Nous avons signé en juin dernier un partenariat avec Frédéric Bojman, Chef de produit Project & Visio chez Microsoft France. Nous nous connaissons depuis plusieurs années et échangeons le plus souvent par email et téléphone, aussi ce fut agréable cette fois de se rencontrer en personne.

Cela m’a permis de visiter pour la première fois les bureaux de Microsoft à Issy Les Moulineaux. Un centre High Tech et convivial à la fois pour ne rien gâcher.  Frédéric m’a donné à cette occasion de nombreux pointeurs vers des vidéos et documents sur Microsoft Project 2010 que j’ai pu depuis partager avec tous les lecteurs de DantotsuPM qui connaissent en général assez bien l’outil mais pas forcément sa dernière version.

Que dire de Microsoft Project sinon qu’il accompagne les chefs de projets depuis plusieurs décennies. En effet, pour la petite histoire, Project est né en 1984 sur DOS et sa première version 1.0 for Windows fut produite par Microsoft en 1990.

Cette Version 1.0 m’a permis de découvrir comment créer un Gantt chart, relier des tâches entre elles, les positionner dans le temps et leur allouer des ressources bien avant que je ne sache même que le management de projet deviendrait un jour une passion pour moi. L’outil a évolué au fil des vingt dernières années et il a, pour ma part, bien accompagné mon évolution dans ce métier de PM en proposant des capacités toujours plus riches qui correspondaient à l’évolution de mes propres responsabilités : mono projet, puis multi projets, puis programmes comportant plusieurs projets connectés et partageant certaines ressources, évolution de la gouvernance projet et de ses demandes en reporting, gestion de portefeuille de projets…

Project permet donc de planifier les tâches, de maximiser l’utilisation des ressources, d’assurer le suivi des projets pendant leur réalisation et le contrôle des coûts.

La version 2010 contient beaucoup de nouveautés extrêmement utiles pour les chefs de projet. Je n’en citerai que quelques unes car je ne suis pas un expert mais celles-ci me paraissent répondre à des besoins concrets du chef de projet :

• La capacité de créer un plan initial « top-down » sans dates calculées par l’outil, donc, de manière totalement manuelle et de ne passer que plus tard (ou jamais éventuellement) à un mode de calcul automatisé.
• L’inspecteur de tâches est un nouvel outil qui va identifier les problèmes ou anomalies suspectes ainsi que les opportunités en matière de planning et proposer des corrections (mais en laissant la décision au PM)
• La possibilité de décaler dans le temps le début du projet (et que tout se recalcule automatiquement)
• La possibilité d’éliminer logiquement une tâche en la faisant passer en état inactif (et éventuellement de la réactiver si le client ou l’équipe change d’avis). Utile pour le change management afin de voir les impacts sur le temps et les délais ainsi que pour préparer à l’avance des plans de mitigation de risques à n’activer que le cas échéant.
• Un nouvel affichage chronologique permettant une communication simplifiée et plus facile avec les parties prenantes avec un copier-coller vers PowerPoint par exemple pour gagner du temps de préparation des comités de pilotage et/ou de revues client.
• Une vue graphique de la planification d’équipe qui permet de voir facilement les points de surcharge et de mieux répartir le travail par un cliquer-déposer entre ressources du projet.

Microsoft Project Professionnel peut aussi se synchroniser avec Project Server pour proposer une gestion de projet en mode collaboratif (EPM): Centralisation des projets (et des différents documents du projet) en un seul endroit, planification en mode web, gestion partagée des ressources, création de tableaux de bord…

Microsoft Project Server 2010 propose une solution unifiée de gestion de portefeuille et de projets. Elle repose sur SharePoint Server 2010 pour bénéficier de toutes les capacités de la plateforme (collaboration, utilisation des processus de validation, gestion documentaire, fonction de reportings avancées,…). La Gestion des demandes permet de centraliser l’ensemble des demandes et d’évaluer les projets les uns par rapport aux autres, en fonction des objectifs stratégiques et avec l’aide de processus de validation. Des tableaux de bord plus évolués sont présents grâce à Excel Services, Performance Point Services, Visio Services, et SQL Reporting Services.