The Perfect PMO Project Management Meeting

Billet original lu sur ProjectManager.com

Existe-t-il une chose telle qu’une parfaite réunion PMO? Certains peuvent estimer que de bonnes réunions de PMO, sans aller jusqu’à parler de parfaites sont aussi imaginaires que la fontaine de jouvence ou le Saint Graal.

Je suis ici aujourd’hui pour vous dire qu’elles sont réelles et existent vraiment !

J’en ai vu de mes propres yeux. Cet article se concentre sur comment cette réunion peut être préparée, à quoi devrait ressembler l’ordre du jour et ce qui devrait et ne devrait pas avoir lieu lors de cette rencontre.

La réunion de PMO parfaite

D’abord, laissez-moi vous donner le contexte de la société dans laquelle opère ce PMO spécifique. C’est une société de développement de logiciels de taille moyenne qui se décompose en quatre domaines d’activité séparés. Tous les projets sont exécutés par le PMO. Les ressources de chaque service reportent directement aux Directeurs Fonctionnels et le PMO fonctionne en lien étroit avec ces Directeurs Fonctionnels.

Il y a aussi du développement offshore et une équipe qualité intégrés dans ce mix. Ils opèrent à travers les quatre domaines d’activité en appui des projets en cours. Autant que possible, toutes les ressources sont dédiées à 100% à une unité opérationnelle et idéalement sur un projet à la fois. L’idée de ressources partagées a été essayée, mais a rapidement trouvée trop exigeante.

L’ordre du jour

Chaque jeudi matin (à mon avis, l’horaire parfait pour une réunion de management de projet PMO hebdomadaire), des directeurs clés de cette société se rencontrent. Au fil du temps, l’ordre du jour utilisé a été ciblé sur les quatre sujets suivants :

1. Revue de Nouvelles Bonnes Pratiques (10 minutes)
2. Revue de Nouveau Projet (20 minutes)
3. Évaluation des hauts risques (20 minutes)
4. Revue de l’échéancier de déploiement (10 minutes)

La réunion est en accéléré et sous les prémisses du « allez juste à l’essentiel ».

Les Sujets

Voici un peu de détail sur chaque sujet. Je m’attendrais qu’avec de légères modifications dans chaque domaine, ceci puisse aussi être utilisé dans des entreprises qui ne sont pas dans le domaine informatique.

1. La Revue de Nouvelles Bonnes Pratiques se limite aux bonnes pratiques qui ont été implémentées au cours de la semaine précédente.

Celles-ci sont basées sur des Leçons Apprises des projets qui étaient dans leur phase finale. Ceci peut aller d’un nouveau processus d’approbation ou flux de travail, à une manière différente de travailler avec des clients. Il y a un minimum de discussion car les détails ont été examinés de près avant la réunion de PMO hebdomadaire et le sujet est présenté comme « voici comment nous fonctionnerons dorénavant ». Ceci peut sembler peu passionnant, mais c’est toujours présenté sous l’angle de comment faciliter la vie des gens quand ils travaillent ensemble. Les gens ont donné leur apport dans les systèmes et processus qui présentés et ceci est juste le point culminant de leurs efforts.

2. La Revue de Nouveau Projet permet à toute personne qui souhaite présenter un projet au PMO de le faire.

Il lui suffit de soumettre un résumé sur 1 page qui donne une brève description du projet, les objectifs fonctionnels supportés et les bénéfices que ce nouveau projet apporterait à l’organisation. On ouvre alors le sujet pour une rapide discussion ou des questions et le projet est soit approuvé (un projet facturable client par exemple…), soit rejeté sur place et dans l’instant, soit reporté à la semaine suivante pour donner le temps de faire des recherches plus approfondies. La beauté de cet arrangement consiste en ce que tout le monde dans la société connait la capacité de proposer un projet de cette façon. Ils travaillent avec leurs chefs de département respectifs et préparent la documentation nécessaire. Si le projet est justifié grâce à ses perspectives de retour sur investissement ou son importance stratégique, il est approuvé de travailler dessus. Cela empêche aussi beaucoup de projets inutiles ou gaspilleurs de démarrer à l’extérieur de la visibilité du PMO et on garde les ressources de la société concentrées sur les bonnes choses.

