La structure de management des bénéfices de votre projet est-elle vraiment efficace ?

Quels sont les éléments clefs d’une approche holistique de management des bénéfices ?

How effective is your benefits management framework?

https://kbondale.wordpress.com/2017/12/17/how-effective-is-your-benefits-management-framework/ par Kiro n Bondale

Kiron D. Bondale
Kiron D. Bondale

Le management des bénéfices, comme le management de risques de projet, est mal pratiqué dans la plupart des organisations. Alors que les processus de lancement de projet exigent d’habitude une certaine articulation des bénéfices attendus, peu de sociétés contrôlent efficacement la réalisation de ces bénéfices pendant la vie d’un projet et au-delà. C’est particulièrement vrai avec des investissements discrétionnaires comme les bénéfices sur des projets obligatoires qui sont d’habitude liés à de la réduction de risques. Ces projets sont le plus souvent déconnectés des changements dans les objectifs stratégiques de l’organisation et les influences environnementales externes.

Alors, quels sont les éléments clefs d’une approche  de management de bénéfices holistique ?

Définition de bénéfices

Au-delà de la déclaration des bénéfices attendus d’un projet, une définition opérationnelle de comment ces bénéfices seront mesurés et une ligne de base de référence par rapport à laquelle l’exécution peut être mesurée doit être établie.

Il est aussi important de fournir une période minimale pendant laquelle les bénéfices mesurés peuvent être directement attribués aux résultats d’un projet. Cela peut être difficile avec des portefeuilles d’entreprise contenant de multiples projets et programmes interdépendants où un simple Indicateur d’Exécution Clé (Key Performance Indicator : KPI) pourrait être influencé par toute une collection de projets. Dans de tels cas, les comités de direction devraient déterminer si les bénéfices attendus devraient être mesurés à un niveau plus élevé et d’une certaine façon redistribués au prorata sur la contribution des projets individuels. Cela aide aussi d’avoir le support d’un sponsor au niveau du KPI pour éviter des doubles allocations dans la reconnaissance des bénéfices.

La défense du cas d’affaires d’un projet doit inclure une analyse minutieuse des bénéfices projetés, si possible réalisée par une source indépendante. Cette analyse devrait se concentrer sur les suppositions prises et les risques qui pourraient impacter la réalisation des bénéfices. Le cas d’affaires devrait clairement indiquer qui est responsable de contrôler et de faire un rapport sur les bénéfices pendant toute la vie du projet et aussi pour la partie des bénéfices survenant au-delà de la fin du projet.

tirer sur le messagerFinalement, les organes de direction devraient spécifier un « seuil fatal » pour que les projets dont les bénéfices passent sous ce seuil soient stoppés.

Ré-estimation des bénéfices

Une fois que les lignes de référence de base ont été approuvées, une ré-estimation régulière est cruciale pour éviter des investissements continus dans des projets montrant une érosion significative des bénéfices. La fréquence de ces ré-estimations est spécifique au contexte, mais une cadence minimale devrait être établie au niveau de portefeuille pour de bonnes pratiques de contrôle et management du portefeuille.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM

Les mises en production, les jalons de fin de phase et les demandes de changement devraient inclure  une revue et une ré-estimation des bénéfices.

téléchargez ce rapport en anglais du PMI

Pour les projets où la valeur business commence à s’accumuler avant la fin du projet, suivre et rapporter sur ces bénéfices devraient faire partie des pratiques normales de revues d’exécution de projet.

Un bon chef de projet influence les facteurs affectant la valeur business et n’a pas peur de demander l’annulation d’un projet si les bénéfices attendus ne seront pas jamais atteints.

Suivi de bénéfices post-projet

C’est la plus faible des étapes de management des bénéfices car le chef de projet n’est plus là pour inciter le propriétaire business à suivre à la trace et rapporter sur les bénéfices atteints. Confirmer qui est propriétaire de ce suivi dans les activités de transition à la fin d’un projet peut aider. Mais lier la qualité des pratiques de management des bénéfices sur leurs projets passés à l’évaluation de nouveaux cas d’affaires de projet proposés est une façon de construire un réel intérêt pour des propriétaires business et les sponsors de projet.

