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la qualité est trop souvent considérée seulement à la fin des projets: les 14 points de Deming sont un guide pour l’obtenir systématiquement

27 Juin

Article original en anglais de J. Alex Sherrer: Deming’s 14 Points and Quality Project Leadership

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La qualité est mal comprise par trop de personnes qui n’y pensent que quand ils touchent au produit final. En réalité, c’est seulement au travers de processus de qualité centrés sur l’efficacité, l’innovation et l’amélioration continue qu’un produit de qualité est réalisé, et ces processus exigent une culture de management de qualité non seulement dans nos projets, mais aussi dans nos organisations.

Dans le chapitre 2 de son livre de 1986, « Out of the Crisis« , Edward Deming a présenté 14 prinipes dont il pense qu’ils peuvent rendre l’industrie plus compétitive grâce à un accroissement de la qualité.

Des améliorations organisationnelles très significatives peuvent commencer par une seule personne.

Même s’il est vrai que notre domaine professionnel de chef de projet est limité par le cycle de vie du projet, notre influence est souvent beaucoup plus grande. Le management de la qualité est l’un de ces secteurs où le chef de projet expérimenté est le mieux armé pour devenir un agent du changement : d’abord dans la culture de son projet, et ensuite, dans la culture de son département et organisation. En tant que chefs de projet, si nous suivons les principes de Deming, nous pouvons créer des environnements de projet où la qualité prospère, bénéficiant non seulement à nos clients et projets, mais servant peut-être de point de bascule pour effectuer un changement de management de la qualité dans nos organisations toutes entières.

1.          Créer un objectif constant d’amélioration (tout en étant Agile)

Deming dit au management d’arrêter de réagir et de mieux planifier sur le long terme.

Arrêter de réagir et planifier sur le long terme

Pour les chefs de projet : Ce qui a été traditionnellement pensé à comme de la planification à long terme n’est plus envisageable. Les changements business sont trop rapides et les plans détaillés à l’avance prennent trop longtemps à produire et sont toujours périmés dès qu’ils sont écrits.

Malgré cela, les projets doivent avoir un plan qui établit des activités, des jalons et des priorités. Donc, ce que nous devrions rechercher dans nos projets est une planification minutieuse basée sur des itérations, « rolling wave », ou des approches Agiles.

Un planning minutieux nécessite une planification détaillée pour le court terme et une vue à plus long terme mettant en avant des revues régulières, la re-planification et le management des risques, particulièrement pour les opportunités qui peuvent être exploitées.

Cela aboutit à un plan de projet qui peut s’adapter rapidement aux changements abruptes du métier et des livrables sans jeter le projet dans le chaos.

2.          Adopter la nouvelle philosophie (être authentique)

Les masques ne font illusion qu’un certain temps

Deming dit au management d’arrêter d’être hypocrite, de relever le défi et de devenir des leaders.

Pour chefs de projet : les personnes liront toujours au travers de quelqu’un qui dit une chose mais dont les actions sont à l’opposé. Le changement qui perdure et qui donne de l’énergie commence d’abord en nous-mêmes et seulement après peut-il s’étendre à l’extérieur et inciter les autres à l’action.

En tant que managers, nos valeurs fondamentales ne peuvent pas être seulement exprimées par nos paroles, elles doivent être évidentes dans toutes nos actions avec nos équipes et collègues. Cela prend du temps, mais comme notre message et notre attitude se diffusent à une liste de personnes allant toujours grandissant, un effet domino a lieu et les membres deviennent eux-mêmes des partisans et des évangélistes dans le management de la qualité.

3.          Stopper la dépendance sur l’inspection (revue de la qualité a postériori)

Deming rappelle au management que le besoin d’inspection diminuera si les problèmes de qualité sont empêchés en première instance.

Sans autonomie de l’équipe, le chef de projet est surchargé et peut devenir un goulet d’étranglement

Pour les chefs de projet : Nous savons tous que la prévention est meilleure que l’inspection, donc notre management de projet et nos processus d’exécution ont besoin de méthodes intégrant l’amélioration continue pour réduire les problèmes de qualité.

Mais l’inspection va au-delà de la connotation purement orientée qualité. Propageons-nous un style de management basé sur l’inspection ? Si notre équipe a une tendance à tout nous montrer pour approbation, alors il se peut que ce soit le cas, et ce n’est bon ni pour nous, ni pour l’équipe, ni pour le projet.

Notre responsabilité de chef de projet n’est pas d’être le canal par lequel chacun recherche une approbation. Si c’est ce qui se passe, le projet stagnera et deviendra rigide. Au lieu de cela, assurons-nous que nous créons une culture de projet où l’équipe a les compétences, informations et expérience pour prendre les décisions quotidiennes, rapidement et toute seule.

4.          Mettre un terme à la pratique qui consiste à acheter sur la seule base des étiquettes de prix (et non pas la proximité client et la réactivité)

Le but de Deming derrière ce point était d’éliminer des variations dans le procédé de fabrication en ayant trop de fournisseurs de composants.

Le prix est rarement le seul facteur de réponse aux attentes des clients

Pour les chefs de projet : le prix seul devrait rarement être le facteur de détermination parce que la plupart des besoins vont au-delà des simples marchandises de type commodité. Quand un projet va probablement impliquer des changements fréquents, nous avons besoin de partenaires qui peuvent adapter ou offrir leurs propres nouvelles idées pour répondre rapidement à ces changements et cela va probablement ne pas se produire quand seuls des fournisseurs à bas coûts sont choisis.

