5 Juillet – Grenoble – Equipes virtuelles : le défi du Management à Distance

PMIFR_Logo-Pole-GrenobloisLe pôle grenoblois du Chapitre PMI France et Grenoble École de Management nous invitent à leur conférence.

Mardi 5 juillet 2016, de 18h00 à 21h00, à Grenoble École de Management

NQI est Partenaire de DantotsuPM
NQI est Partenaire de DantotsuPM

Collaborer à distance: que nous apprend la recherche en Management ?

Comment éviter les écueils de la collaboration à distance et améliorer la performance des équipes virtuelles ? Cette question a fait l’objet de très nombreuses recherches, dont Barthelemy Chollet proposera une synthèse afin d’en dégager des recommandations pratiques.
Il insistera également sur la diversité des situations concrètes, en proposant une typologie des équipes virtuelles permettant de mieux cerner leurs spécificités.

Dirk Doppelfeld, Vice-président du PMI France
Dirk Doppelfeld, Vice-président du PMI France

Un modèle de maturité pour manager des équipes virtuelles

Quels sont les challenges pour les équipes virtuelles et comment améliorer l’efficacité de ces équipes ?
Dirk Doppelfeld et Ralf Friedrich ont exploré les raisons du manque de performance des équipes virtuelles et ils présenteront les facteurs qui permettent de diagnostiquer la maturité et la performance réelle d’une équipe virtuelle.

A travers le « Virtual Team Maturity Model » (VTMM) (PDF exposant en anglais le modèle VTMM), ils proposent un outil de mesure et une approche systémique pour améliorer la performance de ce type d’équipe.

 

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brise-glace virtuels pour équipes travaillant à distance !

Virtual icebreakers for remote teams

http://www.lisettesutherland.com/2015/06/virtual-icebreakers-for-remote-teams/  par Lisette SUtherland

[…]

ice breaker questionsVous trouverez mille recommandations en ligne, voici certaines de mes questions préférées.

  • foodQuelle sont vos mets préférés et moins appréciés ? Une question si simple dont les réponses semblent toujours faire découvrir quelque chose d’intéressant !
  • Quel était votre premier job ?
  • Racontez une histoire à propos de votre nom…
  • Complétez la phrase « Quand je danse, je ressemble à __________ »
  • Quelle est votre bande dessinée préférée ?
  • Quel est votre moment préféré [de l’année, du mois, de la semaine, de la journée… ] ?

Prenez une photo de …

Si vous avez un système de discussion en ligne ou de partage sur lequel des photos peuvent être affichées, vous pouvez poser des questions auxquelles répondre par des images.

  • shoesVos chaussures (idée  de LucidMeetings.com)
  • Vue de l’extérieur par votre fenêtre
  • Votre poste de travail
  • Quelque chose sur votre bureau
  • La ville où vous êtes (et faites deviner ce lieu aux autres participants)

Astuces de pro

fast
ne passez pas un temps excessif sur cette entrée en matière.

Si vous organisez la réunion, exécutez rapidement cette discussion « brise-glace ». Vous vous réunissez parce que des choses doivent être discutées avec l’ensemble de l’équipe. Ces questions de démarrage ne devraient donc pas entraver l’atteinte de cet objectif.

N’entrez pas trop dans le domaine personnel. Limitez vos questions à des sujets généraux, de surface, peu importants. Des émotions inattendues pourraient être déclenchées si vous allez trop en profondeur.

C’est OK si quelqu’un ne veut pas participer. Faites savoir aux gens qu’il est OK de choisir de ne pas participer.

Restez dans le positif. Les questions négatives peuvent s’enchainer de façon surprenante.

Écoutez le podcast « Collaboration Superpowers » sur les brise-glace virtuels pour les équipes à distance sur le site Lisette Sutherland.

9 Juin – Montréal – Gestion du changement dans un contexte d’équipes multi-sites

Les équipes multi-sites et multiculturelles sont une tendance confirmée et il importe d’être bien préparés à cette réalité.

La dimention "Power Distance"
Ne manquez pas les 5 dimensions culturelles proposées et analysées par Geert Hofstede (cliquez sur cette image)

Dans un contexte de mondialisation, de plus en plus de projets de différents types impliquent des équipes qui sont formées non seulement de différents corps de métiers, mais également sur différents sites, dans différentes villes, différents pays et parfois différentes cultures.

Si vous ne vivez pas encore cette réalité, préparez-vous car c’est une tendance bien réelle.  Les équipes multi-sites et multiculturelles sont une tendance bien réelle et il importe d’être bien préparés à ce changement.

