Mel Bost – PMO Expert a remarqué dans son article « Five Tangible Things Aspiring Young Project Managers Can Do to Enhance Their Capabilities » que de nombreux jeunes chefs de projet interrogent leurs ainés plus expérimentés et leaders de PMO sur comment améliorer leurs compétences en management de projet.

Il leur conseille les 5 choses suivantes :

1. Se porter volontaire pour prendre les minutes d’une réunion importante d’avancement de projet. Assurez-vous de trouver ou créer un modèle qui capture les participants, la date et la durée de la réunion, l’ordre du jour, les actions ont été agréées, les tâches assignées à chaque participant et leurs dates de fin, les problèmes  non résolus et la date et heure de la prochaine réunion. En vous portant volontaire pour cette mission, vous fournirez un document clef à l’équipe de projet sur lequel ils peuvent se baser dans tout le projet.

2. A la conclusion et documentation du contenu du projet, questionnez le sponsor et les parties prenantes pour vous assurer qu’ils connaissent vraiment sur quels contenus ils signent et « l’engagement » nécessaire pour réaliser le projet. Ceci vous donnera une visibilité des “Changements de Portée” qui peuvent surgir avant des demandes de changement effectives. Cela augmentera votre compréhension du processus de projet et votre stature parmi les autres chefs de projet.

3. A la fin de la première phase majeure du projet, insistez pour que l’équipe de projet tienne une session sur “les leçons apprises”. Ils vous remercieront plus tard même si vous devez les traîner à la réunion à leur corps défendant.

4. Identifiez un problème qui semble diviser les membres de l’équipe de projet ou les parties prenantes et suive-le en enregistrant des actions majeures et les décisions prises par l’équipe et les parties prenantes. À un moment approprié dans le projet, quand il apparaît que l’équipe projet ou les parties prenantes ou les deux se sont trouvent dans une impasse ou un point délicat, sortez votre résumé des actions et des décisions et passez-les en revue avec ce groupe combiné. Certains peuvent ne pas apprécier d’être confronté avec les faits, d’autres peuvent ne pas être d’accord avec vos « faits » ou votre interprétation – mais personne ne pourra nier l’harmonie qui en résultera quand chacun commencera à voir les perspectives et points de vue différents des autres ni ne critiquera le fait qu’un observateur « raisonnable et réaliste » a porté ces points de vue à leur attention.

5. Pratiquez les quatre mécanismes de communications dont j’ai discuté dans un de mes articles précédents.