Rencontres en présentiel et virtuelles sur le management de projets au mois d’avril 2019

Voici tous les événements en management de projet, leadership et agilité que je me permets de vous recommander en ce mois d’Avril 2019.

Tous sont liés au management de projet, à la gestion du changement ou au leadership et pourront à ce titre vous rapporter des PDUs si vous êtes certifiés du PMI®.

Lundi 1er – Lyon – PMI® France – Venez partager un jeu sur l’agilité, l’agilité à l’échelle ou le Lean

Lego4SAFe : Cet OpenSeriousGame s’adresse aux personnes qui veulent appréhender par le jeu les difficultés d’une organisation Agile à plusieurs équipes. Il est basé sur les principes de SAFe, il s’adresse aux participants ayant des notions d’agilité ; connaître les rôles Product Owner, Scrum master, savoir ce qu’est une user story, estimer en taille de tee-shirt…

Jardinier Agile : Ce SeriousGame s’adresse aux personnes qui veulent appréhender l’agilité, et vivre le fonctionnement d’un projet Agile (Backlog, Product Owner, etc.)

BeerGame : Ce SeriousGame s’adresse aux personnes qui veulent appréhender le Lean, et vivre les problématiques d’optimisation de flux de production.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

Lundi 1er – Webinar – PMI® – Mastering the Art of Having Difficult Conversations

crier s'énerver agresserIn the 1st part of this webinar, we will explore IF a conversation is needed, how to speak from a position of power, and delineate the types of conversations so you can better manage your emotions. I would recommend listening to my conflict resolution webinar so you have a foundation before launching into this discussion.

Mardi 2 – Monaco – PMI® Côte d’Azur – « Powerful Mind » : une rencontre sur les biais cognitifs et l’intelligence émotionnelle

Cette rencontre est organisée par PMI France Monaco Côte d’Azur et sera donnée en langue anglaise. I will be speaking at this event and it’ll be a great pleasure to meet some of the DantotsuPM blog followers 🙂 ! Did you know that 100% of humans are the victims of cognitive biases? It’s unfortunately true and since you are human, you are one of these victims… and your emotional state emphasizes the grip of these biases on your decisions (as we’ll discover with Gabriella Colombo)!

Mardi 2 – Mulhouse – PMI® France – Atelier: Orientez vos projets vers l’utilisateur final grâce au Design Thinking

Au cours de cet événement, vous découvrirez les principes de base du Design Thinking et aurez l’opportunité de tester ses outils sur un cas concret. Le passage à la pratique vous permettra d’adopter l’état d’esprit propre à cette méthodologie tout en identifiant les potentielles applications de celle-ci dans vos projets et vos entreprises.

Mercredi 3 – Luxembourg – PMI® – Visual Facilitation

Le livre sur Amazon

Tired of disengaging presentations? Know the feeling of ‘death-by-endless slides’ only too well?

How about a new simple way to stimulate your audience and help them better understand the problems and recall the agreed decisions?

Mercredi 3 – Webinar – PMI® – Stop Making and Breaking Teams and Watch Enterprise Agility Flourish

Understand the potential benefits of a product vs. project focus. Demonstrate how multi-tasking saps productivity by engaging in an exercise. Learn how knowledge, collaboration and satisfaction grow within stable, long-lived teams. Apply design thinking to brainstorm how to transform teams into a product-based model.

Mercredi 3 – Webinar – PMI® – Introduction to Strengths-Based Project Management – Seeing the Strengths of Others

Following on from the March 6th webinar, we will look further into how being a strengths-based project manager means playing to the strengths of those around us to build cohesive high-performing teams.

Mercredi 3 et Jeudi 4 – Laval – PMI® Levis-Québec  Colloque 2019 – Au cœur de la gestion de projet : donner aux suivants

Depuis 1993, le PMI Lévis-Québec organise un colloque annuel à l’intention des chargés et gestionnaires de projets, dirigeants, travailleurs autonomes… Le colloque offre durant deux journées une palette de conférenciers et de formateurs, expérimentés et variés sur des thèmes d’actualités et de réflexions autour des préoccupations de la profession.

