retour d’expérience sur un projet de réduction des emails internes avec un outil de travail collaboratif

wellness TRAININGWellness Training installe et gère des Espaces de Remise en Forme dans les entreprises et anime des ateliers sur les thèmes de la prévention santé : sommeil, activité physique et nutrition.

L’objectif ? Améliorer la santé et le bien-être des salariés, pour le bénéfice de tous.

Pour faire remonter les informations courantes et problèmes liés à leur salle à leur responsable et au siège, les managers utilisaient l’emailing [la messagerie électronique] : incidents, informations et tâches étaient ensuite répertoriés dans Excel.

Wellness Training a fait le constat d’une perte de temps et d’informations lié à un modèle classique d’échange d’information et a opté pour un outil de gestion de projet collaboratif.

Remplacer les outils classiques par une solution centralisée

Félicité des Nétumières
Félicité des Nétumières

Pour introduire ce nouvel outil, Félicité des Nétumières, Directrice Associée de Wellness Training, est partie d’un argument simple : « au lieu d’envoyer un email pour expliquer votre problème, créez une tâche ! »

Elle a imposé ce changement à tous en arrêtant de répondre aux emails classiques dont l’inflation empêchait un travail efficace pour elle et pour l’ensemble de l’entreprise (elle recevait en moyenne 3 000 messages par mois).

“Tous les échanges se font désormais sur l’outil de gestion de projet centralisé, même sur des projets qui ne me concernent pas. Tout simplement car, le jour où je m’y intéresse, je dois pouvoir visualiser facilement l’historique. Je ne veux pas recevoir des centaines d’emails récapitulatifs ou être mis dès maintenant en copie car je ne les lirais pas.”

De même pour les documents : Les salariés ne les échangent plus par email mais les stockent tous sur cette plateforme logicielle : « au lieu d’envoyer un document par email, stockez-le dans l’outil et liez-le à votre tâche ! ».

Autre application pratique : il n’existe désormais plus de comptes rendus de réunions : les tâches sont créées en temps réel dans l’outil. A l’issue de la réunion, « chacun sait ce qu’il doit faire et dans quels délais ».

Les salariés sont devenus rapidement autonomes, ils peuvent échanger facilement entre eux et aussi avec la Direction. La circulation de l’information est beaucoup plus fluide et l’assignation de tâches peut désormais aller dans les deux sens. La notion de hiérarchie à moins de place dans l’outil.

« L’outil est facile à comprendre et à utiliser. Les salariés ne perdent plus de temps à chercher ce qu’ils doivent faire, ils peuvent se concentrer au mieux sur la manière dont ils vont réaliser leur mission. Ils sont donc plus efficaces et font des choses plus intéressantes. »

Propos recueillis auprès de Félicité des Nétumières, Directrice Associée de Wellness Training.

Voir le témoignage complet sur le blog de Planzone

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

 

3 réflexions sur “retour d’expérience sur un projet de réduction des emails internes avec un outil de travail collaboratif

  1. Randi

    Les infos présentées sont pertinentes et intéressantes. Cet article est pas mal du tout, cela permet d’y voir un peu plus clair car le sujet est finalement moins évident qu’il n’y parait.
    Valentin Pringuay

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