Version française sur Amazon

La Sixième Édition du PMBOK ® Guide définit le management de projet comme “L’application de connaissance, habiletés, outils et techniques aux activités projet de pour satisfaire aux exigences du projet.

Il serait idéal que la Septième Édition augmente cette définition avec “L’application de connaissance, habiletés, outils et techniques aux activités projet de pour réaliser les bénéfices en satisfaisant aux exigences de projet.

Ceci rappellerait à tous que le management de projet doit être plus que satisfaire les parties prenantes et respecter portée, délais, coûts et qualité.

“PMI,” the PMI logo, “PMP,” “PMBOK,” “PM Network,” “Project Management Institute” and “Pulse of the Profession” are registered marks of Project Management Institute, Inc.

Pourquoi les compétences financières sont-elles cruciales pour les chefs de projet ?

Vous pouvez avoir les meilleures équipes et respecter tous vos jalons, mais en fin de compte, les projets vivent ou meurent souvent par leurs données financières.

Un ami de très longue date m’a invité à lire cet article centré sur la nécessité de connaissance ou au moins de compréhension des finances de base pour tout informaticien.

Je pense qu’il s’applique tout particulièrement bien à la profession de chef de projet. Même si nous ne sommes pas tous très versés ni fanas des aspects financiers, ceux-ci sont souvent au cœur des argumentaires pour déterminer du lancement, de la poursuite ou de l’arrêt d’un projet. Ils sont souvent déterminants pour sa réussite ou son échec. Comme j’ai pu le constater de visu, le cours « finances pour non financiers » très en vogue dans les grandes entreprises est bien apprécié de tous.

« IT financial skills – mind the gap! » fut écrit en anglais par Michael Gentle, Serial entrepreneur

Avec un budget informatique moyen s’établissant entre 2 et 8 % du revenu et 30 à 50 % de capital (Capex) investi, on penserait logiquement que l’informaticien possède, sinon une connaissance robuste des données financières de l’informatique, au moins une compréhension raisonnable de l’essentiel pour qu’il puisse voir comment ses activités quotidiennes contribuent à ces chiffres.

Eh bien, détrompez-vous. Seul le sommet de la direction informatique comprend vraiment ce que les chiffres représentent, ou plus précisément supposent représenter, parce que, comme nous verrons plus loin, il existe une marge significative d’erreur. Le reste, donc la grande majorité du service informatique a peu d’idées sur comment leur travail quotidien impacte les résultats financiers de la société. Ils ne s’en soucient probablement pas particulièrement. Pas parce qu’ils ne sont pas pros, mais parce qu’ils ne le considèrent pas comme faisant partie de leurs responsabilités. Ils sont là pour réaliser l’analyse, le développement, le support et autres tâches des systèmes informatiques. Les finances sont le boulot de leurs managers  ou des comptables du département financier.

Et pourtant, c’est le travail quotidien de ces personnes, construit sur des corrélations complexes entre des équipes de spécialistes, qui permet d’atteindre ces résultats financiers.

Comment des personnes qui estiment que les données financières informatiques ne font pas partie de leurs responsabilités peuvent-elles fournir les informations précises qui seront en bout de ligne converties en données financières pour 2 à 8% du revenu et 30 à 50% des investissement en capitaux ?

La réponse, bien sûr, est qu’elles ne le peuvent pas. Par exemple, un sondage de PSB Research auprès de décideurs de l’informatique a constaté que presque les trois quarts d’entre eux estiment leur marge d’erreur de 5 à 20% dans leurs coûts réels, tandis que seulement 12% auraient une marge d’erreur de moins de 5%. Pour 100 millions d’euros de budget informatique, cela signifie que les chiffres pourraient être erronés de 5 à 20 millions dans 3 sociétés sur 4 !