Jeudi 4 – Grenoble – PMI® France – Petit déjeuner sur le Management PAR les risques (2 PDUs)

« Arrêtez de remplir des tableaux ! Managez vos projets PAR les risques, et AVEC vos équipes ! » animé par Roger Garrivier et Frédérique Sagot.

Vendredi 5 – Webinar – PMI® – The Agile Enterprise: The Role of the PMO in Agile Transformations

Once the organisation decides to adopt Agile, the PMO should be the champion of the transformation process, providing support to the Project Managers with less experience with Agile delivery while ensuring that governance requirements are met. This webinar is a summary of the presenter’s experience in organisations transitioning to Agile.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

Vendredi 5 – Webinar – APMG – Demystifying Agile

Do you know what Agile means for your organisation?
Do you know what to do to become more Agile?
Are you feeling confused by the terminology?
Have you heard about Agile brands like Scrum and Scaled Agile Framework® (SAFe®) but don’t know what they mean?
Do you know who to involve in developing your Agile approach?


Lundi 8 – Paris-Saclay – PMI® France – Le PMI appliqué aux chantiers de transformation d’entreprise

PMGS est partenaire de DantotsuPM

Pour une entreprise axée « métier » qui a assis son succès sur ses propres pratiques en termes de gestion projets client l’accréditation PMI offre un label de qualité. Mais de retour dans le quotidien du métier après une formation PMI, quel responsable projets clients n’y ressentirait son job comme un « retour au monde réel » …

La force des façons de procéder plus ou moins formalisées, le manque de temps, les personnalités en place et nombre d’autres raisons peuvent nous dissuader d’impulser un changement et nous priver sur le terrain des bénéfices attendus.

Pourtant l’expérience qu’Hugues Pollet se propose de nous partager montre que les méthodes du PMI peuvent être appliquées à l’état brut et se révéler efficaces en amont des projets client, dans le cadre d’initiatives de transformation en profondeur…

Mardi 9 – Webinaire – PMI® France Région Globale – Cécile DEJOUX  » Le manager de projets augmenté par l’IA « 

Cécile Dejoux

Cette conférence propose des repères à la fois sur les fondamentaux de la civilisation numérique et sur les nouvelles compétences stratégiques à acquérir avec le numérique et l’IA :

  • Les compétences numériques, pour intégrer l’alphabet de cette civilisation
  • Les compétences d’agilité, pour avoir les bons comportements
  • Les compétences de design thinking, pour penser différemment
  • Les compétences de collaboration, pour créer de l’Intelligence Collective
  • Les compétences d’interaction avec l’IA, pour transformer son métier

Mardi 9 – Paris Centre – PMI® France – À la découverte de l’Holacracy Une piste au service du management de projet ?

Parfois adulée, souvent décriée, l’Holacratie est une pratique d’organisation qui transforme les processus de décision et répartit les autorités à tous les niveaux d’une entreprise. Dans un souci de clarification permanent de « Qui fait quoi », l’Holacracy recentre l’organisation sur sa raison d’être et apporte de la fluidité dans son fonctionnement, en substituant à l’organisation pyramidale traditionnelle une structure opérationnelle capable de s’adapter « en temps réel ” aux transformations de son environnement. Transparence de l’organisation, clarté sur les rôles de chacun, autonomie et engagement des collaborateurs…  Dans quelle mesure l’Holacracy peut-elle inspirer la gouvernance  et la conduite d’un projet ?

Mardi 9 – Webinar – PMI® – Better Project Outcomes by Communicating for Understanding

You may have heard that “90% of a project manager’s work is communication.” But, have you heard why communication is so important and what is good project management communication?

CSP est partenaire de DantotsuPM

Mardi 9 – Webinar – QRP – PRINCE2 2017: Tailoring the Method

“Adapting a method or process to suit the situation in which it will be used” (from “Managing Successful Projects with PRINCE2” manual, p.30). The 2017 version of PRINCE2, while keeping the essentials of the method unchanged, focuses on the principle of TAILORING, underlining how PRINCE2 should be tailored for a project’s particular circumstances. The renewed emphasis on this principle is proven by a completely new chapter on “Tailoring and adopting PRINCE2″.