3. La partie évaluation des hauts risques de la réunion utilise un rapport de jalons de haut niveau qui indiquent le statut Rouge, Jaune, Vert de tous les projets dans l’organisation par unité opérationnelle.

Aucun temps n’est dépensé sur quoi que ce soit qui avance comme planifié car cela est laissé aux chefs de projets. Cette partie de la réunion est centrée sur le management des exceptions et seuls les projets en difficulté sont discutés. Des décisions sont prises sur ces projets, les obstacles éliminés et les risques atténués.

4. La revue de l’échéancier de déploiement est la partie finale de la réunion.

Puisque c’est une société de développement de logiciels qui travaille avec des utilisateurs professionnels, les déploiements sont réalisés au cours des week-ends. On fournit un calendrier des déploiements dans le mois à venir avec une attention particulière sur le prochain week-end. Ceci inclut tout morceau de code qui est déployé, les mises à jour matérielles ou la maintenance ou la production système. Ceci, à son tour, donne une excellente opportunité à chaque responsable de service de savoir ce qui vient et de préparer ses équipes pour le travail sur les choses suivantes.

Les participants

Un composant clé à cette réussite est d’avoir la participation des bonnes personnes. Vous devez avoir présents les Chefs de projet, les Directeurs Fonctionnels et les exécutifs qui peuvent prendre les décisions sur le champ.

Comment savez-vous si vous avez les bonnes personnes ? Si vous entendez pendant la réunion « nous devons vérifier avec… » alors vous n’avez pas le bon casting. Vous avez besoin de décideurs qui peuvent se concentrer sur les questions en jeu et les (faire) résoudre rapidement.

Semaine après semaine, la société peut améliorer son niveau de professionnalisme, passer en revue et approuver de nouveaux projets, atténuer les risques et mettre tout le monde sur la même page…le tout en environ 1 heure par semaine !

Vraiment ? Juste une heure par semaine ? Cela semble un peu incroyable de couvrir toute cette matière en une heure.

La vérité est que, les premières réunions de PMO dureront plus longtemps. Tout le monde essaye de comprendre le format, ce qui est important, ce qui ne l’est pas et qui doit être présent. Les premières réunions pourraient prendre 2 à 3 heures, le temps que ces questions soient résolues.

En seulement quelques semaines vous commencez à voir une grande différence. Et en quelques mois votre réunion de PMO fonctionnera comme sur des roulettes.

Quoi ne PAS couvrir à la réunion de PMO

Aussi contraire à l’intuition que cela puisse paraitre, vous voudrez éviter de résoudre des problèmes compliqués lors de cette réunion hebdomadaire. Ce n’est pas le but. Le but de cette réunion est d’identifier des problèmes, prendre des décisions et dégager le chemin. S’il y a un problème qui se présente ou une question qui va prendre longtemps à discuter, planifiez une session pour donner suite à ce sujet particulier avec seulement les personnes nécessaires. Vous pourrez alors entrer dans les détails et prendre tout le temps nécessaire pour trouver la meilleure solution.

Si vous ne faites pas cela, vous constaterez que votre réunion de PMO va rapidement dérailler. Les gens commenceront à donner des avis sur des domaines dont ils peuvent ne pas être familiers et sur-compliquer la question. À tout le moins, il sera difficile de maintenir la réunion dans sa tranche de temps allouée d’1 heure.

En tant qu’animateur de cette réunion, c’est à vous d’identifier ces points de conflit et de planifier les réunions de suivi. La bonne nouvelle est qu’il est possible d’atteindre une réunion hebdomadaire de PMO presque parfaite, sinon parfaite. Ceci exige de votre part un ordre du jour solide, la discipline pour faire avancer les sujets et le suivi. Vous apprécierez bientôt le momentum et la traction qu’une telle réunion introduit dans votre société.

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