Les nombreux avantages de la collaboration sont autant de challenges à relever et gagner.
L’évolution technologique avance à grands pas et elle offre un environnement parfait pour la multiplication des services de partages et des réseaux sociaux. Des échanges se créent tout naturellement et des liens se tissent dans tous les domaines entre les individus.
Dans ce nouveau scénario, la collaboration prend toute son ampleur. Pour cela profiter de ses nombreux avantages représente un défi à ne surtout pas manquer.
Pour vous apporter une aide concrète, je vous propose des conseils pratiques ainsi qu’un aperçu des bénéfices attendus sur 3 aspects clés :
- apprendre le travail collaboratif,
- choisir la bonne plateforme,
- mais surtout sur les actions à maitriser par le chef de projet
Le manager de projet est, une fois de plus, un protagoniste incontesté.
1-Savoir travailler ensemble
Comment faire
Les outils et la technologie ne suffisent pas !
Une collaboration réussie dépend avant tout de l’humain.
En effet si on ne prend pas conscience qu’il faut modifier les habitudes et changer d’état d’esprit, une collaboration effective et durable ne se pourra pas mettre en place.
Il faut donc changer d’attitude au moins sur les points suivants
-
cliquez pour agrandir cette image Profiter du brainstorming. La réflexion collective est un moyen très efficace de trouver des solutions. Pour qu’elle soit effective il faut choisir un petit groupe motivé et bien annoncer le sujet au début. Il est préférable de se poser des questions simples et se donner le temps d’y répondre. Il ne faut pas juger les contributions apportées, par contre il est préférable de les noter pour les sélectionner et les compléter ultérieurement.
- Savoir échanger. La communication entre individus produit un échange dans les deux sens. Pour passer une information le message doit être clair, direct et surtout il faut être convaincu de ce que l’on dit !
Plutôt que de s’exprimer ainsi
« J’aimerais qu’un suivi du projet soit fait le plus souvent possible par les personnes disponibles »
Il vaut mieux dire
« Afin de détecter à temps des erreurs, 2 personnes de l’équipe devront participer chaque vendredi à une réunion de suivi du projet »
Tout est plus clair
L’objectif (« afin de détecter à temps des erreurs »), les personnes impliquées (« 2 personnes de l’équipe »), le moment (« chaque vendredi »).
Par contre lorsqu’on reçoit un message il faut être certain de vraiment le comprendre.
Pour cela on doit d’abord laisser l’autre s’exprimer, sans émettre de jugements et sans interrompre. Pour être sûr d’avoir compris ce qu’on vient d’entendre, reformuler l’idée avec nos propres mots est une très bonne méthode. Elle peut nous aider aussi à instaurer un climat de confiance avec notre interlocuteur.
Garder l’esprit ouvert. Chacun a ses principes et ses préjugés, c’est un côté plus ou moins présent dans chaque individu. L’objectif est de savoir les oublier par moment pour comprendre vraiment de nouvelles idées. Pour pratiquer au quotidien, essayez de changer vos habitudes, rencontrer de nouvelles personnes, visiter de nouveaux endroits par exemple.
Bénéfices
Les résultats attendus sont premièrement une solution avec plus de qualité grâce au brainstorming. En effet, plus d’idées, plus de points de vues différents produisent une solution complète et mieux adaptée.
Ensuite la cohésion de l’équipe se voit sensiblement améliorée si on apprend à mieux échanger : l’entraide qui en découle augmente la productivité et la motivation.
Appliquer les idées plus innovantes et intéressantes qu’on peut découvrir autour de nous, enfin, nous assure d’être compétitifs et est un gage supplémentaire de qualité.
2-Choisir la bonne plateforme collaborative
Comment faire
Les outils collaboratifs sont très variés et les fonctionnalités peuvent être complexes.
Pour cela il est très fortement conseillé de procéder par étapes dans la mise en service d’une plateforme collaborative selon un ordre de priorités établi.
Un espace pour stocker toute l’information du projet, pour pouvoir la partager, est une fonctionnalité indispensable pour tout projet, mais il y en d’autres moins utilisées qui montrent la puissance d’un environnement de travail collaboratif.
Concrètement les phases de mise en service de la plateforme peuvent se faire selon l’ordre suivant
- Environnement de partage centralisé. La première des choses est mettre à disposition des utilisateurs un espace accessible à tout dispositif (PC, tablette, smartphone…), depuis n’importe où et à tout moment.