QRP International est Partenaire de DantotsuPM

Mercredi 10 et Jeudi 11 – London – eVa24

This year EVA will focus strongly on the Identity of Project Controls. The people doing the job. Defining the community. Really understanding what the job is about and proving that you can do it. There are too many ‘keyboard jockeys’. Too many people who know what each button does but don’t know why!

Jeudi 11 – Paris Est – PMI® France – Networking à Vincennes (1 PDU)

Le pôle Est Parisien du PMI France vous invite à participer à sa réunion de networking.

Jeudi 11 – Webinaire – QRP – Comprendre AgilePM en 30 minutes !

Inscription

Vendredi 12 – Toulouse – France – CDD Getting Things Done ! (2 PDUs)

La promesse d’une boîte mail vide chaque soir, d’un esprit déchargé de toutes ces choses à faire (perso et pro)… et surtout arrêter de procrastiner pour finir par faire ce qui est important. Une méthode qui permettrait de sortir la tête de l’eau… Séduisant non ?


Mardi 16 – Webinar – ScrumPulse – Intro to Professional Scrum with User Experience (PSU) Training Course

Scrum and Upcoming Agile Webcasts

Design work can sometimes feel slow, and not well suited to quick agile cadences and Scrum events, but it doesn’t have to be that way. The new Professional Scrum with User Experience (PSU) training course teaches students how to successfully use User Experience (UX) techniques and Scrum together, giving students the opportunity to practice these techniques with cross-functional teams throughout the class.

Mardi 16 – Webinar – PMI® Montréal – Peut-on réellement se fier aux prévisions des experts? La quantification des risques en gestion de projet

risk managementPartages d’expérience sur une initiative d’amélioration de la pratique de gestion des risques de projet pour le bureau de livraison de projet du Groupe Technologique Desjardins.

Mercredi 17 – Webinar – PMI® – The Unwritten Rules of Managing Up: Techniques for Bringing the Best Out in Virtually Any Senior Leader

Relisez ce billet sur manager vers le haut.

This presentation explores how managing up techniques can be used proactively to help you anticipate and navigate workplace barriers, communicate more effectively with senior leaders, deliver difficult messages to hierarchy, and enhance your credibility in the workplace.

Jeudi 18 – Yvelines – PMI® France – PMBOK Guide 6th edition changes from 5th edition

Study groupe session.

Version française sur Amazon

Mercredi 24 – Toulon – PMI® France – PMPursuit et crêpes

Jeudi 25 – Lille – PMI® France – Améliorez vos projets en vous appropriant les compétences des coachs

Par certains aspects, un coaching ressemble à un projet : il est temporaire, fournit un livrable unique et les notions de commanditaire, de client, de bénéficiaire existent. Pourtant les compétences développées par les chefs de projet sont fort différentes de celles des coachs. Ceci peut paraître normal (puisque les outils et méthodes utilisés sont différents) et en même temps, quel dommage ! Vous souhaitez bénéficier de quelques « soft skills » supplémentaires pour gagner en efficience et en sérénité ?

Jeudi 25 – Luxembourg – PMI – Campfire Mentoring Evening

PMI Luxembourg ChapterRunning a project can sometimes be a thankless task. It is not unusual to spend months feeling under assault from all sides! The purpose of the Luxembourg PM Mentoring ‘Campfire’ is to create a space and opportunity where PMs can come together to share and learn from each other’s project concerns and experiences. Participation is free and registration is open to PMI Chapter Members.

Jeudi 25 et Vendredi 26 – Riga, Latvia – Project Management in the Baltic States

The aim of the conference is to discuss results of scientific research in project management issues, to establish new contacts and networking between professionals involved in project management as well as enhance the capacity of project managers. The conference programme includes opening plenary session, parallel sessions. All abstracts are reviewed by two reviewers and papers included in the conference proceedings are double blind reviewed.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM

Dimanche 28 – Mercredi 1 – Orlando – ACMP® – Change Management 2019

Be part of the Association of Change Management Professionals (ACMP) Annual Conference in Orlando, Fla., USA from April 28 to May 1! Attend one of the industry’s most prominent events and meet colleagues from around the world who are focused on spearheading change.Change Management 2019 is designed to support your professional growth and goals – allowing you to choose specific Conference sessions, connect with fellow practitioners and create an experience to enhance your overall expertise.

