Un outil très simple: La matrice de priorisation des besoins et fonctionnalités

A utiliser sans modération !

Voici une très simple matrice à 2 axes

  1. Sur le premier axe, horizontal, positionnez le besoin exprimé ou la fonctionnalité souhaitée par vos clients en regard de la criticité de ce besoin par rapport à la mission de son entreprise ou organisation
  2. Sur le deuxième axe, vertical, positionnez le projet en fonction de la différenciation marketing qu’il apportera au client

Puis décidez que faire en utilisant les propositions pour chaque quadrant

  • En faire aussi peu que possible
  • Rester à niveau
  • Trouver un partenaire
  • Exceller
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80/20

Petit rappel vidéo sur le principe des 80-20 ou principe de Pareto et comment bien l’utiliser ?

Le principe de Pareto, aussi appelé loi de Pareto, principe des 80-20 ou encore loi des 80-20, est un phénomène empirique constaté dans certains domaines : environ 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes.

En théorie des probabilités, la loi de Pareto, d’après Vilfredo Pareto, permet notamment de donner une base théorique à ce « principe des 80-20 ».

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Voici une liste rapide d’exemples de manifestation de cette « loi », sur combien de ces exemples vous retrouvez-vous ?

  • 20% de mon temps produit 80% de mes meilleurs livrables .
  • 20% de mon sommeil produit 80% de mon repos et de ma récupération.
  • 20% de notre équipe projet produisent 80% de sa production.
  • 20% de mes parties prenantes exigent 80% de mon attention.
  • 20% des besoins et exigences des clients consomment 80% de l’effort.
  • 20% de mon temps de réflexion produisent 80% de mes idées intéressantes.
  • 20% de mon temps en famille créent 80% de notre intimité familiale.
  • 20% de mes tâches devraient certainement être faites par moi et je doute des autres 80%.
  • 20% des problèmes nécessiteront 80% des efforts.
  • 20% de mon temps produiront 80% de la solution.

Si vous êtes d’accord sur ce 80-20, Comment démultiplier ces 20% pour être plus efficace ?

La réponse me semble être: Avec beaucoup de discipline !

Typiquement, nos listes de tâches sont habituellement de simples listes… même si souvent, nous nous efforçons de les prioriser.

Mais même priorisées, quand nous les examinons de plus près à travers la lentille du 80-20, il s’avère que notre priorisation n’est pas toujours basée sur comment obtenir le meilleur résultat à moindre effort. Faites l’exercice avec votre « to do » liste actuelle.

Pour aller plus loin, visionnez cette enregistrement de Christian Hohmann sur le sujet.

Christan s’efforce d’y répondre à 3 questions fondamentales dont la dernière « Quels pièges éviter ? » qui vous aideront à réussir cet exercice.

Prêt à vous y essayer ?

Et si dorénavant, nous priorisions nos listes en nous basant sur  « qu’est-ce qui va nous permettre de produire le plus à moindre effort ? »

Laissons le reste de côté (ou déléguons-le) et observons les résultats…

Simple à dire… pas si facile à faire ! Essayons !

Biais Cognitifs – Effet de Primauté : Ami ou ennemi ?

On se souvient toujours mieux des premiers items d’une liste.

Les articles qui se trouvent au début de la liste sont plus facilement mémorisés et retiennent davantage l’attention que ceux qui se trouvent plus loin, perdus dans la masse.

Ceux en fin de liste peuvent également ressortir mais à un moindre niveau que la tête de liste.

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Comment pouvez-vous prévenir ce biais ?

Le prévenir semble difficile mais pour en atténuer l’impact potentiellement négatif, assurez-vous de toujours mettre dans les premiers points vos sujets les plus importants : Risques, besoins, résultats atteints…

À garder à l’esprit dans vos projets :

  • Points de blocage / Show stoppers : En premier, ceux que vous voulez que votre audience considère et si possible vous aide à dynamiter
  • Dans le business case, classez les bénéfices et les coûts par ordre d’importance
  • Revues de risques : du plus au moins critique

Attention !

Prenez aussi conscience de ce biais naturel lors de premières rencontres avec de nouvelles personnes. Les premières impressions ne sont pas toujours les bonnes.

Par exemple, une personne qui arrive en retard à une première importante réunion de projet peu vous sembler : peu fiable, ne prenant pas le projet au sérieux, ou même incompétente (en particulier si c’est le manager de projet  qui tarde à se montrer)… Alors qu’il se peut que son retard survienne justement parce qu’elle travaillait sur un sujet brûlant qui est complètement dans le périmètre du projet et de ses attributions.

Ce biais peut-il vous être utile ?

La priorisation des sujets est un formidable outil de communication voire une arme politique pour vous assurer que les items les plus importants pour votre projet ne passeront pas inaperçus.

Cela ne signifie pas qu’il serait judicieux de votre part de planquer des sujets embarrassants dont vous préfèreriez que l’on ne se souvienne pas en milieu de liste.

Les managers avisés auront tôt fait de vous rappeler à l’ordre si votre priorisation leur parait subjective ou aléatoire.

Donc, j’aurais tendance à dire que ce biais cognitif est très utile à connaître et mérite notre pleine attention.