Briefing pour le succès du projet, par John Reiling

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Un des plus importants outils de communication qu’un chef de projet puisse posséder est le briefing de projet. Cela peut faciliter des communications avec tous les intervenants et décideurs quelque soit le projet. Il représente une bonne partie des relations publiques sur le plan de communication du projet.

Le briefing de projet est typiquement une présentation PowerPoint qui peut être déroulée relativement rapidement pour expliquer ce qu’est le projet à une grande variété de personnes. Souvent, et particulièrement dans les  grandes organisations, les projets ne sont pas sur l’écran radar de chacune des personnes impliquées. Le briefing de projet peut fournir un remède à ce problème. Il permet au chef de projet d’exposer facilement une histoire bien ficelée du projet d’une manière simple, et du point de vue du client.

Il y a une variété d’outils de communications qui peuvent être utilisés pour communiquer à la large communauté des personnes impactées par le projet dans les grandes organisations. Un outil est l’intranet, où une page Web peut décrire le projet. Un autre est un wiki, où on peut non seulement expliquer le projet, mais également assez facilement le maintenir à jour avec les bonnes personnes. La chose importante à propos de ce briefing est qu’il est compatible avec d’autres moyens de communications tel le wiki ou la page intranet, mais il doit aussi fournir une structure pour présenter le projet à quelqu’un en face à face.

Dans les plus grandes organisations, c’est une bonne idée pour un chef de projet que de préparer un briefing orienté marketing qui soit fort et cohérent. Il devra expliquer en termes simples les points marquants du projet en incluant les objectifs, la portée, les personnes impliquées, les coûts et le planning de haut niveau. Un briefing de projet est une partie importante du plan de la communication de nombreux projets.

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John Reiling, PMP