Mardi 30 – Casablanca – PMI® Morocco – La continuité d’activité, êtes-vous prêts à affronter les crises ?

Découvrez ses activités

La thématique n’est pas que IT mais elle évoque essentiellement le métier et sa résilience ou résistance face à des situations délicates. Quel état de maturité des sociétés marocaines ou africaines en continuité d’activité ? Est-ce qu’elles se limitent à un super document d’une quarantaine de pages appelé PCA ? Est-ce que la sauvegarde ou le site de backup suffisent ? Existe-t-il une continuité d’activité dans la gestion de projet ? Que signifie-t-elle ? Comment bien faire face à de telles situations ?

Mardi 30 – PMI® Luxembourg – Privacy by Design

PMI Chapter Luxembourg and EY are pleased to invite you to their new event on Privacy by Design, another dimension of Project Management embedded into business strategy. During this session, we will talk on how GDPR is bringing an added value to the organization, how business strategies are right now turning around this compliance « issue », and how Project Management is embedded into it through the concept of « privacy by design ».

Mardi 30 – Webinar – PMI® – Mastering the Art of Having Difficult Conversations – Part 2

We will continue our conversation on how to structure a difficult conversation through communication, environment, relationships and then make a framework to launch a productive conversation that leads to action.

“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

PMI®

18 Avril – Webinar – GDPR / RGDP (Réglementation Générale sur la Protection des Données): approche Agile ou bien Prédictive pour ce projet à date butoir ?

Inscriptions gratuites en ligne

Ne ratez pas le rendez-vous du mois avec l’équipe Microsoft Project !

GDPR, projet urgent et à forts enjeux !

Si vous traitez quelque donnée que ce soit relative à des personnes (nom, adresse postale, téléphone, email, adresse IP, numéro de sécurité sociale, données bancaires…), la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données est certainement un projet majeur pour votre entreprise, organisation ou association.

Alors, approche Agile ou bien Prédictive pour ce projet à date butoir ?

De quoi parle-t-on ? Comment bien manager ce projet ? Est-ce un traditionnel projet à date fixe et périmètre bien défini à traiter de façon prédictive (souvent appelée « en cascade ») ? Devriez-vous plutôt adopter une approche Agile et incrémentale ?

Nous vous attendons nombreuses et nombreux pour en débattre !!!

Intervenant: Michel Operto, Programme Director, auteur de ce blog DantotsuPM.com 🙂 qui est devenu au fil des années une référence dans le monde francophone du management de projet.

Rencontres sur le management de projets – 2 au 8 Avril 2018

Les rendez-vous sur le management de projets et le leadership que je vous conseille en cette première semaine du mois d’avril.

Des wébinaires sur l’innovation frugale, Scrum et le calcul des Bénéfices de Projet; ou des rencontres à Paris, St Étienne, Montréal ou Marignane pour rencontrer d’autres chefs de projet et apprendre ensemble ! Et un webinar sur la Blockchain à destination des chefs de projets.

Livre sur Amazon

Mardi 3

The current model is challenging. We keep creating products that no one really needs that produce waste that nobody wants. Furthermore, we need to start concentrating on the conditions that people live in and what goods and services meet those conditions. This webinar will describe to you what frugal innovation is, why this is important, and the approaches a Project Manager can take to master such projects.

Cet événement aura lieu le mardi 3 avril 2018 de 12h30 à 14h00 à la cité de l’Innovation, Nokia

Mercredi 4

Des notions liées aux analyses coûts avantages/coûts bénéfices et les techniques classiques de calcul du taux de rentabilité interne, de la VAN et des discussions sur la mesure des bénéfices et des coûts indirects.

