La formule de productivité 5×50 de Chris Cook

The 5×50 Productivity Formula

http://blog.projectconnections.com/project_practitioners/2018/03/the-5×50-productivity-formula.html par Chris Cook

Livre sur Amazon

Les chefs de projet cherchent toujours des façons d’être plus productifs et de produire plus avec moins. Les ressources, y compris le temps et l’argent, sont rares et même limitées. Personne sur cette planète n’obtient plus de 24 heures par journée. Des milliardaires aux cadres intermédiaires, aux travailleurs qui œuvrent sur le terrain, chacun reçoit le même quota de temps.

Depuis l’introduction des smartphones, gaspiller son temps n’a jamais été plus facile. Vous avez le monde à votre portée. Les applications sont conçues pour vous distraire sur des choses en dehors de votre contrôle. Qui est avec qui à Hollywood ? Que vient de dire le président? Quand le bébé d’untel et unetelle naitra-t-il ?

Toutes ces questions nous distraient du but. En répondant à n’importe laquelle de ces questions, avez-vous fait avancer le projet ou avez-vous cliqué sur un autre lien qui vous a emmené encore plus loin ?

Une distraction dans ma boîte de réception de courriers électroniques correspond aux nombreux abonnements par email à divers sites Web. Les titres attirent mon regard et je clique sans même y réfléchir. Dans l’un de ces cas, j’ai croisé par hasard cette formule de productivité développée par la High Performance Academy. Brendon Burchard est un des leaders de cette académie.

Sa vidéo, intitulée 5 Habitudes de 50 minutes pour devenir 30 % plus productifs (et énergisées), présente la formule de productivité suivante: Il y a cinq habitudes que l’on peut mettre en place chaque jour pendant 50 minutes chacune et qui augmenteront votre productivité de 30 %. Autrement dit, vous pouvez produire 40 heures de travail productif en seulement 31 heures. Soit une économie d’un jour entier de votre temps par semaine !

CSP est partenaire de DantotsuPM

1. Augmentez votre sommeil de 50 minutes par nuit.

Demandez-vous, “Comment puis-je obtenir 50 minutes de sommeil de plus ?” Et pensez à comment vous dépensez ces 50 minutes maintenant. Lisez-vous indéfiniment des nouvelles sur internet ou sur les médias sociaux ? Observez-vous de stupides programmes de télévision pour vous détendre ? Ces activités vous tiennent non seulement éveillé pour des raisons inutiles, mais impactent aussi le sommeil que finissez par obtenir.

Pour mettre en œuvre cette habitude, développez une routine avant d’aller au lit. Normalement je déteste la routine car elle peut transformer les personnes en robots, mais dans ce cas, la routine est avantageuse. Un aspect important de cette routine est aucun écran une heure avant d’aller se coucher. En même temps, baissez la lumière dans la pièce où vous décidez de vous détendre.

J’entends tout le temps comment les gens fonctionnent avec seulement quatre à cinq heures de sommeil. Il semble ces personnes l’affichent comme une médaille d’honneur. Ce manque de sommeil me stupéfie chaque fois. Bien qu’il soit possible de survivre sur si peu de sommeil, prospérer sur un manque de sommeil est difficile.

2. 50 minutes chaque matin d’étirements et de stratégie

Quelle est la première chose que vous faites quand vous vous réveillez ? Vérifier votre téléphone pour l’email ou les appels manqués ? Démarrer votre ordinateur portable pour finir une présentation à donner plus tard aujourd’hui ? Vérifier votre boite à lettre ou les médias sociaux, c’est démarrer votre jour en mode réactif par rapport à ce que veulent d’autres personnes. Bien que ces activités puissent sembler productives, une meilleure approche est de se réveiller, de boire de l’eau, d’exécuter une activité physique (c’est-à-dire, des étirements, du jogging, une séance d’échauffements) et de définir sa stratégie pour la journée qui commence.

Pendant les 20 premières minutes, faites circuler votre sang. Cette activité peut être quoi que ce soit. Utilisez votre imagination. Tandis que votre cœur pompe votre sang, assurez-vous de boire de l’eau. Maintenez le corps et l’esprit engagés.

Après 20 minutes à élever votre rythme cardiaque, commencez votre session de stratégie. Burchard recommande de noter quels projets vous avez en cours et quelles tâches vous devez exécuter pour les faire avancer. Ensuite, il suggère de lister les personnes avec lesquelles vous devez entrer en contact en deux catégories : celles que vous devez contacter aujourd’hui et celles dont vous attendez une réponse.