Ce principe s’avère aussi applicable dans notre rôle de vendeur pour des clients internes ou externes. Nous ne sommes pas juste des collecteurs de besoins : Nous devons être proches du client et des parties prenantes, comprendre leurs objectifs business pour fournir la solution qui répond le mieux à leurs besoins de changement.

5.          S’améliorer constamment et continuellement

Deming rappelle aux leaders de l’industrie qu’ils doivent constamment s’efforcer de réduire la variation qui mène aux problèmes de qualité.

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Pour les chefs de projet : l’amélioration continue est une philosophie principale du PMBOK Guide, mais ce n’est pas comme un interrupteur qui est allumé ou éteint. C’est une mentalité qui est renforcée par un bon environnement. Les membres de l’équipe ont besoin de compétences, d’informations et de connaissances au-delà de leurs zones d’expertise fondamentales et nous devrions encourager l’expérimentation et récompenser les erreurs faites dans la recherche de l’innovation. Ce qui signifie que nous devons éliminer le blâme et engranger par un processus de leçons apprises dans chaque partie du projet.

Des améliorations à grande échelle et des approches innovatrices viennent souvent « d’amateurs » et non de spécialistes parce que leur intérêt pour le sujet est la motivation des amateurs et ils sont moins enclins à avoir des notions et idées préconçues. Chris Anderson, l’auteur de The Long Tail, dit: « je préfère toujours un amateur passionné à un professionnel qui s’ennuie. »

6.          Institutionnaliser la formation permanente

La formation continue augmente l’efficacité et réduit les erreurs dans les livrables.

le développement peut provenir de multiples sources

Pour les chefs de projet : l’amélioration continue va au-delà des simples processus. Elle s’applique aux compétences techniques et relationnelles, à l’expérience et la connaissance de l’équipe du projet toute entière. Le développement professionnel, la formation, le coaching et le mentoring devraient être encouragés, reconnus et récompensés.

La formation n’est pas nécessairement chère et ni formalisée. Certaines des meilleures expériences de formation impliquent des exercices menés en groupe qui servent aussi de terrain de développement de l’esprit d’équipe.

Il y aussi les webinars, les démonstrations de vendeurs et les discussions spécifiques sur les meilleures pratiques.

7.          Favoriser le leadership

Deming veut que les managers soit des leaders et non simplement des surveillants.

Pour les chefs de projet : le problème sur la plupart des projets n’est pas un manque de management, mais un manque de leadership. Le leadership est plus lié aux compétences relationnelles/humaines que celles en management de projet. Peu de projets ont des sponsors qui se voient comme le leader du projet et, si la responsabilité de leadership n’est pas prise par le chef de projet, le projet ne va probablement pas réussir.

Un leader traduit la vision du projet en actions qui stimulent, inspirent et motivent l’équipe de projet et il ou elle peut instiller une perception que le projet ne crée pas juste un livrable; il accomplit quelque chose de phénoménal pour le client.

8.          Chasser la peur

Image courtesy of graur razvan ionut / FreeDigitalPhotos.net

Deming nous dit que le management par la peur ou la punition est nuisible parce qu’il interdit des questions et des idées des employés.

Pour les chefs de projet : La peur broie deux pierres angulaires de la qualité : l’innovation et l’amélioration continue. Une équipe craintive ne va pas produire de nouvelles idées. Elle va cacher ses erreurs et mener à un faible processus de leçons apprises. Le point de Deming va au-delà de ce que la plupart d’entre nous associent avec la peur. La peur est aussi cette petite voix que chacun d’entre nous entend et qui nous empêche d’élever le ton et d’exprimer tout haut nos idées: la crainte de l’échec, de paraître idiot, de commettre une erreur, de manquer un délai, de marcher sur les pieds d’un autre, et cetera. Ces craintes sont aussi nuisibles à la qualité que la crainte de punition.

C’est un manque de confiance entre les membres de l’équipe et dans le leadership du projet qui amène ces craintes. Si nous améliorons la confiance, les membres de l’équipe seront plus enclins à partager leurs idées et à questionner les processus existant.

9.          Faire tomber les barrières entre les départements

Deming veut que chacun se rende compte que chaque personne est un client de quelqu’un et chacun est un fournisseur de quelqu’un.

Pour les chefs de projet : les silos et une hiérarchie rigide sont dangereux non seulement pour le projet, mais aussi pour l’organisation. L’innovation et l’amélioration continue proviennent souvent de quelqu’un qui voit une connexion qui n’est pas en soi évidente quand on est scotché derrière des barrières artificielles.

Nous pouvons aider à faire tomber ces barrières en exposant les personnes à des situations diverses à l’extérieur de leur environnement usuel et de leur zone de confort. Bien qu’il y ait une perte de productivité à court terme quand les personnes travaillent n dehors de leur spécialité, il y a des gains à plus long terme pour le projet et l’organisation.

Cette stratégie aide à construire un plus grand vivier de « généralistes » de beaucoup de sujets et de nouvelles expériences sont de puissants motivateurs pour beaucoup de personnes. Cette approche améliore aussi les opportunités d’approches novatrices et est une stratégie de gestion des risques si des personnes clés devaient quitter le projet.