Although Scrum has been around for more than 22 years, and is practiced by more than an estimated 18 million people around the world, it is still new to many. In this session, we will provide an overview of the Scrum framework, discuss how Scrum enables agility and ways that empiricism can empower the teams that use it. Like with any form of process, there are myths that arise, during this session, many of these myths will be dispelled using facts and real-world examples.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

It may be perceived that the key for project success is planning and that the most important skills for a project manager are planning skills. Is this really the case? In reality of high uncertainty is it possible that planning has a much lesser effect on performance than the common perception? Are the common planning practices enabling successful execution or promoting a self-fulfilling prophecy of failure?

avec Ventura Asssociates, partenaire de DantotsuPM, recrutez les ressources critiques dont vous avez besoin pour vos projets

Jean-Philippe Rennard est Professeur à Grenoble Ecole de Management. Economiste de formation, il a dirigé une entreprise industrielle avant de revenir à la vie académique à Grenoble Ecole de Management où ses travaux actuels portent sur les impacts sociaux et économiques des technologies de l’information émergentes. Son ouvrage « Darknet, Mythes et Réalités » décrit les technologies fondamentales comme les réseaux pair-à-pair, le chiffrage à clé publique ou les mixnets et détaille l’usage et le fonctionnement des grands environnements anonymes tels Tor, Freenet, ou Telegram…

Jeudi 5

Une session avec Yves Cavarec: Le project self management traite de comment travailler autrement, en gérant les questions de leadership, d’alignement stratégique des projets, d’engagement des équipes, d’agilité organisationnelle, de hiérarchie, de division du travail, etc. qui peuvent être remises en cause ou tout au moins impactées voire bouleversées.

Le pôle Est Parisien du PMI France vous invite à participer à sa réunion de networking à 19h00.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Mme Lanier, Directrice Projet chez SIGVARIS, présentera le développement d’une solution produit. Comment intégrer dans un processus de gestion de projet en 3 grandes phases [Étude prospective (potentiel) – Avant projet (Faisabilité) – Projet (Développement)] toutes les validations et étapes réglementaires : norme ISO 9001, exigences essentielles de la directive, démarches d’accès au remboursement. Puis, Mr Rageade, Responsable affaires réglementaires chez Aston-Medical, présentera l’ensemble des contraintes réglementaires actuelles pour l’industrie du dispositif médical et notamment pour la mise sur le marché d’implants orthopédiques.

Mesdames il est temps de négocier ! Contrairement aux hommes, les femmes acceptent généralement leurs offres d’emploi sans négocier, ce qui à long terme peut être très pénalisant pour leurs carrières et surtout leurs revenus.  Cette conférence / atelier a pour objectif d’encourager les femmes à oser la négociation et de les outiller pour aller chercher les revenus et les conditions de travail qu’elles méritent.

An explanation of blockchain both on the technical level and the business level. This technology will be described and explore the business use cases where blockchain technology is seen to be of great value. Blockchain projects will grow exponentially in the future; as such, project managers will benefit from better understanding the technical and business sides of blockchain.

Vendredi 6

Des réalités perçues très différemment :

    • Rapport à l’autorité (cultures brésilienne et chinoise très différentes
    • Procédures d’exécution des projets très différentes (construction en particulier)
    • Différence de motivation entre client et maître d’œuvre par rapport au planning
    • Notion de transparence et d’acceptation de la réalité

 

La littérature projet et du PMI notamment étudie et met en avant les facteurs-clés de réussite des projets. Un facteur-clé est cependant assez peu développé : l’engagement des équipes projet et des parties prenantes. C’est l’ambition du présent Livre Blanc : explorer les bonnes pratiques qui favorisent l’engagement des équipes projets et des parties prenantes … et ce, sur la base d’informations collectées, partagées, analysées et mises en perspective, de différents membres du PMI chapitre Ile de France, participants aux activités du Cercle des Entreprises.

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9 October – Webinar #PMI® – Cyber Security and Project Management

Same Processes, Same Result?

Cyber criminalitéCyber Security and Project Management have often times been treated as two separate processes, but there are more similarities than differences to these processes.

This webinar will show how Cyber Security Analysts and Project Managers use the same thought process to get the same results.

These types of processes can pertain to projects, especially IT projects that seem to crop up more often than not.

Registration for PMI members

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25 Septembre – Grenoble #PMI® – Darknet, la face obscure du Net

Le grand public a découvert le DARKNET à travers des Unes sensationnelles :

Supermarchés de la drogue, offres de services de pirates et de tueurs à gages, ou via les multiples déclarations des politiques pour lesquels il ne serait qu’un outil au service du terrorisme.

  • Qu’en est- il réellement ?
  • Qu’est-ce que le Darknet ?
  • Comment fonctionne-t-il et comment y accède-t-on ?
  • Qui en sont les utilisateurs et à quelles fins l’utilisent-ils ?