La session finale sur la stratégie tourne autour de vos priorités. Répondez à la question : “que doit-il arriver aujourd’hui si je veux avancer ma vie ?” La liste devrait comporter trois à cinq éléments. Réduisez toute liste qui serait plus longue.

Si une activité ou personne n’apparait sur aucune des trois listes, considérez-la comme une distraction.

3. Des blocs de 50 minutes de temps.

Ces blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus. Aucun email, appel téléphonique, SMS, surf sur internet, et cetera. Le seul focus est la tâche à faire maintenant. Si vous devez écrire une proposition d’offre, vous dépensez 50 minutes à rédiger cette proposition. Si vous deviez répondre aux emails, dépensez 50 minutes à répondre aux emails.

Ces blocs de temps doivent être utilisés pour créer, faire le travail, ou faire progresser ses idées.

Mettez 100 % de votre effort sur cette tâche.

En planifiant ces blocs de temps, positionnez-en au moins 3 par jour. Beaucoup de managers de projet ont des réunions auxquelles assister, probablement toute la journée et ces grosses périodes de 50 minutes de temps ne sont tout simplement pas disponibles. C’est OK. L’idée est de se concentrer sur l’importance de celles-ci et les prévoir autant de fois que possible.

4. Toutes les 50 minutes, arrêtez ce que vous faites et bougez.

Une fois que le bloc 50 minutes de temps est terminé, levez-vous, marchez, buvez de l’eau… De nouveau, vous voulez faire circuler votre sang. Pour certains, cela peut être une brève période pour prendre une tasse de café. Pour d’autres, une promenade rapide autour du bureau ou du parking suffira. Indépendamment de l’activité, cela doit vous tenir actif et éloigné de la tâche en cours.

respirez, allez faire le tour du bloc

Ces dix minutes sont votre chance de respirer.

Cependant, ne vous laissez pas envahir de distractions inutiles. Bavarder ou interrompre d’autres personnes tandis qu’elles travaillent ne constituent pas dix minutes bien dépensées. Utilisez ce temps pour vous.

Quand les dix minutes sont écoulées, repartez directement sur votre prochain bloc ininterrompu de 50 minutes de travail si possible. Comme les blocs de 50 minutes de temps sont ininterrompus afin d’être concentré seulement sur une tâche, ces dix minutes devrait être utilisées pour purifier votre esprit et vous libérer des distractions.

5. 50 minutes de relâchement (marche et méditation).

Enfin mais non des moindres, Burchard recommande une période de 50 minutes de relâchement. À la fin de la journée de travail, avant de rentrer à la maison et vous affaler sur le canapé, faites une promenade. Il suggère à 30 minutes de marche suivies d’une méditation de 20 minutes. Ces activités peuvent varier, mais elles devraient inclure un peu de mouvement physique et de la préparation mentale.

Comme cette relaxation peut être classifiée comme un ralentissement, Burchard ne recommande pas de la transformer en séance de sport. Le sport excite alors que cette période veut faire l’opposé. Vous voulez concentrer votre attention vers l’intérieur et éliminer les distractions.

A retenir

Cette liste d’habitudes peut paraitre comme du simple bon sens. Cependant, le bon sens n’est pas une pratique si commune. Cela me rappelle les gens qui savent très bien quels produits alimentaires manger mais continuent encore à s’enfourner pizza et crème glacée. Le savoir est important. La pratique est le secret.

En regardant cette vidéo et lisant cet article, vous avez déjà fait le premier pas pour devenir de plus productif. Maintenant, vous devez intérioriser ces habitudes et vous les approprier. Ainsi, vous serez plus productifs.

Rendez le changement continu et non chaotique

Quel meilleur moment pour penser au changement nécessaire que quand vous réalisez votre planification stratégique ?

Change Make it Continuous, Not Chaotic

https://www.ginaabudi.com/change-make-it-continuous-not-chaotic par Gina Abudi

Le changement est essentiel à la croissance organisationnelle. Et le changement continu est désiré, pourvu que ce ne soit pas chaotique. Continu ne signifie pas chaotique, bien que malheureusement il se termine souvent de cette façon.