Autrement dit, pour un budget de €100m, les dépenses réelles pourraient être de €80 millions comme de €120 millions, ce qui n’est pas exactement de la menue monnaie.

Le sondage confirme simplement ce que la plupart d’entre nous soupçonnaient déjà. Au cours de mes nombreuses années passées dans l’industrie, puis dans les services informatiques et la vente de logiciels, j’ai régulièrement entendu dire que les gens – dont les cadres exécutifs – admettent ouvertement qu’ils ne connaissent pas précisément la différence entre dépenses d’investissement (capex) et opérationnelles (opex) !

  • Ni encore, ce qu’est la dépréciation et comment elle s’applique aux systèmes d’information.
  • Ni la différence entre un compte de résultats et un bilan.
  • Ni comment les provisions améliorent l’exactitude du rapport mensuel.
  • Ni la différence entre un budget et un prévisionnel.

Faites le test !

need for budget - besoin de budgetPour voir comment vous vous en sortez sur l’essentiel des données financières, prenez ce test rapide 1-minute survey et voyez les résultats. Vous pouvez aussi passer à travers le IT Financials Glossary et tester votre compréhension de l’essentiel de la terminologie financière anglo-saxonne.

Manque de compréhension mutuelle

Ce ne serait pas si terrible si les contrôleurs financiers jouaient leur rôle de gardiens et de protecteurs et étaient capables de capturer de telles erreurs. Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas. Beaucoup de sociétés souffrent du dilemme classique d’informaticiens ne connaissant pas assez la finance et de financiers ne connaissant pas assez l’informatique. Donc, l’informatique donne des chiffres à la finance, qui doit trop souvent les prendre pour argent comptant. C’est aussi vrai pour les budgets que pour les données de consommation réelles. Ces mêmes chiffres sont même parfois refacturés en interne au business, qui n’aura que peu d’idées de ce pour quoi il paie…

OK, et alors ? Qui s’en soucie ?

L’informatique, c’est de la technologie et de la livraison de solutions pour le business, non ? Depuis quand les finances font-elles partie de la description de poste de l’informaticien ?

Eh bien, elles pourraient ne pas faire partie de la description de poste, mais les chiffres pilotent tout. Vous pouvez assembler les meilleures équipes projet, atteindre tous vos jalons et produire tous vos livrables avec la bonne qualité, mais en bout de course, vos projets et logiciels informatiques résultants vivent ou meurent en fonction de leurs résultats financiers.

Et ceci est vrai depuis la planification d’investissement et les prévisions budgétaires jusqu’à la gestion des coûts et leur imputation :

  • Planification d’investissement : de pauvres pratiques financières peuvent aboutir au choix de mauvais projets d’une perspective business : le projet va probablement échouer malgré les meilleurs efforts de chacun !
  • Prévisions budgétaires : des budgets de projet, par définition basés sur des suppositions et des estimations pas toujours réalistes, sont alors souvent gravés dans le marbre au lieu de se développer naturellement par prévision mensuelle au fil du mûrissement. Pour la plupart des projets, c’est souvent le budget et non pas le consommé (les dépenses) qui est erroné.
  • Management des coûts : une attention insuffisante aux données financières aboutit à une énorme masse de travail de suivi et de rapports frustrants à construire et sans réelle valeur-ajoutée. Ceci laisse les projets et applications informatiques exposés à des réductions de coûts par défaut.
  • Imputation : les clients business ont souvent peu d’idée de ce qu’ils payent. Le projet informatique et les responsables d’applications sont habituellement incapables de comprendre leurs difficultés financières, aboutissant à un focus sur les coûts plutôt que sur la valeur.

Tout le personnel informatique et pas seulement la direction doit augmenter sa compréhension du domaine financier

En fin de compte ce sont les actions de chacun qui contribuent à l’exactitude, la ponctualité et la crédibilité des chiffres.

Cela exige la mise en œuvre de processus financiers de base pour les prévisions budgétaires et le management des coûts dans une structure de management de projet qui va au-delà de la seule livraison du projet.