10.        Éliminer slogans, exhortations et objectifs dirigés vers le personnel (endosser la responsabilité)

Les slogans impliquent que le problème est avec les salariés, mais le vrai problème est avec le processus.

assumer ses responsabilités

On ne vous demande pas de porter tout le poids du monde mais d’assumer pleinement vos responsabilités

Pour les chefs de projet : le premier point que nous devons accepter consiste en ce que nous sommes responsables des problèmes dans le projet, quel qu’ils puissent être. Ce n’est pas la faute de l’équipe, ni la faute du client, ni la faute de l’organisation: c’est notre faute.

Les causes premières de la plupart des problèmes de projet sont des manquements dans la communication, la définition du contenu, des exigences, des activités, la planification et la re-planification du projet, le management des risques et l’engagement des parties prenantes.

Toutes ces raisons sont dans notre domaine professionnel même si nous n’en sommes pas personnellement les exécutants. Il est de notre responsabilité de nous assurer que les processus de projet sont exécutés efficacement et à un niveau approprié au projet.

11.  Éliminez le management par les objectifs (purement quantitatifs et temporels)

Définir des cibles de production encourage seulement les gens à atteindre ces objectifs par n’importe quels moyens, ce qui cause une mauvaise qualité.

en retard

Courir après une date de jamon impossible à atteindre n’est pas toujours la meilleure réponse

Pour les chefs de projet : En surface ce principe ressemble probablement à de l’hérésie à la plupart d’entre nous. Comment un projet peut-il être géré si les objectifs ne sont pas établis ? Eh bien, il ne le peut pas, mais ce n’était pas le point de Deming. Il parle de planification détaillée court terme par rapport au long terme. Donner des objectifs en réponse à un problème sans en premier lieu comprendre et adresser les causes premières dans les processus mènera seulement à davantage de problèmes de qualité.

Les jalons sont les objectifs prédominants pour les projets et ils doivent être stimulants pour motiver l’équipe, mais ils doivent rester réalisables et flexibles. La flexibilité est une des faiblesses les plus communes en planification de projet, particulièrement sur les projets itératifs.

Quand ces projets progressent, les jalons doivent être continuellement réévalués et cela signifie souvent que les dates originales sont repoussées. Trop d’entre nous perçoivent ces réajustements comme “un échec à atteindre notre objectif” parce que nous accordons trop d’importance à ce qui étaient seulement nos meilleures estimations très en amont dans le planning. Nous devrions aussi être prudents et présenter les dates de jalon aux parties prenantes comme des estimations et les aider à comprendre la nature itérative de ces types de projets: comme le projet est de mieux en mieux compris et que le travail nécessaire devient plus clair, les dates de jalons peuvent changer.

12.  Supprimer toutes les barrières à la fierté du travail réalisé

Deming nous dit que personne ne se sent bien de fournir un travail médiocre. Quand le management crée un environnement qui favorise une mauvaise qualité, les salariés sont frustrés.

Pour les chefs de projet : La reconnaissance de l’équipe et des individus pour leurs contributions aide à instiller la fierté dans le travail. Chacun sur l’équipe de projet devrait estimer que son travail est reconnu et valorisé dans le succès du projet. L’appréciation sincère est l’un des agents de motivation le plus facile et le plus bon marché que nous pouvons utiliser.

Même « les échecs » et erreurs sont des accomplissements tant qu’il y ait des leçons apprises.

13.  Instaurer un programme énergique d’éducation et d’amélioration personnelle

Qui détient ces certifications ?

Deming veut que tous, managers et personnels, suivent des formations, éducation et progrès personnels.

Pour les chefs de projet : le développement professionnel continu est attendu des chefs de projet certifiés, mais nous devrions aussi nous attendre et l’encourager parmi notre équipe et collègues. Presque chaque profession a sa propre certification et des pré-requis de formation continue.

Les membres de notre équipe apprécieront que nous ayons une compréhension générale des pré-requis dans leur profession, si nous les reconnaissons pour leurs efforts de (re)certification et les aidons en leur fournissant des opportunités de satisfaire à ces exigences.

14.  La transformation est le travail de chacun

Deming dit que chacun est impliqué dans la réparation des processus.

Pour les chefs de projet : Ce dernier principe est facile si nous avons fait tout le reste comme il faut car tous les autres principes aboutiront à une culture de management de la qualité où chacun est impliqué dans l’amélioration continue et l’innovation.

Ayant éprouvé de première main une expérience de management de qualité, les membres de notre équipe apporteront à leur tour ces idées à d’autres équipes projet.

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22 Mars – Montréal – Gestion de requis des clients dans le développement d’un nouvel avion

3 Mar

Un nouvel événement du PMI Montréal avec André Blanchet, plus de 25 ans d’expérience dans l’industrie aéronautique.

airbus en constructionOutre des compagnies telles Boeing, Airbus, Bombardier et Embraer, peu de compagnies sont capables d’entreprendre le développement d’un nouvel avion.

C’est une industrie caractérisée par la sécurité du produit où des requis de certification sévères exigent des fabricants des processus d’ingénierie, de qualité et de production approuvés depuis fort longtemps, par les autorités aéronautiques. Le développement d’un nouvel avion prend plusieurs années et requiert des efforts de gestion de projet qui sont contraints par des processus existants. Les requis des clients qui sont établis au début du programme sont souvent remis en question par les acheteurs et par des changements de conditions de marché.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

Dans cette conférence, André Blanchet explique les enjeux de la gestion de requis des clients vis-à-vis la gestion de projet d’un nouvel avion.

