Pourquoi ai-je encore des problèmes avec les petits projets ?

12 Good Reasons You Are Struggling With Small Projects par Harry Hall

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Pourquoi est-ce que j’ai encore des problèmes avec les petits projets ?

C’est une question plaintive que l’on me pose de temps en temps. J’aimerais donner quelques brèves raisons pour lesquelles les managers de projet ont du mal avec les projets de petite échelle.

Les pièges des petits projets

#1 – Vous pensez que ces projets sont simples.

En général, ces projets comportent moins de risques. Cependant, les petits projets peuvent porter un ensemble complexe de variables.

Comment pouvez-vous être sûr de bien analyser la complexité du projet ?

Par exemple, vous pouvez demander à votre équipe de dessiner un diagramme de contexte et/ou des diagrammes de flux de données au début du projet.

Cet exercice permet à l’équipe de comprendre le contexte du projet.

#2 – Vous n’avez pas de charte de projet.

Les managers de projet se voient attribuer des projets à la dernière minute avec des délais serrés. Plutôt que de discuter du projet avec les parties prenantes et de documenter l’analyse de rentabilité, les problèmes, les objectifs et les livrables, le manager de projet se met au travail.

Par la suite, les parties prenantes exigent des changements coûteux.

Faites un effort concerté au départ pour impliquer vos principales parties prenantes et élaborer une charte de projet. Cet exercice collaboratif permet non seulement d’établir des bases solides, mais aussi de réduire les risques de changements coûteux plus tard dans le projet.

Pour les petits projets, le manager de projet doit être en mesure de créer une charte dans les plus brefs délais, ce qui lui permet de se sentir valorisé pour son travail efficace.

#3 – Vous n’appliquez pas le bon niveau de rigueur.

Je vois deux extrêmes :

1. Les managers de projet ne suivent aucune méthodologie.
2. Les managers de projet entreprennent généralement de nombreuses tâches comme pour des projets complexes et de grande envergure.

Faites simple. Concentrez-vous sur la détermination des étapes nécessaires et l’élaboration de documents de planification qui apporteront une réelle valeur. En exécutant et en respectant ce plan simple, vous pouvez insuffler un sentiment de confiance et de concentration à votre équipe.

#4 – Le commanditaire de votre projet est invisible.

De nombreux petits projets n’ont aucun sponsor. L’organisation peut assigner un sponsor, mais celui-ci a abdiqué son rôle au profit du manager de projet ou d’un membre de l’équipe.

Si vous n’avez pas de sponsor, sollicitez-en un. Discutez avec cette personne de son rôle et demandez-lui son engagement.

#5 – Votre équipe manque de personnel.

Ces projets héritent souvent des ressources restantes. N’importe quel corps encore chaud fera l’affaire, n’est-ce pas ?

Pour tous les projets, définissez les connaissances et compétences requises. Cherchez à doter l’équipe de projet des bonnes personnes.

#6 – Vous n’effectuez pas de gestion des risques liés au projet.

Oui, les petits projets comportent généralement moins de risques. Cela ne signifie pas qu’il n’y a pas de risques.

Le management des risques ne devrait pas prendre beaucoup de temps, mais il est essentiel de l’intégrer dans les activités de votre projet.

Cela vous permet d’être toujours prêt à faire face aux risques potentiels, ce qui instille un sentiment de prudence et de préparation au sein de votre équipe.

#7 – Vous n’effectuez pas de gestion des demandes de changement.

Une partie prenante demande une modification du périmètre. Ce n’est pas un grand changement, alors vous dites oui.

Les utilisateurs demandent des modifications supplémentaires au fil du temps. L’effet cumulatif devient significatif.

Il est essentiel de décider dès le départ de la manière dont vous allez gérer, suivre et signaler les demandes de changements. Cela vous permet de contrôler l’orientation du projet et tout changement potentiel, ce qui vous permet de vous sentir organisé et en contrôle.

 Je peux faire les petites choses d’une manière géniale. James Freeman Clarke

#8 – Vous managez un projet dont personne ne se soucie.

Les projets peuvent être sélectionnés arbitrairement. Dans certains cas, le projet ne s’aligne pas avec la stratégie de l’entreprise. L’équipe sait que le projet n’est pas prioritaire et n’y accorde que peu d’attention.

Il s’agit d’une question de management. La direction devrait créer un comité de projet qui examine les demandes de projet pour s’assurer de l’alignement stratégique.

#9 – Votre équipe de projet est trop grande.

Votre projet est peut-être petit, mais il impacte plusieurs domaines de l’entreprise. Tout le monde sent qu’il a besoin d’avoir quelqu’un dans l’équipe. Vous avez quinze personnes dans l’équipe alors qu’une poignée suffirait.

Créez une petite équipe de base (core team). Assurez-vous que cette équipe représente les principaux groupes de parties prenantes. Vous voudrez peut-être créer une équipe élargie de personnes qui pourraient être engagées au besoin.

#10 – Vous utilisez les mauvais outils.

Certains managers de projet passent plus de temps à mettre en place et manager leurs outils qu’à manager le projet.

Gardez les choses simples. Par exemple, plutôt que d’utiliser des outils de planification complexes, vous pouvez utiliser Excel.

#11 – Vous managez trop de projets.

Les managers de projet peuvent se voir confier de nombreux projets. Les managers de projet peuvent avoir de la difficulté à hiérarchiser et à jongler avec les activités de gestion, ce qui entraîne une perte de temps.

La ou les personnes responsables de l’affectation des managers de projet doivent prendre soin d’évaluer chaque projet, d’estimer le temps requis par le manager de projet et de maximiser les ressources de management de projet. Surveillez les taux de réussite des petits projets et apportez les ajustements nécessaires.

#12 – Vous n’avez pas identifié les parties prenantes importantes.

Bien sûr que vous savez qui sont les intervenants, n’est-ce pas ? Vous êtes tenté de faire l’impasse sur l’identification des parties prenantes.

Ne commettez pas les erreurs courantes à propos des parties prenantes. Les petits projets peuvent toucher un ensemble complexe de variables. La négligence dans l’identification et la gestion des parties prenantes peut être coûteuse plus tard dans le projet.

Et vous ?

Prenez quelques minutes pour passer en revue vos petits projets.

Avez-vous besoin d’abandonner certaines idées erronées et apporter des changements ?

Créez-vous de nouvelles habitudes.

Ne vous autorisez pas à retomber dans des comportements improductifs.

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Précédents billets sur ce sujet de la difficulté à réussir les « petits » projets.

1. Utiliser PRINCE2 sur de petits projets
2. Il ne peut y en avoir qu’un (et ce n’est pas VOTRE projet) !
3. Un manifeste pour de petites équipes réalisant travail important.
4. La méthodologie #PRINCE2 peut-elle être bénéfique dans de petites structures ?
5. Le management de projet pour les petites ou moyennes organisations selon Philip Diab.