Quand le produit du projet est transféré aux équipes de support, la référence de base financière est à peu près établie et le suivi des bénéfices devra alors s’y poursuivre.

Michel Gentle est un consultant informatique de données financières et l’auteur de « An Introduction to IT Project Financials – Budgeting, Cost Management and Chargebacks ». Pour d’autres articles sur ce sujet, visitez www.itprojectfinancials.com.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM

Rencontres sur le management de projets – 2 au 8 Avril 2018

Les rendez-vous sur le management de projets et le leadership que je vous conseille en cette première semaine du mois d’avril.

Des wébinaires sur l’innovation frugale, Scrum et le calcul des Bénéfices de Projet; ou des rencontres à Paris, St Étienne, Montréal ou Marignane pour rencontrer d’autres chefs de projet et apprendre ensemble ! Et un webinar sur la Blockchain à destination des chefs de projets.

Livre sur Amazon

Mardi 3

The current model is challenging. We keep creating products that no one really needs that produce waste that nobody wants. Furthermore, we need to start concentrating on the conditions that people live in and what goods and services meet those conditions. This webinar will describe to you what frugal innovation is, why this is important, and the approaches a Project Manager can take to master such projects.

Cet événement aura lieu le mardi 3 avril 2018 de 12h30 à 14h00 à la cité de l’Innovation, Nokia

Mercredi 4

Des notions liées aux analyses coûts avantages/coûts bénéfices et les techniques classiques de calcul du taux de rentabilité interne, de la VAN et des discussions sur la mesure des bénéfices et des coûts indirects.

Although Scrum has been around for more than 22 years, and is practiced by more than an estimated 18 million people around the world, it is still new to many. In this session, we will provide an overview of the Scrum framework, discuss how Scrum enables agility and ways that empiricism can empower the teams that use it. Like with any form of process, there are myths that arise, during this session, many of these myths will be dispelled using facts and real-world examples.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

It may be perceived that the key for project success is planning and that the most important skills for a project manager are planning skills. Is this really the case? In reality of high uncertainty is it possible that planning has a much lesser effect on performance than the common perception? Are the common planning practices enabling successful execution or promoting a self-fulfilling prophecy of failure?

avec Ventura Asssociates, partenaire de DantotsuPM, recrutez les ressources critiques dont vous avez besoin pour vos projets

Jean-Philippe Rennard est Professeur à Grenoble Ecole de Management. Economiste de formation, il a dirigé une entreprise industrielle avant de revenir à la vie académique à Grenoble Ecole de Management où ses travaux actuels portent sur les impacts sociaux et économiques des technologies de l’information émergentes. Son ouvrage « Darknet, Mythes et Réalités » décrit les technologies fondamentales comme les réseaux pair-à-pair, le chiffrage à clé publique ou les mixnets et détaille l’usage et le fonctionnement des grands environnements anonymes tels Tor, Freenet, ou Telegram…

Jeudi 5

Une session avec Yves Cavarec: Le project self management traite de comment travailler autrement, en gérant les questions de leadership, d’alignement stratégique des projets, d’engagement des équipes, d’agilité organisationnelle, de hiérarchie, de division du travail, etc. qui peuvent être remises en cause ou tout au moins impactées voire bouleversées.

Le pôle Est Parisien du PMI France vous invite à participer à sa réunion de networking à 19h00.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Mme Lanier, Directrice Projet chez SIGVARIS, présentera le développement d’une solution produit. Comment intégrer dans un processus de gestion de projet en 3 grandes phases [Étude prospective (potentiel) – Avant projet (Faisabilité) – Projet (Développement)] toutes les validations et étapes réglementaires : norme ISO 9001, exigences essentielles de la directive, démarches d’accès au remboursement. Puis, Mr Rageade, Responsable affaires réglementaires chez Aston-Medical, présentera l’ensemble des contraintes réglementaires actuelles pour l’industrie du dispositif médical et notamment pour la mise sur le marché d’implants orthopédiques.