MPM est Partenaire de DantotsuPM

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12-16 Octobre – Paris – « Semaine de la Qualité » 2ème édition avec CSP Formations

22 Sep
Voir les formations et autres activités proposées par notre partenaire

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Semaine de la Qualité, à Paris, du 12 au 16 octobre 2015

L’arrivée très attendue, cet automne, de la nouvelle version de la norme ISO 9001 annonce une période de remise en question et offre aux organisations l’opportunité d’une redistribution des priorités.

Votre système de management de la qualité possède-t-il les qualités requises et la maturité nécessaire pour faire face sereinement aux défis de demain ?

Fort du succès de sa 1ère édition, CSP organise la 2ème édition de la Semaine de la Qualité pour vous préparer aux évolutions et aux défis de votre fonction !

Choisissez le(s) sujet(s) qui vous intéresse: Audit, norme ISO, responsable qualité, management des risques, tableau de bord, résolution de problèmes, système qualité…

Chef de projet et PMO: Comment définissez-vous le management de la qualité pour un projet ?

18 Sep

Voici une nouvelle question qu’un recruteur pourrait vous poser sur le thématique de la qualité dans vos projets.

Le management de la qualité couvre les processus requis pour s’assurer que le niveau exigé de qualité est intégré dans chaque aspect du projet :

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  1. Planifier pour la qualité nécessite de définir précisément la ligne des références de base du niveau de qualité requis (en s’appuyant si possible sur des normes ou standards)
  2. Mettre en place l’assurance qualité pour prévoir les activités, outils, techniques à utiliser pour s’assurer proactivement qu’une qualité conforme aux exigences soit respectée
  3. Mettre en place le contrôle qualité pour établir les tests et actions de vérification et de contrôle des livrables produits par le projet.

Attention à la « sur-qualité »

plaquer à l'or fin - gold plating deliverables

plaquer à l’or fin – gold plating deliverables

S’il y a une chose sur laquelle insister, je pense que c’est de ne pas systématiquement chercher à produire des livrables qui dépassent la qualité requise, faire de la sur-qualité, aussi appelé le « plaqué or » (Gold Plating), est non seulement souvent inutile mais aussi préjudiciable à la réussite de tous les autres paramètres du projet (Temps, Coûts, Contenu).

Il s’agit donc de bien définir des normes ou standards de qualité agréés pour les livrables du projet, de bien les partager, puis de ne pas oublier de les respecter.Il faudra donc déterminer et mettre en œuvre des procédures pour les implémenter et les garantir ET, en dernier, de mettre en place des mécanismes de vérification.

détaillerComme l’on peut aisément le comprendre, trouver des défauts pendant la toute dernière phase de vérification est onéreux, aussi les efforts se positionneront-ils le plus tôt possible, dans la définition des normes et procédures à respecter pour les atteindre.

ne vous précipitez pas sur la dette (technique) par Jeff Ball

5 Mai

Bien faire ou faire vite? Il y a parfois un prix à payer quand on “fait vite”. C’est ce qu’on appelle la Dette Technique.

facturesMS-DOS est probablement l’exemple le plus connu de Dette Technique. En 1981, IBM demanda à Bill Gates de développer un système opératif pour son nouveau PC. Pour respecter les délais, il prit le QDOS (Quick and Dirty Operating System, Système Opératif Vite fait Mal fait) et le renomma MS-DOS. Bâclé et grossier, MS-DOS a été alourdi par une dette dès sa conception, il était doté d’un ensemble de commandes qui laissaient à désirer et de caractéristiques limitées.

Dans le monde de la gestion de projet, le respect des délais est un point clé pour mesurer la réussite de la plupart des projets. En vous pressant pour respecter les délais, il se peut que vous accumuliez une dette sans vous en rendre compte, silencieusement… mais de manière constante.

La Dette Technique peut prendre les formes suivantes:

  • developer womanDocumentation ou manuel d’utilisation inexistants
  • Programmation de mauvaise qualité (non structurée, avec peu de commentaires, codage en dur)
  • Bases de données mal structurées (données redondantes, erreurs de données)
  • Mauvaise conception (mauvaise architecture, non modulable)
  • Mauvais processus (inefficaces, entraînant une perte de temps, sujets à erreurs)

Habituellement, on parle de dette pour des projets de développement de logiciels, mais elle ne s’applique pas uniquement au software – toutes sortes de projets peuvent générer une dette.

Souvent, la Dette Technique est issue de la pression exercée pour respecter les délais, mais ce n’est pas seulement une question de précipitation.

Plusieurs facteurs peuvent être source de dette :

  • Image courtesy of ambro / FreeDigitalPhotos.net

    Image courtesy of ambro / FreeDigitalPhotos.net

    La vitesse: la précipitation est probablement la première cause de Dette Technique

  • Vision à court terme: rapiéçage et raccommodage. Solutions dénuées d’architectures
  • Contre-la-montre: efforts concentrés sur le retard accumulé (au lieu de penser au futur)
  • Innovation de pointe : apprentissage sur le tas
  • Manque de compétences: assignation de personnel n’ayant pas les bonnes compétences (ou pas de compétences du tout) à des tâches complexes.

Pourquoi s’en inquiéter?

La Dette Technique est comme la dette financière… vous pouvez l’ignorer pendant un temps, mais l’accumulation de dette reviendra vous hanter. En présence de dette, le résultat final sera chaotique – un patchwork ou un sac de nœuds difficile à comprendre ou à changer.