Les efforts de changement deviennent chaotiques quand …

… nous lançons un changement complexe avec une réflexion limitée et sans planification.
nous négligeons de décomposer une initiative de changement complexe en de plus petites, plus digestes, bouchées de changement.
… nous lançons un changement qui n’a aucun sens et continuons à essayer de lui en trouver un plutôt que le stopper.
… nous lançons une initiative de changement qui est en conflit direct avec une autre initiative de changement déjà en cours.

Ce ne sont que quelques-unes des raisons pour lesquelles le changement devient chaotique.

Quand cela se produit, une fatigue du changement survient et/ou la crainte de changement s’immisce. L’organisation arrête de changer parce que les employés n’accepteront plus de changement. Le changement est chaotique. Le changement est effrayant. Le changement échoue toujours.

Finalement, l’organisation ne peut prospérer et rivaliser avec les autres et elle ne survit pas.

Au lieu de cela, l’objectif de la direction est de permettre, encourager et soutenir du changement continu, mais non chaotique.

Pour permettre ce changement continu, pensez à la planification du changement comme partie intégrante de votre processus de planification stratégique. Le changement est aligné sur la réalisation d’une combinaison de buts à court et à long termes. Quel meilleur moment pour penser au changement nécessaire que quand vous réalisez votre planification stratégique ?

un flux continu et harmonieux de changements

Vous avez un problème business à solutionner pour atteindre un objectif : Quels changements doivent être faits pour résoudre le problème ?

Les objectifs sont centrés sur le développement de nouveaux produits ou services : Quels changements doivent être faits pour soutenir le développement et la mise en œuvre de ces nouveaux produits ou services ?

En réfléchissant au changement qui doit se produire, pensez …

que se passe-t-il d’autre dans l’organisation qui peut impacter ce changement ?
avons-nous les ressources internes disponibles mettre en œuvre le changement ?
… les systèmes actuels sont-ils capables de supporter le changement ?

prenez en compte toutes les autres idées et programmes de changement

Si nous considérons le changement avec tout le reste de ce qui est fait dans l’organisation, nous prenons la meilleure décision sur le bon moment pour lancer le changement.

Peut-être devrions-nous nous abstenir, ou peut-être pouvons-nous décomposer le changement en de plus petits composants et commencer lentement.

Un bon changement, lancé au mauvais moment, risque d’échouer.

Une meilleure réflexion et planification d’ensemble du changement lui permet d’être lancé sans être chaotique. Les employés ne sont pas stressés ni frustrés.

Incorporez régulièrement la planification des changements dans vos efforts de planification stratégique et vous constaterez bientôt que le changement régulier et continu est une chose fréquente dans l’organisation.

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7 raisons pour lesquelles être direct vous rend plus productif

7 Ways Being Direct Makes You More Productive

https://timemanagementninja.com/2016/02/7-ways-being-direct-makes-your-more-productive/ par Craig Jarrow

Pourquoi devez-vous être directs pour faire plus de choses

Vous remettez à plus tard. Vous évitez le travail. Vous repoussez des choses.

Vous faites presque tout sauf le travail que vous êtes supposé faire.

Pour compléter plus de choses, vous devez être plus directs. Plus direct dans vos intentions, vos actions et même dans ce que vous dites.

Qu’attend-on de vous ?

Vous ne réussirez pas à obtenir des résultats en tergiversant.

Voici quelques-uns des comportements d’évitement qui ont un impact sur votre capacité à être productif :

  • Vous ne dites pas ce que vous voulez vraiment dire
  • Vous ne posez pas les questions de clarification
  • Vous prenez pour vous toutes les obligations d’autres personnes sans exception
  • Vous passez du temps sur des tâches sans importance
  • Vous remettez à plus tard le travail sur vos plus grands objectifs

Au lieu de dépenser frivolement votre temps sur des activités de moindre importance, venez-en au fait. Soyez direct et exécutez les priorités que vous avez dans Votre liste.

Voici 7 façons d’être plus direct et d’améliorer votre productivité

1. Prenez des décisions

Image courtesy of tuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

Le fait de prendre des décisions est l’un des plus grands privilèges que vous avez dans la vie. La capacité de choisir est quelque chose que personne ne peut  vous enlever. Pourtant, beaucoup de personnes y renoncent totalement.

Qu’il s’agisse simplement d’où aller déjeuner ou de quelle carrière poursuivre, faites vos propres choix.

