Bonnes pratiques dans la gestion d’équipes disperses géographiquement

Par Neil Stolovitsky

Dans un monde où les technologies mobiles ont brisé les barrières entre la communication et la collaboration à travers les géographies, les entreprises centrées projet recherchent toujours plus activement de nouveaux talents pour pouvoir offrir des marchandises et des services de qualité. De plus, nous vivons dans un monde de plus en plus exigeant. Les entreprises doivent pouvoir offrir des produits et des services de meilleurs qualité à des clients de plus en plus exigeants tout en diminuant les marges. Face à cette réalité, les entreprises centrées projet doivent continuellement améliorer leur stratégie globale afin de maintenir leur compétitivité et de rester profitables.

Cet article va considérer les différents challenges auxquels doivent faire face les chefs de projet et leurs équipes et parties prenantes dispersés, ainsi que les stratégies à mettre en place pour pouvoir mener les projets au succès.

Challenges globaux dans la gestion de projet

Le challenge le plus important dans la gestion d’une équipe est probablement la diversité culturelle des membres de l’équipe et des parties prenantes qui travaillent dans des lieux différents. Il n’est pas du tout inhabituel pour des équipes délocalisées de n’avoir aucun contact avec leur chef de projet. Les barrières culturelles ainsi que la langue s’ajoutent à ces problèmes et peuvent créer des problèmes de compréhension pour toutes les parties impliquées. La communication et le partage d’informations peuvent donc être entravés, ce qui risque d’avoir un impact très négatif sur le succès d’un projet. Dans la plupart des cas, les équipes délocalisées prennent des décisions critiques qui sont basées sur une mauvaise communication ou des informations de seconde main.

L’application usuelle des techniques traditionnelles de gestion de projet est un autre challenge auquel font face les chefs de projet. En général, les méthodologies traditionnelles de gestion de projet sont focalisées sur la planification et le suivi des détails des délais et des coûts. Les méthodes de communication et de partage des informations tendent à ne pas être formalisées et sont laissées aux mains des praticiens en gestion de projet qui utilisent leur propre style de communication avec les parties prenantes. Traditionnellement, les chefs de projet avaient la chance de communiquer face à face avec leurs équipes et leurs clients. Mais aujourd’hui, avec la globalisation, ces interactions face à face sont fortement limitées. Les interactions longue distance engendrent une communication biaisée qui a un impact très négatif sur les délais et les résultats de projet.

Développer une stratégie globale de communication pour le succès

La première étape à mettre en place pour répondre aux besoins d’une équipe de projet délocalisée est d’établir une stratégie de communication formelle afin de minimiser les barrières dans les échanges, le partage et l’interprétation des informations critiques. Cette stratégie doit recevoir l’acceptation de l’équipe délocalisée et nécessite des outils indispensables pour que son implémentation soit efficace.

Lors du développement d’une stratégie de communication globale, les entreprises doivent considérer les caractéristiques suivantes :

1)     Distance – Un projet global implique des équipes et des parties prenantes dispersées. Les interactions face à face sont donc limitées. Développer une stratégie où les meetings face à face sont planifiés périodiquement permet d’assurer une meilleure cohésion entre les équipes et également une prise en charge plus rapide des goulots d’étranglement et des problèmes de performance. Le fait est que rien ne peut remplacer les interactions humaines qui permettent de garder les chef, parties prenantes et membres d’une équipe terre à terre, c’est pourquoi il est nécessaire de consacrer du temps à ces meetings.

2)     Langue – Il est très commun pour les entreprises de travailler dans des environnements polyglottes. Les barrières de la langue peuvent créer des retards et des échanges d’information biaisés. Il est très important de trouver une langue commune pour la communication ou si ce n’est pas possible, de travailler avec une ressource qui s’occupera de la traduction. Il en résultera une meilleure communication.

3)     Culture commerciale – Le leadership et les façons de travailler peuvent être très différentes de par le monde. C’est pourquoi il est important de mettre en place une façon de travailler qui convienne et qui soit acceptée par la totalité des équipes. Elles pourront ainsi maximiser leur performance et les parties prenantes et chef pourront établir des attentes partagées lors de l’apparition d’incidents.

4)     Décalage horaire– Des problèmes de timing sont également souvent rencontrés dans le travail d’équipes délocalisées. Les chefs de projet doivent planifier les meetings stratégiques avec des membres clé de chaque équipe afin qu’ils transmettent à leur tour les objectifs dans leurs régions respectives. De plus, ces représentants régionaux peuvent également transmettre les informations de leur région à leur leadership délocalisé.

5)     Accès aux informations – Plus que dans n’importe quel environnement, l’accès aux informations des équipes délocalisées est l’un des plus grands challenges. Dans beaucoup de cas, les membres des équipes et les parties prenantes n’ont pas la possibilité de se rendre dans le bureau d’un collègue pour poser une question. C’est pourquoi il est important de mettre en place une stratégie formelle qui documente le détail des projets et qui offre un accès rapide aux informations 24/7 pour pouvoir mener un projet sur le chemin du succès.

En résumé, à cause des problèmes de communication inhérents aux équipes délocalisées, les projets nécessitent des processus plus formalisés non seulement pour assurer que le projet reste sur la bonne voie, mais également pour créer une dynamique de groupe fluide et cohésive où chaque partage d’informations risque d’avoir un impact sur le succès du projet.

Le nuage est votre ami                                                                                                                                                                                                                                               

Le cloud computing s’infiltre dans chaque aspect du monde commercial, les challenges quotidiens rencontrés par les équipes de projet délocalisées s’y dissolvent rapidement. La technologie Cloud a facilité la vie des équipes délocalisées en leur offrant une plateforme collaborative idéale pour établir une stratégie de communication formalisée qui permet de consolider toutes les informations dans un même panier. Que les entreprises décident de déployer une solution à la demande ou implémenter une plateforme Cloud derrière leur pare-feu, la nature omniprésente d’internet apporte la solution idéale pour améliorer la collaboration à travers le monde. Le cloud computing permet aux informations critiques d’être à la fois accessibles et mobiles.

En sus de l’accès évident à l’information, les projets et les solutions de gestion de projet sous Cloud peuvent également offrir les outils nécessaires pour contrôler le flux d’informations. Cela ne suffit pas de faciliter l’accès aux informations, il faut également pouvoir s’adapter aux processus des équipes dispersées à travers le monde en offrant des profils de sécurité adaptés. Dans l’idéal, les informations les plus pertinentes seraient distribuées aux différentes équipes de projet afin que les décisions puissent être prises dans les temps. Il en résultera de meilleurs résultats qui seront ressentis par toutes les parties prenantes.

Bien que les projets globaux puissent poser des problèmes de communication et de prise de décision, pour la plupart des entreprises, la possibilité de profiter de talents à différentes localisations permet d’apporter une valeur ajoutée au portefeuille de projets. Grâce à l’accessibilité aux informations critiques à travers le web et un éventail de talents plus compétitif, les entreprises tirent aujourd’hui avantage des économies d’échelle pour offrir de meilleurs résultats à leurs clients.

Neil Stolovitsky (nstolovitsky@geniusinside.com) est un spécialiste senior en solutions chez Genius Inside, un éditeur de logiciels en gestion de projet basé au Canada et en Suisse.