Mesdames il est temps de négocier ! Contrairement aux hommes, les femmes acceptent généralement leurs offres d’emploi sans négocier, ce qui à long terme peut être très pénalisant pour leurs carrières et surtout leurs revenus.  Cette conférence / atelier a pour objectif d’encourager les femmes à oser la négociation et de les outiller pour aller chercher les revenus et les conditions de travail qu’elles méritent.

An explanation of blockchain both on the technical level and the business level. This technology will be described and explore the business use cases where blockchain technology is seen to be of great value. Blockchain projects will grow exponentially in the future; as such, project managers will benefit from better understanding the technical and business sides of blockchain.

Vendredi 6

Des réalités perçues très différemment :

    • Rapport à l’autorité (cultures brésilienne et chinoise très différentes
    • Procédures d’exécution des projets très différentes (construction en particulier)
    • Différence de motivation entre client et maître d’œuvre par rapport au planning
    • Notion de transparence et d’acceptation de la réalité

 

La littérature projet et du PMI notamment étudie et met en avant les facteurs-clés de réussite des projets. Un facteur-clé est cependant assez peu développé : l’engagement des équipes projet et des parties prenantes. C’est l’ambition du présent Livre Blanc : explorer les bonnes pratiques qui favorisent l’engagement des équipes projets et des parties prenantes … et ce, sur la base d’informations collectées, partagées, analysées et mises en perspective, de différents membres du PMI chapitre Ile de France, participants aux activités du Cercle des Entreprises.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

13 Décembre – Webinar #PMI® – Croiser la gestion des bénéfices avec le bureau de projet

Cette présentation organisée par le PMI Montréal porte sur les résultats des recherches les plus récentes sur la gestion des bénéfices.

Monique Aubry

Ces résultats remettent en question certaines prémisses que l’on tient pour acquis. Cette recherche vise à comprendre ce qui se fait réellement dans les organisations en ce qui a trait à la gestion des bénéfices.

On y identifiera les challenges les plus cruciaux ainsi que des pratiques qui semblent mener à de meilleurs résultats.

On y abordera le rôle des Bureaux de projet pour répondre aux challenges spécifiques de la gestion des bénéfices. Enfin, la parole sera donnée aux participants pour recueillir des exemples de cas particuliers.

Conférencière: Monique Aubry, Ph.D., Professeur titulaire, Université du Québec à Montréal

Inscriptions

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit téléchargeable.

A practitioner’s guide to benefits management by APM: a diagram is available to view and download as a PDF

download it from this web site

In the autumn issue of Project, Neil White and Rebecca Casey of APM’s Benefits Management SIG have written a practitioner’s guide to this area of project management.

Supporting the article is a diagram that provides a framework that organizations can adopt to optimize the realization of business value from their investment in change.

The diagram is available to view and download as a PDF

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Save

24 August – Webinar – the value of benefits realization with Dr Harold Kerzner

Dr Harold Kerzner has been hailed as the ‘father of project management’, having authored over twenty project management publications and over 140 papers in this field.

Dr Harold Kerzner

The project management landscape has changed significantly over the past decade. Strategic initiative projects designed to generate sustainable business value are now being managed by project managers. This shift has meant that project managers need to use clear benefits realization and value-based metrics to establish the business value of each project. But beyond that, it has become clear that project managers need to assess whether their projects are delivering real business value using more than just time, cost and scope. Business-related metrics must be used to ensure projects are aligned to corporate strategy.

During this session, Dr. Kerzner will walk you through the evolution of project management from 2.0 to 3.0 and the impact this has had on the industry. He will give insight into the significance of benefits realization and the importance of identifying the correct metrics to measure business success.

During this Axelos webinar on 24 August 2017 at 4pm CET, Dr Kerzner will speak for an hour on the value of benefits realization followed by a 30-minute audience Q&A.

Don’t miss the opportunity to speak with one of the greats in the industry!

Register for the session

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

13 July – Webinar #PMI® – Practical real world benefits realization management

Do you find yourself thinking that this benefits management stuff just seems really complicated and you’re not sure what to do?