Venez découvrir la carte culturelle de l’expression émotionnelle et de la tolérance à la confrontation, effectuée par le Harvard Business Review, l’outil de diagnostic en gestion du changement, les rôles et responsabilités en gestion du changement et bien plus encore, dans cet atelier dynamique.

Conférencière : Geneviève Carle a cumulé plus de 25 années d’expérience en consultation stratégique, organisationnelle et opérationnelle auprès de gestionnaires, de hauts dirigeants d’entreprise et d’équipes multi-sites et multidisciplinaires,  Geneviève a aussi des connaissances approfondies en gestion de projet, en amélioration des processus et en gestion du changement.

S’inscrire à cet évènement

21 Mai – Journée Mondiale de la diversité culturelle pour le dialogue et le développement

Promouvoir le dialogue mutuel

Image courtesy of Ambro at FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of Ambro at FreeDigitalPhotos.net

En instaurant le 21 mai la « Journée mondiale de la diversité culturelle pour le dialogue et le développement « , l’ONU donne une orientation importante en plaçant le dialogue mutuel – au-delà du sexe, de l’âge, de la nationalité, de l’appartenance culturelle et de la religion – au centre de tous les efforts pour parvenir à un monde de paix, capable de faire face à l’avenir.

Cette journée donne l’occasion de mieux connaître et apprécier ce que nous devons aux autres cultures, et à prendre la mesure de la diversité de leurs apports, de leur unicité, de leur complémentarité et de leur solidarité.

Connaître et reconnaître nos différences, les respecter en ce qu’elles fondent notre propre identité, c’est donner la chance aux siècles qui s’annoncent de s’épanouir enfin hors des conflits identitaires de tous ordres. La diversité culturelle est un droit humain fondamental.

Une vidéo TED de Ann Morgan montre combien chacun d’entre nous peut recouvrer la vue sur d’autres cultures à travers ses lectures.

En effet, Ann Morgan se considérait bien informée jusqu’à ce qu’elle découvre « l’angle mort culturel massif » dans sa bibliothèque . Au milieu d’une multitude d’ auteurs anglais et américains, il y avait très peu d’œuvres d’auteurs en dehors du monde anglophone . Alors, elle s’est fixé un objectif ambitieux : lire un livre de chaque pays du monde (196) au cours d’une année.

Elle a depuis invité les autres anglophiles à lire les œuvres traduites afin que les éditeurs travaillent davantage pour amener à eux des joyaux littéraires étrangers. Découvrez les cartes interactives de son voyage initiatique de lecture.

un cadeau de Noël de la part de « Speak Better, Feel Great TV » pour améliorer votre anglais

Un « starter pack » pour le « small talk » en cadeau de Noël pour les lecteurs de DantotsuPM, le blog du management de projet.

Juste avant de rentrer aux USA pour aller voir sa famille (et trouver de l’inspiration pour de futures articles et vidéos !), Christina Rebuffet, que je remercie, a créé un « starter pack » gratuit pour le « small talk » à partager avec vous, lecteurs de DantotsuPM.

accéder au pack gratuit
accéder au pack gratuit

Ce pack contient 3 vidéos accompagnées de leurs fiches de vocabulaire et astuces sur les sujets suivants :

  1. Démarrer une conversation en anglais,
  2. Décrire la carte d’un restaurant à son visiteur étranger
  3. Décrire le vin, un grand sujet pour beaucoup de français 😉

Voici le lien pour pouvoir accéder au pack : http://christinarebuffet.com/successful-small-talk-optin/

Merci Christina and « Merry Christmas » or « Happy Holidays » or « Season greetings » , as you prefer 🙂 !!!

Recherche de cas d’usage? Pensez communautés!

Looking for use cases? Communities! par Campana & Schott

http://www.campana-schott.com/us/company/ceo-blog/blog-detail/looking-for-use-cases-communities/

La question cruciale pour la mise en œuvre de solutions techniques ou organisationnelles pour la collaboration sociale est: Quels sont les scénarios business pertinents d’application (les cas d’usage) ?

La conférence « Mitarbeiterportale 2015 » ( Portails collaborateurs 2015), a mis en évidence une tendance étonnamment claire : presque tous les experts et consultants en présence ont reconnu que la promotion et le support des communautés crée une valeur majeure pour les sociétés. Les discussions pendant la conférence ont aussi révélé un autre aspect : beaucoup de sociétés planifient déjà des projets très concrets de mise en œuvre. Les communautés existent déjà dans environ la moitié des sociétés, mais la plupart d’entre elles n’ont pas la capacité de mettre en œuvre des solutions techniques ou organisationnelles avancées. L’autre moitié des sociétés est toujours dans l’étape initiale, avec l’intention de créer des communautés.