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Ce sera une surcharge potentielle pour tout ce qui sera entrepris par la suite – la Dette Technique peut ralentir et compliquer des projets futurs. Elle peut aussi engendrer un vieillissement prématuré – l’accumulation de dette peut raccourcir la durée de vie de votre solution.

Ne vous précipitez pas sur la dette.

le livre de Chris Sterling

le livre de Chris Sterling

La principale source de dette est la précipitation. Certaines méthodes de gestion de projet se basent sur la rapidité ; c’est le cas de la plupart des variantes légères d’Agile. Ces dernières, comme Scrum, généreront nécessairement une dette si l’on se focalise trop sur la rapidité. Les délais seront peut-être respectés, mais si c’est au prix d’autres facteurs de bonnes pratiques, tels que le design, la planification ou la qualité, alors il se peut que vous accumuliez une dette.

Il existe deux façons de contourner ce problème pour les projets Agile : essayer de rendre cette méthode légère plus robuste (comme décrit dans le livre « Managing Software Debt » de Chris Sterling) ou utiliser une solution Agile.

Pourquoi utiliser Agile?

APMG-AgilePMLes méthodes Agile telles que DSDM Atern (parfois appelée AgilePM) permettent de combiner agilité avec architecture et design. Atern possède également un ensemble d’outils assurant une approche à long terme (plans, étude de rentabilité, etc.) – qui aident aussi à établir le compromis entre rapidité et dette (et par conséquent à éliminer ou réduire la dette).

Quelle que soit la solution que vous choisissiez, que vous utilisiez Agile ou non, vous devez garder cette notion de dette à l’esprit.

Jeff Ball

Jeff Ball

Vous ne pourrez probablement pas vous en débarrasser totalement, mais vous devez appliquer ces trois règles d’or :

  1. Commencez dès aujourd’hui à rembourser les anciennes dettes (chaque nouveau projet rectifie des erreurs et confusions passées)
  2. Évitez de nouvelles dettes (bien faire les choses à l’avenir, équilibrer rapidité et qualité)
  3. Si, pour un projet, vous n’avez pas d’autre choix que de générer une dette, éliminez-la le plus vite possible
Institut International de Conseil et de Formation Accrédité aux Bonnes Pratiques PRINCE2® (Gestion de Projet), ITIL® (Gouvernance du SI), P3O® (Management d'un PMO) et MSP® (Management de Programme).

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Pour aller plus loin:

comment jugez-vous si un projet est réussi (ou pas) ?

24 Avr

Sans s’y être préparé, voici bien une question à laquelle il n’est pas facile de répondre lors d’un entretien d’embauche sur un job de Chef de Projet ou de Programme.

Is Your Project a Success?

http://www.pmhut.com/project-management-foundations-is-your-project-a-success par Steve Hart

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Beaucoup de chefs de projet déclareront fièrement, « Ce projet est un succès majeur : nous avons livré à l’heure et respecté le budget ». Pourtant, quand vous prenez le temps de parler à certains des clients de ces projets, vous entendez une version différente. Dans de nombreux cas, le client décrit un produit délivré qui ne répond pas à ses attentes. Dans d’autres cas, le client décrit des processus de projet peu collaboratifs ou peu orientés clients. Je me réfère ici aux cas où vous atteignez finalement les objectifs du projet mais, en fait, des parties prenantes ne sont pas satisfaites de la façon  dont vous y êtes parvenus.

S’il y a plus au succès d’un projet que la livraison dans le respect de la triple contrainte (temps, coûts et contenu), comment jugez-vous si un projet est réussi ? Selon mon expérience, ces trois paramètres sont un bon point de départ, mais ils ne dépeignent pas « l’image totale ». Le succès du projet devrait aussi prendre en considération l’impact que le projet a sur l’organisation, les processus utilisés pour réaliser le projet et ce que les clients pensent réellement des résultats du projet.

Ce billet couvre mes idées sur que l’on devrait considérer quand on définit le succès de projet, ainsi que les responsabilités du chef de projet et celles liées au succès du projet.

Méta Projets Management

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Mais, à quoi le succès ressemble-t-il réellement ?

Dans le contexte de livraison de projet, le succès est généralement défini en termes d’atteintes d’objectifs définis au préalable. On juge souvent que des projets sont réussis en se basant sur davantage de choses que les buts et objectifs établis dans la charte de projet ou le plan de management de projet et les chefs de projet s’en plaignent. Ci-dessous, plusieurs facteurs que je considère quand j’évalue le succès de projet.

Temps et Coût

balance temps vs ressourcesLa date de livraison effective du projet et les coûts sont-ils plus tôt et plus faibles (en tenant compte de l’impact de tous les changements formellement approuvés) ? Le temps et le coût sont les facteurs de succès dont les chefs de projet parlent le plus. Ce sont les facteurs que les chefs de projet sont directement responsables de manager. De plus, ces facteurs de succès sont relativement faciles à mesurer et à démontrer.

Contenu

Le projet a-t-il livré ce qui devait l’être ? Le contenu ne se limite pas aux fonctionnalités et capacités du produit. Le contenu inclut aussi les livrables qui assurent que le produit soit correctement implémenté et supporté. J’ai vu mon quota de projets considérés comme des échecs en raison d’un manque d’attention sur des livrables tels que la formation, le marketing/adoption du produit ou les processus de support.