Au-delà de la quête de sensations ou de l’éternelle recherche du bouc émissaire,on montera que le Darknet est un ensemble diversifié, à la fois sombre et lumineux, où se croisent truands et pirates, mais aussi journalistes, activistes et dissidents.

Des marchés noirs aux « interrupteurs pour échapper au contrôle » chers à Gilles Deleuze, on verra que le Darknet est une réalité complexe et mouvante, qui témoigne de l’intimité du lien entre les évolutions techniques et les dynamiques sociales et répond à certaines des problématiques sociales essentielles que pose le développement de l’Internet contemporain.

Livre sur Amazon

Jean-Philippe Rennard est Professeur à Grenoble Ecole de Management. Économiste de formation, il a dirigé une entreprise industrielle avant de revenir à la vie académique à Grenoble Ecole de Management où ses travaux actuels portent sur les impacts sociaux et économiques des technologies de l’information émergentes.

Son ouvrage « Darknet, Mythes et Réalités » décrit les technologies fondamentales comme les réseaux pair-à-pair, le chiffrage à clé publique ou les mixnets et détaille l’usage et le fonctionnement des grands environnements anonymes tels Tor, Freenet, ou Telegram…

Inscriptions à cette conférence organisée par le Pôle Grenoblois du PMI France.

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17 May – Webinar – Does BYOD mean Bring Your Own Device? Or should the D actually stand for Disaster?

BYOD: D for Device or D for Disaster?

The promise of greater productivity by allowing employees to access corporate systems and data using their own smartphone is huge. But so are the risks if proper controls are not put in place to manage employee owned IT assets with the same rigor as companies should manage the corporate owned IT assets.

Employee devices can easily be used to transport data to file sharing applications in the public Cloud, meaning that control of corporate data assets is gone.

Then there is the matter of compliance. Are employee owned devices in compliance with federal laws such as HIPAA or Dodd-Frank?

And what about overtime? If employees have the ability to extend their work day by using their own devices, does it open a company up to unauthorized overtime pay?

There are also IT security implications. For example, is the employee keeping their device up to date with the latest security patches?

And just because the employee paid for the device doesn’t mean there is no cost to the company. Software licenses on the server side most likely will be required and your service desk may have to support a wide variety of device types.

In this webinar, we will look at the impact of BYOD and how it affects your IT asset management program.

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en quoi la gestion documentaire reste-t-elle critique au succès des projets ?

L’importance d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour la réussite des projets

Par Neil Stolovitsky, Consultant Senior en gestion de projets, : version originale en anglais

et traduction intégrale en Français dans la section « livres blancs » du site de Genius Inside.

Au cours de la vie du projet, le chef de projet produit de nombreux documents tels que plan projet, prévisions d’utilisation des ressources, budget, études de faisabilité, contrats fournisseurs, états d’avancement, plan de management des risques, revues d’implémentation, demandes de changement, minutes de réunions…

La manière dont les documents sont gérés par le Chef de Projet est souvent un facteur clé de succès ou d’échec du projet. D’où la criticité d’une stratégie de gestion documentaire efficace pour les Chefs de Projets et son incidence sur la visibilité projet et son utilité dans la gestion des changements.

Quel est le rôle des documents projet ?

Le concept de la planification est par nature destiné à prévoir et gérer l’inattendu et en maîtriser les effets et impacts. Les documents projets jouent un rôle central dans le développement du planning et également pour communiquer sur l’avancement et le statut du projet vers l’équipe projet et vers toutes les parties prenantes. La façon dont les documents sont gérés permet même de déterminer la maîtrise du chef de projet et sa capacité à répondre aux impondérables.

Les chefs de projets expérimentés et ceux qui bénéficient d’un PMO efficace auront donc le plus souvent développé un certain nombre de documents standards pour exécuter leurs projets avec excellence à travers chacune des phases du cycle de vie des projets :

4 phases project lifecycle1. Définition du projet

La charte du projet est au cœur de cette phase de  démarrage. Ce document détaille les objectifs et fournit les indicateurs de performance critiques pour réussir le projet et pour en déterminer les bénéfices.

