de son métier est un gros handicap pour se perfectionner et même pour travailler en équipe. Chacun créant à sa guise son propre vocabulaire.

C’est malheureusement le constat que nous faisons en tant que consultants dans plusieurs entreprises et institutions. Beaucoup de chefs de projet ne trouvent pas nécessaire de se former sur les techniques essentielles pour leur travail ; ce n’est donc pas sur le langage qu’ils vont se donner du mal pour se former.

Le management de projet à son propre langage, et ne pas maitriser ce langage est un frein certain à la création d’un environnement collaboratif au sein de l’équipe de management. Des défauts de langage impactent négativement tous les aspects du projet soit directement ou indirectement.

Nous allons aborder quelques-unes de ces conséquences.

Malentendus et Confusions

• Définition des objectifs : Une communication imprécise peut conduire à une mauvaise compréhension des objectifs du projet par les membres de l’équipe.
• Instructions ambiguës : Des instructions peu claires peuvent entraîner des erreurs dans l’exécution des tâches.

Délais de Projet

• Reprises de travail : Les malentendus peuvent nécessiter des reprises et des corrections fréquentes, entraînant des retards.
• Perte de temps : Le temps passé à clarifier les malentendus et à corriger les erreurs peut retarder le calendrier global du projet.

Dépassement de Budget

• Coûts supplémentaires : Les reprises de travail et les corrections peuvent entraîner des coûts supplémentaires non prévus dans le budget initial.
• Ressources gaspillées : Les ressources humaines et matérielles peuvent être gaspillées en raison d’instructions mal comprises.

Baisse de la Qualité

• Non-conformité aux spécifications : Les produits ou livrables peuvent ne pas répondre aux spécifications ou aux attentes en raison d’une mauvaise compréhension des exigences.
• Réduction de la satisfaction des parties prenantes : La qualité inférieure des livrables peut entraîner une insatisfaction des clients ou des parties prenantes.

 Conflits et Frustrations

• Relations tendues : Les malentendus et les erreurs répétées peuvent provoquer des tensions entre les membres de l’équipe et avec les parties prenantes.
• Baisse de moral : Les membres de l’équipe peuvent se sentir frustrés et démotivés si les problèmes de communication persistent.

Niveau de Risque accru

• Gestion des risques : Une mauvaise communication peut empêcher l’identification et la gestion efficace des risques, augmentant la probabilité de problèmes imprévus.
• Décisions mal informées : Des informations incomplètes ou incorrectes peuvent conduire à des prises de décision erronées.

Non-réalisation des Objectifs

• Objectifs non atteints : Les erreurs et les malentendus peuvent faire dévier le projet de ses objectifs initiaux, entraînant l’échec du projet.
• Impact sur la réputation : Un projet mal géré peut affecter la réputation de l’organisation et la confiance des clients.

Pour éviter ces conséquences, il est crucial de trouver les sources du langage officiel et de l’apprendre et de l’intégrer dans sa pratique quotidienne.

Plusieurs documents existent pour améliorer son langage en gestion de projet. Des référentiels internationalement reconnus comme le PMBOK, les normes ISO 21500, Réussir le management de projet avec PRINCE2…

Des dictionnaires spécialisés en management de projet sont aussi utilisés pour une compréhension approfondie des termes et concepts.

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  On peut citer le Dictionnaire du management de projet par Jean-Louis Leffet et Patrick Romagny. C’est un ouvrage de référence en français qui couvre les termes et concepts clés du management de projet.

• Le PMI Lexicon of Project Management Terms. Ce lexique, publié par le Project Management Institute (PMI), fournit des définitions standardisées pour les termes utilisés dans le PMBOK Guide.
• Le Prince2 Glossary qui contient des termes utilisés dans la méthodologie Prince2, disponible sur le site d’AXELOS.
• L’IPMA Glossary qui propose un glossaire des termes utilisés dans son référentiel ICB (Individual Competence Baseline). L’ISO21500  Vocabulary .

La liste n’est pas exhaustive. Ces dictionnaires et glossaires sont disponibles en ligne ou en version imprimée et ils fournissent des définitions claires et cohérentes des termes et concepts de la gestion de projet. Vous pouvez accéder à ces ressources via les sites officiels des organisations respectives ou les trouver dans les librairies spécialisées.

Quelques différences existent sur les terminologies employées par ces différents ouvrages. Cependant il est facile de les surmonter en s’accordant sur la méthodologie à utiliser dans un projet et tenir compte des parties prenantes qui ne sont pas censées comprendre notre langage de gestion de projets.

Il est de la responsabilité du chef de projet de mettre en place un excellent plan de communication qui tient compte des besoins de chaque partie prenante.

Comme vous le constatez, le manager de projet, pour bien comprendre et maitriser le langage, doit être un lecteur assidu et permanent. Si vous êtes chef de projets, ou membre d’une équipe projet je vous recommande vivement d’avoir toujours à portée de main un dictionnaire ou un référentiel actualisé du management de projets. Dans le cas contraire vous êtes certainement en train de devenir inefficace sans le savoir. Pour en être convaincu, comparez simplement le PMBOK 3 au PMBOK 7.

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DETONDJI TAMEGNON, Entrepreneur & Manager général

DETONDJI TAMEGNON est consultant en gestion de projets et des entreprises. Il a débuté sa carrière en 2003 en tant que professeur de mathématiques, puis s’est reconvertit en entrepreneur, en cofondant avec des amis ingénieurs génie civile 3 entreprises dont il a la charge de développer. Pour y parvenir il s’est formé en gestion de projet, en stratégie et en gestion financière.

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