Qualité

cadeauxLe produit livré exécute-t-il la fonction qu’il était sensé exécuter ? Beaucoup d’équipes projet tombent dans le piège de juger la qualité de produit en se basant seulement sur le nombre de défauts identifiés. Or, il ne faut souvent qu’un ou deux défauts pour empêcher le produit de fonctionner comme prévu. Les mesures de qualité sur lesquelles on devrait juger du succès devraient être basées sur la capacité à atteindre les objectifs opérationnels (par exemple, le nombre de transactions traitées, le nombre moyen d’appels par heure) et la capacité de répondre aux problèmes liés au produit.

Processus

Les processus de management de projet ont-ils été efficacement utilisés pour réaliser les éléments clés du projet ? Les processus comme le contrôle des changements, des communications et le management de ressources peuvent significativement influencer la perception de réussite du projet. Les buts prédéfinis du projet peuvent avoir été atteints, mais s’ils ont été obtenus sans collaboration ou avec une flexibilité limitée, les parties prenantes peuvent ne pas voir les résultats de façon positive.

Signifiance

Le projet a-t-il eu un impact positif sur l’organisation ? Les projets qui ont peu ou pas d’impact sur l’organisation devraient-ils être considérés comme réussis ? En tant que chef de projet, vous pouvez dire, « ce n’est pas ma responsabilité si le projet n’a pas délivré les bénéfices escomptés par l’organisation ». Ceci peut être vrai, cependant j’ai vu beaucoup d’exemples de projets où ce qu’a été livré, ou comment cela a été livré, avait un impact direct sur les bénéfices obtenus. J’ai aussi managé les projets qui ont été livrés en retard ou en dépassement de budget, mais qui ont fourni des bénéfices qui ont de loin dépassé des attentes et ont donc été considérés comme des succès.

Parties prenantes
Image courtesy of stockimages at FreeDigitalPhotos.net

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Les parties prenantes sont-elles satisfaites des résultats du projet ? Les parties prenantes sont toutes les personnes qui ont été impliquées ou impactées par le projet. Il y a problème si l’ensemble de la communauté des parties prenantes, ou de grands segments de la communauté des parties prenantes, ne parlent pas positivement du projet. Ce retour d’information peut être une mesure très subjective de succès, mais je crois vraiment que comment les gens « ressentent » le projet est un composant valide du succès du projet. Dans la plupart des cas, des actions spécifiques peuvent être prises pour changer la teneur du retour d’information reçu des parties prenantes. Ne prenez jamais ce retour d’information à la légère.

6 Façons d’améliorer le succès du projet

Je suis un ferme partisan du fait que le rôle du chef de projet influence significativement le succès du projet. Ci-dessous sont six domaines de bonnes pratiques de management de projet qui ont un impact direct sur le succès du projet.

1. Organisation de Projet

les communications dans l'équipeLa constitution de l’équipe projet semble assez basique, mais il est étonnant de voir combien d’équipes projet lancent leur projet sans analyse performante des parties prenantes et définition de l’organisation de projet. Les éléments importants de l’organisation de projet comprennent les sponsors de projet, l’équipe principale et bien comprendre et identifier quelles sont les autres parties prenantes clés. Positionner les « bonnes » personnes sur les « bons » rôles a un impact très significatif sur la capacité des équipes projet à répondre aux besoins de l’organisation.

2. Plan de référence de base

En tant que chef de projet on vous présente tout le temps de nouvelles situations (de nouveaux clients et de nouveaux projets) et il est extrêmement important de rapidement donner aux équipes la bonne direction dans le processus de planification. Adopter une approche de planification cohérente de client en client et de projet en projet, améliore significativement les résultats du processus de planification de projet (tant les délais de livraison que la qualité des plannings). Des plans de référence robustes représentent la fondation d’un processus de réalisation de projet fructueux.

3. Mesure de la performance de projet

avis perso KPIsCe domaine de bonnes pratiques implique de garder vos yeux fixés sur les mesures de performance appropriées au projet afin d’identifier proactivement des problèmes potentiels et mettre en mouvement l’équipe pour identifier et implémenter des actions rectificatives. L’utilisation efficace de métriques de performance de projet (les KPIs) aide le chef de projet à identifier et implémenter les ajustements appropriés au projet avant qu’ils ne deviennent de « gros problèmes » que les parties prenantes ne seraient pas prêtes d’oublier.

4. Collaboration

L’engagement actif des parties prenantes dans les activités de projet a un impact significatif sur comment les gens se sentent à la fin du projet. Les chefs de projet peuvent améliorer la collaboration sur le projet en facilitant des rencontres d’équipe efficaces, en implémentant des outils et processus de collaboration et en fournissant des mises à jour de statut de projet cohérentes et utiles.

5. Gestion du changement

unexpected eventLe changement est un composant inévitable de manager un projet : rien ne se déroule jamais exactement comme planifié. Le chef de projet efficace gère le changement en maintenant un équilibre approprié entre contrôle et discipline pour réussir à tenir les lignes de référence mais avec  la flexibilité d’adapter les plans et de respecter les attentes des clients. Le niveau de contrôle et de rigueur autour de l’analyse et de l’approbation des changements devrait être convenablement « ajusté » à l’organisation et pour le projet.

6. Clôture de projet

À la fin d’un projet, beaucoup de chefs de projet sont occupés à se préparer pour leur projet ou client suivant et ratent une opportunité majeure de laisser un impact durable sur l’organisation client. La clôture de projet commence effectivement par la fermeture des activités de projet, la validation que tous les livrables sont complets et que les problèmes clés sont clos et que la transition des ressources vers de nouveaux rôles va se faire en souplesse. Le deuxième aspect de ce domaine de bonnes pratiques est de préparer un rapport sur la performance du projet (aussi appelé évaluation post-projet). La création du rapport de performance projet inclut la collecte des retours des parties prenantes principales et l’identification d’actions d’amélioration à implémenter pour terminer ce projet ou pour des projets futurs. Ces actions d’amélioration peuvent influencer significativement la perception des parties prenantes sur le niveau de réussite du projet.

