Si vous ne l’êtes pas déjà, ces signaux d’alerte devraient vous être utiles. Et si vous l’êtes déjà que faire ?

Are You an Overloaded Project Manager?  par Bonnie Biafore

https://www.bonniebiafore.com/are-you-an-overloaded-project-manager/

Les managers de projet mènent généralement plus d’un projet à la fois, ce qui signifie qu’ils et elles apportent plus de valeur à leur organisation. Mais des problèmes peuvent survenir lorsqu’un manager de projet a trop de travail à faire.  Le Code d’éthique et de conduite professionnelle du Project Management Institute recommande aux managers de projet d’être honnêtes et de travailler selon leurs compétences et leurs capacités. Donc, si votre charge de travail est excessive, vous devriez demander de l’aide.

Voici quelques indices que vous êtes ou pourriez bientôt être surchargé.

Votre charge de travail de PM est supérieure à vos heures de travail prévues dans un laps de temps donné.

Une estimation approximative de votre charge de travail PM consiste à calculer le nombre total d’heures pour toutes les tâches de travail de projet (hors management de projet), puis à ajouter 15% pour le management de projet.

Par exemple, si le nombre total d’heures pour les tâches de travail sur le projet est de 100 heures, 15 heures de management de projet est une estimation raisonnable.

Lorsque vous menez plusieurs projets, additionnez ces estimations de 15 % de PM de chaque projet.

Si le total pour une période donnée dépasse vos heures de travail prévues, il y a un risque de surcharge.

Charge de travail du manager de projet avec une possible surcharge

Les parties prenantes se sentent ignorées.

Le management des parties prenantes est une activité importante pour les managers de projet.

Un indicateur précoce de la surcharge du PM est que les principales parties prenantes disent qu’elles ne savent pas ce qui se passe sur le projet ou se disent frustrées par le fait que leurs questions ne soient pas traitées.

Si cela se produit, examinez le type de problèmes soulevés par les parties prenantes et la complexité de vos projets. Les projets trop complexes, même les plus petits, pourraient nécessiter plus de temps que ne le suggère la règle empirique des 15%, ce qui pourrait entraîner une surcharge en management du projet.

Les plannings ne sont pas mis à jour.

En tant que manager de projet, le maintien de l’échéancier du projet est une tâche fondamentale de la gestion administrative du projet.

Au fur et à mesure que les tâches sont terminées, vous enregistrez la progression et ré-estimez le coût et le temps d’exécution du projet.

Si vous êtes surchargé, les mises à jour du planning sont l’une des premières choses qui disparaissent de votre radar, même si vous avez une personne chargée de la planification pour vous aider.

Si vous n’avez pas le temps de mettre à jour l’échéancier, il est temps de demander que certains de vos projets soient réaffectés à d’autres PMs ou d’obtenir de l’aide supplémentaire.

Des problèmes de synergie dans l’équipe se manifestent.

Les managers de projet doivent s’assurer que les membres de leur équipe sont à bord et travaillent bien ensemble.

Ils et elles doivent comprendre leur rôle, les responsabilités des autres membres de l’équipe et les relations entre les livrables. Si cette compréhension s’effondre, le PM remarque généralement ces problèmes rapidement.

Sinon, vous n’avez pas fait attention à l’état de votre équipe, ce qui pourrait être dû à votre surcharge.

Des problèmes techniques liés aux projets surviennent et ne sont pas résolus.

Si vous n’avez pas résolu les problèmes techniques qui se sont posés, cela pourrait indiquer une surcharge du manager de projet.

Cependant, cela peut aussi signifier que vous n’avez pas assez de formation ou que vous n’avez pas accès à un membre expérimenté de l’équipe technique pour résoudre ces problèmes. Si c’est le cas, vous devriez demander une ressource technique pour vous aider (car à ce moment-là, la formation prendrait trop de temps).

Remarque pour le PMO

Si vous supervisez des managers de projet, vous pouvez utiliser ces indicateurs de surcharge pour identifier les managers de projet qui ont besoin d’aide ou pour réaffecter des projets à d’autres.

Que regardez-vous pour déterminer si vous ou l’un de vos managers de projet êtes surchargés ?

Pour en savoir plus sur les efforts  de management de projet, consultez le cours de Bonnie Project Management Foundations