When is it Time to Create a Project Management Office?

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Un Bureau de Management de Projet (Project Management Office : PMO) est un service ou un groupe de personnes qui définit et maintient les standards liés au management de projet, dans une organisation. En sus de définir et maintenir ces standards, un PMO est (ce qui est plus important) responsable de l’exécution et de la mise en œuvre réussies des projets qui tombent sous sa juridiction.

Il y a un certain nombre d’avantages à implémenter une telle structure dans une société. Mais un PMO n’est pas quelque chose qui est typiquement présent dès le départ, particulièrement dans une petite société. L’article suivant discutera de certains des bénéfices du PMO ainsi que de certains des signaux suggérant qu’il pourrait être temps d’établir un PMO.

Trois bénéfices du PMO

Il y a un certain nombre d’avantages que gagne une société dès qu’elle implémente un bureau de management de projet à l’échelle de l’entreprise :

1. Créer et implémenter des systèmes et processus cohérents

Un des bénéfices majeurs des PMOs est leur capacité à créer et implémenter des systèmes et des processus cohérents. Les sociétés réussiront pour certaines raisons. Elles ont un super produit, elles ont un excellent personnel commercial, elles sont novatrices, ou une combinaison d’autres facteurs les mènera à leurs succès. Avec ces succès vient la croissance et avec la croissance viennent certaines douleurs qui s’amplifient.

Il y a une certaine mentalité qui se met en place quand une société grandit exponentiellement. J’ai une fois entendu un collègue d’une société en forte croissance dire que « n’importe quelle décision qui fait avancer la société est la bonne décision ». L’esprit de ce qu’il disait était que vous ne pouvez pas prendre du temps pour ralentir dans une société en forte croissance ni analyser méthodiquement chaque solution possible quand une décision doit être prise. Les gens doivent plutôt prendre des décisions sur le champ et en temps réel pour garder les choses en mouvement.

Cela marche bien dans la théorie. Cependant, à long terme, ceci introduit des façons très contradictoires, imprévisibles et parfois incertaines de réaliser le travail, quel que puisse être ce travail. Une fois qu’une société a atteint ce niveau de confusion, c’est un grand soulagement pour ceux qui sont impactés qu’un tiers objectif (aussi connu sous le nom de PMO) entre en jeu et aplanisse les choses.

Les membres du PMO identifieront les systèmes et les processus qui marchent, se débarrasseront de ceux qui ne fonctionnent pas et boucheront les trous.

2. Une source objective de vérité

Un autre avantage qui vient une fois qu’un PMO est implémenté est qu’il y a un endroit objectif où trouver la vérité. Qu’est-ce que ça signifie ? S’il est configuré correctement, un PMO n’aura pas de ressources lui rapportant directement (autre que des chefs de projet et peut-être quelques analystes business). En tant que tel, il n’a rien à cacher ou dissimuler lorsqu’il s’agit de faire un rapport sur le statut du projet. Si un service exécute ses propres projets, il peut ne pas être tout à fait objectif dans son rapport sur le vrai état d’avancement.

Nous ne parlons pas des gens qui mentiraient délibérément, mais plutôt fournissant leur « version de la vérité ». Par exemple, un service peut savoir qu’il a manqué la date d’un livrable. Mais, il sait aussi que, d’ici la réunion de statut suivante, ils pourront rattraper le retard et donc ne pas vouloir rapporter que c’est un risque potentiel. Puis, une urgence arrive, ce livrable n’est jamais fini et maintenant le projet est en mode crise.

Un PMO fournit la visibilité dans une telle situation et identifie les conséquences négatives. Si le produit n’était pas fini le jour prévu et une date de fin clairement identifiée, ceci aurait été rapporté comme un risque potentiel. Ceci aurait donné au sponsor de projet ou au management de la société la capacité de faire quelque chose à ce propos et éviter qu’il devienne hors contrôle.

Le Président d’une société de développement logiciel m’a dit une fois qu’il utilise la personne qui fait tourner son PMO comme le baromètre indiquant dans quelle mesure les choses se passent (bien ou mal) dans la société. « S’il est un peu inconfortable, je sais que je dois aller dans les détails et voir où je dois aider. S’il est calme, cool et détendu, alors je vais déjeuner. Je sais que tout va bien. »

3. Introduit des économies d’échelle

Un PMO réduit aussi ou élimine des duplications d’efforts et du gaspillage de ressources. Si personne n’a de vue d’ensemble des activités dans une société, des projets et initiatives semblables peuvent commencer à apparaître en de multiples emplacements alors qu’il n’y en a en fait aucun besoin. Une solution suffirait, mais les personnes qui travaillent sur les autres solutions ne sont pas conscientes qu’il y a déjà une solution en construction. Un PMO peut stopper cette duplication d’efforts en employant un logiciel de management de projet  pour coordonner à travers divers services, s’assurer que le travail est fait…une seule fois.

Ce sont seulement certains des bénéfices dont vous vous rendrez compte une fois qu’un PMO sera implémenté avec succès. Mais, comment savoir qu’il est temps de prendre ce chemin ?

Quand est-il temps d’avoir un PMO ?

Il n’y a aucune taille, revenu, ou configuration particulière d’une société qui indiquerait qu’il est temps de commencer un PMO. Cependant, les symptômes suivants peuvent être des signes avant-coureurs.

1. Les produits ne sortent pas

En raison du succès de la société et de ce que vous offrez, il y a des encombrements et des ralentissements qui créent des goulots d’étranglement dans toute la société. Ceci ralentit énormément le travail, causant du travail additionnel et introduisant bien des problèmes ultérieurs qui se manifestent à cause de ce type de mauvais management.

2. Il semble que chaque projet soit une Première

Bien que vous puissiez avoir fait maintes fois un type particulier de projet (par exemple, votre société peut créer des sites Web qui exigent une certaine quantité de personnalisation pour le client), il semble que ceci est la première fois que vous ayez jamais fait ce type de projet. Les personnes se bousculent, on ne pose pas les questions nécessaires avant qu’il ne soit trop tard, ou les produits restent posés sur une étagère quelque part, n’obtenant pas de débouchés commerciaux, tandis que le service qui devrait faire le travail reste inoccupé. Si cela nécessite une suite d’erreurs pour sortir un projet, il pourrait être temps de mettre en place un PMO.

3. Il n’y a pas un seul groupe qui sache ce qui se passe à travers la Société

Tout le monde a des éléments selon sa position, ou ils peuvent avoir leur propre vue très myope du monde…mais personne ne sait comment tout est relié… et ceci commence à créer des problèmes. Les produits que l’on passe d’un service au suivant ne peuvent pas être configurés de façon appropriée, ou il manque les éléments clés par rapport à ce qui était convenu à l’origine. Il pourrait être temps de mettre en place un bureau de management de projets pour fournir cette vue d’ensemble.

Comme précédemment mentionné, un PMO est quelque chose qui sera typiquement introduit dans une société une fois qu’elle a atteint une certaine taille. Cependant, les principes d’un bureau de management de projet peuvent être appliqués dans les sociétés de n’importe quelle taille et leur permettre un bon en avant dans la création des systèmes et processus dont elles ont besoin pour exécuter avec succès les projets lors de leur croissance.

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