Vos commentaires sont comme toujours fort appréciés. Quelle est VOTRE expérience pour juger du succès de VOS projets ?

Campana & Schott

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30 Mars – Marseille – La Capitalisation projet, pourquoi ne peut-on plus s’en passer ?

23 Mar

Avec Vincent Iacolare !

Vincent Iacolare

Vincent Iacolare, Synertal

Ingénieur INSA de formation et immergé dans le monde de l’innovation et des technologies depuis 1986. Vincent a pratiqué le management de projet et de programme dans divers environnements (aéronautique, défense, énergie, automobile, ingénierie, système d’information, etc.) en tant que manager de projet, assistant à maîtrise d’ouvrage et maîtrise d’œuvre, ingénieur assurance qualité projet et auditeur.

Depuis 2006, il pilote la société Synertal comme un bureau de projets dans lequel tout sujet, action, opération interne comme externe est conduit comme un projet. Écrivain militant sur l’entreprise (cf. www.talentrepreneur.fr), il est l’auteur de nombreux articles et ouvrages publiés chez Afnor Éditions. Pour en savoir plus : http://talentrepreneur.fr/content/vincent-iacolare

Qu’elle soit liée à la gestion de l’immatériel ou encore à la gestion des connaissances  (nouvellement promue par iso 9001), la capitalisation a toujours été un atout indispensable pour les projets-programmes-portefeuilles.

time valueEt pourtant, le  manque de temps, le manque de méthodes, le manque de moyens… viennent très rapidement à bout des plus intentionnés.

Ne nous y trompons pas, le XXIème siècle ne se contentera pas de projets sans capitalisation. Il exigera des projets à forte valeur ajoutée, de la valorisation, de l’innovation, de la réactivité.

Inscription obligatoire (places limitées) : formulaireLundi 30 mars 2015 : 18h30 à 20h – Lieu : Cité des métiers – 4, rue des consuls, Marseille 13002

Profitez-en pour relire certains billets publiés par Vincent sur ce blog:

en panne d’inspiration sur la qualité de votre projet ? Cherchez dans votre voiture ! par Jeff Ball

21 Jan
Jeff Ball

Jeff Ball

Cet article de Jeff Ball, formateur-consultant PRINCE2, MSP, MoP et P3O chez QRP International, propose une idée intéressante, aller chercher l’inspiration là où peu auraient l’idée d’aller voir : votre voiture.

Si vous êtes un chef de projet en mal d’inspiration et devant livrer un produit de qualité, jetez un coup d’œil à votre voiture. Votre automobile est un produit de haute qualité qui devrait vous inspirer dans votre gestion de projet…

usine automobileLes voitures d’aujourd’hui sont d’une qualité indéniable, ont une grande espérance de vie et sont très utiles. Les constructeurs automobiles (Toyota, Renault, Ford, etc.) ont travaillé d’arrache-pied pendant plusieurs décennies afin d’améliorer la qualité de leurs automobiles. Pensez-y, si vous comparez la qualité de deux voitures, l’une de 1964 et la seconde de 2014, vous vous rendrez compte facilement du fossé qui les séparent. La voiture de 1960 avait une durée de vie limitée en général de moins de 10 ans, sa structure rouillait avec les années et son moteur s’usait rapidement. La voiture d’aujourd’hui au contraire peut rouler pendant plusieurs milliers de kilomètres  et rester exempte de rouille durant toute sa durée de vie. Et ne parlons pas des équipements de la voiture d’il y a 50 ans. Elle ne disposait ni de radio, ni de chauffage ni encore simplement de ceinture de sécurité. Aujourd’hui tous ces équipements sont considérés comme du standard pour une voiture.

Par conséquent, lorsque vous admirez votre voiture, vous devriez admirer ce produit de haute qualité et vous demander ce que vous pouvez apprendre des constructeurs automobiles en tant que chef de projet.

Dans l’industrie manufacturière, la qualité peut se définir de deux façons : « conforme aux spécifications » et « adapté à l’usage ».

Les constructeurs automobiles ont répondu à ces deux exigences à travers la voiture du 21ème siècle :

  • les normes de fabrication se sont largement élevées (meilleure peinture, moteurs plus robustes, etc.)
  • la satisfaction client s’est beaucoup améliorée (voiture plus adaptée à l’utilisateur, contrôle de la température, installation audio, sécurité,…)
QRP International France

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Chacune de ces définitions arrive du monde de l’industrie mais peut être appliquée aux projets.

  • Dans l’industrie automobile, la voiture est un produit. Toyota, Renault et Ford se concentrent sur la livraison d’un produit de haute qualité
  • Dans la gestion de projet, votre projet a un “produit” qui correspond à votre livrable ou votre solution. C’est ici que votre attention sur la qualité doit être placée.

