4 ways to get action after a meeting

http://pmtips.net/4-ways-action-meeting par Elizabeth Harrin

Si, comme moi, vous avez déjà été à une réunion pour ensuite constater qu’il n’y avait pas de suite, vous saurez combien cela est décevant. En grande partie, les réunions de management de projet se terminent par des actions, sinon à quoi bon avoir la réunion ? D’accord, il y a certaines réunions où vous partagez simplement de la connaissance et elles n’ont pas pour intention que les gens repartent avec des actions, mais dans la majorité des cas, les gens qui participent à la réunion finissent par repartir avec des tâches à accomplir.

Combien de fois ces tâches font-elles l’objet d’un suivi ? Si c’est une réunion d’équipe régulière, vous aurez l’occasion de vérifier que les actions ont bien été faites à la réunion suivante, mais si la réunion a été provoquée spécifiquement pour discuter d’un problème particulier, vous pouvez ne pas avoir la chance de faire un suivi avec tout le monde dans un environnement structuré. Alors, comment vous assurer que tout le monde complète leurs actions après une réunion ? Voici quelques astuces.

1. Enregistrez les actions

Cela parait simple, mais assurez-vous que les minutes incluent une liste des actions avec qui va les faire et pour quand. Ceci rend l’action publique et visible et peut encourager la personne à en effet bien compléter ses propres tâches. Sans minutes formelles, envoyez un courrier électronique aux participants de la rencontre après l’événement et récapitulez quelles étaient les actions, même si vous ne rapportez rien d’autre sur la réunion.

2. Faites-les accepter les actions

N’inscrivez pas de force des personnes pour des actions qu’elles ne sont pas prêtes à faire. De nouveau, cela semble simple, mais le simple fait que vous demandiez à quelqu’un de faire quelque chose ne veuille pas dire qu’il le fera. L’individu doit aussi s’approprier l’action et cela ne nécessite qu’une conversation rapide pendant la réunion : « Sara, prendrez-vous la responsabilité de cela ? » : « Oui, OK ». Alors, vous pouvez noter Sara comme la personne qui réalisera l’action.

De même, ne donnez pas d’actions aux gens qui ne sont pas présents. Au lieu de cela, donnez l’action à quelqu’un qui est là d’expliquer ce qui doit être fait à la personne qui n’est pas là. Par exemple : « Chuck parlera à Kumar dur plan de test. »

3. Trouvez une façon de faire un suivi

Si vous n’allez pas suivre les actions dans votre prochaine réunion d’équipe et les passer en revue avec les personnes, vous devez trouver une façon alternative de réaliser un suivi et de vérifier que le travail a été fait. Ajoutez les actions à une registre des actions.

Vous pourriez aussi ajouter de grandes tâches, significatives du projet à votre échéancier de projet, pour vous assurer que tout le monde peut voir la dernière version de ce qu’est effectivement la liste des tâches. Rappelez-vous ajouter un propriétaire au registre ou au plan pour savoir qui fera le travail.

4. N’essayez-pas d’être parfait

Parfois les gens ne peuvent pas s’engager à faire d’une action de la façon dont vous voudriez le faire. C’est OK, il vaut mieux avoir une action qui est entreprise qu’une qui ne commence pas du tout. Vous pouvez toujours aider quelqu’un à la compléter à votre niveau élevé de standard ou baisser simplement vos standards ! Bien sûr, quelques actions ont besoin d’être accomplies selon des normes de qualité agréées et si c’est le cas vous devrez vous assurer que celles-ci sont respectées pour le bien du projet.

5. Chassez !

N’ayez pas peur de poursuivre les gens ! Certaines personnes travaillent mieux de leur propre initiative et compléteront des tâches sans aucune incitation de votre part. Certaines auront besoin de beaucoup d’encouragements et de suivi, particulièrement si elles ont d’autres tâches de plus forte priorité. D’autres ne feront rien à moins que vous ne continuiez spécifiquement à le demander. Vous connaissez les membres de votre équipe projet donc vous saurez quel genre de chasse vous devrez faire pour garantir que le travail soit fait.

Les projets n’avanceront pas à moins que les actions ne soient complétées, aussi, l’un des rôles majeurs du chef de projet est de s’assurer que le travail est fait selon le plan et la liste de tâches et que celles-ci sont cochées sur la liste comme complétées. Alors vous pouvez contrôler le progrès en général et vérifier que le projet est en bonne voie pour être livré à l’heure et selon le contenu requis. Ce n’est pas si difficile de faire faire aux gens le travail qu’ils ont promis de faire lors d’une réunion mais parfois ils auront besoin d’un peu de suivi ou de support pour compléter leurs tâches.

Restez proche de la liste des tâches inscrit et de la charge de travail des membres de l’équipe projet pour vous assurer qu’aucune action ne passe à travers les mailles du filet !