Spécialiste en pilotage de projet et dans l’implémentation de bureaux PMO, Lenny Descamps (Ministère des Finances) et Petra Rona (BOT international) souhaitaient mieux connaître comment les utilisateurs utilisaient P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) et avoir des retours d’expérience.
Ils ont conduit un sondage en novembre 2011 à travers différents groupes de réseaux sociaux d’utilisateurs de P3O.

P3O (http://www.p3o-officialsite.com/) guide méthodologique indispensable pour tout ceux qui travaillent ou doivent implémenter un bureau de PMO présente la valeur ajoutée/bénéfices de ces bureaux, les différents modèles d’organisation, le cycle de vie d’une implémentation, les fonctions et services, les outils, les rôles, le modèle de maturité P3M3. Rédigé par Sue Vowler, il a rejoint fin 2008 les autres guides et méthodologies du Cabinet Office (ex OGC) : ITIL, PRINCE2, MSP (Managing Successful Programmes), MoR (Management of Risk), …

Une centaine d’utilisateur de P3O ont répondu à ce sondage, 60 % ayant une certification APMG foundation/practitioner.

Ce que nous apprend le sondage :

La majorité des contributeurs ont travaillé principalement dans des bureaux PMO Programme, puis PMO Projet (lié à un projet) et enfin PMO Portefeuille (portfolio/PMO corporate).

Répartition des tailles de bureaux PMO

Les apports principaux de P3O cités en premier sont :

• une référence pour les fonctions et services des bureaux de PMO,
• complémentaire aux autres guides du Cabinet Office,
• un guide majeur sur l’implémentation des bureaux de PMO.

60 % des utilisateurs de P3O ont implémenté ou réorganisé un bureau de PMO.

Ils ont effectué pour la plupart une évaluation de leur organisation et en partie une évaluation de la maturité avec P3M3.
P3M3 modèle de maturité en gestion de portefeuille, programme et projet est présenté en annexe dans P3O. Il permet d’évaluer selon 7 perspectives la maturité selon 5 niveaux en gestion de portefeuille, programme et projet et est téléchargeable gratuitement (http://www.p3m3-officialsite.com/).

Les conseils des utilisateurs issus de leur expérience :

• choisir le bon moment pour démarrer l’implémentation d’un bureau de PMO,
• impliquer le senior management et l’équipe PMO (si existante) à la démarche,
• utiliser une évaluation de la maturité pour identifier les priorités d’amélioration,
• communiquer sur les fonctions et services qui seront fournis par le bureau PMO,
• créer une feuille de route avec la mise en œuvre des fonctions et services, des outils associés,
• ne réaliser qu’une étape à la fois,
• identifier et mettre en œuvre de petites choses faciles à mettre en œuvre et apportant une valeur ajoutée immédiate,
• …

L’ensemble des résultats et des commentaires a été communiqué au Cabinet Office qui va lancer le projet de mise à jour de P3O en 2012 et à Sue Vowler.

Extrait du retour sur le sondage de Sue Vowler  :

«Le sondage reflète les retours que j’ai eu en personne ces 3 dernières années depuis la publication de P3O et particulièrement les éloges sur l’annexe listant l’ensemble des fonctions et services. Pour autant, les organisations évoluent : les bureaux PMO de type Portefeuille sont en plein développement et ces 6 derniers mois j’ai vu un regain d’intérêt pour les centres d’excellence et les rôles de coaching»

Support complet de présentation des résultats du sondage

Au delà du sondage, une étude des sociétés Outperform (Andy Murray, auteur principal de la dernière version de PRINCE2) et Aspire (Rod Sowden, auteur principal de MSP) a montré une augmentation significative de la maturité en gestion de projet lorsqu’il existait un bureau de PMO avec des bénéfices importants sur le pilotage des projets et plus particulièrement des coûts et des risques pour les organisations.

Le développement de P3O au Royaume Uni, en Allemagne, aux Pays Bas et en Australie se poursuit maintenant en France et dans l’Europe du Sud.