2. Planification du projet

Dans cette étape, les responsables du projet planifient les activités, s’efforcent d’anticiper les risques, définissent les étapes et ressources nécessaires. Les documents détaillent le planning, les ressources, les jalons de livraison et d’acceptation client et le management des risques.

3. Exécution du projet

Dans cette étape, les mots clés sont : suivi et réactivité. Ici, les documents du projet capturent les données réelles et leur écarts par rapport au prévisionnel puis le planning mis à jour. Les suivis des coûts, temps passés, jalons, incidents et avancement sont documentés pendant cette phase du projet.

4. Clôture du projet

Les documents détaillent les problèmes restés non résolus, les livrables, les résultats du projet, les processus et meilleures pratiques à utiliser dans le futur (les leçons apprises).

Mais quels sont les risques d’une mauvaise gestion documentaire ?

Gratte-papier ! Bureaucrate !

pile de papiersAucun chef de projet n’aime se voir affublé d’une telle étiquette. Et, il est vrai qu’il est facile de tomber dans le piège de créer des tonnes de documents qui peuvent aller jusqu’à fausser les jugements et conduire à l’échec. Par exemple, lorsque les documents sont mal gérés et que des informations pas forcément à jour créent de la confusion ou de la frustration chez les personnes qui cherchent des réponses ou produisent des livrables.

Le premier problème rencontré en gestion documentaire est la donc la quantité d’information, le second sa pertinence (par exemple l’identification des réels points de vigilance), et la mise à disposition  des informations pertinentes, leur partage, avec chaque personne partie prenante du projet.

Neil remarque que la plupart des entreprises n’ont pas mis en place de stratégie qui permette de consolider les informations et de gérer la circulation des documents au sein de l’équipe projet.

Quels sont les symptômes ?

stethoscope-doctor-medical-blood-pressureManque de visibilité

Les Chefs de Projet et acteurs du projet n’ont pas tous une vision claire et partagée de l’avancement des tâches qui les concernent et du statut d’ensemble du projet. Les documents du projet sont traités de manière isolée et sans lien les uns avec les autres. De plus, ces documents contiennent souvent une redondance d’information qui nuit à la visibilité.

Maigre sécurité

De faibles mesures de sécurité sont en place, sans règles de gestion et sans gestion de processus pour traiter les documents sensibles. Ceci peut conduire à ce que des informations critiques tombent entre de mauvaises mains et fassent dévier le projet de ses objectifs.

Données égarées ou perdues

De nombreux services qui managent des projets n’ont pas les processus ni la capacité nécessaire au stockage de tous leurs documents. Typiquement, ces documents peuvent facilement se perdre ou ne pas être d’un accès facile et donc contribuer à un manque d’intégrité des données. Ceci peut être préjudiciable lors de la prise de décisions.

Collaboration limitée

Les documents d’un projet (feuilles de calcul, textes…) sont souvent gérés en tant que données non structurées dans des emails, distribuées sur les postes de travail individuels ou sur format papier. Dans la plupart des cas, ces informations ne sont pas facilement partagées avec tous les membres de l’équipe projet qui pourraient en avoir besoin et ne seraient pas sur le même lieu géographique.

Identifier les problèmes entourant la gestion documentaire est donc la première étape essentielle pour éliminer le désordre dans les documents des projets. L’étape suivante est d’adopter les meilleures pratiques développées par des experts en gestion documentaire, leur travail étant de rationaliser la gestion des documents.

Microsoft est partenaire de DantotsuPM
Microsoft est partenaire de DantotsuPM

Quels éléments pour une solution idéale ?

Dans un monde idéal, un chef de projet devrait pouvoir accéder au moindre détail des documents de ses projets, tout en retrouvant facilement les informations les plus pertinentes quand cela est nécessaire. Avant d’adopter une stratégie de gestion documentaire, les chefs de projet ont besoin de bien comprendre leur rôle en tant que « Knowledge Worker » .

Livre sur Amazon
Livre sur Amazon

« Chaque « Knowledge Worker » est un “décideur” qui, si par sa position ou sa connaissance, est responsable d’une contribution qui affecte matériellement la capacité d’une société à fonctionner et à obtenir des résultats » selon Peter Drucker dans son livre « What makes an effective executive »

Lorsque l’on comprend que le succès des projets est intimement lié à la capacité des Chefs de Projets à retrouver les informations pertinentes pour prendre les bonnes décisions, la gestion documentaire ne joue plus seulement un rôle de soutien dans la gestion quotidienne des projets.