2. Demandez ce que vous voulez

Personne ne peut lire dans votre esprit. Ni votre conjoint, ni votre patron, ni personne d’autre. Si vous voulez quelque chose, vous devez le demander.

Au lieu de rester silencieux et être déçu, énoncez fermement vos désirs et vos souhaits.

3. Dites juste non quand nécessaire

Dire non a toujours été une compétence importante. Pourtant, dans notre monde fait d’interruptions continues, c’est plus important que jamais.

Vous devez pouvoir dire non aux demandes quand elles  sont en conflit avec vos priorités ou votre temps.

4. Agissez maintenant

Parfois vous devez juste agir. Un premier pas est toujours meilleur que l’immobilité.

Alors, arrêtez de parler et commencez à faire.

5. N’attendez pas un meilleur moment

Il n’y a jamais de parfait moment. N’attendez pas. Les planètes ne vont pas s’aligner. Allez-y quand l’occasion se présente.

N’attendez pas « un meilleur moment » qui peut ne jamais venir.

6. Posez des questions

demander la permission
Énoncez clairement ce que VOUS voulez

Si vous ne savez pas quelque chose, ne feignez pas de savoir ce que vous faites. Oubliez la fierté et demandez à quelqu’un qui sait vraiment.

Questionner un expert peut vous économiser du temps, des efforts et bien des erreurs.

7. Respectez vos priorités

Tout faire sauf votre priorité est une autre façon qu’ont les gens d’éviter de poursuivre ce qu’ils veulent. Ne gaspillez pas de temps à procrastiner sur des tâches secondaires. Allez tout droit aux sujets les plus importants de votre liste.

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Soyez direct et accomplissez davantage

  • Soyez direct et faites votre travail.
  • Ne gaspillez pas votre temps à danser autour de la tâche à faire.
  • Que ce soit au travail ou à la maison, être direct (et honnête) est toujours le chemin le plus productif.

Question : Où devriez-vous être plus direct pour être plus productif dès aujourd’hui ?

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28 February – Webinar – Project management in practice: can you be agile and strategic?

In this session,  AXELOS will focus on its latest research ‘The Future Project Management Professional’ and what this means for project managers today.

The research calls for a stronger strategic vision from project managers alongside a wider adoption of agile within organizations. What will this look like in practice?

Director of The Human Interface Consultancy, Duncan Wade and Director of Orgtopia Management, David Hinde will discuss this question.

strategieThe 40 minute panel session will focus on:

  • The strategic scope of project managers
  • The approach to project, programme and portfolio management
  • Agile behaviours vs agile methodologies
  • The future of agile in project management.

This will be followed by a 20 minute opportunity for audience Q&A.

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7 September Webinar (PMI®) – 3 Hidden Change Levers to Successfully Execute your Strategy

Research shows that ‘Executing strategy successfully’ is a top 2 concern for senior leaders.

We all know it’s one thing to develop a great strategy, executing strategy is where the real challenges arises. In a disruptive environment, it’s crucial to have a solid change compass to succeed.

Son livre en Français sur Amazon
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In this energizing session, bestselling author Prof. Jeroen De Flander will uncover the 3 critical change levers each senior leader needs to master to successfully steer strategy to success.

  • Why change management is so difficult
  • The power of habits & willpower depletion
  • How to really master change?

Details and registration

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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July 5 – Webinar (PMI®) – Measure Twice, Change Once

Practical Strategies for Change Management

The strategic Project Leader Jack FerraroA session with Jack Ferraro, author of the famous book The Strategic Project Leader: Mastering Service-Based Project Leadership.

Sound change management processes and behaviors link strategy and execution teams.

They enable portfolio managers, executive leadership, and program and project teams to increase their organization’s ability to react effectively to change.

Attendees will learn a comprehensive approach to making your organization more responsive to change with effective structuring, planning, and measuring of change management across portfolios, programs and projects. Practitioners will gain insight into leading and directing strategic programs using real artifacts and case studies while taking away practical, usable examples to ingrain organizational change management into portfolios, programs and everyday projects.

PMI® is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Registration

June 1 – Webinar (PMI®) – The Adaptive Strategy Framework

Value creation is the primary goal of any organization.

strategyThe Adaptive Strategy Framework enables strategic excellence in value creation.

It facilitates iterative and incremental realization of an organization’s vision and strategies. It embraces emergent thinking and demonstrates adaptability through continuous refinement.

The framework consists of roles, events, artifacts, and rules.

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