8 - Xavier Trottin - Collaboration socialeQue sont les communautés ?

Businesspeople on Chess Board --- Image by © Royalty-Free/Corbis
Businesspeople on Chess Board — Image by © Royalty-Free/Corbis

Les communautés se réfèrent à des groupes plutôt libres de collaborateurs et d’experts qui travaillent sur les mêmes questions ou objectifs, mais viennent souvent de différentes divisions et sites de la société. Les formes plus traditionnelles sont des communautés homogènes, par exemple des communautés dans lesquelles des développeurs pour les ressources humaines de pays différents peuvent échanger des informations, ou du personnel marketing de différentes divisions de la société communiquent les uns avec les autres. À cet égard, des communautés hétérogènes consistant de membres exécutant des rôles très différents et provenant de beaucoup de services différents offrent encore plus de potentiel (d’innovation).

Les exemples de succès de communautés

Imaginez que des ingénieurs de développement, des contrôleurs, des chefs de produit, du personnel de ventes et des experts de production se rencontrent sur une plate-forme et l’utilisent pour partager, compléter ou étoffer leurs idées sur une nouvelle technologie de transmission (comme c’est le cas chez l’un de nos clients automobiles). Cet environnement plutôt peu structuré et informel a significativement raccourci le temps requis pour transformer des idées techniques en composants produit prêts à être commercialisés et profitables.

e-learningAutre exemple : Chez un grand client dans la logistique, CS gère l’initiative stratégique la plus importante dans la société : la mise en œuvre de la transformation numérique. Dans ce cas, les collaborateurs font face à un défi particulier lorsqu’il s’agit de collaboration à cause de la complexité élevée, du degré d’innovation et des pressions considérables sur le facteur temps. En plus de la direction de programme agile, qui a été définie par CS, la société compte maintenant sur une nouvelle forme de collaboration : une communauté spécifique au programme. L’objectif de la communauté est d’assurer que l’analyse de nouvelles données clients, de nouvelles opportunités techniques, de nouveaux modèles de facturation, etc. peuvent être disséminés plus rapidement et traités à travers de multiples services. Cette communauté ajoute une plate-forme interne pour le développement collaboratif de nouvelles idées / une extension collaborative du modèle économique aux structures existantes de projets.

Modèle de Mise en œuvre pour les Communautés

La collaboration sociale combine des solutions techniques avec des solutions organisationnelles de façon à ce que la collaboration humaine dans les sociétés soit significativement améliorée. Ceci ne fonctionne qu’avec une préparation bien ciblée. Dans ce contexte, le support aux communautés implique les étapes concrètes suivantes :

  1. time for questionsQuels sont les personnes, experts et groupes visés au sens large ? Qui doit être inclus et connecté ?
  2. Quels sont les besoins et la communication actuels ?
  3. Qu’est-ce qui doit être renforcé et étendu ? Qu’est-ce qui est ajouté ?
  4. Quels composants techniques peuvent être utilisés dans ce but ?
  5. Des solutions existantes peuvent-elles être utilisées en tant que réseaux sociaux, ou des solutions dans le « cloud » sont-elles une meilleure option ?
  6. Quels composants logiciels sont utilisés pour la phase de démarrage et qu’ajoutera-t-on plus tard ? Ici aussi, nous recommandons une approche strictement itérative :
  7. Par exemple, le processus peut être commencé avec des profils d’experts (des pages de profil)
  8. Une fois que ceux-ci sont adoptés, un forum d’évaluation et de discussion autour de nouvelles idées peut être ajouté
  9. Un flux d’activité peut être configuré une fois qu’un certain volume a été atteint sur les questions pertinentes
  10. Qui peut être désigné comme le Manager de Communauté ? Cette personne, qui a la responsabilité globale, est nécessaire pour maintenir la circulation des échange et intégrer activement de nouveaux membres.
  11. L’échange d’informations marche-t-il vraiment ? Il y a plusieurs instruments disponibles pour mesurer l’utilisation – par exemple, de bonnes combinaisons sont l’analyse anonyme du nombre et du périmètre professionnel des membres actifs et du volume d’activité, complété par des enquêtes auprès des utilisateurs réguliers.
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

Perspective

La collaboration sociale n’est pas gratuite. La mise à disposition de support technique et organisationnel pour des communautés implique certains coûts bien réels. Mais si de telles communautés sont clairement alignées sur les clients et le modèle économique, la collaboration sociale apporte un impact business presque par elle-même.

