Socializing Your Project Initiatives

http://www.ginaabudi.com/socializing-your-project-initiatives par Gina Abudi

Trop souvent les chefs de projet ne prennent pas en considération l’importance de socialiser leurs projets avant de commencer le travail sur le projet. C’est peut être parce qu’ils n’ont pas pensé aux avantages de le faire ou parce qu’ils estiment que le projet est déjà agréé et décidé, donc pourquoi se donner cette peine. Cependant, les chefs de projet les plus efficaces, ceux qui adoptent une approche stratégique dans comment ils mènent leurs projets, regardent les projets tant de la perspective de l’organisation que de la perspective de l’individu. Ils comprennent ainsi les avantages à socialiser le projet dès le début , pendant les étapes de pré-planification.

Sans aucun doute, vous aurez à mettre en évidence les bénéfices de socialiser les projets auprès de votre sponsor et autres parties prenantes de projet si ce n’est pas déjà une pratique courante dans l’organisation. Prenons un exemple. J’ai été appelé pour travailler avec un client qui, environ 5 mois auparavant, avait lancé un projet de changement des processus de capture et de saisie des données clients pour permettre d’améliorer le marketing. Ils n’ont pas commencé par socialiser le projet. Les utilisateurs finaux faisaient ce travail d’une façon particulière depuis environ 4 ans. L’habitude est une seconde nature. Personne ne voulait changer ce qu’ils faisaient car cela fonctionnait pour eux. Nous en étions déjà à 5 mois dans le projet quand j’ai été appelée pour aider à rectifier la situation car le progrès était très minimal. J’ai recommandé qu’ils prennent du recul et reparte de zéro en prenant cette fois du temps pour socialiser l’initiative et discuter des avantages pour l’organisation dans son ensemble, les services spécifiquement affectés et les personnes. D’abord, cependant, nous avons eu besoin de faire un peu « de travail de réparation » pour lisser les ressentiments.

Les bénéfices à socialiser vos projets

Quand nous prenons le temps de socialiser les projets avant que nous ne les commencions en réalité, nous fournissons aux personnes un signal sur ce qui se passe et pourquoi. De cette façon, nous donnons un sentiment de confort par rapport aux changements qui surviendront. Cela nous aide à :

• mieux gérer les attentes dans tout le projet
• sécuriser l’adhésion et l’engagement plus tôt dans le projet
• voir où nous pourrions avoir loupé quelque chose qui pourrait causer des problèmes ou même l’échec plus tard dans le projet
• transmettre aux personnes que nous sommes intéressés par leurs idées, suggestions, avis, commentaires sur le projet
• améliorer l’efficacité dans la gestion du projet pendant l’exécution
• générer une acceptation accrue du projet pendant sa mise en œuvre

Je considère que socialiser le projet fait partie de la phase de définition ou de pré-planification du projet. Cela m’aide à découvrir qui supporte le projet et avec qui je devrai passer un peu plus de temps pour les rendre confortables et les convertir en champions. Selon la taille et la complexité du projet et le nombre de personnes dans l’organisation, je peux planifier de deux semaines à quelques mois de socialisation de l’initiative.

Vendre la socialisation à l’encadrement

Si vous êtes dans une organisation qui n’a jamais socialisé de projets avant leur lancement, vous pouvez devoir vendre l’idée aux cadres exécutifs. Ce n’est pas aussi difficile que vous pourriez le penser. Tout d’abord, dans la plupart des cas, en tant que chef de projet, vous connaissez les projets à venir avant qu’ils ne soient réellement prêts à commencer. Commencez dès lors à socialiser le projet! Quand je travaille avec des clients pour les aider à développer des manières plus efficaces et effectives de manager leurs projets, je m’assure que les plans incluent l’implication des chefs de projet très en amont dans les décisions initiales des projets pour que, avant le lancement réel, du temps puisse être mis de côté pour socialiser l’initiative. Rarement prenons-nous sur le temps de projet. Et, quand nous prenons vraiment sur le temps de projet, nous avons prouvé, maintes fois, qu’en socialisant en amont, nous passons en réalité moins de temps au final à gérer les attentes et nous obtenons beaucoup plus d’engagement qui permet un management améliore du projet au cours de son exécution. De plus, nous avons trouvé dans quelques situations, qu’en socialisant le projet, nous avons appris plusieurs choses que nous n’aurions pas su et qui aurait plus tard fait dérailler le projet.

Fréquemment nous regardons les projets de la perspective de l’organisation. Nous comprenons comment le projet bénéficiera à l’organisation et pourquoi c’est la bonne chose à faire. Nous avons tendance à oublier l’individu. L’individu est celui qui sera impacté par le projet d’une certaine façon. Nous devons considérer le projet depuis la perspective de l’individu, qui, bien que certainement concerné par l’organisation est aussi concerné par lui-même. C’est simplement naturel. Les questions qui traversent l’esprit de cette personne sont par exemple « qu’arrivera-t-il à mon travail ? » « Pourrai-je continuer à remplir mon rôle si il change ? » « Et si je n’avais pas les compétences dont j’ai besoin ? » « Comment puis-je traiter tout cela quand j’ai tant de choses à faire ? ». Ce sont toutes des préoccupations valables de la part de collaborateurs individuels et les projets les plus réussis sont exécutés par ceux qui travaillent avec cette personne pour adresser ses préoccupations de différentes façons, comme :

• des réunions avec tout le personnel
• des réunions de département
• de petits groupes de focus
• des enquêtes
• des sessions de type « Déjeuner et Apprendre »
• des courriers électroniques
• des posters affichés dans l’entrée
• le site intranet
• la lettre interne d’information

Voici seulement quelques moyens de socialiser le projet partout dans l’organisation. Choisissez toujours différentes solutions afin d’atteindre le plus grand nombre de personnes.

En résumé            

Prenez le temps de socialiser vos projets avant leur réel début. Vous constaterez que vous augmenterez l’engagement et le support au projet, ce qui rendra votre travail de management du projet beaucoup plus facile à long terme. Les bénéfices sont multiples et bien supérieurs à l’effort supplémentaire demandé. Souvenez-vous aussi, que, périodiquement, pendant tout le projet, comme toute bonne pratique, vous devez continuer à socialiser le projet en faisant le point avec les personnes pour être certain qu’ils sont toujours bien engagés et confortables avec ce qui se passe.