12 Good Reasons You Are Struggling With Small Projects

http://www.pmsouth.com/2014/08/09/12-good-reasons-you-are-struggling-with-small-projects/

Pourquoi ai-je toujours des problèmes avec les petits projets ?

Cette question plaintive est celle que l’on me pose de temps en temps. Je voudrais donner quelques raisons pour lesquelles les chefs de projet ont du mal avec de petits projets.

1. Vous pensez que les petits projets sont simples.

En général, les projets plus petits portent moins de risques. Cependant, certains petits projets touchent un panel complexe de variables.

Assurez-vous d’analyser la complexité du projet. Par exemple, vous pouvez engager votre équipe à dessiner un diagramme de contexte Et/ou un diagramme de flux de données tôt dans la vie du projet. Cet exercice permet à l’équipe d’appréhender le contexte du projet.

2. Vous n’avez pas de charte de projet.

Les chefs de projet sont assignés sur les petits projets à la dernière minute avec des délais très serrés. Plutôt que de discuter du projet avec les parties prenantes et documenter le cas d’affaires, les problèmes, les objectifs et les livrables, le chef de projet démarre sans préalable. Plus tard, les parties prenantes exigent des changements coûteux.

Faites une priorité pour vous d’engager avec vos parties prenantes clés et développez une charte de projet. Cet exercice fournira une bonne fondation et réduira les changements plus tard dans le projet. Pour de petits projets, le chef de projet devrait pouvoir créer une charte dans un délai assez court.

3. Vous appliquez le mauvais niveau de rigueur.

Je vois deux extrêmes dans les petits projets : Premièrement, les chefs de projet ne suivent pas de méthodologie. Ils jettent le bébé avec l’eau du bain.

Deuxièmement, les chefs de projet prennent une approche « rouleau compresseur », cochant de nombreuses tâches d’habitude exécutées sur des projets grands et complexes.

Faites simple. Déterminez les étapes vous prévoyez de prendre et développez les documents de planification qui délivreront une vraie valeur. Exécutez et tenez le planning.

4. Le Sponsor de Projet est Invisible.

Beaucoup de petits projets n’ont pas de sponsor du tout. L’organisation peut assigner un sponsor, mais le sponsor a abdiqué son rôle au chef de projet ou à quelqu’un de l’équipe.

Si vous n’avez pas de sponsor, sollicitez un bon sponsor. Discutez avec le sponsor de son rôle et demandez son engagement.

5. Votre équipe a été mal pourvue en personnel.

De petits projets obtiennent souvent les reliquats de ressources. N’importe quelle personne conviendra……ou peut-être pas ?

Pour tous les projets, définissez la connaissance et les compétences requises. Cherchez à pourvoir l’équipe projet en conséquence.

6. Vous ne faites pas de management des risques de projet.

Oui, de petits projets ont typiquement moins de risques. Ceci ne signifie pas qu’il y a Zéro Risque.

Le management des risques ne devrait pas prendre beaucoup de temps, mais assurez-vous d’intégrer la gestion des risques dans vos activités de projet. Une simple analyse qualitative devrait être suffisante pour évaluer les risques.

7. Vous ne faites pas de management des changements.

Une partie prenante demande une modification de contenu. Ce n’est pas un grand changement. Vous dites ok.

Les utilisateurs demandent des changements supplémentaires au fil du temps. L’effet cumulatif devient significatif.

Décidez dès le départ comment vous gérerez, suivrez et rapporterez les modifications. Quand demande formelle de changement est-elle exigée ? Qui doit l’approuver ?

8. Vous managez un projet dont personne ne se soucie.

Dans les environnements informels, les projets sont choisis arbitrairement. Le projet ne s’aligne pas sur la stratégie de la société. L’équipe sait que le projet est de faible priorité et lui accorde peu d’attention.

Ceci est un problème de management. Le management devrait établir un comité de sélection de projets qui passe en revue les demandes de projet et leur alignement stratégique.

9. Votre équipe projet est trop grande.

Le projet est un petit projet, mais il a un impact sur plusieurs domaines de la société. Tout le monde pense avoir besoin de quelqu’un sur l’équipe projet. Vous avez quinze personnes sur l’équipe quand une poignée suffirait.

Créez une petite Équipe Principale. Faites en sorte que l’équipe représente les groupes principaux de parties prenantes. Vous pouvez vouloir créer une Équipe étendue avec des personnes qui peuvent être engagées quand/si nécessaire.

10. Vous utilisez les mauvais outils.

Certains chefs de projet dépensent plus de temps à configurer leurs outils qu’à manager leur projet.

Cantonnez-vous à des choses simples. Par exemple, plutôt qu’utiliser des outils de planification complexes, vous pouvez utiliser Excel ou Trello.

11. Vous gérez trop de projets.

Les chefs de projet moins expérimentés peuvent être assignés à de nombreux petits projets. Ces chefs de projet peuvent avoir des difficultés à prioriser et jongler avec les activités de management aboutissant à un gaspillage de temps.

La ou les personnes responsables d’assigner des chefs de projet devraient être prudentes dans l’évaluation de chaque projet, estimation du temps requis par le chef de projet et maximisation des ressources de conduite de projet. Elles devraient surveiller les taux de réussites des petits projets et s’adapter comme nécessaire.

12. Vous n’avez pas identifié les parties prenantes importantes.

C’est un petit projet. Nous savons certainement quelle sont les parties prenantes… …ou peut-être pas ? Nous sommes tentés de passet trop vite sur l’identification des parties prenantes.

Ne commettez pas l’une de ces 8 erreurs communes sur les parties prenantes. De petits projets peuvent toucher un jeu complexe de variables. La négligence dans l’identification et le management des parties prenantes peut être coûteuse plus tard dans le projet.

Ayez foi dans les Petites Choses

Prenez une minute pour passer en revue cette liste. Devriez-vous abandonner quelques idées erronées et effectuer quelques changements de comportement, aussi difficiles qu’ils puissent être ? Créez de nouvelles habitudes. Ne vous autorisez pas à retomber doucement dans de vieux comportements improductifs.

Question : Quels autres problèmes remarquez-vous sur de petits projets ? Comment le chef de projet devrait-il répondre ou, mieux, anticiper ces problèmes ??