With organizations becoming increasingly focused on ensuring benefits from change are realized, it is vital to have a mechanism for managing them pro-actively.

In this webinar, Jagjivan Matharu will focus on the practical and pragmatic application of a streamlined benefits management process that you can use for your change initiative (project, programme or whatever you call it).

He will work through the core 4 step process for all benefits:

  1. Identify them;
  2. Define them;
  3. Plan for their realization;
  4. Realize them.

In each step of the process, those aspects which have proven to work (not on the theory) will be identified, with lots of hints, tips and obstacles to avoid.

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Enregistrer

10 May – Webinar #PMI® UK – Benefits-led Portfolio Management: Maximising Capital Investment Returns

 

How can sponsors be sure that their projects or programmes will create business value?

book on Amazon

Matt Williams will argue that projects and programmes need to sit within an investment portfolio aligned with organisational goals and objectives if business value is to be created and benefits realised.

Selecting a balanced portfolio of initiatives that contribute to an organization’s goals requires each initiative to have a realistic, validated business case. These business cases should contain measurable Lead Indicators of Benefits Realisation to enable performance measurement both during and post-execution.

The presentation will also explore techniques for maximizing the return on portfolio investment to avoid the common pitfalls of Value Exaggeration, Value Destruction and Value Decay.

Matt’s recommendations to maximise the value from project/programme delivery

  1. Engage stakeholders early to drive a shared vision of the initiative and how and who will create business value
  2. Create Benefit Maps so all parties understand the relationship between project outputs and desired business outcomes
  3. Use measurable ‘Lead Indicators’ to support forecasting of Benefits Realisation performance both during- and post-delivery.

For more information about the event please click here

SMPP est Partenaire de DantotsuPM – Référentiel SMPP gratuit téléchargeable.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Enregistrer

Enregistrer

PMI® explore la phase post projet de réalisation en continu des bénéfices attendus

Les résultats et livrables de vos projets continuent-ils de produire la valeur attendue après être terminés ?

téléchargez ce rapport en anglais du PMI
téléchargez ce rapport en anglais du PMI

La réponse à cette question est l’objet du tout dernier rapport détaillé du PMI®, le « Pulse of the Profession® », dans lequel est analysée la phase post projet de réalisation et gestion des bénéfices du projet (« benefits realization management – BRM »).

Il ne s’agit pas seulement de suivre les bénéfices mais aussi d’identifier tout problème qui interfère avec l’atteinte des bénéfices et prendre action pour y remédier.

Donc, autant sinon plus de leadership que pendant le projet est nécessaire pour enraciner des changements, une ferme discipline et grande rigueur.

Un projet n’est pas entrepris pour produire un livrable mais bien pour réaliser des bénéfices business et atteindre des objectifs précis.

Il s’agit donc de s’assurer que ces attentes légitimes soient bien satisfaites !

Download the report from PMI’s Webite

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM

Un rapport que tous les certifiés PMP du PMI et plus généralement tous les chefs de projets trouveront certainement intéressant à lire et prendre en compte.

PMI, PMP, Pulse of the Profession are registered mark of Project Management Institute, Inc.

Enregistrer

what good can projects do if you can’t tell if the expected benefits are met when they complete ?

« Less than 20% of organizations can say that they have high benefits realization maturity »

Arras 2016 BenchmarkHe is a disturbing observation you’ll discover in the Arras Project Management Benchmark Report 2016

Back for the 11th year, the Project Management Benchmark Report from Arras People is an independent survey into the lives and careers of PPM practitioners.

While projects are undertakn to achieve certain expected benefits 4 ou of 5 companies are not matured enough in their benefits realization process to tell with certainity which project brought or not these adavntages to the business.

Other aspects covered in the report relate to the adoption of Agile, the importance of recognized PPM accreditation, professional affiliations, career development, PMOs, role of women in PMOs…

The report is now available to download

Partenaire de DantotsuPM
Partenaire de DantotsuPM