La solution adaptée est sans doute une plateforme en nuage. Mis à part le stockage ordonné des documents, pour réaliser des recherches multicritères, il faut penser aussi aux outils qui nous permettent de partager les modifications et de gérer leur suivi et les versions des fichiers. Établir une base de connaissance pour mettre en commun la méthodologie, les formations et tout autre information d’intérêt, est aussi une fonctionnalité à ne pas oublier. 
Gestion des réunions virtuelles. Avoir la flexibilité de réaliser des réunions dès que nécessaire, même si toutes les personnes concernées ne sont pas physiquement présentes, est un atout indiscutable d’une plateforme collaborative.
Il faut s’assurer qu’on puisse utiliser le son et l’image, partager l’écran et la présentation, se servir d’un tableau collaboratif, partager des fichiers, voter, etc.
- Support en temps réel. Et si à un moment donné on a une question bloquante ou un doute qui nous traquasse, une option très intéressante à utiliser est le chat en ligne qui donne la possibilité d’interagir avec les autres acteurs de façon simple et rapide. Des données statistiques, des résumés du projet mis à jour en temps réel, peuvent être aussi accessibles à tout moment.
Bénéfices
L’atout indiscutable de ce type de plateforme est de pouvoir disposer de tout type d’information concernant le projet, à n’importe quel moment. De plus, le côté interaction et partage permet d’apporter des modifications à un même contenu et d’avoir un suivi complet des documents.
Organiser une réunion n’est plus un exercice compliqué, en seulement quelques messages on peut tout mettre en place : la distance n’est plus un problème et la technologie donne les moyens à tout le monde de s’exprimer et de participer.
Pour les doutes urgents quoi de mieux qu’un chat en ligne pour avoir une réponse immédiate sans trop d’effort.
3-Coordoner, planifier, motiver: les actions incontournables du chef de projet
Comment faire
Mais tout ne se fait pas tout seul ! Là aussi le chef de projet a un rôle à jouer qui est déterminant. En effet la présence d’un chef d’orchestre est nécessaire pour que tout fonctionne sans problème.
Les aspects où le chef de projet peut être décisif
- Aider à suivre l’avancement du projet. Une vision globale de l’exécution du projet est nécessaire. Premièrement toute tâche doit être enregistrée correctement au niveau de la plateforme, ensuite elle doit être réalisée selon la priorité établie. L’autorité et l’expérience du chef de projet sont indispensables pour assurer tout ce processus.
Planifier et organiser le temps. Surtout dans le cas des méthodes agiles, le planning est révisé en permanence : il y a des actions qui sont reportées, d’autres qui sont modifiées ou supprimées. L’équipe doit être concentrée sur le travail à réaliser, l’optimisation des ressources et la gestion du temps doivent être assurées par le chef de projet.
Motiver l’équipe. Le fait de partager toute l’information depuis le début du projet est un moyen d’impliquer et motiver les individus. Si en plus on laisse exprimer tous les membres et on communique souvent avec eux, on donne à chacun l’importance qu’il ou elle mérite : il ne faut pas oublier qu’une équipe motivée est indispensable à la réussite du projet. La plateforme collaborative nous donne tous les outils pour y parvenir et le chef de projet détient l’expertise pour que la motivation dans le projet soit une réalité.
Bénéfices
L’intervention du chef de projet est nécessaire, sa grande expérience permet de profiter pleinement des avantages d’une plateforme collaborative. En effet l’information enregistrée au niveau des tâches est immédiatement disponible pour tous les membres de l’équipe. De plus, toute modification est directement connue des personnes concernées, qui n’ont pas à se préoccuper de collecter une information plus récente. La communication enfin, est beaucoup plus facile et directe : le chef de projet a tous les moyens à sa disposition pour motiver son équipe à tout moment.
JEAN-LOUIS ROGÉ est Ingénieur informatique et Directeur des services d’informations (DSI). Il a été PCO (contrôleur de projet), responsable de la planification, de la mise à jour et du contrôle de projets pendant plus de 20 ans dans différents secteurs d’activités tels que les télécom, la grande distribution et le service public.
Il partage ses expériences et conseils sur son blog : http://www.comment-reussir-mon-projet.com/
Et vous pouvez également le suivre sur Twitter : https://twitter.com/ReussirProjet
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