Si en France « Le changement, c’est maintenant ! :-) », pour les Américains : “Change is the only constant”

L’attitude américaine face au changement

Empire State BuildingPour les Américains, le changement est un mode de vie. On dit même que “Change is the only constant.” Si la citation est attribuée au philosophe grec Héraclite, c’est aussi un dicton bien ancré dans la mentalité américaine. En général, la “menace” du changement n’intimide pas les Américains. Le changement n’y est pas forcément considéré comme une menace, juste l’évolution naturelle des choses.

Les Américains ne rejettent pas d’emblée les nouvelles propositions, ils sont toujours prêts à leur donner une chance.

Ils ne sautent pas forcément de joie à chaque annonce de changement. Ils n’apprécient pas non plus de devoir tout réapprendre et de perdre du temps à se réapproprier des nouveaux outils, pas plus qu’un autre peuple. Mais, ils acceptent que le changement est inévitable et probablement pour le meilleur. La transition est une étape à passer, mais tout sera probablement mieux après.

La nouveauté est généralement perçue comme une amélioration de l’existant.

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net
Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

Dans la réalité, même si ceci ne s’avère pas toujours vrai, cela fait partie de la quête du progrès. Si l’on ne change pas, on ne s’améliore pas, c’est sûr et certain. Vous avez peut-être déjà entendu votre collègue américain dire : “Si le premier changement ne convient pas, on changera de nouveau, mais au moins on aura essayé”

Ceci explique, en partie, pourquoi un Américain ne cherche pas forcément la perfection ; le “good enough” (assez bon ou suffisant) est satisfaisant pour commencer. Pourquoi perdre du temps à vouloir créer quelque chose de parfait quand on le modifiera sûrement dans quelque temps ? Cette volonté d’aller vite pour réfléchir après peut heurter certaines sensibilités, notamment dans une culture qui préfère, en règle général, débattre longuement pour passer à l’acte une fois tous les scénarios analysés et possibilités examinées.

En France on a l’habitude d’entendre “On sait ce que l’on perd, mais on ne sait pas ce que l’on gagne.”

C’est à l’opposé de l’attitude américaine: “New is better.” Ces perspectives contraires sont sources de malentendus et de préjugés.

  • Pour les Américains : les Français réfléchissent trop, sont lents à prendre une décision et se focalisent excessivement sur les aspects (potentiellement) négatifs du changement.
  • Pour les Français : les Américains n’ont pas assez l’esprit critique, sont trop naïfs et ne se laissent pas assez de temps pour savoir si une idée fonctionnera ou pas. Ils veulent des résultats immédiats, ce qui n’est pas toujours possible, ni désirable.
La dimention "Power Distance"
Ne manquez pas l’article sur les 5 dimensions culturelles (cliquez sur cette image)

Selon les modèles de Geert Hofstede, la France et les États -Unis sont très différents dans leur indice évitement-incertitude. Hofstede a mesuré à quel point les membres d’une culture se sentent menacés par une situation ambiguë, changeante ou incertaine. Sur 100 points, les États-Unis sont à 46 et la France à 86. C’est presque le double !

Concrètement, cela signifie que, si vous travaillez avec des Américains, il peut être judicieux d’attirer leur attention sur les différentes attitudes face au changement.

Expliquez que vous êtes conscient de la plus grande tolérance pour l’inconnu chez les Américains, et du fait qu’ils ne ressentent pas le besoin de connaitre toutes les règles d’avance. Précisez aussi, que côté français, il est préférable de connaitre autant de détails que possible de la situation précédente afin de définir au mieux le chemin à prendre. Le but n’étant pas de forcer une culture à adopter la position de l’autre, mais de comprendre les différences pour trouver des compromis harmonieux.

CSP Formation
Partenaire de DantotsuPM

Thomas W. McKee de ManagerWise dit “attitudes are caught, not taught.” Autrement dit, une attitude est contagieuse mais ne peut pas être transmise de force.

positifAchilles Armenakis, dans son rapport “Creating readiness for organizational change” constate que, si des employés ne voient pas dans la hiérarchie une attitude positive, exprimée par exemple par un engagement fort du management, la mise en place des programmes de formation, l’allocation des ressources appropriées pour accompagner le changement, etc., cette transition sera vécue comme une expérience stressante, même par des Américains.

C’est pour cela qu’un manager américain peut sembler chercher à vous “embarquer” dans son projet et à vous convaincre qu’il a forcément raison. Malgré les apparences, ce n’est pas pour imposer de force le changement, mais plutôt pour partager et propager son enthousiasme, pour dissiper vos craintes dans l’espoir que vous aussi, vous verrez que ce changement peut avoir du bon.

