Fatigué(e) des réunions de projet sans fin ? Des PowerPoint fastidieux et ennuyeux ? Êtes-vous pris dans la spirale infernale des réunions hebdomadaires ?

Vous souffrez peut-être alors d’un management par « réunion » !

Si la seule façon pour votre entreprise de gérer un projet est de réunir chaque semaine tout le monde autour d’une table, alors vous faites bien du management par « réunion ». Chaque jour, une nouvelle réunion.

Il y a une solution. Il existe une façon de réduire le nombre de ces réunions ennuyeuses.

Elle s’appelle le Management par « Exception ».

Le management par exception est basé sur la délégation contrainte. La délégation avec des limites. Une fois que la délégation est en place, vous appliquez le vieil adage « pas de nouvelles, bonne nouvelles ». Si rien d’exceptionnel ne se passe, alors vous n’aurez probablement pas de réunions.

Voilà comment cela fonctionne:

• Vous proposez un plan avec des contraintes définies ;
• Lorsque le plan est accepté, vos managers délèguent ;
• Pendant la durée du plan, la délégation est en place….
• … A moins que quelque chose d’ « exceptionnel » ne se passe, dans le cas justement où vous dépassiez les limites préalablement établies.

Donc, vous aurez besoin de réunions seulement lorsque quelque chose d’exceptionnel se produit. Voilà vous n’avez finalement pas besoin de management par « réunion » !

Prenons un exemple : Imaginons un projet pour l’installation d’un nouveau logiciel.

1. Vous divisez le projet en phase ou séquence. Admettons que l’une d’elle est la phase de sélection de logiciel.
2. Vous rédigez un court document avec vos critères pour la sélection du logiciel ; vous créez un plan d’action pour la phase de sélection du logiciel, avec deux limites (ou tolérances) :
   • Le logiciel doit couter 30K Euros, avec une tolérance de plus ou moins 10K Euros.
   • Cette phase doit prendre 2 mois, avec une tolérance de plus ou moins de 2 semaines.

3. Ce plan, intégrant les contraintes, est validé par votre comité de projet, donc vous commencez le travail. Ils savent ce que vous faites, et quand vous planifiez de le faire, la délégation est en place. Délégation limitée – vous ne pouvez dépasser vos tolérances !
4. Vous envoyez régulièrement un rapport à votre comité, démontrant votre progression.

Voyons à présent ce que l’on appelle le management par « exception », en observant deux scénarios, le meilleur et le pire des scénarios.

Meilleur cas: pour cette étape du projet, vous êtes largement dans les temps et dans le budget.

Rien d’exceptionnel ne se passe. Vous trouvez le logiciel et finissez cette phase du projet. Aucune réunion hebdomadaire n’est requise pendant cette phase.

Pire scénario : Durant cette phase du projet, les choses se compliquent.

Imaginons quelques évènements exceptionnels.

1. Vous n’arrivez pas à trouver le logiciel qui correspond à vos besoins.
2. Vous n’arrivez pas à trouver un logiciel en dessous de 50K Euros.
3. Vous aurez besoin de 3 mois pour évaluer et sélectionner le logiciel.

Si l’une de ces exceptions se produit alors vous devez en informer dès que possible votre comité.

Vous êtes en dehors des limites de la délégation, donc dans ce cas vous avez besoin d’une réunion.

Donc nous organisons une réunion lorsqu’elles sont nécessaires.

Voilà l’avantage du Management par Exception, un des 7 principes de PRINCE2 :

• On économise du temps de management – en limitant le temps gâché dans les réunions.
• On laisse le chef de projet gérer et on évite le micro-management par les top managers.

Soyons clair, le management par exception ne signifie aucunement laxisme et absence de contrôle. C’est une approche pratique, sans être le rêve du « zéro réunion » idéaliste.

Certaines réunions sont nécessaires, par exemple :

• Au début d’une séquence pour s’accorder sur le plan.
• A la fin de la séquence pour revoir toute la phase, et pour planifier la séquence suivante.
• Si quelque chose d’exceptionnel se produit.

Il s’agit d’une approche « bonnes pratiques ». C’est une pierre angulaire de la famille de méthodes telle que PRINCE2. PRINCE2 est une méthode de gestion de projet qui utilise le management par exception. Ce principe est également utilisé dans MSP (Gestion de programme), MoP (Gestion de portefeuille) et P3O (Bureau de Support projet, programme et portefeuille).

Donc si vous ne supportez plus les réunions de projet ennuyeuses, proposez une bonne pratique en alternative. Arrêtez de perdre du temps, semaine après semaine. Passez au Management par Exception.

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