Neil explique que les experts en gestion de l’information et en gestion documentaire utilisent les meilleures pratiques de stockage, de gestion, et de suivi des documents afin de renforcer l’entreprise en développant les « Knowledge Worker » qui sont en première ligne dans les sociétés.

Capture de documents

Stocker des documents électroniques ou papier de différents formats dans un répertoire unique. Il s’agit surtout de faciliter la recherche des informations pertinentes, ainsi que d’archiver l’historique des données.

Contrôle des versions

Avoir des options de réservation/mise à jour et différents niveaux de sécurité afin de contrôler les accès en lecture/écriture afin de préserver l’intégrité des documents et pouvoir tracer toutes les modifications.

Workflows / Flux des documents

Créer et d’appliquer des outils de gestion de flux personnalisables reprenant les processus et le cycle d’approbation des documents dans la société.

Reporting et Analyses

Échanger et croiser des informations entre les documents comme des consolidations de données afin de créer des rapports et des analyses donnant une meilleure visibilité.

Collaboration

Partager l’information avec les bons interlocuteurs tout en restreignant l’accès aux autres personnes est une préoccupation majeure des meilleurs gestionnaires de documents.

Ces meilleures pratiques sont d’autant plus importantes pour les Chefs de Projets que leur travail quotidien est axé autour de la documentation produite, afin d’assurer le succès des projets dont ils s’occupent.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM
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14 Février – Lausanne – La protection des données personnelles : Un défi pour le chef de projet ?

Les enjeux sont importants car corriger a posteriori un système qui serait non conforme est une véritable gageure !

Cyber criminalitéDisons-le clairement, traiter les données personnelles de manière conforme dans tout nouveau projet peut se révéler être un défi pour le chef de projet. Un défi, car les obligations légales existent en ce domaine, mais les formations intégrant cet aspect sont encore rares.

Hors, les corrections après coup sont très coûteux en temps, en énergie et en argent.

Isabelle Dubois
Isabelle Dubois

Au cours de cette soirée animée par Isabelle Dubois, AD HOC RESOLUTION, vous pourrez vous sensibiliser à cette matière et :

  • Prendre conscience de ce que sont les données personnelles et les données sensibles
  • Découvrir les règles et principes applicables au traitement de ces données
  • Aborder les sujets qui vous (pré)occupent actuellement, tel que l’externalisation des données

La conférence sera suivie par un apéritif dînatoire.

Détails et inscriptions

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM
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28 Janvier – 10ème Journée européenne de la protection des données

La journée européenne de la protection des données à caractère personnel est une initiative du Conseil de l’Europe relayée par la Commission européenne qui a proclamé solennellement le 28 janvier de chaque année comme journée de protection des données.

Son but est de sensibiliser les citoyens européens sur l’importance de la protection de leurs données personnelles et du respect de leurs libertés et droits fondamentaux, en particulier de leur vie privée. Dans la vie quotidienne, de nombreuses informations personnelles sont enregistrées dans des fichiers, communiquées à des tiers, rapprochées avec d’autres données ou ont des utilisations diverses, effet multiplié par l’apparition de technologies nouvelles et nomades.

Plus largement, le « Data Privacy Day » est aussi observé aux États Unis d’Amérique et au Canada.

Je voudrais en profiter pour mentionner le nouveau portail sur la cybersécurité lancé par notre partenaire APMG: APMG’s new Cyber Essentials online portal

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#PMI® 2017 Jobs Report

PMI just released its annual project management career outlook. Eight countries are highlighted: India, Germany, Nigeria, United Arab Emirates, United States, China, United Kingdom, and Brazil.

The report also zooms on key industry sectors where PM Skills such as Construction and Cybersecurity are most valued and where the business needs for experienced PMs are high.

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And not surprisingly, we find communications as one of the top looked after skills but it’s far from being the only criteria during recruitment…

The full report is available for free to read online for all PMI Members: Full report. (available exclusively to PMI members for 90 days after publication)

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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