Pour les Américains, tout changement n’est pas forcément bon, mais il n’est pas forcément mauvais d’emblée. Ils ont tendance à se dire “jusqu’à ce que je sache que le changement est défavorable, je considère qu’il peut être bon.” Ce n’est donc pas quelque chose à éviter, ni à empêcher.

Christina Rebuffet
Christina Rebuffet

Car après tout, « change is the only constant. »

Depuis 11 ans, Christina, Américaine, coache ses clients à communiquer avec plus de spontanéité et d’aisance en anglais. Sa mission ? Aider les professionnels francophones à booster leur anglais pour booster leur carrière, et remonter le niveau de la France entière !

 Rejoignez gratuitement The Speak Better, Feel Great Community pour recevoir une leçon-vidéo par semaine et mieux comprendre vos collègues américains.

 Guest Post sept. 2015 – Christina Rebuffet – contact@christinarebuffet.com

 

Si vous travaillez avec des américains : « What’s Labour day? » par Christina Rebuffet

Labor Day est une fête typiquement américaine, le 1er lundi de septembre (cette année, aujourd’hui 7 septembre).

On dit souvent à tort que c’est l’équivalent de la Fête du Travail en France. Alors qu’est-ce que cette fête signifie pour vos collègues américains ?

Tout est expliqué dans cette vidéo de Christina Rebuffet !

 

7 Septembre – Grenoble – Comment mieux collaborer avec vos collègues américains

La façon dont on pense, communique et réagit dans de nombreuses situations professionnelles est fortement influencée par le système éducatif par lequel on est passé.

footballComme le système scolaire français met l’accent sur l’analyse critique et les connaissances théoriques (en particulier, les mathématiques) tandis que le système scolaire américain privilégie la connaissance de soi et les compétences sociales, Français et Américains ont souvent des difficultés à travailler ensemble.

Les membres d’équipes franco-américaines ont souvent à faire face à des malentendus qui, lorsqu’ils ne sont pas identifiés ou gérés à temps, peuvent rapidement prendre des proportions sans rapport avec l’incident initial et avoir des conséquences graves pour ces équipes et leurs projets, sous la forme de retards, de dépassement de budget, de réputation ternie, etc.

American football 2Cette présentation examine comment les professionnels américains et les cadres français pensent, communiquent et réagissent dans de nombreuses situations professionnelles où ces différences d’approche font une différence.

A l’aide de diagrammes et d’anecdotes soigneusement sélectionnés, cette présentation analyse les causes profondes de ces malentendus et examine les différences en matière de communication verbale et non-verbale, de feedback, de prise de décision, de travail en équipe et de gestion de projet. Cette présentation suggère des changements concrets de comportement ou d’attitude que chacun peut mettre en pratique immédiatement afin de collaborer plus efficacement avec ses collègues outre-Atlantique.

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appliquez le modèle d’analyse culturelle à 7 dimensions à votre entreprise et votre projet

Fons Trompenaars
Fons Trompenaars
Le modèle d’analyse culturelle à sept dimensions de Fons Trompenaars (et Charles Hampden-Turner) a pour but d’évaluer les différences culturelles entre les sociétés

Faites l’essai: Répondez à ces questions pour vous-même puis pour votre projet et enfin pour votre entreprise et notez les réponses dans les colonnes d’un petit tableau :

  1. universalisme / particularisme : Que privilégiez-vous, les règles ou les relations ?
  2. individualisme / collectivisme : Fonctionnez-vous plutôt comme membre d’un groupe ou en individuel ?
  3. neutralité / affectivité : Combien affichez-vous vos émotions ?
  4. degré d’engagement : Jusqu’à quel niveau vous impliquez-vous vis-à-vis d’une personne ou d’une situation ?
  5. statut attribué / statut acquis : Devez-vous faire vos preuves pour acquérir un statut ou vous est-il attribué par les autres ?
  6. orientation temporelle : Faites-vous une chose à la fois ou plusieurs en parallèle et en même temps ?
  7. orientation interne ou externe : Contrôlez-vous votre environnement ou devez-vous le subir ?

résultatsMaintenant:

a) comparez les résultats obtenus sur chaque ligne

b) identifiez les adéquations et éventuels décalages de culture

c) établissez des plans d’action pour gérer ou combler les écarts

Bonus:

Essayez de faire de même avec les membres de votre équipe, en particulier si celle-ci est géographiquement distribuée et/ou fait appel à des intervenants de plusieurs sociétés différentes qui sont autant de richesses culturelles à exploiter.

Précédents billets sur la multi culturalité et Fons Trompenaars