The DNA of the PMO

http://www.pmi.org/eNews/Post/2011_04-08/NLU_The-DNA-of-the-PMO.html

Jack S. Duggal, MBA, PMP

Les Project Management Offices (PMOs) existent depuis quelque temps et sont devenus communs dans beaucoup d’organisations. Malgré cela, le but principal et la fonction d’un PMO continuent à être mis en doute et débattus. La situation devient encore plus complexe dans des organisations dans lesquelles les PMOs ont proliféré à différents niveaux avec des chevauchements ou des conflits de fonctions. D’autre part, parfois, quand il y a la clarté de but, un focus trop étroit peut limiter la valeur du PMO. De même que l’ADN contient les instructions génétiques utilisées dans le développement et le fonctionnement de tous les organismes vivants connus, existe-t-il un code ou un modèle contenant tous les éléments pour construire un PMO réussi ?

La forme spécifique, la fonction et la structure d’un PMO pour votre organisation dépendront d’un nombre de facteurs dont :

• Vos défis et besoins actuels;
• la taille et le type de votre organisation, la nature et la portée des projets; et
• la maturité en management de projet de votre organisation.

Cependant, beaucoup d’éléments principaux d’un PMO peuvent être identifiés et agencés.
Les participants à mon SeminarsWorld ® « la Construction de la Prochaine Génération de PMO et de Management de Portefeuille », séminaire des 10 dernières années ont aidé à examiner le cœur des fonctions du PMO. Le défi était de décoder l’ADN, ou identifier les éléments principaux de PMO réussis, qui puissent être évolutif et s’adresser à n’importe quel type d’organisation ou de business.

Les Six Éléments de l’ADN du PMO

Pour construire une vue holistique du PMO, une structure intégrée est nécessaire. L’ADN du PMO aide à organiser les fonctions de PMO en six larges catégories comme indiqué dans le diagramme ci-dessous.

• Exécution et performance : Se concentre sur les aspects tactiques d’exécution de projet en fournissant des processus standardisés, des méthodologies, des outils, des modèles, de la formation et le support pour améliorer les capacités de construction et d’exécution.
• Support de décision stratégique : Facilite le management de portefeuille, fournissant des informations pour la sélection et la priorisation de projet, mettant en évidence des informations critiques pour évaluer le risque, la capacité en ressources et la gestion des exigences et permettant le support de décision pour l’alignement avec le business, la réalisation des bénéfices et la gestion de la valeur.
• Gouvernance : Établit une structure de prise de décision pour lier le stratégique avec le tactique et facilite et remonte les décisions clés sur le projet/programme, y compris la configuration des politiques et procédures et l’établissement de mécanismes de gouvernance comme des portes de passage de jalon.
• Gestion de la performance et des rapports : Fournit des informations consolidées et la transparence avec des rapports appropriés qui aident dans le suivi et le management de la performance du projet, programme et portefeuille.
• Management des communications et des relations : Identifie les liens et des dépendances, détecte des problèmes et des goulots d’étranglement systémiques, résoud les problèmes de communications et d’interface à travers les silos organisationnels et développent et gèrent des relations avec les parties prenantes.
• Management de changement organisationnelle : puisque le management de projet est le management du changement, le PMO peut aider à faciliter et préparer le changement.

Les susdits éléments peuvent être trouvés dans un PMO typique, individuellement, ou dans des combinaisons de deux ou plus, mais rarement tous les six domaines sont-ils reliés de façon holistique.

Comment appliquez-vous l’idée de l’ADN à votre PMO ? Évaluez votre PMO depuis la perspective de chacun des six éléments et évaluez vos forces, faiblesses et des chaînons manquants. Le point actuel de douleur et les besoins fonctionnels de l’organisation détermineront la priorité de votre attention.

L’idée de l’ADN du PMO est l’interaction et l’impact de tous les six éléments l’un sur l’autre. Ceux-ci doivent être liés, équilibrés et optimisés pour supporter la valeur du PMO.