Il y a deux définitions de qualité et donc deux façons de mettre l’accent sur la qualité des produits :

1. En utilisant l’approche « conforme aux spécifications » , le point de départ est de définir (i.e. décrire) votre produit final puis de le décomposer en plusieurs sous-produits. Afin de documenter cette action, vous pouvez simplement faire usage du schéma « Product breakdown structure » qui montre les 15 ou 20 livrables qui composent votre produit final. Vous pouvez ensuite vous concentrer sur chacun de ces livrables et particulièrement sur comment livrer une bonne qualité pour chacun d’entre eux, pris un par un. Si chacun des livrables est de haute qualité alors votre produit final sera de haute qualité.

2. En utilisant l’approche « adapté à l’usage » , vous commencez avec un produit final moins bien défini. Vous disposez d’une liste de besoins de l’utilisateur ou de fonctionnalités demandées (elles sont parfois exprimées sous forme de « user stories »). Vous travaillez alors de manière itérative en essayant de converger vers une solution qui répond aux besoins de l’utilisateur. Chaque itération est une meilleure version du produit de la version précédente, un pas de plus vers le produit final et, idéalement, une solution de travail partielle. Cette procédure permet de travailler en étroite collaboration avec le consommateur ou l’utilisateur, lui présentant chaque itération afin d’obtenir un retour et qu’il puisse juger si le produit est adapté à l’usage. Vous convergez de façon itérative vers une solution de haute qualité.

Ces deux approches correspondent à deux méthodologies en gestion de projet :

  • PRINCE2 : l’approche fondée sur les spécifications correspond à la manière dont la méthode PRINCE2 prend en compte la qualité. PRINCE2 dispose d’une « démarche qualité ».
  • Agile PM : l’approche itérative est une façon Agile de travailler supportée par des méthodes comme DSDM (qui est la base pour la certification Agile PM). DSDM déclare « ne jamais compromettre la qualité ».

Quel que soit votre méthode, il est temps de prendre des mesures sur la qualité dans votre gestion de projet.

Le livre de Phil B. Crosby

Le livre de Phil B. Crosby

Le fameux livre “Quality is Free affirme que gérer la qualité correctement ne coûte ni temps ni argent mais permet au contraire d’en sauver.

L’absence d’une approche robuste à la gestion de la qualité vous fera probablement perdre du temps car vous découvrirez les défauts du produit en aval et les attentes qualité de l’utilisateur au moment de livrer. Vous trouverez sans doute une solution pour répondre à chaque problème mais réparer des défauts de qualité une fois le produit livré peut prendre beaucoup de temps. Vous pourriez même devoir faire le même travail une deuxième fois… une pour créer le produit, la seconde pour le corriger.

Prendre en compte la qualité dans votre gestion de projet vous aide à gagner du temps, à améliorer la satisfaction client et apporte une valeur ajoutée certaine. Sans frais.

Il est peut-être temps de faire un tour dans votre garage admirer votre voiture et de trouver l’inspiration pour votre prochain projet.

Partenaire de DantotsuPM

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9 et 11 Décembre – Paris – Afterwork bonnes pratiques Qualité chez CSP Formation

18 Nov

CSP formation organise du 8 au 12 décembre une Semaine de la Qualité.

csp semaine-qualite-2014à cette occasion deux séminaires « afterwork » gratuits sont organisés les 9 et 11 décembre.

Marianne Souchard

Marianne Souchard

Oser le NPS – Mardi 9 décembre, de 17h15 à 18h45, animé par Marianne Souchard

Marianne Souchard, consultante et formatrice, a rejoint CSP Formation après plus de 20 ans d’expérience dans de grands groupes de service en tant que directrice qualité marketing. Elle est spécialisée dans la formation au système de management et dans la capacité de transformer les outils qualité en levier d’efficacité commerciale.

Laurence Mignard

Laurence Mignard

Satisfaction / enchantement du client – Jeudi 11 décembre, de 17h15 à 18h45 , animé par Laurence Mignard

Laurence Mignard, consultante-formatrice, experte en audit, qualité, santé-sécurité a rejoint CSP Formation après 10 ans d’expérience dans l’industrie agroalimentaire. Elle est spécialisée dans les missions de conseil et d’audit de systèmes de management et coordonne la participation des consultants CSP aux commissions de normalisation AFNOR.

Détails et inscriptions en ligne ici.

May 15 – Webinar – Get The Most Out Of Your Software Risk Management Strategy This Year

8 Mai

Register now to hear CAST SVP & Chief Scientist, Dr. Bill Curtis, discuss the current state of the IT software industry and it’s impact on your software risk management strategy.

CRASH - Security Scores per Technology

CRASH 2012 – Security Scores per Technology

Every week CIOs are seeing the staggering costs and business consequences of software problems in their critical applications. Consequently they are placing greater emphasis on their software risk management strategy.

Did the switch to Agile reduce defects and cost of ownership? Should we stick with our existing outsourcer? Is there a quality difference between domestic and offshore development? And, lastly, did we reduce our technical debt overall?

Traditionally these types of decisions were made by an in-house tech guru who — through experience and gut-instinct — dictated where their IT’s strategy and risk management were headed.

But now, CIOs have access to the single largest software structural quality dataset in the IT industry.

Join CAST on Thursday, May 15, 2014 as we examine the findings from the 2014 CRASH Report, looking at trends in technical debt, sourcing choices, development methods, and other factors that affect the structural software quality of business critical applications. CAST’s Appmarq Repository now encompasses over 1300 large IT applications written to support all sorts of enterprise business processes in 11 industry sectors such as finance, retail, telecommunications, and government.

Register now for our 30-minute webinar on the state of the IT Software Industry.

Date:  May 15, 2014 at 17:00 CET/France

Partenaire de DantotsuPM

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